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安否確認メールのポイントとは？社内外で使える送信・返信の例文も紹介

公開日：2024/06/18

地震や台風など、災害発生時には従業員や取引先、顧客への安否確認をできるだけ速やかに行う必要があります。災害の規模によっては会社運営にも影響し、対応が遅れると事業継続・再開の目処を立てられなくなる可能性があるでしょう。そこで重要なのが、安否確認メールを送る方法や内容について、あらかじめ社内で共通認識を持っておくことです。

この記事では、安否確認をメールで行う際のポイントについて解説します。すぐに使える安否確認メールのテンプレートもあるので、ぜひ参考にしてみてください。

安否確認メールとは
安否確認メールを送る際のポイント
安否確認メールを迅速かつ確実性高く送る方法
安否確認メールの送信・返信ですぐに使える例文
ビジネスチャット「elgana」を活用した安否確認の事例
安否確認を迅速に送るには「elgana」がおすすめ

安否確認メールとは

安否確認メールとは、災害をはじめとする緊急事態が発生した場合に、安否を確認するために送るメールのことです。災害時の事業継続体制の確保や被害状況の早期把握、関係者の不安解消といった目的も安否確認メールには含まれます。

災害発生直後の混乱状況においては、電話回線が混雑したり情報伝達が途絶したりする可能性があり、すべての関係者への安否確認には相当な時間がかかるでしょう。安否確認にメールを活用することで、複数人への一斉送信が簡単に行えるため、災害発生時でも社員の安否状況を迅速に把握できます。

安否確認メールの送信先としては、社内全従業員・スタッフに加え取引先・顧客など社外の関係者もあげられます。メール本文には、災害状況確認や安否確認という目的を明記し、「氏名」「家族の安否」「現在の居場所」「出社の可否」などの確認項目を記載します。安否確認メールは、緊急事態時において組織としての迅速な対応が実現できる重要な確認方法だといえるでしょう。

安否確認メールを送る際のポイント

安否確認メールを送る際は、迅速に状況を把握することはもちろん、相手へ配慮することも大切です。ここでは、安否確認メールを送る際のポイントを５つ紹介します。

挨拶文は省略する

安否確認メールの最優先事項は、対象者の安全を一刻も早く確認することです。そのため、「お世話になっております」といった定型の挨拶や時候の挨拶は省略し、本題のみを記載しましょう。

簡潔な内容にする

メールを送る際、安否確認以外の内容は記載せず、一目で内容が伝わるように簡潔なメールを作成することが重要です。緊急性の高い状況では、余計な情報は相手を混乱させる可能性があるため注意が必要です。また、災害時には通信インフラへの負荷が懸念されるため、メールの文字数を抑えたほうがよいでしょう。

社内であれば、回答が必要な内容については箇条書きで選択肢が並んでいると回答しやすいでしょう。また、取引先などの社外でも、挨拶文は省略し相手への気遣いだけが伝わるよう簡潔な文章とします。

返信を急かさない

安否確認メールを送る際、「返信を急かさない」ことも大切なポイントです。災害時は通信網への負荷や停電などにより、対象者はすぐにメールの確認や返信ができない状況に置かれている可能性があります。また、災害状況によっては避難所生活が強いられ、日常と比べて心身共に疲弊している場合があり、メールのやり取りをする精神的余裕がない可能性もあるでしょう。

そのため、安否確認メールで返信を強く求めたり、すぐに返信するよう催促したりすることは避けるべきといえます。迅速な安否確認も重要ですが、状況に応じて相手への思いやりも同様に大切であるため、ゆとりある対応を心がけましょう。

相手の安否を気遣うことを忘れない

特に取引先やお客さまといった社外への安否確認では、単に相手の状況を確認するだけでなく、相手の安全を心配し気遣う気持ちを忘れてはなりません。たとえばメールの末尾に「ご無事でありますよう心よりお祈り申し上げます」「何かできることがあれば、遠慮なくお申し付けください」などの一言を添えるようにしましょう。

安否を気遣う温かいメッセージは、不安な状況下にいる相手にとっての支えになるだけでなく、自分が相手を真剣に思いやっている姿勢を示せるため、信頼関係の構築・維持につながります。

災害発生後速やかに送信する

災害発生直後、速やかに安否確認メールを送信することは非常に重要です。災害が起こるとメールサーバーや回線に多数のアクセスが集中するため、時間の経過とともにメールの送受信が困難になりかねません。そのため災害発生を知った時点から、可能な限り早期にメールを送れるよう平時から準備を整えておきましょう。

安否確認メールを迅速かつ確実性高く送る方法

災害発生時はサーバーやネットワークの異常事態によって、安否確認メールが送信できなくなる可能性があり、対応が後手に回ってしまう恐れがあります。ここでは、安否確認メールを迅速かつ確実性高く送る方法を紹介します。

メール配信システムを活用する

安否確認メールを迅速かつ確実性高く送る方法として、メール配信システムを活用することが有効です。大きな災害の場合、発生後30分以上経つとサーバーダウンやインターネット回線が混雑することで通信速度が低下するリスクが高くなります。また、関係者が多数いる場合、一人ひとりの宛先を選択してメールを送信するのに大きな手間がかかるでしょう。

メール配信システムを使えば、事前に登録しておいた関係者の送信リストに対して、メールを速やかに一斉送信できます。ただし、システムの管理にはランニングコストがかかるうえに、迷惑メールフィルタに引っかかる可能性があることに注意が必要です。

安否確認システムを活用する

安否確認システムとは、災害発生時の安否確認を目的とする専用のシステムです。安否確認システムでは、事前に災害時の送信メールのテンプレートを作成できたり、災害発生時には登録済みの連絡先へメールを自動で一斉送信できる機能があります。

また、送信メールに対する回答状況をシステム上で一元的に集計・管理できるため、関係者の安否情報を効率的かつ正確に把握できるメリットがあります。システムを活用することで、手動による安否確認よりも大幅に時間と手間を短縮でき、各関係者の状況を早期に把握できるでしょう。

ビジネスチャットを活用する

安否確認の際、ビジネスチャットを活用する方法があります。災害発生に備えて事前に、安否確認すべき関係者のグループチャットを作成しておけば、災害時でも迅速に対応可能です。

ビジネスチャット「elgana」には、安否確認を迅速かつ確実性高く行えるアンケート機能があります。アンケートを使用することで回答者・未回答者がすぐに判別できるうえに、回答状況をエクスポートできるため安否状況を一括で管理可能です。また、「Biz安否for elgana」と連携することで、集計状況をリアルタイムで確認できたり各グループへの一括連絡ができたりするなど、管理者の方の負担の軽減につながるため、より便利にお使いいただけます。

安否確認メールの送信・返信ですぐに使える例文

ここでは、安否確認メールの送信・返信ですぐに使える例文を紹介します。

社内向け安否確認メールの例文

社内向けに送信する安否確認メールの一例を示します。本文は極力簡潔な内容とし、アンケートフォームなどを用いて回答を求める場合も選択するだけで回答できる選択肢を用意しましょう。

件名：【重要】安否確認

震度◯の地震が発生しました。まずはご自身とご家族の安全確保を最優先に行動してください。
その後、以下の安否状況について回答をお願いします。

＜回答フォームまたはビジネスチャットのタスク・アンケート機能＞

〔設問例〕
・本人の安否状況：①被災あり　②軽度の被災あり　③無事
・家族の安否状況：①被災あり　②軽度の被災あり　③無事
・家屋の被害状況：①被災あり　②軽度の被災あり　③無事
・出社可否：①可能　②不可能　③不明

社外向け安否確認メールの例文

取引先やお客さまなど、社外に向けて送信する安否確認メールの一例です。簡潔な内容としつつ、気遣いを表した文面を意識しましょう。返信が不要であること、相手の無事を祈っていること、納期や打ち合わせなどの予定への配慮を示す内容を記載します。

件名：災害のお見舞い申し上げます。

＜相手企業名＞◯◯様

＜自社名＞の◯◯です。
このたびの災害により、貴社の地域の被害が甚大であることを知りました。
◯◯様をはじめ皆さまのご心労を拝察する次第でございます。
弊社一同、貴社ならびに皆さま方のご無事を心よりお祈り申し上げます。

＜近々予定＞の＜納品・打ち合わせ＞についてはお気遣いなさらないでください。
落ち着かれてからで差し支えございません。貴社のことにご専念くださいませ。

また、私どもでお役に立つことがありましたら、遠慮なくお申し付けください。

メールにて大変恐縮ですが、
お見舞い申し上げます。

-----------署名-----------

社外への返信時の例文

自身が被災し、社外から安否を気遣うメールをいただいた場合に送信する返信メールの一例を示します。体制が整い次第すぐに返信する、被災状況や取引に関する状況を簡潔に伝えることを心がけましょう。

件名：◯◯のお見舞い御礼（今後の事業再開について）

<相手企業名> ◯◯様このたびは、地震災害発生に伴い、温かいお見舞いの言葉を頂戴し、誠にありがとうございました。

幸い弊社の被害は最小限にとどまりましたが、生産設備の点検と上下水道の復旧に時間を要することから、しばらくの間、通常通りの業務が困難な状況が続く見込みです。

現在のお取引については、◯月◯日ごろの納期を目処に、できる限りの対処をしております。
早期の業務再開に向け社員一丸となって鋭意復旧作業を進めているところでございます。ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

皆様におかれましても、どうぞご自愛ください。

-----------署名-----------

ビジネスチャット「elgana」を活用した安否確認の事例

徳島県小松島市役所の危機管理部では、災害発生などの緊急時における職員間の情報共有が課題となっていました。これまで紙や電話での連絡が主だったため情報伝達に時間がかかるうえに、資料の共有や状況確認も負担が大きく、即時性・確実性が求められる有事の際の業務オペレーションに課題がありました。

そこでビジネスチャット「elgana」を導入したところ、職員全員に一斉に情報を発信できるようになり、資料共有もアプリ上で容易になりました。チャットでのやり取りを検索機能で簡単に見返すこともできるため、業務の効率化につながっています。また、既読確認機能によって職員の情報把握状況を可視化できるようになり、災害時の迅速かつ確実な状況確認を実現しています。

導入事例：小松島市役所

安否確認を迅速に送るには「elgana」がおすすめ

安否確認メールを送る際は簡潔な内容にまとめ、迅速に対応することが重要です。ただし、相手に返信を急かしたり気遣いがなく配慮に欠けたりといった失礼な内容にならないよう注意しましょう。

災害時にはサーバーやネットワーク状況に問題が発生しやすいため、災害発生後すぐに送信できるよう安否確認システムやビジネスチャットを活用することをおすすめします。

ビジネスチャット「elgana」には、安否確認時に便利なアンケート機能が実装されています。各関係者がアンケートに安否状況を入力すれば、その結果が自動集計されるため安否情報を一括収集・一元管理できます。また、セキュリティ対策機能が充実しており、社外関係者とのやり取りをする際でも情報漏えいが発生するリスクを低減します。おためしプランもご用意しているので、安否確認連絡を行うツールとしてぜひご検討ください。

審査24-243