子どもたちの今と未来の幸せのために。
日々の暮らしの中で「生きる力」を育む。
事業内容について
社会福祉法人 大津せんだん会では、「環境の豊かさが子どもの育ちの豊かさへとつながる」という考えのもと、子どもたち一人ひとりがあたたかな空間と時間のなかで、楽しく心豊かに過ごせる環境を大切にしています。職員数は3拠点合計で100名強。園としては、子どもたちだけでなく、職員自身も快適に働ける環境を目指して業務改善などを進めています。
以前はどの園も対面でのコミュニケーションが中心で、各拠点への全体連絡や保育士同士の申し送りなど、ことあるごとにスタッフが集まって連絡を取り合っていました。しかし、保育園は月曜日から土曜日の毎日朝7時から夜7時まで稼働しているので、時差勤務で出勤・退勤時間がバラバラ。職員みんなが顔を揃える機会があまりないんです。そのような状況の中、プライベートチャットを使っていた時期もあったのですが、個人情報のことなどを考えるとなかなか使いづらくて活用が進みませんでした。
誰もが気軽に使えるシンプルで直感的な操作性。
子どものプライバシー保護という面でも安心。
導入の決め手
elganaのことを知って最初に「いいな」と感じたのは、ユーザー登録の簡単さですね。当園には20代～60代まで幅広い年齢層の保育士がいて、中にはスマホの取り扱いが得意でない人もいます。その点、elganaは管理者がアカウント登録やパスワード発行ができますので、ユーザー側の手間が少なくて済みます。
実際の導入も非常にスムーズしたね。アプリをダウンロードするためのQRコードやパスワードを書いたカードを配布して、あとは各自でインストールからログインまでやってもらったのですが、これといった問題や問い合わせもなく全職員に導入することができました。
それともう一つ、直感的に操作できるところもelganaの大きな魅力でした。他のビジネスチャットも検討候補に挙がっていたのですが、いろいろな機能がある反面、ITに詳しい人でないと使いこなすのが難しい感じで……。それに比べてelganaは非常にシンプルで、プライベートチャットと同様の操作感で使えます。実際、導入してすぐにみんな使いこなすようになりました。
現在は、大事な報告事項や込み入った相談などは対面で話し、それ以外の日常的な連絡にはelganaを使うといった棲み分けで運用を行っています。
事務的な業務連絡の99％はelganaで完結。
会議や打ち合わせの回数がかなり減りました。
導入の効果
園長から各拠点に連絡する際、以前はそれぞれの園ごとに会議を開いており、けっこうな手間と時間がかかっていました。でも今はelganaで情報を配信するだけ。業務連絡の99％はelganaで完結します。おかげで業務フローの書き換えなどもすごくスムーズにできましたし、園の管理という面でelganaにはとても大きな効果を感じています。
現在、定例会議の開催はゼロに。仕事が終わってから会議に参加するというのは職員にとってもけっこうな負担でしたので、そこを減らせたことは働き方改革という面でも意味のあることだと思っています。働き方改革を進めて事務的な会議をなくしたことにより、保育のミーティングや研修のための時間を充実できるようにもなりました。
いわゆる「又聞き」の問題が減ったこともメリットの一つ。以前は、まずクラスの代表に連絡事項を伝えて、そこから各スタッフに伝達するといったことも多かったのですが、そういうフローだといつのまにか意味合いが変わってしまったり、タイミングが遅れたりすることがあったんです。でもelganaで一斉配信すれば、理解のズレや時差などを気にせずに済みます。
保育士同士のコミュニケーションに関しても、かなりelganaが浸透しています。夕方に保護者の方から聞いた情報を翌日の早番スタッフに申し送りするなど、日常的にelganaを活用しています。プライベートチャットでは園児の個人名などを伝えづらかったのですが、elganaはセキュリティがしっかりしているので安心。そういう面でも非常に使いやすいです。
相手の状況を気にしたり、手を止めさせたりすることなく「あとで見ておいてください」という感じで連絡できるのもelganaの便利なところですね。送る側も受ける側も気が楽で、ちょっとした報告や確認が手軽にできるようになりました。
チャットによるコミュニケーションが保育の現場に浸透したことは、子どもたちに対しても間接的に良い影響があると感じています。以前は子どもたちが一生懸命に積み木を積んでいるところに内線電話が入って中断されてしまうといったことがあったのですが、内線電話からチャットに切り替わったことで、そういう場面はほぼなくなりました。このことは保育環境の整備という観点からも大切なことだと思います。
チャットが負担にならないように。
適度な“ゆるさ”を大切にしています。
elganaは既読確認ができて便利なのですが、その機能を使うかどうかは各職員の判断に任せています。すべてのメッセージに対して既読のチェックをすると、いろいろ気を遣ってしまって気軽なコミュニケーションができなくなる可能性もありますので、今のところは一部のプロジェクトや緊急連絡用のグループなどに限定して使っています。
気軽さという点に関しては、elganaに流す情報の量や送るタイミングにも気を付けるようにしています。次々にメッセージが届いても頭の整理が追い付かなくなってしまうので、あくまで「無理なく見られる範囲で」というのが基本。厳格なルールなどは設けず、お互いに配慮しながら適度に“ゆるく”運用するようにしています。
さらなる業務フローの転換も検討。
「使いやすさ」を第一に活用の幅を広げていきたい。
今後の展望
今後は休暇申請や労務管理といった事務的な部分もelgana上で完結できるようにしたいと考えています。ただし、なにをどこまでelganaに適用するかは要検討です。いろいろと活用の幅を広げると「難しくてわからない」という人が出てくる可能性もありますので、職員みんなの意見や業務の実状などを見極めながらちょうどいいバランスを探っていこうと思います。elganaを導入した最大の目的はコミュニケーションの活性化。そのためには、何よりも使いやすさが大切です。あえて活用の幅を広げすぎないことも一つの判断かと思います。
