会議を効率化するポイント
会議を効率化してスムーズに進めるには、会議前の事前準備から会議後の内容整理とフォローアップまでの一連のプロセスを理解し、最適化することが重要です。それぞれのポイントを詳しくみていきましょう。
会議前の準備
会議をスムーズに進めるには、入念な事前準備が欠かせません。まず、会議の目的と具体的なゴールを明確にし、参加者全員に共有しましょう。また、議論すべき論点を絞り込み、事前に資料を配布することが重要です。事前に議題が決まっていれば参加者は会議に臨む前に内容を把握し、質問や意見を準備できます。
また、時間配分を考慮してアジェンダを作成し、各議題に使う時間を決めておきましょう。時間配分を意識することで、話の脱線や時間超過を防ぎ、会議をスムーズに進められます。
会議後の内容整理・フォローアップ
会議後は議論内容を整理し、決定事項と検討事項を明確化することで、次のアクションにつながります。誰が何をいつまでにやるのかを明確にし、具体的なタスクや担当者、期限を決定しましょう。
また、会議内で決まった内容やタスクは、整理して関係者全員に共有することが重要です。一人ひとりの認識のズレやタスクの遅延を防ぐことにつながり、業務効率と生産性が向上します。
ビジネスチャットを活用して会議を効率的に進める方法
会議を効率化するポイントを紹介しましたが、実際は会議前の準備や会議後の内容整理には時間と手間がかかります。そこで、会議をより効率的に進める方法としておすすめなのがビジネスチャットの活用です。具体的にどのように活用できるのか、詳しく解説します。
そもそもビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、業務上の情報共有に特化したコミュニケーションツールです。メールよりも手軽に利用でき、リアルタイムでの情報共有に役立ちます。ビジネスチャットは、チャット形式でコミュニケーションができるのはもちろん、音声通話やファイル共有、タスク管理などのさまざまな機能を備えています。
ビジネスチャットについて、より詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
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会議前にビジネスチャットを活用する方法
会議前の準備段階では、会議の目的や議題、関連資料などを共有するためにビジネスチャットが活用できます。参加者全員を含めたグループトークを作成し、準備したものを共有することで、参加者が事前に議題を把握した状態で会議に臨めます。
また、会議前にチャット上で参加者の役割分担をしておくこともポイントです。ファシリテーターや議事録作成者、タイムキーパーなどをあらかじめ決めておくことで、会議では本題にすぐに入れてスムーズに進められます。
会議後にビジネスチャットを活用する方法
会議後にもビジネスチャットを活用することで、参加者へのフォローアップが可能です。議事録をチャットで共有すれば、参加者全員がいつでも内容を確認でき、決定事項の共有や認識のズレを防げます。また、会議中に生まれた疑問点や追加の意見交換も、チャット上で手軽に行えます。
さらに、発生したタスクに対してタスク管理機能を使えば、対応の抜け漏れがなく対応状況もメンバーが確認できるため便利です。ほかにも、「@メンション」機能を使えば、特定のメンバーにフォローアップのアクションを依頼できます。
次回の会議のスケジューリングもチャット上で行えば、参加者の予定を簡単に確認でき、スムーズに調整できるでしょう。
ビジネスチャットを会議で活用するために必要な機能
ビジネスチャットには、会議の効率化につながる機能が複数あります。ビジネスチャットによって使える機能は異なるため、目的に応じてツールを選定する必要があるでしょう。ここでは、ビジネスチャットの主な機能とツール選定時のポイントを紹介するので、参考にしてみてください。
グループチャット
ビジネスチャットの基本機能であるグループチャット機能は、会議の効率化に役立ちます。グループチャットを作成しておけば、参加者全員でのコミュニケーションが円滑化され、情報共有や意見交換が活発になります。
ビジネスチャットを選定する際は、グループメンバーの上限数を確認しましょう。大人数の会議を想定している場合は、上限数が多いツールを選ぶ必要があります。また、グループ内での権限管理機能も重要です。管理者権限があれば特定の管理職やメンバーに付与しておくことで、グループチャットの乱立を防げます。
ファイル共有
ビジネスチャットのファイル共有機能は、議事録や参考資料などのファイルを共有できる重要な機能です。会議に必要な資料を会議前に共有しておけば参加者は内容を把握しておけるため、スムーズに議論が進みます。
ビジネスチャットの選定時は、ファイル容量の制限や対応ファイルの形式を確認しましょう。動画や音声などサイズが大きいファイルを共有する場合は、容量が大きいツールを選ぶ必要があります。
また、セキュリティ機能のチェックも重要です。機密情報を扱うことになるため、ファイルの暗号化機能やアクセス制限機能が備わっているツールを選びましょう。
既読確認・リアクション機能
ビジネスチャットに既読確認機能があれば、重要なメッセージが全員に読まれたかを把握できるため、情報の伝達漏れを防げます。また、リアクション機能を活用すれば絵文字やスタンプで手軽に反応を示せるため、レスポンススピードが速くなります。
ビジネスチャットによっては既読確認機能やリアクション機能が搭載されていない場合があるため、選定時にチェックしましょう。
会議の効率化に役立つビジネスチャット「elgana」とは？
ビジネスチャット「elgana」は、会議の効率化に役立つ機能が充実しています。「elgana」の特徴を紹介するので、ビジネスチャット選定時の検討材料にしてみてください。
初めてビジネスチャットを使う人でも安心
「elgana」は、初めてビジネスチャットを使う方でも安心してご利用いただけるよう、直感的な操作できる設計になっています。チャットやリアクション機能などの操作時に複雑な手順がなく、会議前後のコミュニケーションでも簡単にご活用いただけるでしょう。
また、導入前の相談から運用中のサポートまで手厚い体制を整えており、担当者が丁寧に対応いたします。
会議の効率化につながる機能が豊富
「elgana」は、会議の効率化に役立つ機能が豊富なビジネスチャットです。主な機能は以下の通りです。
- 既読確認機能：メッセージの既読確認ができるため、情報の伝達漏れを防げる
- アンケート機能：複数人での日程調整をスムーズに行える
- ファイル一覧機能：過去のファイルも簡単に探し出せる
- メッセージ検索機能：過去のチャット履歴から必要な情報を素早く検索できる
- ピン留め機能：重要なトークルームを常に表示できる
- クリップ機能：大事なメッセージを保存し、後から見返せる
- タスク機能：会議で決まったタスクの一覧表示や進捗管理ができる
上記の機能のほかにセキュリティ機能も充実しているため、チャット上で共有した機密情報が漏えいするリスクを低減することができます。
無料の「おためしプラン」でも多くの機能が利用できる
「elgana」は、無料の「おためしプラン」でも制限が少なく、多くの機能を利用できます。100ユーザーまで登録でき、ログは6ヶ月間もエクスポート可能です。
ほかのビジネスチャットツールでは、無料プランで利用できる機能は制限されることが多いですが、「elgana」は無料プランでも多くの機能を試せるため、実際に使いながら自社に合うかどうかを判断してから導入いただけます。
会議を効率化できるビジネスチャット「elgana」の活用事例
滋賀県大津市で３つの保育施設を運営している社会福祉法人大津せんだん会では、これまで連絡事項の伝達に多くの手間がかかっていました。情報共有の方法が主に対面での会議となっており、職員の負担になっていました。
そこでビジネスチャット「elgana」を導入したところ、業務連絡の99％がチャット上で完結するようになりました。その結果、会議の開催回数が大幅に削減され、本来の業務に専念できる環境の整備にもつながっています。また、シンプルな操作性かつセキュリティ機能が充実しており、安心して利用できる点に職員から好評を得ています。
導入事例 社会福祉法人 大津せんだん会
会議でビジネスチャット「elgana」を活用して円滑な情報共有を実現しよう
ビジネスチャットは会議の準備から実施、会議後まであらゆる場面で役立ちます。議題や資料の事前共有、会議中のリアルタイムな情報共有、会議後の決定事項の共有などに活用できるため、会議の効率化を実現できるでしょう。
ビジネスチャット「elgana」は直感的に操作できるため、初めての方でも安心してご利用いただけます。無料の「おためしプラン」でも豊富な機能を試用できるので、ぜひ実際に会議の運営でご活用ください。
