チャットが苦手だと感じる理由は？
チャットが苦手と感じる理由には、主に以下の3つがあげられます。
チャットに慣れていない
これまでチャットを使う機会が少なかった人にとって、操作方法や独特のコミュニケーションルールに不慣れであることが、苦手意識が生まれる原因となります。メールとは異なり、短文で早いテンポで会話が進むチャットでは、簡潔で要点を押さえた表現が求められます。また、絵文字やスタンプ、独自の略語などが頻繁に使用されることも、慣れない人にとっては理解しにくく、抵抗を感じる要因となるでしょう。
情報が流れやすくキャッチできない
チャットツールは、その手軽さゆえに情報が非常に速く流れていきます。とりわけ、複数のメンバーが参加するグループチャットでは会話のスピードが速いため、重要な情報を見逃してしまうのではないかという不安を感じる人も多いでしょう。
また、過去のやり取りをさかのぼって確認する際に、情報の整理が追いつかずに混乱するケースもあります。常にチャット画面をチェックしていないと、会話の流れについていけなくなるのではという焦りも苦手意識につながります。
返信を急かされているように感じる
チャットはリアルタイムでのコミュニケーションを前提としています。そのため、「すぐに返信しなければ」という圧力を感じ、それが従業員の負担になることがあるでしょう。特に、既読機能があると、「読んだのに返信がない」と相手に思われることを恐れ、プレッシャーを感じやすくなります。
また、相手の返信がすぐに届くと、自分も同様に素早く返信しなければならないという強迫観念に駆られ、精神的な負担を感じてしまうのです。
チャットに苦手意識がある人の特徴
チャットに苦手意識を持つ人には、いくつかの共通した特徴があります。
デジタルツールに抵抗感がある人
デジタルツールやアプリケーションの操作に苦手意識を持つ人は、チャットツールに対しても抵抗を感じやすい傾向があります。新しいツールを使いこなすには、その機能や操作方法を学ぶ必要がありますが、その学習自体に負担や不安を感じるようです。特に、デジタルツールを使った経験が少ない人にとっては、インターフェースや操作に慣れるまでに時間がかかり、結果としてチャットへの苦手意識を強めてしまいます。
テキストだと感情が伝わらないと考えている人
テキストベースのコミュニケーションでは、表情や声のトーンといった非言語的な要素が欠如するため、感情やニュアンスが伝わりにくいと感じる人がいます。それによって「冷たい印象を与えてしまいそう」「相手の感情を読み取りにくい」など、誤解や行き違いが生じるのではないかという懸念を抱き、チャットでのやり取りに不安を感じます。こうした不安を抱く人は、直接会って話す方が良いと考え、チャットでのコミュニケーションを避けがちです。
通知が気になってしまう人
チャットツールは便利な反面、頻繁に通知が届くため、その通知音やポップアップ表示に煩わしさを覚える人もいるでしょう。たとえば、集中して作業したいときに通知が届くと気が散り、思うように仕事が進まないこともあるでしょう。
さらに、休憩時間中や業務時間外などに通知が届くと仕事とプライベートの区切りが曖昧になりやすく、常に誰かとつながっている感覚がストレスとなり、チャット離れが進む場合もあります。 その結果、通知自体がストレスの原因となり、チャットツールそのものに苦手意識を持つことになるのです。
チャットへの苦手意識を克服する方法
チャットへの苦手意識を克服するには、工夫や心構えが大切です。ここでは、具体的で実践しやすい方法をいくつか紹介します。
返信や要件は短くまとめる
チャットへの苦手意識の克服は、返信や要件を簡潔にまとめることが重要です。長い文章は相手に負担を与え、内容を正確に理解してもらうことが難しくなります。要点を絞り、短くまとめることを心がけましょう。また、箇条書きや記号などを活用して、情報を整理するのも有効です。伝える内容を明確にして簡潔な表現を意識することで、相手に誤解を与えることなくスムーズなコミュニケーションを実現できます。
絵文字やスタンプ 、リアクションを活用する
テキストだけのコミュニケーションでは伝わりにくい感情やニュアンスを補うために、絵文字やスタンプ、リアクション機能を積極的に活用しましょう。文章に温かみを加えられ、意図する内容が伝わりやすくなります。
たとえば、感謝の気持ちを伝える際に笑顔の絵文字を添えることで、送り手の感情も伝わりやすくなるでしょう。ただし、業務上のコミュニケーションのため過度な使用には注意してください。
休日や勤務時間外に通知が来ないように設定する
通知設定を見直して、チャットの通知が休日や勤務時間外に届かないようにしましょう。多くのチャットツールは、通知のオンオフや時間帯での設定が可能です。適切に通知設定ができれば、就業中以外の時間にまで気を張る必要がなくなります。また、通知設定により業務とプライベートの時間を明確に切り分けることで、ワークライフバランスの向上にもつながるでしょう。
チャットへの苦手意識を克服するメリット
チャットでのコミュニケーションでは、情報を簡潔にまとめて伝える能力が求められます。この習慣を続けることで、自然と要点を押さえた報告や的確な状況説明ができるようになるでしょう。会議やプレゼンテーション、上司への報告など、ビジネスにおける様々な場面で役立つ、非常に価値の高いスキルです。
情報を整理・要約する能力が向上することで、チームでの情報共有もスムーズになり、組織全体のパフォーマンス向上にもつながるでしょう。
仕事とプライベートを明確に切り分けられる
チャットの通知設定を適切に管理すると、仕事とプライベートの境界線を明確にできます。たとえば、勤務時間中のみ通知をオンにし、終業後や休日はオフにしておけば、プライベートな時間を確保できるでしょう。また、オンとオフを切り替えられるようになれば、仕事への集中力も高まり、結果的に業務効率の向上にもつながります。
チャットツールのなかでもビジネスチャットなら、柔軟な通知設定ができます。以下の記事でビジネスチャットについて詳しく解説しているので、あわせて参考にしてください。
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そこでビジネスチャット「elgana」を導入したところ、業務連絡の99%をチャット上で完結できるようになり、会議の回数が大幅に削減されました。その結果、職員は子どもたちと向き合う時間をより多く確保できるようになっています。また、セキュリティ面の安心感から、職員間のコミュニケーションが活発化しました。
導入事例 社会福祉法人 大津せんだん会
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チャットに苦手意識を持つ主な原因は、操作への不慣れさや返信を急かされることへのプレッシャーなどが挙げられます。しかし、これらの悩みは少しの工夫で解消できます。たとえば、メッセージは要点を絞って短くまとめ、絵文字やスタンプを添えることで伝わりやすく、親しみやすい印象になります。また、通知設定を調整し、仕事とプライベートの時間をしっかり分けることで、チャットに振り回されず、ストレスなく利用できるようになるでしょう。
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