そもそもビジネスフォンとは？
ビジネスフォンとは、企業内で複数の電話機を効率的に利用するための電話システムです。ビジネスフォンは、主装置と呼ばれる電話交換機と実際に通話を行う電話端末で構成されています。要するに外線電話と内線電話を一元管理し、限られた回線を複数の電話機で共有できるようになるのが特徴です。
これにより、部署や個人ごとに回線を用意する必要がなくなり、コスト削減につながります。また、内線通話や転送機能など、業務効率化に役立つ機能も備えています。
ビジネスフォンが利用される理由
ビジネスフォンが多くの企業で利用されるのには、大きく３つの理由があります。
電話対応業務の効率化につながるため
ビジネスフォンは、電話対応業務の効率化に役立ちます。複数の電話機で同時に通話できるため、顧客を待たせることなく、迅速な対応が可能です。
また、内線機能を活用することで、担当者への取り次ぎや情報共有をスムーズに行え、対応時間の短縮や顧客満足度の向上につながります。結果として従業員の電話対応の負担が軽減され、本来の業務に集中できる時間が増えるため、生産性の向上にも寄与するでしょう。
担当者がオフィスにいなくても対応できるため
ビジネスフォンを導入していれば、担当者がオフィスに不在でも電話対応が可能です。たとえば、従業員が外出していたりテレワーク中であったりしても、内線電話の受発信や転送機能を活用することで、顧客からの電話に迅速に対応できます。
担当者の不在による機会損失を防ぎ、顧客満足度の向上にもつながるため、ビジネスフォンが利用されているといえるでしょう。
コスト削減につながるため
ビジネスフォンは、オフィスに家庭用電話を設置するのに比べて、通信コストを抑えられます。ビジネスフォンでは複数の電話機で1つの回線を共有できるため、一人ひとりに個別の回線と電話番号を付与する必要がありません。
そもそも、全員が一斉に電話を使用する機会は稀であるため、個別の回線を用意するよりも無駄な費用を抑えられます。
ビジネスフォンは必要なのか
ビジネスフォンは、内線通話によるコミュニケーションの円滑化や転送機能による顧客対応の効率化など、業務効率の改善に役立つでしょう。しかし、導入するうえで、デメリットがいくつか存在します。
そのため、ビジネスフォンが必要かどうかは企業によって異なります。企業規模や事業内容、予算などを考慮し、代替手段も含めて検討しましょう。
ビジネスフォンの課題
ビジネスフォンの運用における課題には、金銭的なコストや設置・メンテナンスにかかる手間などが挙げられるでしょう。ここでは、企業にとってビジネスフォンの導入がデメリットとなり得る、３つの課題を紹介します。
導入時に高額な費用がかかる
ビジネスフォンの導入には、主装置と呼ばれる電話交換機が必要不可欠です。ビジネスフォンの主装置は、複数の外線・内線を管理し、特定の回線を複数の電話機に振り分ける役割を担っています。
高性能な機能を非常にコンパクトな筐体（きょうたい）に集約しているため、精密で複雑な構造となっています。その精密さゆえに、小規模なオフィスでも主装置の設置だけで数十万円かかるケースもあります。
主装置の設置に工事が必要
ビジネスフォンの初期導入および増設時、導入後のオフィスレイアウトの変更時には、電話回線やLANケーブルの配線工事が必要です。
オフィス環境や規模によっては配線が複雑化し、専門的な知識や技術が求められるため、配線工事に時間がかかるだけでなく工事コストが膨らむ可能性があるでしょう。特に、大規模なオフィスの場合、配線工事の工数が増え、業務への影響も懸念されます。
定期的なメンテナンス・保守が必須
ビジネスフォンの主装置は、精密機器であるがゆえに、定期的なメンテナンスや保守が欠かせません。メンテナンスや保守を行うには、専門業者への依頼が必要です。毎月依頼するとなるとランニングコストがかかるうえに、受け入れ体制を整える必要があるため手間に感じることがあるでしょう。
また、ビジネスフォンの故障時には業務への影響が大きいため、迅速に対応しなければなりません。しかし、専門業者への依頼や部品調達には時間がかかる場合があり、復旧までに顧客へ迷惑をかけてしまうリスクがあります。
ビジネスフォンの課題を解決する方法
ビジネスフォンの課題は、代替案を採用することで解決できるでしょう。ここでは、ビジネスフォンの課題を解決し、電話対応業務の効率化やコスト削減を目指す方法を紹介します。
クラウドPBXの導入
クラウドPBXは、インターネット回線を利用した電話システムです。場所を選ばずに利用できるため、外出時やテレワークなど、担当者がオフィスに不在な状況でも柔軟に電話対応できます。また、高額な主装置の設置や複雑な配線工事が不要なため、ビジネスフォンに比べて初期費用やメンテナンス費用を抑えられ、運用における費用対効果が高くなるでしょう。
NTT西日本が提供するひかりクラウドPBXなら、内線通話機能とPBX機能をクラウド上で実現できます。ビジネスフォンとは異なり、オフィスに主装置が不要でスマートフォンとの連携が可能です。クラウド上で導入・廃止ができるため、工事にかかる手間がなく、コスト削減につながる場合があります。
ビジネスチャットの導入
ビジネスチャットとは、ビジネスシーンに特化したコミュニケーションツールです。スマートフォンのアプリなどをインストールすることで手軽に導入でき、場所を選ばずにコミュニケーションを取れます。
ビジネスフォンと比較すると導入・運用コストが低く、経費の負担を軽減できるでしょう。また、過去のチャット履歴やファイル共有履歴を検索できるため、情報共有の利便性や保存性にも優れています。
ビジネスチャットのなかでもおすすめなのが「elgana」です。チャットや通話によるコミュニケーションはもちろん、タスク管理やアンケートなどの機能を活用することで、業務の効率化に役立ちます。また、セキュリティ機能が充実しているため、社外の関係者や顧客とのやり取りでも安心して使えるのも魅力です。
クラウドPBXとビジネスチャットの併用も有効
クラウドPBXとビジネスチャットを併用することで、顧客対応業務と社内コミュニケーションの効率を最適化できます。
クラウドPBXはビジネスフォンと同等の機能を利用できるため、担当者がオフィスに不在でも取引先や顧客からの問い合わせに対応可能です。また、社内連絡やチーム内での情報共有などでは、ビジネスチャットが最適です。手軽にチャットやファイル共有機能で情報共有できるため、重要な意思決定が必要な場面でもスピーディに完結するでしょう。
このように、顧客からの問い合わせはクラウドPBXで対応し、その内容をチャットツールでチーム内に共有するといった使い方をすることで、顧客対応と情報共有を同時に実現できます。ビジネスフォンの代わりに、クラウドPBXとビジネスチャットの併用もご検討ください。
ビジネスフォンの代わりに「elgana」を導入しよう！
ビジネスフォンの導入は、業務の効率化や顧客満足度の向上などのメリットがある反面、導入・運用コストや場所の制約などの課題を抱えています。ビジネスフォンの課題を解決する手段として、クラウドPBXやビジネスチャットの導入が有効です。
特にビジネスチャットは低コストで導入でき、場所を選ばず気軽なコミュニケーションを実現できるツールです。ビジネスチャットを導入することで、顧客対応および社内連絡の柔軟性が向上するでしょう。
「elgana」は、ビジネスフォンのメリットを享受しつつ、その課題を解決できるツールです。迅速なコミュニケーションが実現できるだけでなく、業務の効率化に役立つ便利な機能が豊富なため、社内全体の生産性の向上にもつながるでしょう。
これまでビジネスチャットを導入したことがなく運用イメージがつかない場合でも、豊富な機能をお試しいただける「おためしプラン」をご用意しています。この機会に「elgana」を導入してみてはいかがでしょうか。
