IT化とは
IT化を進めてメリットを享受するためには、意味や目的を理解しておく必要があります。ここでは、IT化の定義・目的とあわせて「DX」との違いについても詳しく解説します。
IT化の定義
IT化とは、手作業で行っていた既存のアナログ業務をデジタルに変換することです。たとえば、朝礼やミーティングなど対面で行っていた連絡業務をビジネスチャットに移行すれば、コミュニケーションが円滑化されます。ほかにも、電卓やエクセルなどで行っていた会計処理を会計システムの導入によって自動化したり、タイムカードで管理していた勤怠を専用ツールの導入でデータ化したりする取り組みもIT化につながります。
IT化の目的
IT化の目的は、RPAやビジネスチャットなどの導入により、事務作業やルーティンワークの自動化および業務の効率化を目指すことです。IT化により、少子高齢化による生産人口の減少といった社会情勢や、災害発生時などの非常事態でも、柔軟に対応できる体制づくりが可能です。
たとえば、RPAを導入すれば手作業で行っていた請求書の作成・管理業務や経費計算業務などをAIが自動で行ってくれるため、業務負担量や残業時間の削減につながります。定例会議を実施している企業では参加者のスケジュール確保が必要ですが、ビジネスチャットを導入すればいつでもどこでも情報共有ができます。
DXとの違い
DXはDigital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略語であり、IT化と似たような言葉ですが目的が明確に異なります。IT化は、既存のアナログ作業をデジタル技術を駆使して業務効率化するなど、業務プロセスの改善が目的です。一方でDXは、業務のデジタル化によって組織全体を変革し、競争優位性の向上や新たなビジネスモデルの創出が目的です。IT化を進めて業務全体が改善されていけば、DXにもつながるといえます。
IT化の５つのメリットとは
IT化を進めていけば、業務効率化以外にも情報共有の円滑化や人手不足の解消など、さまざまなメリットが享受できます。ここでは、IT化を進める5つのメリットを詳しく解説します。
業務効率化・生産性向上につながる
IT化の推進により、これまで手作業で行っていた業務をデジタル化することで効率化できます。たとえば、請求書の作成や経費計算などの業務は、手作業で行うと膨大な時間がかかったりミスしたりする可能性があります。ITツールを導入すれば業務を自動化でき、ヒューマンエラーの防止や時間短縮が可能です。手間がかかる業務を削減できるため、生産性の向上につながり別の重要な業務にリソースを割り当てられます。
情報共有の円滑化につながる
ITツールを導入すれば、いつでもどこでもスムーズに情報共有でき、社内における情報共有が円滑化されます。たとえば、紙の書類をデータ化してクラウドストレージにアップロードすれば、時間や場所を問わずに誰でも簡単に情報の閲覧が可能です。ビジネスチャットを利用すれば、会議を開かなくても社内で一斉に情報が共有できます。情報共有にかかる細かい手間を削減すると、主眼であるコミュニケーションがより活発化し、業務の進行がスムーズになるでしょう。
働き方を多様化できる
IT化の推進は、リモートワークの導入や海外人材の活用など、働き方の多様化につながります。たとえば、オンライン会議ツールやビジネスチャットを活用することで、インターネット環境があれば国内外のどこからでもコミュニケーションが取れるようになり、リモートワークの導入が可能です。
従業員にとっては、好きな場所で働けるうえに通勤時間の短縮にもなるため、満足度が高まったり生産性が向上したりするなど業務への好影響も期待できます。オフィスの近くに居住していない人も働けるようになるため、人材採用対象者の幅が県外や海外などへと広がり、人材を確保しやすくなるでしょう。
人手不足の解消につながる
IT化を推進すれば、事務作業やルーティンワークに割いていたリソースを削減できるため、人手不足解消につながります。たとえば、RPAなどの専用ツールを導入して自動化すれば、顧客データや在庫データなどを手作業で書類にまとめたり表計算ソフトに入力したりする業務にリソースを割く必要がありません。従来よりも少ない人手で業務を遂行できれば、人手不足による課題の解決につながり、主要な事業の発展や新規事業への挑戦に注力できるでしょう。
DX推進につながる
IT化は、業務効率化や生産性向上につながるため、企業の成長にも寄与します。IT化を推進することで、デジタル技術に対する意識が浸透し、DXに向けた戦略を立てやすくなるでしょう。全社でのIT化実現によりDXが推進されれば、新たなビジネスモデルの創出や企業価値の向上につながり、企業の競争優位性を確立できます。自社ならではの価値を提供し、業界内でグローバルに安定した経営を実現していくためにも、IT化ひいてはDXの推進が不可欠です。
IT化の３つのデメリットとは
IT化を推進することでさまざまなメリットが得られる反面、ITツールの選定やセキュリティー対策の難しさなどのデメリットもあります。ここでは、IT化の推進における3つのデメリットを解説します。自社の状況と照らし合わせて、IT化を進めるにあたってどのようなハードルがあるかを確認しましょう。
ITリテラシー教育にコストがかかる
IT化を進めていくうえではIT技術に慣れない従業員もいる可能性があるため、ITリテラシー教育を実施しなければならず、時間と人件費などのコストがかかります。たとえば、アナログ業務をデジタルに変換するためのフロー作成や、研修を実施するためのマニュアル・テキスト作成などが必要です。ITツールが従業員に浸透すれば、業務効率化や生産性向上につながるものの、そこに至るまでは時間的・金銭的なコストが発生することを念頭におきましょう。
ITツールの選定が難しい
世の中には多くのITツールがあるため、自社に合ったものを見つけるのに時間がかかります。ITツールを導入したけれど目的と合致しない場合は、別のツールを再選定しなければならず、無駄なコストが生じることになります。ITツールのなかには、数十万円から数百万円するなど非常に高額なものもあり、いきなり導入に踏み出すのは難しいかもしれません。
ITツールの費用が廉価であれば、まずは使ってみて自社にフィットするかを確かめられます。しかし、低コストのものや無料体験ができるものからテスト導入しながら進めていくと、本格的にIT化を進めるまでには時間がかかってしまうデメリットが生じます。
セキュリティー対策をする必要がある
IT化を進めると、重要な資料や顧客情報などのデータをオンライン上で管理する場合があります。そのため、不正アクセスや従業員の誤送信などで情報漏洩が起きる危険性を考慮しなければなりません。ほかにも、ウイルス感染によるサイバー攻撃などで情報が抜き取られてしまうと、多大な損失を被ったり企業の信頼を失ったりする可能性もあります。そのため、IT化を進めるにはセキュリティー対策が必須だといえます。
IT化を効率良く進める４つのポイント
IT化を効果的に進めるためには、ただITツールを導入すれば良いわけではありません。ここでは、IT化を上手に進める4つのポイントを詳しく解説します。ポイントを抑えて、自社に合ったIT化の進め方を検討しましょう。
IT化の目的を明確にする
IT化を進める際には、業務効率化・生産性向上・人手不足問題の解消などといった導入目的や理由を明確にしておきましょう。目的が曖昧なまま進めてしまうと、従業員がIT化の重要性を理解できないまま浸透せずに、計画倒れになってしまう可能性があります。ITツールを導入しても活用されなければ、導入コストが無駄になってしまいます。
目的を明確にして従業員と共有できていれば、IT化によって業務負担量が削減されたり、自由な働き方が実現できたりするなどのメリットを得られることを、従業員一人ひとりに理解してもらえます。
徐々にIT化を進める
一度にすべての業務をIT化するのではなく、一部の業務から徐々に進めていくのがIT化成功へのポイントです。IT化を進める際には、ITツール導入後に従業員への教育に多くの時間を要します。そのため、一度にすべての業務でIT化を進めてしまうと教育に割けるリソースが不足してしまい、現場はIT化に不慣れなまま業務を進めなければなりません。混乱が生じたり、従来より業務が複雑化したりと、業務効率や生産性に逆効果を招くおそれがあります。
IT化の成功へのポイントは、まずは業務への影響を小さく抑えるために、一部の事務作業やルーティンワークから始めることです。IT化が浸透して効果が出てきたら、徐々にIT化の範囲を拡大していきましょう。手始めにIT化をする例としては、勤怠管理システムを導入してデータ管理を簡素化したり、ビジネスチャットを導入して会議やメールで行っていた情報共有を円滑化させたりすることなどがあります。
効果検証を実施する
実際にITツールを導入した後は、どれくらい業務効率が改善されたかを数値化し、効果検証を実施しましょう。最初は一部の業務でコストが低いものや無料体験版を導入します。アナログで業務を進める場合とIT化した場合で、ツール導入によりどれくらいの改善率が得られるかを把握しましょう。
求める成果が出ていれば、ツールの本格的な運用を開始します。成果が芳しくなかった場合は、ツールの変更やIT化計画の見直しが必要です。そこから数ヵ月を経て、ふたたび検証し、業務効率がさらに向上していれば、IT化を他業務へと広げていきます。ただし、ほとんどの業務でITツール導入が済んだとしても、効果検証は継続して行うことが大切です。
IT導入補助金を活用する
IT化を進めたいと考えていても、ITツールの導入に割ける資金が乏しい場合もあるでしょう。そうした際には、IT導入補助金の活用がおすすめです。IT導入補助金とは、中小企業の課題やニーズに合ったITツールを導入するための資金を一部補助する制度です。IT導入補助金には、「通常枠」「セキュリティ対策推進枠」「デジタル化基盤導入枠」などの種類があり、それぞれ補助金額や条件が異なります。場合によっては、数百万円以上の補助を受けられる可能性があるため、一度検討してみてください。
IT化の成功事例
ここでは、IT化の成功事例として中部経済新聞社様のケースを紹介します。中部経済新聞社様では、ビジネスチャットの「elgana」を導入し、業務効率化および情報共有の円滑化を早期に実現されました。
「elgana」導入以前は、全社で使われている情報共有ツールが複数存在していたため、情報が錯綜することがありました。リモートワークを実施している従業員に対し、情報共有をスムーズかつ確実にできることが課題でしたが、導入コストや操作性の面で自社に合ったツールが見つからず悩んでいました。
無料でも充実した機能が利用できる「elgana」は、利用開始時のユーザー登録や各種設定が管理者権限の作業で簡単に完結するため、ITツール初心者でも安心して導入できました。従業員一人ひとりに「elgana」の利用を促進したところ、使い勝手のハードルの低さもあって情報共有のレスポンススピードが格段に向上。80名以上への情報共有やスケジュール調整などが迅速に完了するようになりました。
ほかにも、これまでFAXやメールを使って新聞記事の校正をしていましたが、「elgana」導入後は、スマートフォンでスピーディーに校正できるようになりました。紹介した業務以外でも多くの業務が効率化の向上を実現し、全社での「elgana」利用率100%を達成しています。
参考：株式会社中部経済新聞社
「elgana」を導入して、IT化を促進しよう！
IT化とは、これまで手作業で行っていたアナログ業務をITツールの導入によりデジタルに移行し、業務の効率化向上を目指すことです。IT化は、業務効率化以外にも、情報共有の円滑化や働き方の多様化、人手不足による課題の解消など、さまざまなメリットをもたらします。
また、IT化を全社で進めて業務効率の大幅な改善が実現されれば、企業の競争優位性を確立できるDXの推進にもつながっていくでしょう。もちろん、IT化にはデメリットもあります。ただし、IT化の明確な目的を持ち、導入を少しずつ進めながら効果検証を繰り返したり、IT導入補助金を活用したりすることで、成功につながりやすくなります。
「elgana」は、コミュニケーションの円滑化やスピーディーな情報共有を実現できるビジネスチャットです。無料版でもペーパーレス化やテレワーク運用に役立つ機能を備えており、初心者でも操作しやすいデザインとなっています。また、セキュリティー対策機能も充実しており、管理者側から不正アクセスや誤送信などのリスクを低減できます。サポート体制も充実しており、社内にIT担当者がいなくても安心してご利用いただけます。
今後、IT化を進める際には「elgana」の導入を検討してみてください。
