導入事例

比叡山延暦寺 比叡山延暦寺

まずは「一人ひとりが利便性を実感するところから」
elganaが比叡山延暦寺のDX化をリード

  • 業種
    その他
  • 事業規模
    101~300名
  • 目的
    スピーディーな情報共有 コミュニケーションのDX化 業務効率化

創建1200年の歴史を持つ比叡山延暦寺では、IT利用による業務効率化を図るべく、elganaを導入しました。これまでは、紙書類で回覧する形式での業務連絡をしていましたが、広大な敷地ゆえ、情報伝達のタイムラグが課題とされてきました。そうした中、「リアルタイムで情報を一斉送信できる双方向のサービス」があれば、という要望がelganaの強みと一致し、導入へ。歴史と伝統ある寺院において、elgana活用の経緯や事例について詳しく伺いました。

課題
  • 全職員への確実で遅延のない情報伝達
  • 情報漏えいのリスク回避
  • デジタルデバイスになじみの薄い層でも使いやすいICTツール導入と定着
導入の
決め手
  • 職種・勤務場所を問わず、タイムラグのない情報共有が実現
  • 情報漏えいの心配がない、クローズ環境でのコミュニケーション確立
  • 既読機能により、確実な情報伝達が可能
  • 初期費用がかからず低コスト
効果
  • 毎朝職員へ、通勤に関する比叡山の道路交通情報を発信。冬期期間は降雪などで通行止めなどもあるが、タイムリーな情報伝達により通勤時の渋滞・混乱を回避
  • ビジネス専用のチャットサービス導入により公私を明確に区分、職員の個人情報保護にも貢献
  • 職員がelganaの利便性を実感し積極的に利用することでDX化を推進
  • 課題
  • 導入の
    決め手
  • 効果
  • 全職員への確実で遅延のない情報伝達
  • 情報漏えいのリスク回避
  • デジタルデバイスになじみの薄い層でも使いやすいICTツール導入と定着
お話を伺った方
延暦寺 総務部長 小鴨 覚俊氏

1200年にわたり受け継がれた業務をICTツール導入により効率化
その入り口をelganaが担う

事業内容について

比叡山延暦寺は、最澄を開祖とする天台宗の総本山です。開創から1200年以上も灯し続けられてきた「不滅の法灯」が見守る僧侶たちの修行の場であり、年間約400もの法要を執り行う国内有数の寺院で、多くの参拝者が訪れます。並行して国宝や重要文化財等の保存管理、比叡山宗教サミット「世界平和祈りの集い」などの宗教行事を開催するなど、取り組みも多岐にわたっており、情報伝達の円滑化が慢性的な課題となっていたことから、ICTツール導入による効率化に乗り出しました。その第一歩となるのがelganaです。

双方向のセキュアなコミュニケーション環境がelganaで実現

導入の決め手

1700ヘクタールという広大な山中にあり、1200年を超える歴史を歩んできた天台宗の総本山である比叡山延暦寺は、伝統をそのままの形で継承する風土も相まって、事務作業のベースは未だに書類・印鑑・電話といったアナログな手法のままです。全職員への情報伝達に3日ほどタイムラグが生じることもあり、ペーパーレス化・IT化への対応は喫緊の課題と感じていました。そんな折にNTTグループの営業担当者よりelganaの提案を受けました。

導入に至った一番の決め手は、ビジネスに特化したチャットであり、情報漏えいを防止するための様々な設定ができる管理者機能が決め手です。

他社の類似サービスには職員が既に使い慣れているものもありますが、管理者が不在のため情報漏えいが心配でした。また、個人で登録したアカウントを使っての業務上のやり取りおよび情報共有については、「公私混同はできれば避けたい」という意見もありました。こういった職員の意見やプライベートな情報にも配慮した働きやすい職場環境作りが、組織にとってますます重要になるでしょう。

elganaは管理者が登録したユーザーのみが利用可能なので、登録された職員以外への誤送信などが心配のないクローズドな環境なので安心です。また、管理者は利用ログを見る権限も持つので、実際の使用状況の把握、情報が伝わっているかどうかの確認もできると考えました。

また、設備の初期投資が不要な点も決め手となりました。個人が保有するスマートフォンや既存のPCでも利用可能なため、新たなデバイスを準備する必要がないことも大切なポイントです。以上の点から、今後の業務連絡はelganaを通して行うことにしました。

また、延暦寺は職員の平均年齢が高く、全職員の足並みをそろえてスタートするのは難易度が高いと考えました。そこで、まず2021年2月に私が在籍する総務部から試用し、職員の反応や感触を確かめながら比叡山延暦寺事務所へ、そして同じ年の9月に僧侶も含め全職員へと段階的に利用拡大を進めました。

各端末の設定は、紙のマニュアルを配布して各自で設定する方法をとりました。管理者がアカウントの開設状況を把握できるので、アカウント作成が遅れていると思われた職員は同じ部署内でITの得意な若手に助け合ってもらえるよう促しています。今ではすべての勤務者がアカウントを持っています。発信者は全体の2割、残りの8割は受信のみという状況ですが、タスク機能なども試して今後、より活用できるシーンを検討したいと考えています。

身近で役立つ情報をタイムリーに発信。
便利さを実感してもらいICTツール導入への抵抗感を減らす

導入後の効果

紙ベースでの情報共有と比較すると、職員への一斉送信がリアルタイムで瞬時にできるようになり非常に助かっています。既読者が確認できるところもelganaの便利な点です。

最も活用しているシーンが交通情報です。車で延暦寺へ来るには、比叡山もしくは奥比叡ドライブウェイを通行することになります。毎朝7時に道路状況の連絡が管理会社から入るのですが、雪や台風など、天候の影響により凍結や倒木で通行止めになることも少なくありません。そこで車通勤者だけからなる約100名のグループを作成し、入手した運行情報をelganaで一斉に毎朝配信しています。通行止め・解除の他にもスタッドレスタイヤでのみ通行可、職員のみ通行可・一般車は通行止めなど、そのときの状況を詳細に遅延なく届けられています。既読者表示機能のおかげで、伝達漏れも確認できます。メールだと既読か未読か不明で、電話で確認するという前時代的な解決方法になりがちです。elganaのおかげで、車通勤が非常にスムーズになったと実感しています。

参拝客の忘れ物情報を現場の職員で共有し、所有者から問い合わせがあったときに引き渡しをスムーズにできたという声も聞きました。参拝者は年間50万人、最も多い秋の行楽シーズンになると忘れ物もかなり多く、どこで落としたか不明なことも多々あります。広大な境内ならではの使い方ですね。その他、勤怠管理や休暇取得の連絡にもelganaを利用しています。アンケート機能を利用して日程調整ができる点も非常に便利です。

運用にあたっての使用ルールは特に設けてはいませんが、情報漏えいを防ぐ観点から外部の関係者は招待していません。リスクをあらかじめ減らしてelganaの運用を効率化するのも大切なポイントだと考えています。

ただ、活用していくなかで、もっとelganaを効率的に業務に役立てるため、様々な機能のアップデートを望むところもあるので、今後のelganaの進化に期待を寄せています。

参拝者のための業務へリソースを集中。
年齢層が高い宗教法人においてもDX化は実現可能

今後の展望

宗教法人という場は長い年月にわたって手作業が基本です。毛筆による書物や告知などは日常的に用いますし、数多くの文化財を含め、人が手を動かし想いを込めた書き物であふれています。それらはたとえ非効率であっても大切に守り伝えねばなりません。一方で、ICTツールによって事務作業が簡略化できたら、その時間をより重要法要の研鑽や参拝者への対応のために有効活用できます。宗教法人であっても、一人1台のタブレットをインフラとして持つ時代だと個人的には考えています。その第一歩として、デジタルデバイスの操作に慣れるためにもelganaは最適なツールではないでしょうか。

今回のelgana導入を一つの契機として、当たり前のように取り組む業務やコミュニケーションを見つめ直し、いかに現代の技術を取り入れていくか、どのような可能性があるかを一人ひとりが考えてそれぞれの仕事に向き合っていければと思っています。今後もICTツールによって効率化できる業務は効率化しつつ、守るべき伝統は守り、発展していきたいと考えています。

比叡山延暦寺

比叡山延暦寺について

京都市と滋賀県大津市にまたがる天台宗総本山の寺院で日本仏教の母山といわれる。開創以来1200年の歴史を持ち、多くの伝統の法要儀式や修行が執行され、国宝や重要文化財等の保存管理、教宗派を超えた宗教行事の開催など、取り組みは多岐にわたる。

  • 寺号
    比叡山延暦寺
    設立
    (総本堂創建の年)
    788年(延暦7年)
    所在地
    滋賀県大津市坂本本町4220
    従業員数
    約200名
  • URL
    https://www.hieizan.or.jp/
    事業内容
    • ・法要儀式、修行の執行、参拝者の接遇
    • ・国宝、重要文化財等の保存管理
    • ・宗教行事の開催

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3ステップでカンタン導入!

導入からアフターフォローまでサポートも充実。
だから、PCやスマホの利用・ツール活用に
不慣れな方でも安心してお申し込みいただけます。

  • STEP 1

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    オンラインお申込み

  • STEP 2

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    お客さま宛に送信されます。

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  • ご利用開始時の導入支援

    • ・初期のユーザー登録から利用開始までの流れを一緒に画面を見ながらご支援いたします。
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    • ・お客さまのセキュリティーレベルや利用方法に合わせた各種設定をご提案します。
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    • ・導入後お客さまで実施いただく登録作業の代行も可能です。
    • ・異動、退社に伴う運用途中での変更登録代行や、ご要望に応じて維持運用のまるごとおまかせも可能です。

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FAQ

料金

料金はかかりますか?
フリープランは無料でご利用いただけます。詳しくは「料金プラン」をご覧ください。
2021年6月までにフリープランにお申し込みいただいた企業様にはベースプランと同等の、導入支援サポートを無償でご提供します。

動作環境

サービスの利用可能時間を教えてください。
24時間365日ご利用可能です。
※サービス維持のため計画停止等を実施する場合がございます。
クラウド型(SaaS)ではなくオンプレミス型で利用することは可能ですか?
できません。
アプリは、Windows(PC)でも使えますか?
PCにつきましては、各種ブラウザにて利用できます。動作確認済みブラウザは「仕様について」をご覧ください。
動作環境を教えてください。
仕様について」をご覧ください。

トーク

グループトークに人数制限はありますか?
制限値は1000です。 対象バージョン:ver1.2~
既読表示はありますか?
あります。トーク作成時に「既読表示の設定」として、以下の3つから選択できます。
・既読表示なし
・既読数表示
・既読数と既読者を表示
ファイルを添付することは可能ですか?
可能です。

■モバイルアプリ
静止画と動画(1分以内)が添付が可能です。静止画は自動的にリサイズされます。


■Webアプリ
画像/動画/その他のファイル形式(管理者が許可したもの)が添付可能です。
ただし、1ファイルあたり10MBまでの制限がございます。
また、拡張子の無いファイルは添付できません。

グループトーク(トークルーム)に保存期限はありますか?
トークルームには保存期限はありませんがメッセージデータは2年間の保存期間を設けています。
そのため、トークルーム内のメッセージは2年経過したものから消去されていきます。

セキュリティー

同じログインID、パスワードで異なる端末でも利用できますか?(マルチデバイス)
可能です。
ただし、異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
2台の端末で同時に、同じログインID、パスワードで利用できますか?(マルチログイン)
2台の端末で同時にお使いいただくことはできません。

異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
ただし、Webアプリとモバイルアプリは同時利用が可能です。
紛失時など遠隔でのデータ消去は可能ですか?
システム管理サイトから端末を「削除」すると、該当端末では強制的にログアウトとなり、アプリ内データを消去できます。

また、管理者がユーザーを削除することで、当該ユーザーでログインしている端末にて強制的にログアウトがなされ、端末内のデータを消去することが可能です。
ログイン認証の仕組みを知りたいです。
ログイン情報として、ご契約の際に設定する「企業ID」と、管理者の登録した「ログインID」「パスワード」が必要となります。
スクリーンショットは禁止できますか?
Android/iOSアプリではスクリーンショットされたことを通知する機能があります。なお、通知のみで禁止することはできません。対象バージョン:ver1.2~
データ暗号化形式について教えてください。
端末-サーバー通信についてAES形式で暗号化を行っています。 また、受信したメッセージや画像はアプリ内データとして保護され、外部からの閲覧を防止します。
ネットワークのセキュリティーはどうなっていますか?
管理Webならびにスマートデバイスともにセンター通信はhttps通信となっています。
データセンターの所在地・セキュリティー対策について教えてください。
当サービスは、ISMS(ISO27001)の認証を取得した国内のNTTグループデータセンターに収容しています。 (詳細な住所などは機密上の理由により、公開していません。)

タスク

各タスクの内容を確認したいです。
システム管理サイトからタスクの実施状況を確認いただけます。
また、各タスクのレポートについてCSV形式でダウンロードすることが可能です。

利用ログ

メッセージログにはデータとして何が含まれていますか?
テキストメッセージ/スタンプ/写真・画像・動画/その他ファイル添付が含まれます。
メッセージログに保存期限はありますか?
メッセージログの保存期間は2年間です。
利用ログの集計や解析はできますか?
利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
各ユーザーのメッセージ内容を確認したいです。
システム管理サイトから、メッセージログを取得できます。
利用状況を確認したいです。
システム管理サイトにて、以下データをご確認いただけます。

・各ユーザーのメッセージ件数、タスク件数、コンタクト数、更新日時など ・各タスクの詳細(依頼者・担当者・タスク内容・レポートなど)

・また利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。

設定

1ユーザーに紐付けられる組織はいくつまでですか?
組織は5階層まで設定できます。
さらに細かい組織が必要な場合は、繋げて表記するか、「備考」項目をご利用ください。
着信音や通知の設定を変更できますか?
プッシュ通知の通知設定が可能です。 (通知オン/通知オフ/午前7時まで通知オフ)
また、「通知音設定」で通知音の変更が可能です。
ユーザーを一括登録(編集/削除)したいです。
CSVインポートによる一括登録/編集が可能です。 ユーザ情報の変更(既存情報への上書き)、ユーザアカウントの削除も同様の操作で行えます。

◆一括編集
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、パスワード以外の項目について、CSVファイルの内容でユーザー情報が上書きされます。


◆一括削除
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、削除されます。

マイプロフィールは編集できますか?
パスワード、およびプロフィール画像の変更が可能です。
上記以外のプロフィール項目の変更は、管理者がシステム管理サイトにて行ってください。

料金プラン※1

手厚いサポートが付いた「管理者代行」メニューの登場で、ベースプランがさらに充実しました(2021年6月15日)

  • 「elgana」は、ID単位でのシンプルな
    料金体系です。

  • 最低利用期間はございません。
    両プラン共にビジネスチャット機能を
    お気軽にご利用頂けます。

料金

  • 初期費用
    無料
  • 月額料金
    フリープランなら無料
    ベースプランなら330円(税込)/ID
    初月は無料です。※2
プラン種別 フリープラン ベースプラン
(2021.06月時点)
価格(1ID/月) ¥0 ¥330(税込)
基本機能 ID上限 なし なし
グループトーク上限 20グループ/ID なし
ユーザー管理機能
テレワーク 音声通話・会議※3 1対1 1対1
Web会議 Cisco Webexとの
連携による提供
Cisco Webexとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
ファイル添付
(閲覧可能期間)

(1週間)

(2年間)
セキュリティー デバイス制限
機能利用制限 ◎(詳細設定可能)
サポート サイト(FAQ・事例)
管理者代行 -
  • ※ Cisco Webexは米国およびその他の国におけるCisco Systems, Inc.およびその関連会社の商標です。
  • ※ NeWorkはNTTコミュニケーションズ株式会社の商標です。
  • ※1 ご利用にはインターネット環境が必要となります。アプリのダウンロード、トークや音声通話には通信料が発生する場合があります。
  • ※2 お申し込み月の月末までが無料となります。翌月からは費用が発生します。
  • ※3 ご利用環境(モバイル端末のOSバージョン、端末機種、端末設定など)により通話がつながらない場合があります。

仕様について

動作環境(OS、ブラウザ)※1※2

ユ|ザ|側端末

ユーザー側端末

Android端末でのご利用
(Androidアプリ)
Android 7
Android 8
Android 9
Android 10
Android 11
Android 12
iOS端末でのご利用
(iOSアプリ)
iOS12、iOS13、iOS14、iOS15
PCブラウザでのご利用
(WindowsOS)
Microsoft Edge最新版
Mozilla Firefox最新版
Chrome最新版
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    Safariは、米国ならびにその他の国で登録されたApple Inc.の商標です。
  • ※2 あらゆる環境(利用端末、通信環境等)での動作・性能を保証するものではありません。
    一部端末では機能がご利用いただけない場合もございます。動作の確認にはフリープランをご利用ください。

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