COLUMN

業務効率化 社内コミュニケーションの
成功事例9選!
活性化のメリットも紹介

2021/11/17

コロナ過において、テレワークやオンライン会議の増加など、働き方の変化を求められる中で、”社内コミュニケーション”を課題と感じていらっしゃる方は多いのではないでしょうか。

この記事では、社内コミュニケーションを活性化することによるメリットと、コミュニケーション活性化の成功事例をご紹介いたします。

目次

社内コミュニケーションを活性化させる3つのメリット

社内コミュニケーションの活性化がもたらすメリットには次のようなものが挙げられます。

メリット(1)組織の活性化

業務連絡や情報連携の円滑化はチームワークを育みます。

チームや部門間での活発なコミュニケーションにより、業務での新たな取り組みへのつながりや、社員ひとりひとりの参画意識の高まり、ひいては組織全体の活性化につながります。

メリット(2)生産性の向上

ビジネスマナーでもある「報告・連絡・相談」がしっかりと行えることで、ミスやトラブルを未然に防いだり、業務の改善点を見つけやすくなるなど、業務効率化につながります。

さらには個々の従業員の業務量や業務の適性把握がしやすくなるため、適切な人材配置やマネジメントが可能となり、組織全体の生産性向上にもつながります。

メリット(3)社員定着率の向上

円滑なコミュニケーションは従業員同士の信頼関係を深めます。
年代や部門を超えて話をしやすい環境を整えることで、風通しの良い働きやすい職場環境が生まれ、離職率の低下につながります。

社内コミュニケーションの成功事例 9選

社内コミュニケーション活性化に向けては、大きく2つの方向から対策を考えることが重要となります。
一つは会社がコミュニケーションしやすい環境を作ること。もう一つは、従業員が意欲的にコミュニケーションしようと思えるような雰囲気を作ることです。
ここからは、そういった対策を取り入れた様々な事例をご紹介していきます。

(1)フリーアドレス

フリーアドレスとは、個人専用のデスクを設けず、従業員が自由に場所を選んで仕事をするスタイルです。
そうすることで、普段会話をする機会のない社員間でコミュニケーションが生まれるなどの効果が期待できます。また、必要に応じて打合せをするメンバー同士で近くに着席したり、やりとりが多い他部門メンバーの近くで業務をすることで、スムーズなやり取りが生まれ、業務効率化にもつながります。
また、フリーアドレスを導入する際は、部門間の区切りも取り払うことで、社内に解放感が生まれ、雰囲気が明るくなるという効果もあります。そういった環境の変化が、さらにコミュニケーション活性化を加速させるという効果も期待できます。

(2)1on1ミーティング

コロナ禍でテレワークが進む中、対面で話す機会が減少しています。社内のコミュニケーションロスを低減するために、定期的に直属の上司とWeb会議などで会話する機会を設けている企業もあります。
1対1のミーティングを実施することは、日程調整を含めて時間の捻出などに工夫が必要ですが、部下の業務状況や悩みを把握することで部下の変化に気づきやすくなり、必要な場合には早期にフォローすることができます。特に新入社員に対しては、きめ細かく実施することで早期離職を防止することも期待できます。

(3)社内ランチ会

月に一度従業員から役員を指名して、会社が費用を負担するランチ会を実施し、役員と従業員とのコミュニケーション促進に役立てている企業もあります。他にも、他部署とのコミュニケーション推進を目的とし、毎月全社員からランダムで割り振られた5-6名でランチをするシャッフルランチや、入社日から1週間の間、新入社員がメンターとともにあらゆる部署のメンバーとランチができるメンターランチなど、様々な事例があります。普段は接することがない従業員との親睦を深めることで、社内コミュニケーションの促進に役立っています。
最近では、Web会議システムなどを上手く活用することでコロナ禍での開催も可能になっています。

(4)朝会や夕会でのミニトーク

朝会や夕会などの際に、持ち回りでフリーテーマのスピーチをします。内容は、趣味の話でも仕事の話でも何でも構いません。フリーのテーマで雑談に近いスピーチをすることにより、普段は社内でコミュニケーションをとる機会が少ない人の人となりを知ることができます。その後の雑談などで話題にしやすく、コミュニケーションのきっかけを作り出せます。

(5)社内パーティー

毎月、日を決めてその月の慰労を兼ねたパーティーを実施する企業もあります。コロナ禍などで対面の実施が困難な場面が増えたため、最近ではオンラインでパーティーを実施している事例もあります。
社員を労うとともに、社員同士の親睦を深めるなどの効果があります。

(6)経営陣からの直接OJT

新入社員が月に一度、役員などの経営陣からOJTを受けるといったものです。新入社員全員と直接対話をしていくため、経営陣の負担は大きくなりますが、新入社員との密なコミュニケーションを深めるにはとても有効です。
また、経営陣とのOJTにより新入社員の視座が高まり、仕事へのモチベーションアップやパフォーマンス向上も期待できます。

(7)タウンホールミーティング

タウンホールミーティングとは、経営陣が従業員と直接対話できる形で進められるミーティングです。世代や階層の垣根を越えて対話することで、現場や社員の声を経営に素早く反映することができます。特にZ世代といわれるデジタルネイティブの意見を聞くことでITやデジタル領域の知識や意見交換が活発となり、新たなアイデアが生まれることもあります。
現場の声が経営陣に、経営人のメッセージが現場に伝わりやすくなり、相互理解が期待できます。

(8)社内部活動

同じ趣味を持つ社員が集まり、会社が活動費用を負担することで、社内部活動を認定するような仕組みもあります。社内部活動を作ることにより、部門や年代をまたいだ従業員が自発的に交流するチャンスを形成することが可能です。
参加者同士の精神的な距離が縮まり、業務中でも積極的にコミュニケーションをとりやすくなります。

(9)ビジネスチャットで気軽なやりとり

私生活ではチャット利用が一般的になりましたが、電話より気軽でメールよりも早いチャットはビジネスシーンにおいても普及が進んでいます。
気軽で迅速なやり取りが、業務の効率化にもつながります。

社内コミュニケーションはツール活用も有効

働き方改革の推進や、コロナ過による業務スタイルの変化に伴い、オンライン会議ツールをはじめとしたITツールの導入率が高まっています。
(9)の事例でもご紹介したビジネスチャットは、テレワーク環境下における円滑な社内コミュニケーションをかなえるツールとして効果を発揮します。

また、単にコミュニケーションを変えるだけでなく、コミュニケーションのDX化によるペーパーレス化の促進や、災害時の安否確認など様々な場面で活用でき、業務効率化や生産性の向上など多様な効果が期待できます。
新しいツールに目を向けると、これまでになく社内コミュニケーション活性化が加速し、働き方改革の推進が容易に実現できるかもしれません。

ビジネスチャットelganaの導入事例

NTTグループの公式ビジネスチャットelganaは多くの企業様に導入いただいています。
導入効果について、一部の企業様の声をご紹介させていただきます。

※本内容は独自調査により作成しております。記載したメリットや成功事例がすべての方に当てはまるものではありません。

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FAQ

料金

料金はかかりますか?
フリープランは無料でご利用いただけます。詳しくは「料金プラン」をご覧ください。
2021年6月までにフリープランにお申し込みいただいた企業様にはベースプランと同等の、導入支援サポートを無償でご提供します。

動作環境

サービスの利用可能時間を教えてください。
24時間365日ご利用可能です。
※サービス維持のため計画停止等を実施する場合がございます。
クラウド型(SaaS)ではなくオンプレミス型で利用することは可能ですか?
できません。
アプリは、Windows(PC)でも使えますか?
PCにつきましては、各種ブラウザにて利用できます。動作確認済みブラウザは「仕様について」をご覧ください。
動作環境を教えてください。
仕様について」をご覧ください。

トーク

グループトークに人数制限はありますか?
制限値は1000です。 対象バージョン:ver1.2~
既読表示はありますか?
あります。トーク作成時に「既読表示の設定」として、以下の3つから選択できます。
・既読表示なし
・既読数表示
・既読数と既読者を表示
ファイルを添付することは可能ですか?
可能です。

■モバイルアプリ
静止画と動画(1分以内)が添付が可能です。静止画は自動的にリサイズされます。


■Webアプリ
画像/動画/その他のファイル形式(管理者が許可したもの)が添付可能です。
ただし、1ファイルあたり10MBまでの制限がございます。
また、拡張子の無いファイルは添付できません。

グループトーク(トークルーム)に保存期限はありますか?
トークルームには保存期限はありませんがメッセージデータは2年間の保存期間を設けています。
そのため、トークルーム内のメッセージは2年経過したものから消去されていきます。

セキュリティー

同じログインID、パスワードで異なる端末でも利用できますか?(マルチデバイス)
可能です。
ただし、異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
2台の端末で同時に、同じログインID、パスワードで利用できますか?(マルチログイン)
2台の端末で同時にお使いいただくことはできません。

異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
ただし、Webアプリとモバイルアプリは同時利用が可能です。
紛失時など遠隔でのデータ消去は可能ですか?
システム管理サイトから端末を「削除」すると、該当端末では強制的にログアウトとなり、アプリ内データを消去できます。

また、管理者がユーザーを削除することで、当該ユーザーでログインしている端末にて強制的にログアウトがなされ、端末内のデータを消去することが可能です。
ログイン認証の仕組みを知りたいです。
ログイン情報として、ご契約の際に設定する「企業ID」と、管理者の登録した「ログインID」「パスワード」が必要となります。
スクリーンショットは禁止できますか?
Android/iOSアプリではスクリーンショットされたことを通知する機能があります。なお、通知のみで禁止することはできません。対象バージョン:ver1.2~
データ暗号化形式について教えてください。
端末-サーバー通信についてAES形式で暗号化を行っています。 また、受信したメッセージや画像はアプリ内データとして保護され、外部からの閲覧を防止します。
ネットワークのセキュリティーはどうなっていますか?
管理Webならびにスマートデバイスともにセンター通信はhttps通信となっています。
データセンターの所在地・セキュリティー対策について教えてください。
当サービスは、ISMS(ISO27001)の認証を取得した国内のNTTグループデータセンターに収容しています。 (詳細な住所などは機密上の理由により、公開していません。)

タスク

各タスクの内容を確認したいです。
システム管理サイトからタスクの実施状況を確認いただけます。
また、各タスクのレポートについてCSV形式でダウンロードすることが可能です。

利用ログ

メッセージログにはデータとして何が含まれていますか?
テキストメッセージ/スタンプ/写真・画像・動画/その他ファイル添付が含まれます。
メッセージログに保存期限はありますか?
メッセージログの保存期間は2年間です。
利用ログの集計や解析はできますか?
利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
各ユーザーのメッセージ内容を確認したいです。
システム管理サイトから、メッセージログを取得できます。
利用状況を確認したいです。
システム管理サイトにて、以下データをご確認いただけます。

・各ユーザーのメッセージ件数、タスク件数、コンタクト数、更新日時など ・各タスクの詳細(依頼者・担当者・タスク内容・レポートなど)

・また利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。

設定

1ユーザーに紐付けられる組織はいくつまでですか?
組織は5階層まで設定できます。
さらに細かい組織が必要な場合は、繋げて表記するか、「備考」項目をご利用ください。
着信音や通知の設定を変更できますか?
プッシュ通知の通知設定が可能です。 (通知オン/通知オフ/午前7時まで通知オフ)
また、「通知音設定」で通知音の変更が可能です。
ユーザーを一括登録(編集/削除)したいです。
CSVインポートによる一括登録/編集が可能です。 ユーザ情報の変更(既存情報への上書き)、ユーザアカウントの削除も同様の操作で行えます。

◆一括編集
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、パスワード以外の項目について、CSVファイルの内容でユーザー情報が上書きされます。


◆一括削除
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、削除されます。

マイプロフィールは編集できますか?
パスワード、およびプロフィール画像の変更が可能です。
上記以外のプロフィール項目の変更は、管理者がシステム管理サイトにて行ってください。

料金プラン※1

手厚いサポートが付いた「管理者代行」メニューの登場で、ベースプランがさらに充実しました(2021年6月15日)

  • 「elgana」は、ID単位でのシンプルな
    料金体系です。

  • 最低利用期間はございません。
    両プラン共にビジネスチャット機能を
    お気軽にご利用頂けます。

料金

  • 初期費用
    無料
  • 月額料金
    フリープランなら無料
    ベースプランなら330円(税込)/ID
    初月は無料です。※2
プラン種別 フリープラン ベースプラン
(2021.06月時点)
価格(1ID/月) ¥0 ¥330(税込)
基本機能 ID上限 なし なし
グループトーク上限 20グループ/ID なし
ユーザー管理機能
テレワーク 音声通話・会議※3 1対1 1対1
Web会議 Cisco Webexとの
連携による提供
Cisco Webexとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
ファイル添付
(閲覧可能期間)

(1週間)

(2年間)
セキュリティー デバイス制限
機能利用制限 ◎(詳細設定可能)
サポート サイト(FAQ・事例)
管理者代行 -
  • ※ Cisco Webexは米国およびその他の国におけるCisco Systems, Inc.およびその関連会社の商標です。
  • ※ NeWorkはNTTコミュニケーションズ株式会社の商標です。
  • ※1 ご利用にはインターネット環境が必要となります。アプリのダウンロード、トークや音声通話には通信料が発生する場合があります。
  • ※2 お申し込み月の月末までが無料となります。翌月からは費用が発生します。
  • ※3 ご利用環境(モバイル端末のOSバージョン、端末機種、端末設定など)により通話がつながらない場合があります。

仕様について

動作環境(OS、ブラウザ)※1※2

ユ|ザ|側端末

ユーザー側端末

Android端末でのご利用
(Androidアプリ)
Android 7
Android 8
Android 9
Android 10
Android 11
Android 12
iOS端末でのご利用
(iOSアプリ)
iOS12、iOS13、iOS14、iOS15
PCブラウザでのご利用
(WindowsOS)
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Mozilla Firefox最新版
Chrome最新版
PCブラウザでのご利用
(MacOS)
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Mozilla Firefox最新版
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    Safariは、米国ならびにその他の国で登録されたApple Inc.の商標です。
  • ※2 あらゆる環境(利用端末、通信環境等)での動作・性能を保証するものではありません。
    一部端末では機能がご利用いただけない場合もございます。動作の確認にはフリープランをご利用ください。

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