建設業における情報共有の重要性
建設業における情報共有は、どのような観点から重要なのでしょうか。以下で詳しくみていきましょう。
工事現場の安全確保
建設現場は常に危険と隣り合わせであるため、安全確保は最優先事項です。現場の危険箇所や注意点、過去の事故事例などを共有することで、作業員一人ひとりの安全意識の向上と事故防止につながります。
また、緊急時の連絡体制や避難経路の情報共有をしておくことも重要です。万が一の事態が発生した場合でも、迅速かつ適切な対応が可能となり、被害を最小限に抑えることができるでしょう。
工事の円滑な進行
建設工事は、多くの関係者が連携しながら進めます。情報共有が滞ると、作業の重複や手戻りが発生し、プロジェクトの遅延やコスト増につながる可能性があります。
そのため、プロジェクトに関する情報や進捗状況を関係者全員でリアルタイムに共有することが、工事を円滑に進めるうえで重要です。
建設物の品質管理
現場での品質管理を徹底するには、情報共有をタイムリーに行う必要があります。建設現場では、多くの人々が異なる作業を同時に進めるため、些細なミスや不注意が大きな問題や事故につながる可能性があります。
そのため、建設現場では設計図通りに工事が進んでいるか、資材や工具は適切か、施工品質に問題がないかなどの情報共有を徹底することが大切です。
建設業に欠かせない情報共有システムとは
建設業の情報共有を円滑化するうえで役立つシステムは多くあります。そのなかでも特に欠かせないものを３つ紹介します。
建設情報共有システム（ASP）
建設情報共有システム（ASP、Application Service Provider）は、インターネットを介して受発注者間の情報をリアルタイムで共有できるシステムです。ASPを利用することで、図面や仕様書、工程表、日報などの情報を一元管理し、関係者全員が時間や場所を問わずアクセスできるようになります。
従来の紙やメールでのやり取りに比べ、情報伝達のスピードや検索性が大幅に向上します。
タスク・資料ファイル管理ツール
建設プロジェクトでは数多くのタスクが発生し、膨大な量の資料ファイルが作成されます。これらの管理を効率化するために、タスク・資料ファイル管理ツールが不可欠です。タスク管理ツールはプロジェクト全体の進捗状況を可視化し、各メンバーの担当タスクや期限を明確にします。
ガントチャートやカンバンボードなどの機能を活用することで、タスクの遅延やボトルネックを早期に発見し、適切に対策できるでしょう。また、クラウドストレージサービスを利用すれば、図面や仕様書、写真などの資料ファイルを安全に保管でき、アクセシビリティと検索性が向上します。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールを活用することで、リアルタイムな情報共有や意思疎通が可能となり、現場との連携を強化できます。代表的なツールとして、ビジネスチャットやウェブ会議システム、社内SNSなどが挙げられます。
特にビジネスチャットは、業務上の情報共有に特化した機能が充実しており、セキュリティ機能も備わっています。
「ビジネスチャットが何なのか」については、以下の資料に概要を簡潔にまとめていますので、ぜひご覧ください。
ビジネスチャット「elgana」は、建築業界でも導入が進んでいます。グループチャットやタスク管理、ファイル共有などの基本的な機能のほかに、シンプルな操作性とセキュリティ機能が充実していることが特徴です。現場と事務所間の情報共有を円滑にするのに役立つでしょう。
建設業で情報共有システムを導入するメリット
建設業で情報共有システムの導入を進めると、具体的にどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。ここでは、７つのメリットを紹介します。
社内外との情報共有の円滑化
情報共有システムを導入することで、社内外の関係者との業務連携が円滑化されます。時間や場所を問わずリアルタイムで情報を共有できるようになるため、連絡のミスや遅れの防止につながります。結果的に、業務効率 が改善され、工事をスムーズに進められるでしょう。
業務効率・生産性の向上
建設業において情報共有システムを導入することで、タスク管理や進捗状況の確認がより効率的に行えます。その結果、業務の重複や無駄の削減につながり、業務効率や生産性が向上します。
また、過去のプロジェクトデータを蓄積・分析することで、今後のプロジェクトをより効率的かつ高い品質を保って進められるようになるでしょう。
コスト削減
情報共有システムを導入することで、図面や資料などを電子ファイル化し、印刷や郵送にかかる費用を削減できます。また、情報共有システムで管理されるファイルは、検索機能を活用すれば容易に探せるため、情報確認に費やす時間の短縮にもつながります。
業務プロセス全体の効率化が実現された結果、人件費や時間的なコストが大幅に削減されるでしょう。
労働環境の改善
建設業で情報共有システムを導入すると、労働環境の改善にもつながります。システムで現場の進捗状況や安全情報を共有することで、作業スケジュールを調整し、適切に人員を配置できます。その結果、長時間労働の抑制につながるでしょう。
また、危険箇所などをリアルタイムに共有することで安全管理がしやすくなり、関係者が安心して作業できる環境を整えられます。
セキュリティの強化
建設業界では設計図面や顧客情報、見積書など、機密性の高い情報が多く扱われます。これらの情報が漏えいすると企業の信用を失う恐れがあるでしょう。情報共有システムの多くはアクセス権限の設定やデータの暗号化などのセキュリティ機能が備わっているため、機密情報を安心して管理できます。
また、情報共有システムによっては、不正アクセス検知やログ管理機能も備わっており、セキュリティ対策を講じられるため企業の信頼性を高めることができます。
競争力の強化
建設業界は競争が激しく、顧客ニーズも多様化しています。情報共有システムの導入によって業務効率化とコスト削減を実現すると、企業の競争力強化にも寄与します。情報共有システムの活用により、「工期を短縮したい」「コストをできる限り抑えたい」といった顧客ニーズに応えることができれば、受注機会の拡大へとつながるでしょう。
また、システムに蓄積されたデータを分析・共有することで、品質管理や安全管理の面でも競争力の強化と他社との差別化がはかれます。
ノウハウ・ナレッジの蓄積
情報共有システムを活用すれば、ベテラン技術者が持つ豊富な知識や経験、ノウハウを蓄積・データベース化し、若手人材への共有・継承を促進できます。また、社内での情報共有が活発になり、若手技術者が主体的に学べる環境を醸成できます。
情報共有システムを活用することで、個々の能力向上ひいては組織全体の成長にもつながるでしょう。
建設業における情報共有システムの効果的な活用方法
建設業では情報共有システムを導入することで、さまざまなメリットが享受できますが、具体的にはどのようなシーンで活用するのが効果的なのでしょうか。ここでは、情報共有システムを活用できる４つの業務について解説します。
書類の作成・確認
情報共有システムを活用すれば、インターネットに接続できればどこでも書類を作成できます。その結果、契約書や施工計画書などの確認や修正をスムーズに行えるようになるでしょう。また、書類が電子化されれば、印刷や保管にかかるコストを削減できるだけでなく、紛失や破損のリスクも軽減できます。
情報共有システムの一つであるビジネスチャットでペーパーレス化を実現する具体例は、下記資料にまとめています。ご興味がありましたらぜひご覧ください。
工事の工程・進捗管理
建設工事では「工程表通りに進んでいるか」「遅延はないか」などの進捗状況を常に把握することが重要です。情報共有システムを活用することで、工程表や作業報告書をシステム上で一元管理し、関係者全員がリアルタイムに状況を把握できるようになります。
たとえば、システム上でタスクの進捗状況を更新したり、現場写真を共有したりすることで、現場と事務所間の情報共有がスムーズになり、問題発生時でも迅速な対応が可能になります。
設計資料の共有・管理
設計資料をクラウドベースの情報共有システムで一元管理すれば、関係者全員が時間や場所を問わず最新の資料にアクセスできるため、情報共有や効率化につながります。
また、設計変更が発生した場合でも、システム上で変更内容を共有し、その場で関係者全員に通知できます。さらに、BIM（Building Information Modeling）と連携すれば、3Dモデル上で設計情報を共有し、視覚的に確認できるため、設計ミスや施工不良の防止、品質向上にもつながるでしょう。
安全・リスク管理
安全管理に関する情報をシステムで共有することで、建設現場の安全意識向上と事故防止につながります。朝礼や終礼の場における口頭での伝達でも周知はできますが、実際に稼働しているときには一人ひとりが意識して行動できているかは把握できません。
そこで、情報共有システムを活用すれば、危険箇所の写真や対策方法を共有したりヒヤリハット情報を報告・共有したりと、リスク対策をタイムリーに行えます。また、蓄積された安全管理情報を分析して潜在的なリスクを把握できれば、事前の対策も可能になります。
情報共有システムの導入により業務効率化を実現した事例
静岡県にある総合建設会社の株式会社アースシフト では、現場と社内のコミュニケーションにおいて、スピードや正確性での課題を抱えていました。プライベートチャットではセキュリティ面で懸念があったため、自社にフィットするビジネスチャットを探していました。
「elgana」は、機能とコストのバランスに優れていたことから導入を決めました。導入後は、現場からの報告や相談がスムーズになり、情報共有の精度と速度が向上しています。部署間の連携も円滑になり、コミュニケーションの時間と手間が大幅に削減されています。
導入事例 株式会社アースシフト
ほか、資料に導入事例をおまとめしたものもありますので、稟議用などにぜひお使いください。
建設業で情報共有を円滑にするには「elgana」を導入しよう！
建設業で情報共有を円滑にするには、情報共有システムの導入が有効です。建設現場においてリアルタイムでの進捗管理、安全管理、設計資料の共有などができるようになり、業務効率の向上やコスト削減、ひいては競争力強化が期待できます。
ビジネスチャット「elgana」は、ファイル共有やタスク管理など、工事資料の共有から工程の進捗管理まで、建設業の情報共有に役立つ機能が豊富に実装されています。不正アクセスや情報漏えいを防止するセキュリティ機能も充実しており、安心してご利用いただけます。無料でも多くの機能が試せる「おためしプラン」もご用意しておりますので、ぜひ導入をご検討ください。
