長崎県内を中心とした居住型介護サービス
職員・ご家族への情報共有にelganaを活用
事業内容について
当社は長崎県佐世保市内に、サービス付き高齢者向け住宅・介護付き有料老人ホーム等の運営を行っております。「楽しく生きる。入居者も、家族も、そして職員も」 をモットーに居心地・住み心地を要と考え、マニュアルではない人間味のある介護サービスの提供を目指しております。介護サービス業務の中で、入居者・ご家族・職員への迅速で確実な情報周知・ファイル共有を中心にelganaを利用しています。
使い勝手の良さに、社内だけでなく『ご家族との連絡手段』
としても採用
導入の決め手
当施設は高齢者介護施設であるため、看取り介護も対応しています。入居者が逝去された際には、昼夜問わず職員への情報周知・共有が必要となります。また、新型コロナウイルスの感染発生状況等の情報も同様です。従前、緊急連絡の際は職員一人一人電話で伝達しており、全員への情報周知には時間と労力がかかっていました。
また、緊急性のない情報については、紙を配布して情報周知・共有を行っており、情報変更が必要になった場合は、配布物を改めて印刷し直さなければなりませんでした。そのため、都度発生する紙・印刷の余剰コストや配布の手間についても課題を感じており、情報共有の代替手段を探していました。
プライベートチャットツールを使用しての情報周知・共有も検討しましたが、過去に他社で情報漏洩の問題があったニュースを受け、プライベートチャットツールの導入は見送りました。
上述の課題を抱えているところに、営業担当の方より「elgana」をご提案いただきました。
elganaを利用すれば、職員への連絡が一斉送信機能で容易に完了し、既読者確認機能でいつだれが確認したかを把握できることに魅力を感じました。加えて、やり取りを紙からelganaに置き換えることで、『紙・印刷のコスト削減と業務効率化が実現』でき、『elganaは国内での運用でセキュリティ面も安心』ということが導入の決め手となりました。
導入当初の利用範囲は、職員への情報周知・共有のみでしたが、入居者のご家族への連絡手段として活用できることに気が付き、今では入居手続きの際に、ご家族の方にelganaをご紹介し、ご家族の方へもelganaを通じた一斉連絡を行っています。
紙配布での情報周知をelganaに置き換えることで、コスト削減・情報周知に係る業務効率化を実現
導入後の効果
紙配布での連絡をelganaに切り替えたことによる紙・印刷のコスト削減も効果の一つですが、最も効果が大きかったのは、紙配布が不要になったことによる職員・ご家族への一斉連絡の手間の軽減です。
介護業界では新型コロナウイルスの感染に関連する情報共有等は極めて重要であり、迅速・確実に職員に伝える必要があります。これまで、緊急連絡を電話で職員一人一人に行い、時間と労力がかかっていたことが、elganaを利用すると一斉連絡機能で即時対応でき、業務効率化に繋がりました。
elganaの「組織」機能で、建物・事業所・役職ごとに分けてユーザー登録しており、一斉連絡する際にも内容に応じて対象者を絞った連絡ができます。さらには「既読者確認」機能で誰が情報を確認できているか否かを把握でき、以前の紙での情報周知より、迅速かつ確実に情報周知・共有ができるようになりました。
また、介護業界特有ですが、入居者が逝去されることがあります。このような配慮が必要となる場面での職員への連絡手段としてもelganaが役立っています。これまでは出社しないとその情報を把握できなかったため、来訪されたご家族の方に明るく元気に挨拶をしてしまうことがありました。今は、ご家族の方々とお会いする際に ご愁傷様です と哀悼の意をかけられるようになり、よりご家族へ寄り添えるようになったのではないかと思っています。このようにデジタルツールの良さをうまく取り入れることで、相手の心理状況を汲んだ、あたたかみのあるコミュニケーションがホスピタリティにつながっています。
いつでもどこからでもシフト表が確認できるようになり、職員からも喜びの声
以前は職員のシフト表を紙で配布していましたが、elganaを導入して以降、elganaのファイル添付機能を活用してシフト表を共有する運用に変えました。
職員はスマートフォンにelganaアプリをインストールしているため、この運用に切り替えてから、いつでもどこでもスマートフォンからシフト確認ができるようになり、職員からも便利だとの声を聞いています。
20代から80代の職員・ご家族の方がelganaを利用しています
当施設では、現在20代から80代の幅広い年代の職員・ご家族の方に日常的にelganaを利用してもらっています。
しかし、elganaを当施設に導入する以前は、施設長である私自身がプライベートチャットツールを使った経験がなく、折りたたみ式のフィーチャーフォンを利用している状況でした。
導入当初は、PCからelganaにアクセスするも操作方法が分からず、複数回サポートセンターへ問い合わせし、オペレーターに操作方法を根掘り葉掘り聞いて使用しておりました。プライベートチャットツールを使ったことがない私でも、利用するうちにelganaの利便性に気が付き、現在はスマートフォンに機種変更するほどelganaを愛用しています。
その自身の経験を通じ、職員・ご家族へのelganaの利用案内は丁寧に行っており、現在は80代のご高齢なご家族の方にもelganaを使用してもらえています。
elganaの利用範囲をさらに拡げていきたいと思っています
今後の展望
隣接している介護施設(デイサービス)への利用範囲の拡大を検討しています。デイサービスではご利用者・ご家族への営業日時の情報共有・周知にelganaが活用できると考えており、当施設同様に、やり取りをelganaに切り替えることで、情報周知に係る業務の効率化（迅速・正確）を図っていきたいと考えています。
