情報共有、セキュリティー、コミュニケーション･･･
新聞社の各事業をつなぐelganaの存在感
事業内容について
当社は愛知・岐阜・三重・静岡の経済情報を報道する「中部経済新聞」や「日刊ゲンダイ 中部版」の新聞発行事業のほか、データブック「中経企業年鑑」など出版事業、「名古屋モーターショー」などイベント事業、本社ビルを主とした不動産事業などを展開しています。いずれの事業も綿密な情報共有やコミュニケーションが求められ、かつ情報管理においても、高いセキュリティーを担保するという企業としての社会的責任があります。高いセキュリティー環境下での円滑なコミュニケーションを実現し、業務を支えてくれているのがelgana です。（今井氏）
コロナ禍でリモートワークに。
全社的な情報発信をelganaが実現
導入の決め手
当社がelganaを導入したのは、2020年10月のことです。当時は新型コロナウイルス感染症のさらなる拡大を防ぐため、企業ではリモートワークやローテーションでの出勤を継続していました。それまでの約半年にわたる経験も生かし、社内の各部門や社員同士では従来からの電話やFAX、メールに加えて、様々なオンラインツールを利用して情報共有やコミュニケーションを図っていました。
一方で、利用するツールは各部門・社員に任せていたこともあり、社内で使われているツールは三者三様でした。管理部門としては「これでは、全社へスムーズに情報発信ができない」「会社としても情報が管理できるよう、全社で情報共有を図るコミュニケーションツールを統一できないか」と思案していた時期に、ＮＴＴグループの担当者から提案されたのがelganaでした。（有竹氏）
選定に当たっては、社員間でも知名度が高く、すでに各部門で利用されていたいくつかのビジネスチャットやSNSについて比較・検討しました。ここで懸案となったのは、利便性や効率を求めて全社で有料プランに入ったとしても、そもそも電話やFAX、メールでのやり取りに慣れている現状で、新たなツールがどれだけ利用されるかが不透明であり、できれば初期に投じる費用を抑えたいという想いがありました。
これに対してelganaは、フリープランでもアカウント数やデータ保存容量の制限がないなど、無料で利用できる機能が充実していることが非常に魅力的でした。さらには利用開始時のユーザー登録や各種設定も管理者権限で作業が完結するため、PCやスマホ操作に苦手意識を持っている社員でも安心して導入できるといった点も、高く評価しました。そうして、まずは少人数で利用しながら検証を行った上で、全社での導入を決めました。
新聞社ならではといえるのかも知れませんが、当社では東海4県のニュースや話題をスピーディーに取り上げるべく、12の出先拠点を有しています。導入時には、elganaの定着・利用促進に向けて、東京を除いたすべての支社・支局へ赴いて、操作や活用方法の説明などを実施しました。先の通りelganaは管理がしやすい仕様であるため、導入後のフォローアップは最小限にとどめることができたように思います。
また当社では、社内配布のPCについては起動時にelganaが立ち上がるよう設定し、始業時に必ずelganaを確認できるようにしました。加えて13時、17時にも未読メッセージの通知が届くようにし、日常的に触れる機会をつくりました。さらに社内では、elganaの使い方や考え方をわかりやすくまとめた「elgana5ヶ条」という書面を配布しました。いざというときのために、トラブルやリスクをあらかじめ想定してルール化することは、コロナ禍はもとより、通常の業務においても非常に大切だと考えています。（今井氏）
ワクチン接種の日程調整も短期間で完了！
紙面発行もwithコロナ時代らしいスタイルに
導入後の効果
elganaを導入して、最初に効果を実感したのは新型コロナワクチン職域接種のスケジュール調整です。本来であれば数週間から1カ月程度の準備期間が必要なものですが、様々な状況から、1週間程度で全社員の接種日時を調整しなければならないということになりました。さらに各社員が取材や営業活動をしている合間での接種であり、副反応で出勤できない場合のリスクまで勘案すると、細かな日程調整が必要となります。そうした中で、スムーズな日程調整業務を大きく後押ししたのがelganaでした。
迅速に日程調整を進めるには、予約可能な時間と、社員一人一人の予定をすり合わせる必要があり、その為には素早く正確な情報を伝え、密にコミュニケーションをとることがポイントとなります。ここで効果的だったのは、PCの起動に合わせてelganaも立ち上がるように設定していたことです。社員一人一人が必ずPC起動時にはelgana を確認することが習慣化していたことから、格段にレスポンスのスピードが上がりました。以降の調整作業もスムーズに進み、予定通り1週間で80名以上の調整を完了することができました。正確に比較することはできませんが、おそらくメールでの調整だと、このスピードでの完了はなかったと思いますね。（有竹氏）
さらに各部門でも、業務にマッチさせた形での利用が進んでいます。例えば新聞部門では、取材記者が紙面の発行前にゲラ（印刷前の紙面）を目で見て行う校正作業でelganaが役立ちました。従来は帰社してからか、出先からFAX・メールを使って作業を行っていましたが、elgana導入後はスマートフォンで、その場での校正が可能となりました。これによって効率化が進み、正確さもアップしたことはいうまでもありません。ほかにも新聞広告の掲載枠調整、外部からの連絡や問い合わせの対応、スケジュール共有など業務の様々なシーンで利用されています。（今井氏）
当社主催のイベントやキャンペーンにおいても、elganaが役立っています。先日も、本社ビルにて飲食店舗を営業されるテナント様と連携したキャンペーンを実施しましたが、この準備に関してのやり取りをelganaで行いました。これまで外部の協力会社とはメールでのやり取りが中心でしたが、関係者が多くなると、CCで同報する際の数も増え、送信の度にインラインの数も増えていくものです。結果、何に対しての返信なのかわからない、後で履歴の確認がしづらいといったことも起こりがちですが、elganaは見やすく、検索機能もあります。また、新規アカウント設定やグループ分けも簡単にできるため、セキュリティー面を重視しつつ、プロジェクトごとに外部の方を加えてコミュニケーションを図るということもでき、安心して利用できます。
ほかにも各部門、グループ、個人間でも、情報発信・共有や連絡、日常的なコミュニケーションにelganaを利用しています。業務以外での利用も計画しています。当社では社員間の関係性の希薄化を防ぐため同好会を立ち上げる計画があります。今後はそれらの活動でもelganaの活用を計画しています。コロナ禍においてはコミュニケーションの不足が懸念されるところですが、コミュニケーションの活性化にelganaが有効な手になるとよいなと考えています。当たり前のことかも知れませんが、定期的な利用調査で「elganaを一日に一度以上利用していた社員の割合が100％を達成した」というデータも得られており、当社ではコミュニケーションツールとして十分に浸透・定着したといえます。（有竹氏）
十分に浸透したelganaの機能性を生かし、
新たなアイデア生み出す「仮想空間」への利用も
今後の展望
当社は全社員が利用しているといっても、多くはメールの代替であり、まだまだ機能面を活用して業務効率化が図れる可能性があると考えています。elganaが日々進化を遂げているように、私たちも機能やノウハウを習得しながら、業務に生かしていきたいと考えています。（今井氏）
一つ着目しているのは、「価値的な雑談」です。多くの企業でも同じだと思いますが、社内で業務の合間に行う社員同士の雑談が、新たな事業やサービスを生み出すきっかけとなることがあります。コロナ禍においては、こうした機会が大きく失われてしまいました。
しかしながら、elganaはコミュニケーションツールであり、社員一人一人にとっても身近な存在です。雑談という表現をそのまま使うのは難しいかも知れませんが、あくまで業務の一つとして認識した上で、何かしらのビジネスチャンスにつながりそうな情報を共有したり、テーマを決めてブレストをしたりという、対面で従来何気なくやっていたことと等しい「仮想空間」を生み出すことができれば、とも期待しているところです。（有竹氏）
当社はこれまで、多くの地元企業にスポットライトを当て、先進的な事例を紹介して参りました。そんな当社だからこそ、地元密着のメディアたる強みを生かしながら、読者に必要とされる新たなアイデアを生み出し、提示していく存在でありたいと思っています。そのために社員同士のアイデアを集めるツールとしても、elganaをより積極的に活用していきたいと考えています。（今井氏）
