地域に根差した「まちの新聞屋さん」。
FAXに替わる連絡ツールとしてelganaを導入。
事業内容について
弊社では、静岡市内を中心に新聞の配達やお客さまへの営業活動を展開しています。拠点は本社を含めて8か所。新聞社からの情報提供がFAXということもあり、店舗間の業務連絡はFAXが主体で、配達スタッフなどへの個別連絡は電話で行っていました。
しかしFAXでの連絡は、拠点内での情報共有に時間や手間がかかりますし、通信費や用紙代などけっこうな経費も発生します。また、「しっかりコミュニケーションできる会社にしていこう」という考えもあり、FAXに変わる連絡方法を検討することになりました。
カスタマーサポートによる講習会などで使いやすさを実感。
60歳以上のスタッフでも、まったく問題なく使っています。
導入の決め手
新たなツールの検討に際しては、現場のスタッフを含む6名で連絡方法変更会議を立ち上げていろいろと話し合いました。しかし、なかなか良い代替手段が見つからず……。そんな時にNTTの営業さんがelganaをご紹介いただき、まずは試験的に導入を行いました。
試験導入から本格導入を決めた理由としては、elganaのサポート担当の方の存在が大きかったですね。講習会を開いて使い方をレクチャーしていただいたり、運用のノウハウを教えていただいたり。みんなビジネスツールに慣れていなかったので非常に助かりました。一回教えてもらえれば、あとは簡単。「これなら、みんな使える！」となって一気に導入が進みました。
弊社は60歳以上のスタッフが主力なので、最初は「本当に受け入れてもらえるのか？」といった不安もありましたが、実際に導入してみると、否定的な意見はまったくありませんでした。マンツーマンでインストールを手伝ったりしたものの、苦労したのはそれくらいです。
スタッフに対するダイレクトな情報周知が可能に。
業務の“見える化”を実感しています。
導入後の効果
これまでは各拠点に管理職的な従業員がいて、適宜、FAXで届いた情報を各スタッフに周知していました。しかしelganaを導入したことで、そのような手間が不要になり、スタッフに情報を直接届けられる体制が整いました。
購読の契約に関する情報などは見落としがあるとお客さまに迷惑がかかるので従来通りFAXで送っていますが、その他の業務連絡はelganaに一本化。そのおかげで1日に10～20枚ほど送っていたFAXが1～2枚に激減しました。
運用面の工夫としては、トークルームを業務別にしたことがうまく機能しているように感じています。最初は支店ごとにトークルームを作っていたのですが、それだと自分の業務に関係のない情報がいろいろ流れて来てelganaを見なくなってしまう可能性がある。そこで、業務ごとに関係者をまとめてトークルームを作るようにしたんです。
今のところは本部からの情報周知がメインですが、一部のトークルームでは双方向でのコミュニケーションも始めています。こちらからの依頼も、対応の進捗もチャット上で確認できるというのは、本当に便利だし安心。聞き間違いや対応の漏れなどもなくなり、「これが仕事の“見える化”なんだ」と実感しました。
勤務シフトを気にすることなく、リアルタイムに情報発信。
電話連絡の煩わしさも解消されました。
情報をリアルタイムに伝えられるのも、elganaのいいところですよね。弊社のスタッフは早朝に配達した後は昼過ぎまで寝ているので、今までは電話するにも時間帯などに気を遣っていたんです。でもelganaなら、とりあえずメッセージ送っておいて起きたら見てもらうということができるので、そういった気遣いはいりません。
機能面に関しては、メンション機能をよく使っています。特定の個人宛のメッセージだけど、みんなにも知っておいてもらいたいという情報があるときに重宝しています。その他の機能に関しては、一部のチームでタスク機能を日報に使いはじめました。現場に直行直帰することも多いチームなので、elganaで開始時刻と終了時刻を連絡してもらうようにしています。電話だと通じなくて何度も掛けなおしたりといった手間がありますが、elganaならパッと送るだけですから簡単です。
さまざまな業務に双方向コミュニケーションを拡大。
社員の声を集めるツールとしても期待しています。
今後の展望
今後は、もっとスタッフ側からの発信を増やしていきたい、もっと多くの業務に双方向コミュニケーションを採り入れていきたい、と考えています。
新聞販売業界は、非常に厳しい状況にあります。今後もこの事業を続けていくには、経営陣だけでなく、毎日お客さまと接している現場のスタッフの声が重要で、elganaはそういった声を吸い上げるツールとしても期待しています。
つい先日、ある社員から社長宛に直接メッセージが届いたんです！みんなおとなしくてあまり積極的に声をあげたりしない会社なのですが、elganaの導入によって少しずつですが社員の感覚も変わり始めているのかもしれません。
