COLUMN

業務効率化 社内コミュニケーションの
成功事例9選!
活性化のメリットも紹介

2021/11/17

コロナ過において、テレワークやオンライン会議の増加など、働き方の変化を求められる中で、”社内コミュニケーション”を課題と感じていらっしゃる方は多いのではないでしょうか。

この記事では、社内コミュニケーションを活性化することによるメリットと、コミュニケーション活性化の成功事例をご紹介いたします。

目次

社内コミュニケーションを活性化させる3つのメリット

社内コミュニケーションの活性化がもたらすメリットには次のようなものが挙げられます。

メリット(1)組織の活性化

業務連絡や情報連携の円滑化はチームワークを育みます。

チームや部門間での活発なコミュニケーションにより、業務での新たな取り組みへのつながりや、社員ひとりひとりの参画意識の高まり、ひいては組織全体の活性化につながります。

メリット(2)生産性の向上

ビジネスマナーでもある「報告・連絡・相談」がしっかりと行えることで、ミスやトラブルを未然に防いだり、業務の改善点を見つけやすくなるなど、業務効率化につながります。

さらには個々の従業員の業務量や業務の適性把握がしやすくなるため、適切な人材配置やマネジメントが可能となり、組織全体の生産性向上にもつながります。

メリット(3)社員定着率の向上

円滑なコミュニケーションは従業員同士の信頼関係を深めます。
年代や部門を超えて話をしやすい環境を整えることで、風通しの良い働きやすい職場環境が生まれ、離職率の低下につながります。

社内コミュニケーションの成功事例 9選

社内コミュニケーション活性化に向けては、大きく2つの方向から対策を考えることが重要となります。
一つは会社がコミュニケーションしやすい環境を作ること。もう一つは、従業員が意欲的にコミュニケーションしようと思えるような雰囲気を作ることです。
ここからは、そういった対策を取り入れた様々な事例をご紹介していきます。

(1)フリーアドレス

フリーアドレスとは、個人専用のデスクを設けず、従業員が自由に場所を選んで仕事をするスタイルです。
そうすることで、普段会話をする機会のない社員間でコミュニケーションが生まれるなどの効果が期待できます。また、必要に応じて打合せをするメンバー同士で近くに着席したり、やりとりが多い他部門メンバーの近くで業務をすることで、スムーズなやり取りが生まれ、業務効率化にもつながります。
また、フリーアドレスを導入する際は、部門間の区切りも取り払うことで、社内に解放感が生まれ、雰囲気が明るくなるという効果もあります。そういった環境の変化が、さらにコミュニケーション活性化を加速させるという効果も期待できます。

(2)1on1ミーティング

コロナ禍でテレワークが進む中、対面で話す機会が減少しています。社内のコミュニケーションロスを低減するために、定期的に直属の上司とWeb会議などで会話する機会を設けている企業もあります。
1対1のミーティングを実施することは、日程調整を含めて時間の捻出などに工夫が必要ですが、部下の業務状況や悩みを把握することで部下の変化に気づきやすくなり、必要な場合には早期にフォローすることができます。特に新入社員に対しては、きめ細かく実施することで早期離職を防止することも期待できます。

(3)社内ランチ会

月に一度従業員から役員を指名して、会社が費用を負担するランチ会を実施し、役員と従業員とのコミュニケーション促進に役立てている企業もあります。他にも、他部署とのコミュニケーション推進を目的とし、毎月全社員からランダムで割り振られた5-6名でランチをするシャッフルランチや、入社日から1週間の間、新入社員がメンターとともにあらゆる部署のメンバーとランチができるメンターランチなど、様々な事例があります。普段は接することがない従業員との親睦を深めることで、社内コミュニケーションの促進に役立っています。
最近では、Web会議システムなどを上手く活用することでコロナ禍での開催も可能になっています。

(4)朝会や夕会でのミニトーク

朝会や夕会などの際に、持ち回りでフリーテーマのスピーチをします。内容は、趣味の話でも仕事の話でも何でも構いません。フリーのテーマで雑談に近いスピーチをすることにより、普段は社内でコミュニケーションをとる機会が少ない人の人となりを知ることができます。その後の雑談などで話題にしやすく、コミュニケーションのきっかけを作り出せます。

(5)社内パーティー

毎月、日を決めてその月の慰労を兼ねたパーティーを実施する企業もあります。コロナ禍などで対面の実施が困難な場面が増えたため、最近ではオンラインでパーティーを実施している事例もあります。
社員を労うとともに、社員同士の親睦を深めるなどの効果があります。

(6)経営陣からの直接OJT

新入社員が月に一度、役員などの経営陣からOJTを受けるといったものです。新入社員全員と直接対話をしていくため、経営陣の負担は大きくなりますが、新入社員との密なコミュニケーションを深めるにはとても有効です。
また、経営陣とのOJTにより新入社員の視座が高まり、仕事へのモチベーションアップやパフォーマンス向上も期待できます。

(7)タウンホールミーティング

タウンホールミーティングとは、経営陣が従業員と直接対話できる形で進められるミーティングです。世代や階層の垣根を越えて対話することで、現場や社員の声を経営に素早く反映することができます。特にZ世代といわれるデジタルネイティブの意見を聞くことでITやデジタル領域の知識や意見交換が活発となり、新たなアイデアが生まれることもあります。
現場の声が経営陣に、経営人のメッセージが現場に伝わりやすくなり、相互理解が期待できます。

(8)社内部活動

同じ趣味を持つ社員が集まり、会社が活動費用を負担することで、社内部活動を認定するような仕組みもあります。社内部活動を作ることにより、部門や年代をまたいだ従業員が自発的に交流するチャンスを形成することが可能です。
参加者同士の精神的な距離が縮まり、業務中でも積極的にコミュニケーションをとりやすくなります。

(9)ビジネスチャットで気軽なやりとり

私生活ではチャット利用が一般的になりましたが、電話より気軽でメールよりも早いチャットはビジネスシーンにおいても普及が進んでいます。
気軽で迅速なやり取りが、業務の効率化にもつながります。

社内コミュニケーションはツール活用も有効

働き方改革の推進や、コロナ過による業務スタイルの変化に伴い、オンライン会議ツールをはじめとしたITツールの導入率が高まっています。
(9)の事例でもご紹介したビジネスチャットは、テレワーク環境下における円滑な社内コミュニケーションをかなえるツールとして効果を発揮します。

また、単にコミュニケーションを変えるだけでなく、コミュニケーションのDX化によるペーパーレス化の促進や、災害時の安否確認など様々な場面で活用でき、業務効率化や生産性の向上など多様な効果が期待できます。
新しいツールに目を向けると、これまでになく社内コミュニケーション活性化が加速し、働き方改革の推進が容易に実現できるかもしれません。

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※本内容は独自調査により作成しております。記載したメリットや成功事例がすべての方に当てはまるものではありません。

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