コミュニケーションの種類とその特徴
一言でコミュニケーションといっても、その種類は「言語コミュニケーション」と「非言語コミュニケーション」の２つに大別できます。ここでは、それぞれ詳しく解説します。
言語コミュニケーション
言語コミュニケーション（バーバルコミュニケーション）とは、言葉や文字を使うコミュニケーションのことです。仕事では会話やプレゼンテーション、メール、チャットなど、オンライン・オフラインを問わずさまざまなシーンで用いられます。
言語コミュニケーションでは、情報や自分の意見を具体的に伝えることが求められます。ただし、言葉選びや言葉遣いを間違えると、誤解を招いたり不快感を与えたりするため、慎重にコミュニケーションをとる必要があるでしょう。
非言語コミュニケーション
非言語コミュニケーション（ノンバーバルコミュニケーション）とは、表情や身振り手振り、声のトーン、視線など言葉以外の手段を用いて行うコミュニケーションのことです。非言語コミュニケーションは、言語コミュニケーションだけでは伝わりにくい感情や意図を伝えられます。
特に対面での会話では、心理学の研究で「言語情報7%、視覚情報38%、聴覚情報55%」とされ、非言語情報が言語情報よりも相手への印象に影響を与えるといわれています。そのため、会話する際は表情や声のトーンに細心の注意を払う必要があります。
仕事においてコミュニケーションの手段をわける必要性とは
仕事では、さまざまな場面でコミュニケーションが行われます。伝えたい内容や相手に応じて、適切な手段を選択することが重要です。具体的には、重要で緊急性が高い内容の場合は、口頭や電話での伝達といった即時性の高い手段を用いるのが効果的です。相手が多忙な場合や伝える情報が多い際には、メールやチャットを活用して、相手のタイミングで確認できるような配慮が求められます。
ポイントを押さえたうえでコミュニケーションの手段を決めることで、業務の効率化や社員の生産性向上につながるでしょう。
コミュニケーションの具体的な手段とは
コミュニケーションの手段は、目的や場面に応じて適切なものを選ぶ必要があります。ここでは、コミュニケーションの具体的な手段を５つ紹介します。
対面コミュニケーション
対面コミュニケーションとは、会話したい相手と直接会って行うコミュニケーションの手段です。言語コミュニケーションだけでなく、表情や声のトーンなどの非言語コミュニケーションを交えて会話をするため、自分の意図や感情を正確に伝えられます。ただし、態度によって情報の伝わり方が変わるため、相手の反応を見ながら慎重に会話を進める必要があります。
電話でのコミュニケーション
電話を用いて音声のみで行うコミュニケーションでは、緊急の連絡や離れた場所にいる相手に情報伝達を行う場合でも、迅速にコミュニケーションできるのがメリットです。
一方で、電話でのコミュニケーションは相手と直接会話できますが、表情や身振りが相手に伝わらないため、言葉遣いや声のトーンに注意しなければなりません。また、相手の状況が把握しづらいため、電話をかけてもよいタイミングや通話時間にも気を配る必要があるでしょう。
メールでのコミュニケーション
メール上でテキストを使ったコミュニケーションでは、文章だけでなくデータファイルの送信も可能です。保存・管理が容易であり、遠方にいる相手ともコミュニケーションが取れます。ただし、非言語コミュニケーションが使えないため、文章の表現やレイアウトなどを工夫して、情報が正確に伝わるようにする必要があります。
また、メール着信を見落とされる可能性や誤送信のリスクがあるため、緊急性や機密性が高い内容に関しては、別手段を用いるべき場合もあるでしょう。
会議でのコミュニケーション
会議は、複数人で同時にコミュニケーションを取れる手段の一つです。ビジネスアイデアの意見交換や事業方針の合意形成に有効です。近年では、対面の会議だけでなくオンライン会議ツールを使って、遠隔での会議もできるようになっており、業務の効率化を実現できます。
また、オンライン会議を活用すれば、移動費や会場費の削減ができ、大人数での参加も可能です。月々のランニングコストはかかりますが、社内コミュニケーションを円滑にできるでしょう。
チャットコミュニケーション
チャットコミュニケーションとは、ビジネスチャットやSNSを活用するコミュニケーションの手段です。なかでもビジネスチャットは業務連絡やタスク管理に特化しており、セキュリティレベルが高いのが特長です。
ビジネスチャット「elgana」は、コミュニケーションを円滑にできるだけでなく、タスク管理機能やファイル一覧機能などによって業務効率化も実現できるツールです。目的に応じてチャットルームやクリップ機能などを活用することで、チャットの見逃しを防げるため、メールなどの手段に比べて高い利便性を誇ります。また、リアクション機能やスタンプも実装されており、言語コミュニケーションだけでは伝わりにくい感情などを伝える手段の一つとしても役立ちます。
コミュニケーションを活性化させるポイント
社内のコミュニケーションを活性化させるには、適切な手段を選ぶだけではなく、どのように相手と接するかも大事になるでしょう。ここでは、コミュニケーションを活性化させるポイントを紹介します。
相手の話をよく聞く・相槌を打つ
コミュニケーションを取る際には、相手の話に耳を傾け、理解する姿勢を示すことが大切です。特に、対面での会話や会議、電話でのコミュニケーションは、自分の態度が相手にはっきり伝わります。自分が伝えたい内容を一方的に話すのではなく、相手の話をよく聞いて適度に相槌を入れることで、円滑なコミュニケーションを実現できます。
明るくコミュニケーションをとる
対面での会話や会議などでのコミュニケーションでは、明るい表情や声のトーンを意識して会話しましょう。対面でのコミュニケーションは、言語情報よりも非言語情報のほうが相手に与える印象で大きな影響を及ぼします。言葉遣いに気をつけても、表情や声のトーンが低ければ相手に不快感を与えやすく、会話が弾まない雰囲気になりかねません。コミュニケーションは「明るく」「はっきりと」を心がけて、話しやすい雰囲気をつくりましょう。
あいさつを欠かさない
あいさつをすることで相手への気遣いを示せるため、好印象を与える効果が期待できます。あいさつで気軽に声をかけることで親近感が生まれ、会話しやすい雰囲気を醸成できるでしょう。あいさつから会話が始まり、話題が展開していくため、コミュニケーションのきっかけとなります。日常的なあいさつの積み重ねが、信頼関係の構築につながるでしょう。
自分の考えや気持ちをわかりやすく伝える
コミュニケーションを活性化させるには、自分の考えや気持ちを相手にわかりやすく伝えることが大切です。具体的には、結論から始めて相手が理解できるように内容をまとめることが重要です。内容がまとまっていないと、話が長くなりすぎたり脱線したりして、相手が理解できなくなる可能性があります。結論から始めることで、相手は話の概要を把握しやすくなり、自分が伝えたい内容を正確に伝えられるでしょう。
ビジネスチャットを活用する
ビジネスチャットを活用することで、時間や場所を問わず、リアルタイムで円滑なコミュニケーションを実現できます。たとえば、ビジネスチャット「elgana」では返信機能やメンション機能、ピン留め機能を活用することで、メッセージを見逃すリスクを軽減できます。
メッセージ検索機能やファイル一覧機能を活用することで、過去の内容やデータも瞬時に確認できるのも大きなメリットです。絵文字やスタンプ機能を活用すれば、固くなりがちな業務連絡のハードルも下げられるため、コミュニケーションの活性化につながるでしょう。
ビジネスチャット「elgana」で円滑なコミュニケーションを実現した事例
静岡県で総合建設業を営む株式会社アースシフトでは、建設現場からの状況報告やレスポンスにタイムラグが生じることが多く、社内コミュニケーションに課題を感じていました。プライベートチャットを利用したこともありますが、セキュリティ面やプライベートとの切り分けにおいて問題があり、代替手段を検討していました。
ビジネスチャット「elgana」は、業務上のコミュニケーションに特化しており、セキュリティレベルも高いことから導入を決めました。「elgana」導入後は現場からのレスポンスが早くなり、コミュニケーションが円滑になったことを実感されています。ファイル共有機能を活用して現場の写真をリアルタイムで確認できるようになり、必要な機材の手配も正確になりました。災害復旧など緊急性の高い現場での情報共有スピードや正確性も向上したため、業務全体の効率化も実現しています。
導入事例：株式会社アースシフト
仕事におけるコミュニケーションの手段には「elgana」がおすすめ
仕事では、「言語コミュニケーション」「非言語コミュニケーション」の２種類を意識することが大切です。特に、対面での会話や電話では、非言語コミュニケーションに重きを置くことで、言葉だけでは読み取れない意図や感情も正確に伝わります。しかし、相手が多忙であったり近くにいなかったりする場合は、メールやチャットを使ったテキストでのコミュニケーションが必要です。
ビジネスチャット「elgana」は業務上のコミュニケーションに特化しており、メールよりも管理・保存しやすく、見逃すリスクが低いのが特長です。返信機能やメンション機能を活用して、情報を伝えたい相手に正確にチャットを送れるだけでなく、受信側もピン留め機能を使うことで確実に情報をキャッチできます。リアクション機能やスタンプを活用すれば、非言語コミュニケーションの代わりにもなり、より円滑なコミュニケーションを実現します。ビジネスチャットがはじめてでも使いやすくサポート体制も充実しているため、コミュニケーション活性化の手段を探している企業様は、ぜひ「elgana」の導入をご検討ください。
