福岡市を拠点に地域のごみ収集を担当
業務連絡や現場とのやり取りにelganaを活用
事業内容について
当社は、福岡市の一般家庭廃棄物収集運搬業務を行っております。きれいな街の維持を使命として、日々取引先や行政と連携しながら取り組んでおります。
現場従業員への業務連絡を中心に、ごみ収集車の配車確認や業務完了報告、異常箇所・トラブルの共有などにelganaを利用しています。
セキュリティー面での安心感、既読者確認機能、簡単な操作感が決め手に
年配の従業員も楽々使いこなしています
導入の決め手
当社がelganaを導入したのは2021年のことです。ちょうどコロナ禍になったころで、朝礼や終礼などの業務連絡を行う際に、対面でのコミュニケーションだと密が防げず従業員の不安が高まっていました。最初はプライベートチャットで業務連絡をしていましたが、どうしても情報漏洩のリスクが気にかかっており、何とか解決できる方法を探している中でelganaの存在を知りました。
elganaはセキュリティー面で安心感があったこと、操作が簡単だったことが導入の決め手となりました。また、「既読者確認機能」を通じて従業員の既読状況を把握できる点もとても良いと思いました。「できるだけ早急に密を回避して社員に安心して作業してもらえる環境をつくりたい」という思いから、検討してすぐに導入を決めました。
まずは役員のみで使用してみて、操作感などを確認してから従業員にも使ってもらう形で導入を進めていきました。当社は年配の従業員も多いため、最初は少し心配していたのですが、従業員からは特に使用方法に関する質問も寄せられず、問題なくスムーズに導入することができました。
勤務時間が異なる従業員にも迅速で確実な情報共有が可能に
導入後の効果
まず情報共有のスピードが非常に上がったと思います。今までは紙で連絡事項を共有していたため、従業員全員への周知にどうしても時間がかかっていました。
我々は地域のごみを収集する上で、各地域における「新しくマンションが建ったので、ここに新しく経路を追加しなければならない」というような連絡事項を確実に従業員に伝える必要があります。対面・口頭でないと従業員がきちんと情報を確認しているかどうか不安でしたが、elganaの既読者確認機能でしっかりチェックできるので、社内で迅速で確実な情報伝達ができるようになりました。私の業務上、確認連絡をすることやもらうことが多く、これまでは電話で受けていました。そうすると、どうしても聞き漏れが生じてしまい再度確認するなど手間がかかっていました。それをテキストでしっかり残すようになってから、かなり業務がスムーズになったと実感しています。
また、勤務時間が異なる従業員の業務を可視化することも可能になりました。当社では、管理部門は日中勤務ですが現場の従業員は深夜から翌朝までの勤務となっており、勤務時間が全く異なります。そのため、現場の従業員の勤務状況を確認することがなかなか難しい状況でした。今はelganaを使って、深夜の現場でのやり取り記録も日中確認することができ、業務の可視化につながっています。現場でも活発に情報共有が行われていて、朝確認するといつも60件くらい通知が入っています。
担当地域ごとにグループをつくり、会議でも活用
情報共有のデジタル化により、紙の使用量を半分以下に削減
チームや目的ごとにグループをつくることで、情報共有を効率化することができています。従業員全員、役員のみ、担当地域ごとにそれぞれトークルームをつくり、日々の業務連絡をしています。ごみが多くて収集が遅れている車両があれば報告し、他のところから応援に入る、というような調整をするトークルームもつくっています。
会議の際にもelganaを活用しています。タスク機能を使って事前に会議内容を伝えており、会議時間もかなり短縮できたと効果を感じています。
また、これまで1件あたり3枚ほど連絡事項を出していましたが、elganaで一斉連絡するようになってから紙の使用量を半分以下に削減することができました。紙だと一度確認して終わりになってしまうことが多いですが、elganaだと過去に送られた情報もすぐ読み返すことができるため、非常に助かっています。スマホでやり取り・業務報告などができるようになったことで、パソコン作業のためにオフィスに戻る必要がなくなったという付加価値も生まれました。
これからも、情報共有の手段としてelganaを活用していきたいと思っています。
社外との連携にも活用していきたい
今後の展望
今後は、頻繁に連絡をとる取引先や関係者の方々など、社外との連携にも使ってみたいと思っています。今は基本的に社外の方とはメールか電話でやり取りしているため、elganaを使うことでより連絡が取りやすくなると考えています。
