社内コミュニケーションの課題と原因とは
社内コミュニケーションではどのような課題が生じやすいのでしょうか。ここでは、社内コミュニケーションの課題とその原因について紹介します。
コミュニケーション不足
社内コミュニケーションで生じる最大の課題は、社員間のコミュニケーション不足です。部署間や上司・部下、経営層と現場など、コミュニケーション不足に陥るケースはさまざまです。
社内コミュニケーションが不足する原因としては、「コミュニケーションを積極的に行う社員がいない」「コミュニケーションを取るメリットが伝わっていない」「テレワークが進んだことで対面でのコミュニケーションが取れなくなった」などの理由が考えられます。
情報共有の重要性に対する理解度に差がある
社員間で情報共有のメリットや必要性への理解度に差がある場合、「細かい情報は共有する必要がない」「情報共有のやり方がわからない」「情報共有にかかる手間が面倒」などと考えてしまい、情報共有に対する意識が低くなる可能性があります。情報共有を円滑にする土壌が社内になかったり、重要性を理解している社員が少ない状態にあるのなら、まずは社員の意識改革と情報共有をしやすい環境づくりから行う必要があります。
上司と部下の意思疎通がうまくいかない
社内コミュニケーションに課題を抱えている企業のなかには、上司と部下の関係性に問題が生じているケースがあります。上司と部下では、仕事における経験や知識の量、役割や責任の範囲などに違いがあります。また、年齢差によっては、価値観に違いが生じる場合もあるでしょう。そのため、お互いの立場や状況を理解せずにコミュニケーションを取ると、誤解やトラブルが生じて意思疎通がうまくいかないことがあります。
社内コミュニケーションの課題が与える影響とは
ここでは、社内コミュニケーションの課題が与える影響をいくつか紹介します。会社の業績にも関わる問題のため、チェックしておきましょう。
業務効率・生産性の低下
社内コミュニケーションが不足していると、業務に必要な情報共有の停滞につながる恐れがあります。コミュニケーション不足を起因とする情報共有の漏れや遅延によって、業務進捗への影響やミスの誘発などのリスクが生じます。また、部署間や上司・部下での連携も機能しなくなるため、情報確認に余計な時間を要したり従業員一人あたりの負担が増えたりして業務効率・生産性が低下します。
モチベーション・エンゲージメントの低下
社内コミュニケーションに問題があると、従業員のモチベーションやエンゲージメントが低下します。コミュニケーション不足の職場は、社員同士の信頼関係が希薄になりがちです。その結果、組織への帰属意識は薄くなり、仕事への熱意も失われてしまうでしょう。また、コミュニケーション不足は人間関係のトラブルや会社への不満の原因につながり、離職率が高まる可能性があります。
組織力の低下
社員同士で信頼関係を構築するには、社内コミュニケーションが必要不可欠です。逆に社内コミュニケーションが不足していると、社員同士でのチームワークが発揮されなくなり、組織力は低下します。その結果、組織全体でチームビルディングがうまくできなくなり、一人ひとりのパフォーマンスの低下を招くでしょう。組織力が低下すると、企業の業績や成長にも悪影響を及ぼす恐れがあります。
顧客満足度の低下
社内コミュニケーションに課題を抱えていることで業務効率・生産性が低下すると、サービスや顧客対応の品質低下につながります。具体的には、情報共有がスムーズに行われないことで、顧客からの要望に適切な対応ができなくなる可能性が生じます。適切な顧客対応ができなければ、不満やクレームにつながり、顧客満足度は低下するでしょう。
新たなアイデア・イノベーションが生まれない
社内コミュニケーションが不足していると、重要な意見交換が行われなくなります。企業の新たなアイデアやイノベーションは、社内での意見交換から生まれることが少なくありません。しかし、社員が社内コミュニケーションに消極的だと、自発的にアイデアを発信しようと考える社員が現れなくなるでしょう。企業の成長・業績アップをめざすうえで、新たなアイデア・イノベーションが生まれない企業風土にあるならば、早急に改善する必要があります。
社内コミュニケーションの課題を解決する５つの方法
ここでは、社内コミュニケーションの課題を解決する５つの方法を紹介します。課題解決に向けたひとつのアイデアとして、ぜひ取り入れてみてください。
社内アンケートの実施
アンケートを通じて社員の現状に対する本音を集め、改善につなげることができます。アンケートの実施にあたっては、目的、対象、質問内容、回答率を明確にし、有効な回答が得られるよう答えやすい質問項目を用意して実施しましょう。
ただし、社内アンケートの実施は、社内コミュニケーションの課題を解決する第一歩に過ぎません。なにより大切なのは、アンケート結果をしっかりと分析し、具体的な改善策を立案・実行することです。社内コミュニケーションの活性化をはかるためという目的を見失わないようにしましょう。
社内イベント・研修の開催
社内イベントや研修を開催し、社員同士の交流が生まれる場を設けることも社内コミュニケーションの課題解決に有効です。社員同士に交流が生まれると、同じ目標に向かって協力したり、仕事以外の話題で会話したりして相互理解を深められ、コミュニケーションの活性化につながります。
具体策としては、社内レクリエーション、社内交流会、社員旅行、コミュニケーション研修、チームビルディング研修などがあげられます。社員の興味や関心を把握したうえで、目的に応じた社内イベントや研修を開催しましょう。
フリーアドレス制の導入
フリーアドレス制は、オフィス内に社員一人ひとりに個別の席をつくらず、自由に席を選べるようにすることで部署やチームの垣根を越えた社内交流を促す方法です。フリーアドレス制を導入すると部署やチームごとに席が分断されないため、仕事上の相談やアイデアの共有など、さまざまな場面でコミュニケーションが活性化されるでしょう。また、コミュニケーションが活性化することで、社員同士の価値観や部署の方針などの理解が深まって協力関係が構築され、組織の一体感が生まれます。
1on1ミーティングの実施
1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う定期的な面談のことです。1on1ミーティングを実施することで、上司は部下の業務の進捗状況や課題などを把握しやすくなり、部下は上司に仕事やキャリアに関する悩みを相談する機会が増えます。
1on1ミーティングの積み重ねによって、上司と部下の間には信頼関係が構築されやすくなります。その結果、部下のモチベーションやエンゲージメントが向上し、成長やスキルアップが期待できるでしょう。1on1ミーティングを効果的に行うには定期的に実施し、部下の話にしっかりと耳を傾けることが大切です。
コミュニケーションツールの導入
コミュニケーションツールを導入することで、コミュニケーションの活性化や情報共有の円滑化が期待できます。コミュニケーションツールを導入する際は、チャットツールやWeb会議ツールなど、自社の目的や課題に応じたツールを選ぶのがポイントです。たとえば、チャットツールを活用して社内報を発信することで、組織のビジョン・目標や各部署の取り組みを社員に伝えられます。
コミュニケーションツールのなかでもビジネスチャットは、業務連絡に特化しています。ビジネスチャット「elgana」は、タスク管理機能やアンケート機能など、社内コミュニケーションの活性化を促すのに有用な機能が豊富です。また、部署やプロジェクトに応じてチャットルームを作成できるため、情報共有効率の向上も実現可能です。 さらに、端末にデータが残らないため、盗難や紛失時も情報漏えいリスクが低くなり、セキュリティー対策につながります。
社内コミュニケーションの課題をビジネスチャット「elgana」で解決した事例
東海地方で経済誌を発行している株式会社中部経済新聞社では、テレワークを導入したことで、コミュニケーションの不足や情報共有効率の低下などの問題が生じていました。これらの課題を解決するためにオンラインツールを導入しましたが、社員ごとに使っているツールが異なっており、情報を一元管理できていませんでした。
ビジネスチャット「elgana」導入後は、情報共有の方法が全社で統一され、コミュニケーションが活発化しています。また、テレワーク社員とのコミュニケーションはもちろん、外出中の社員は帰社せず顧客からの問い合わせ対応や、スケジュール共有などの連絡をその場で行えるようになったため、業務連絡のスピードが格段に上がっています。
導入事例：株式会社中部経済新聞社
社内コミュニケーションの課題を「elgana」で解決しよう
社員同士のコミュニケーション不足や情報共有の重要性に対する理解度が低いなどの課題を抱えていると、社員の生産性やモチベーションの低下などを招いてしまう恐れがあります。その結果、組織力や顧客満足度の低下にもつながり、企業の成長を阻害する要因となったり業績が悪化したりと、悪循環を生んでしまうでしょう。
社内コミュニケーションの課題を解決するには、社内アンケートの実施、イベント・研修の開催、フリーアドレス制の導入、1on1ミーティングの実施などの方法があります。また、コミュニケーションツールを導入して、オンラインでコミュニケーションを取れるようにするのもおすすめです。
ビジネスチャット「elgana」は、社内コミュニケーションの課題を解決できる機能が豊富にあります。部署やプロジェクトに応じてチャットルームを作成できるほか、タスク管理機能やアンケート機能など、コミュニケーションを活性化させるのに便利な機能をご利用いただけます。無料でお試しいただけるプランもありますので、社内コミュニケーションの課題解決に向けて、ぜひ導入をご検討ください。
