社内コミュニケーションを活性化させる４つのメリット
そもそも社内コミュニケーションを活性化させると、組織はどのようなメリットを享受できるのでしょうか。ここでは、社内コミュニケーション活性化のメリットを４つ紹介します。
社員同士の相互理解・信頼関係の構築
社内コミュニケーションが活性化されれば、社員同士の信頼関係や相互理解が深まります。お互いの性格や考え方を知ることで組織全体の一体感が醸成され、仕事上の意見交換もスムーズになるでしょう。また、社員は会社の方針や仕事に対するモチベーションが高まり、主体性も育まれます。
自主性を持った社員が増えれば、会社に対する帰属意識や当事者意識が社内全体で高まっていきます。その結果、社員は会社の問題を自分の問題として捉え、積極的に課題解決に取り組むようになります。
組織の活性化
社内コミュニケーションの活性化は、組織全体の活性化にもつながります。社員同士が日頃からコミュニケーションを取ることで、新しいアイデアや改善点などが生まれやすくなるでしょう。社員一人ひとりの気づきや意見が共有されるようになれば、会社全体の改革やイノベーションを推進する原動力になります。
また、社員の交流が深まれば、お互いを高め合う風土も醸成されます。社員が活発に意見交換できる環境があれば、自分から進んでスキルアップをめざすモチベーションにもつながるでしょう。
業務の効率化・生産性の向上
社内でコミュニケーションが活性化されれば、社員間での情報共有が促進されます。その結果、チーム全体でプロジェクト・タスクの全体像を把握しやすくなり、業務の引き継ぎや課題・解決策の共有がスムーズに行われるようになります。その結果、個々で課題を抱えることがなくなるため業務が停滞しなくなり、やり直しや重複作業が減少するでしょう。
また、社員各自のスキルや強みを理解することにもつながるため、適材適所の人員配置が行いやすくなります。個人の能力を最大限に発揮できる環境が整い、モチベーションやエンゲージメントが高まれば業務効率や生産性が大きく向上するでしょう。
以下の記事にて業務効率化の進め方を詳細に解説しておりますので、ぜひご覧ください。
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社員定着率の向上
社員同士がコミュニケーションをよく取ることで、良好な人間関係が築かれていきます。仕事上のストレスを相談したり、プライベートの話をしたりするなどの個人的なつながりが生まれると、会社への帰属意識が高まり、定着率の向上につながるでしょう。
また、コミュニケーションを通じて社員の声が経営陣に届きやすくなれば、働きづらさの原因となる制度や環境の改善につながります。会社側に前向きな変化が見られると、「この会社なら働きがいがある」と思える社員が増え、離職率の低下にも効果が期待できます。
社内コミュニケーションを活性化させる具体的な施策
ここでは、社内コミュニケーション活性化に向けて、高い効果が期待できる具体的な方法を紹介します。社内コミュニケーションの活性化を図るには、「会社からコミュニケーションが生まれやすい環境を提供すること」「社員が自発的にコミュニケーションをしようと思えるような雰囲気づくりを行うこと」が重要です。社内コミュニケーション活性化の施策として、ぜひ参考にしてみてください。
フリーアドレス制度の導入
フリーアドレス制度とは、社員一人ひとりに固定された席を割り当てるのではなく、社員がその日の業務内容や気分に応じて自由に座席を選択できる制度のことです。フリーアドレス制度を導入することで、普段接することのない社員同士がコミュニケーションを取る機会が増えるため、部署やチームを超えた交流が生まれます。
また、打ち合わせや連携が必要な場合、適宜関係者同士で近くに座れるようになるため、会議や相談をしやすくなります。意思決定が迅速化するだけでなく移動時間の短縮にもつながるため、業務効率が向上するでしょう。
ミーティングスペースを設ける
社内の至る所に小グループで打合せや議論ができるようなミーティングスペースを設けることで、社内コミュニケーションの活性化につながります。ミーティングスペースがあると社員が自然と集まりやすくなるため、気軽に他部署のメンバーを招集して打合せを行ったり、プロジェクトチームでの作業場所として利用できるようになり、部署間のコミュニケーション不足解消につながるでしょう。
通常の会議室だと予約が必要なうえに先約があると利用できないこともあります。一方、ミーティングスペースは自由に集まれるため、社員の間での情報共有やアイデア交換が活発になり、組織全体の活性化につながるでしょう。
1on1ミーティング
1on1ミーティングとは、上司と部下の2人で行う定期的なミーティングのことです。1on1ミーティングでは上司が部下の悩みや要望を聞き出し、コミュニケーションを深めることに主眼をおいています。1on1ミーティングを実施することで上司と部下の人間関係が深まるだけでなく、対話を通じた業務指示や部下への指導ができるメリットがあります。また、部下から上司に仕事の悩みや業務に対する意見・要望を相談しやすくなり、スキルアップや生産性の向上といった効果が期待できるでしょう。
社内イベントの実施
社内イベントとは、社員が業務外で触れ合う機会としてのレクリエーション活動やワークショップなどを指します。たとえば、社内ランチ会や運動会、社員旅行などがあげられます。社内イベントを定期的に開催することで、普段業務で接点の少ない社員同士が親睦を深めるきっかけを提供できるでしょう。いつもと違った雰囲気での社内イベントは、チームワークの醸成やモチベーションの向上、ストレス解消といった効果も期待できます。
経営陣からのOJT
部下や後輩を育成する方法として知られるOJT（On the Job Training）。これを社長や役員の経営陣が先導して現場の社員へ直接OJT研修を実施することで、社内コミュニケーションを活性化させる取り組みとして高い効果が期待されます。OJTを通じて経営陣と社員が接することは、社内コミュニケーションの機会が生まれるだけでなく、経営理念や働き方のロールモデルを示すこともできるでしょう。
また、現場社員にとっては日頃接する機会の少ない経営陣から直接アドバイスをもらえるため、スキルアップや仕事へのモチベーション向上にも寄与します。
タウンホールミーティング
タウンホールミーティングとは、経営陣と社員が直接対話しながら進めるミーティングのことで、「対話集会」とも呼ばれています。タウンホールミーティングは、経営陣が現場に出向いて社員と直接意見交換を行うことが目的です。
経営陣にとっては現場の生の声を直接聞く良い機会となり、社員にとっても普段コミュニケーションを取る機会が少ない経営陣と直接対話できる貴重な機会となるでしょう。こうした双方向のコミュニケーションが生まれると社内の課題共有や一体感醸成につながり、新たなアイデア創出の場となるため組織全体が活性化していきます。
社内部活動
社内部活動とは、趣味や文化活動を通じて社員同士の交流を促進する取り組みのことです。たとえば、野球部や登山部、ワイン研究会などのさまざまなテーマの部活動を社員自身で立ち上げ、それらを会社が支援しながら運営します。
部活動を通じて普段関わることの少ない社員同士が自身の趣味・嗜好を通じて交流する機会が増え、何気ない雑談ができる関係になることでコミュニケーションの活性化や信頼関係の構築が期待できます。ひいては組織の一体感が醸成され、社員の満足度と生産性向上につながるでしょう。
グループウェアの活用
グループウェアとは、インターネットを通じて情報共有や業務効率化を支援する機能を備えたソフトウェアのことです。グループウェアでは、「スケジュール・タスク管理」「ファイル共有」「チャット」「オンライン会議」「アンケート」といった多岐にわたる機能が利用でき、社内のコミュニケーション・情報共有の活性化に寄与します。たとえば、グループウェアを活用して個人が抱えていたナレッジやノウハウの共有を行えば、業務効率の改善や業務品質の向上へとつながるでしょう。
ただし、機能が豊富すぎて操作が複雑なものも多く、ITツールに不慣れな社員には浸透しない可能性があるため、導入する際にはマニュアル策定や教育が欠かせません。
オンラインミーティング
オンラインミーティングとは、オンライン会議システムを導入して遠方にいる社員や在宅勤務者とのコミュニケーションを円滑にする方法のことです。パソコンやスマートフォンさえあれば多数のメンバーがどこからでも手軽に参加できるのが大きなメリットです。
直接会うことが難しい社員との意見交換がリアルタイムにできるようになるだけでなく、移動時間の削減にもつながるため業務の効率化も期待できます。
社内SNS・ビジネスチャットの導入
社内SNS・ビジネスチャットの導入は、社内コミュニケーションを活性化させるうえで有効な手段といえます。社内SNSやビジネスチャットを導入すると、部署や距離を超えてコミュニケーションを取れるようになります。たとえば、ビジネスチャットで社内報を発信することで、社員同士の情報共有や意見交換が活性化します。なかでもビジネスチャットは業務連絡に特化したチャットツールで、情報漏えいや不正ログインなどの防止につながるセキュリティ機能が備わっています。
ビジネスチャット「elgana」は、社内コミュニケーションの活性化や業務の効率化を支援する機能を兼ね備えています。タスク管理機能やファイル共有機能で業務連絡が円滑になるだけでなく、充実したセキュリティ機能で安心して利用できるのも大きな特長です。
ビジネスチャットを活用した社内コミュニケーション活性化の成功事例
施設間のコミュニケーション活性化を実現｜社会福祉法人若竹会
岩手県にある社会福祉法人若竹会では、職員との情報共有の手間やレスポンスの遅延などが課題となっていました。特に災害時にはタイムリーな連絡が必要であるなか、一部業務でプライベートチャットが利用されており、連絡手段の区別がつきにくい状況も問題となっていました。
解決手段として「elgana」を導入したところ、情報伝達漏れやレスポンスの遅延がほとんどなくなりました。既読確認もできるようになったため、社内での迅速な情報共有を実現しています。また、業務とプライベートが切り分けられるようになっただけでなく、ユーザー管理がしっかりとできるようになったり社内全体へのファイル共有が一斉にできるようになったりと、業務効率化にもつながっています。
導入事例 社会福祉法人若竹会
スタッフ間のコミュニケーションの精度が向上｜株式会社JR西日本ホロニック
株式会社JR西日本ホロニックが運営する梅小路ポテル京都では、スタッフである社員とアルバイトとの連絡手段が統一されておらず、現場の状況把握が困難なことや情報共有の漏れが生じていたことが課題となっていました。
「elgana」導入後は、スタッフ間のコミュニケーションが活性化されただけでなく、現場の様子が管理者側から可視化され、マネジメントしやすくなっています。また、連絡手段が「elgana」に統一されたことで、全スタッフに対して一斉連絡できるようになったため、情報共有効率が改善されました。
導入事例 株式会社JR西日本ホロニック
社内の意思疎通のスピードと正確性が向上｜株式会社アースシフト
株式会社アースシフトでは、現場スタッフからの状況報告にタイムラグが生じていたことが課題でした。また、一部業務でプライベートチャットを利用していたことから、公私の切り分けとセキュリティ面での問題も抱えていました。
そこで「elgana」を導入したところ、現場からのレスポンススピードが向上したことで迅速な状況把握が可能になり、適切な判断と対応がしやすくなりました。また、業務とプライベートの切り分けと管理者側からのユーザー管理ができるようになったため、セキュリティ対策の観点からも安心して利用しています。
導入事例 株式会社アースシフト
社内コミュニケーションの活性化には「elgana（エルガナ）」がおすすめ！
社内コミュニケーションを活性化させることで、組織の活性化や生産性の向上など、さまざまなメリットを享受できます。具体的な施策としては、フリーアドレス制度やミーティングスペースの導入、社内イベントの開催などがおすすめです。また、オンライン会議システムやビジネスチャットなど、気軽にコミュニケーションが取れるツールを導入することでも高い効果が得られるでしょう。
ビジネスチャット「elgana」は、タスク管理機能やファイル共有機能、アンケート機能など、社内コミュニケーション活性化につながる機能が備わっていることが大きな特長です。また、管理者権限によるユーザー管理や利用者ログの可視化、データが端末に残らない設定などがあるため、セキュリティ対策にもつながります。
初心者でも使いやすい操作性で、用途に応じて３つのプランをご利用いただけます。社内コミュニケーションの活性化にどのような施策を取り入れるべきか悩んでいる方は、まずは「elgana」のおためしプランをご利用いただき、その効果を実感してみてください。
