チャットコミュニケーションにおける注意点とは
ビジネスシーンにおけるチャットコミュニケーションは、情報共有の効率化やコミュニケーションの円滑化などさまざまなメリットが得られる反面、いくつか注意点があります。ここでは、チャットコミュニケーションにおける注意点について解説します。
通知が多くなる
ビジネスシーンでのチャットの利点としては、気軽にコミュニケーションを取れることでの業務連絡の迅速化が挙げられます。ただし、情報共有が効率化してやりとりが増えるのは良いことですが、メッセージの数が増えすぎると通知も多くなり、ほかの仕事の妨げや返信に対するプレッシャーにもつながりかねません。また、業務時間外や休日にも通知がある状態だと社員の負担が増え続け、やがてチャットコミュニケーションに対してストレスが溜まってしまうでしょう。
言葉遣いが難しい
ビジネスシーンにおけるチャットの特徴には、コミュニケーションの円滑化を目的にし、短い文章で端的に伝えるケースが多くあります。しかし、淡々とした業務連絡だけの無機質なチャットでは感情が伝わりづらく、受け手によっては不快な思いをする可能性があるので注意が必要です。送る側も言葉遣いを意識するあまり悩んでしまうと、スピーディーなコミュニケーションを実現できなくなってしまいます。
情報がうまく伝わらない
文章が短すぎて主語が抜けていたり、結論がわかりにくかったりするチャットだと、受け手に情報がうまく伝わりません。たとえば、「商談に使う資料を早めに仕上げてほしい」と伝えた場合、受け取った社員は「どの資料かわからない」「なぜ早める必要があるのか」などの疑問を抱く可能性があります。また、細かいチャットが増えてチャットルーム内が乱雑化すると、誰に何の情報を送っているかも不明確になり、重要な情報が流れてしまうリスクがあるため注意しなければなりません。
ビジネスチャットのコミュニケーションにおける６つのコツ
ここでは、ビジネスチャットのコミュニケーションにおける６つのコツを解説します。業務の効率化やコミュニケーションの円滑化を実現するために参考にしてみてください。
チャットの回数を減らす
チャット数の増加により通知が多くなりすぎると社員のストレスになり、生産性の低下や情報の漏れなどにつながるため、少ない回数でチャットを済ませる工夫が必要です。たとえば、個人に向けた情報はグループチャットではなく、個人チャットに送ることで社員全体の負担を軽減できます。ほかにも、細かく情報を送るのではなく、関連する情報は一つにまとめてチャットで送るのも良いでしょう。チャットコミュニケーションにおける工夫をルール化・周知することで、より効率的な情報共有を実現できます。
結論から伝える
ビジネスチャットにおけるコミュニケーションでは、スピーディーなやり取りを促進するために、挨拶文や定型文は不要です。まず、冒頭部分には必要な情報の結論を記載しましょう。結論から伝えることで情報の要点が伝わり、簡潔なコミュニケーションを実現できます。送り手側・受け手側の双方とも業務効率が向上し、ビジネスチャットのメリットを最大化できます。
感嘆符や絵文字を活用する
チャットコミュニケーションでは、自分の意図や感情を正確に伝え、相手への配慮を忘れないことが重要です。チャットコミュニケーションは、文章が短いために会話が淡白な印象を与えやすく感情が伝わりづらい傾向にあります。感嘆符や絵文字を活用して補いましょう。
定型的な文章が多用されるメールとは異なり、円滑なコミュニケーションが求められるため、多少カジュアルな表現になっても問題ありません。正確な意思疎通を図ることを意識したチャットコミュニケーションを心がけてみてください。
読みやすい文章を心がける
ビジネスチャットを活用したコミュニケーションでは、一文を簡潔に短くまとめるのが基本的なマナーです。文章が長すぎたり句読点がなかったりすると、受け取り手は読みづらく情報の要点が掴めません。また、『【】』や『※』などを使って強調するほか、重要な情報は箇条書きで表現するなど正確に伝える工夫が大切です。
リアクション機能やスタンプを活用する
チャットの乱立を防ぐために、毎回文章で返信するのではなく、リアクション機能やスタンプを活用してみましょう。ビジネスチャットの多くは、円滑なコミュニケーションを促進するために、簡単に反応できる機能が実装されています。
効果的に使うことで返信のプレッシャーも減り、社員の負担軽減にもつながります。また、チャットを送る側も末尾に「確認したらスタンプお願いします」「返信不要」などの一文を入れておくと、より円滑なコミュニケーションを実現できます。
必要に応じて音声コミュニケーションも活用する
多くのビジネスチャットには、音声通話機能が備わっています。そのため、チャットでは伝えきれない情報や緊急性の高い内容であれば、必要に応じて音声コミュニケーションを使うことで、正確に情報共有できます。
ビジネスチャット「elgana」では、1対1の通話機能のほかに、グループでのボイスチャットも可能です。チャットと音声通話を使い分けて効率的な情報共有を実現するためには、「elgana」の導入がおすすめです。
ビジネスチャット「elgana」を使ったコミュニケーションの成功事例
ここでは、ビジネスチャット「elgana」を使ったコミュニケーションの成功事例を解説します。ビジネスチャットを有効的に使うための参考にしてみてください。
確実な情報共有を導入してすぐに実現｜株式会社中部経済新聞社
株式会社中部経済新聞社では、これまで全社で統一した情報共有プラットフォームが使われておらず、会社側で情報を管理できない状況でした。課題解決に向けてビジネスチャットやSNSツールの比較・検討をしていたものの、コスト面や機能面での懸念があったために導入に踏み切れずにいました。
模索していた時期に「elgana」を紹介され、無料でも充実した機能を活用できることから導入を決めました。「elgana」導入後、在宅勤務や外回り営業などでオフィス外にいる社員を含めた全員からの連絡がスピーディーになっています。また、「elgana」上で時間や場所を問わずにタスク進行もできるため、業務効率が格段に上がっています。
社内コミュニケーションの質と量が向上｜ネッツトヨタ山陽株式会社
ネッツトヨタ山陽株式会社では、働き方改革における従業員同士のコミュニケーションの効率性に課題を抱えていました。そのなかで、チャットツールの導入を検討していましたが、プライベートチャットはセキュリティー面での不安があったため利用は避けていました。
そこで、ビジネスチャット「elgana」を導入したところ、情報伝達スピードが格段に早く正確になりました。従来は、全社員が業務の必要書類をアナログで回覧しながら確認していましたが、「elgana」では一斉送信と既読確認ができるため業務効率も改善しています。
ビジネスチャット「elgana」でコミュニケーションの円滑化を実現しよう
ビジネスチャットを用いたコミュニケーションでは、情報共有の円滑化や業務の効率化などのメリットが得られるでしょう。一方、気軽にやり取りできることが原因で、通知過多による社員の負担増加や文章表現の難しさによる情報共有漏れが発生する可能性があります。
ビジネスシーンにおけるチャットコミュニケーションは、受け取り側が読みやすい文章を心がけ意図や感情まで表現することで、正確な情報共有を行うことが重要です。また、チャットだけで伝えきれない情報は、音声通話機能も併用しながらコミュニケーションを取れば、メリットを最大化できるでしょう。
ビジネスチャット「elgana」は、他のツールと比べて無料プランでも豊富な機能を利用でき、導入後すぐに確実な情報共有を実現できます。セキュリティー機能も充実しており、安心して運用できるのでぜひご検討ください。
