約90年を誇る老舗建設会社。
早くからICT化を積極的に推進
事業内容について
当社は「街・人・自然との調和を大切に“暮らしを創る”」をコンセプトに掲げ、熊本に密着して約90年を誇る老舗建設会社です。道路、トンネル、河川、ダム、下水道といった公共事業の施工を手がけています。主に土木工事を施工し、熊本県では少ない100％元請け工事を行っているのが特徴です。若手技術者の育成や資格支援取得制度に力を入れております。
ITの発展を受け当社でも積極的にICT化を進めていて、私の所属するICT推進室ではドローンやレーザースキャナーを建設現場に取り入れるようになりました。
最先端のIT技術を積極的に取り入れるスタンスだったものの、従業員の約8割が現場従事者で建設現場に直行直帰する働き方であるにもかかわらず、連絡手段は電話とメールが中心でした。よって物理的に離れた本社と現場の従業員同士の社内コミュニケーションに大きな課題を抱えていました。
連絡手段は電話やメール。
重要な通達が届かないことは日常茶飯事だった
導入の決め手
従来、業務は全て電話やメールで現場従事者へ連絡を行っていましたが、電話は現場の状況によってつながらないことが多く、メールだと埋もれやすいという問題を抱えていました。当社では月に1度、全社会議を開くのですが従業員の出席・欠席の状況が把握しづらく思うように揃わないことも日常茶飯事。当時は従業員同士「しょうがないよね」と言い、半ば諦めムードの中で仕事をしていました。
そのような雰囲気の中「社内のコミュニケーションをもっとスムーズにできないか」と社長に言われたことがきっかけで、本格的にチャットツールの導入を検討するようになったのです。
検討当初、従業員が日常的に使っているチャットアプリの活用案が浮上していましたが、プライベートと混同するおそれがあるとして反対の声が多数ありました。
そのためビジネスに特化したチャットツールが当社にとって最適であると考え、付き合いのあったＮＴＴ西日本さんへ相談したところ紹介してもらったのがelganaでした。
何も詳しいことがわからない状態でしたが、私は使ってみないことにはわからないと思い社長へ承認を得て導入を決定しました。すぐに活用したかったので、社員を本社に集めて一斉に設定しました。
elgana導入で正確な情報伝達が実現。開封率100％！
導入後の効果
elgana導入の翌日から早速、社内連絡がスタート、効果はすぐに現れました。全ての従業員に確実に必要な情報を届けることができました。
具体的に言いますと、メールだと発信者は不特定多数で仕事に関係のない内容も少なくなく、本社からのメールも埋もれていましたが、elganaからのメッセージは、本社からの連絡であることが明確にわかるので、導入当初から現場作業員は確実に目を通してくれました。既読機能がついていますが、開封率は100％でした。そして社員からの報告も頻繁に行われるようになり、これまで問題だった全社会議の出席率も改善し、欠席する社員からはきちんと報告が入るようになりました。
従業員のレスポンスが早くなった理由としては「グルーピング機能」の存在が大きかったと思います。
例えば「部長クラスに向けて」と対象を絞ったグループに発信ができるので、受け取る側も自分に必要な情報を確認しやすくなったのです。このグルーピング機能は各種講習の案内時にも活躍しました。各種講習案内が現場従事者に行き届くようになり、受講率もあがり、結果的にelgana を活用した情報伝達は、従業員のスキルアップにも寄与しています。
また、チャットならではのスピーディーなやりとりで現場の業務効率も向上しました。
これまで、現場の作業で時間がかかっていたことの一つが、「カメラや測量機器といった会社の備品が今どこにあるのか」という確認です。多いときだと最大15カ所以上の現場を本社は把握しなければいけないなんてことも。
elganaを使えば、備品のシリアルナンバーをスマホで撮影して画像データをトークルームにアップするだけなので、本社担当者が備品の所在地をすぐに確認できるようになり忙しい現場作業員も大助かりです。
以前は備品の把握だけで1週間ほどかかっていましたが、今では半分以下にまで時間の短縮ができています。
先日熊本を襲った豪雨災害でもelgana活用により復旧現場への人員もスピーディーに手配することができました。迅速な情報共有体制が整った組織として、危機管理能力も非常に向上したと思います。
elganaによって私はもちろん、会社全体でビジネスチャットツールの有効性を実感するようになりました。
部門間の垣根を越えて。
フラットなコミュニケーションで一体感を醸成
そして何よりelganaによって社内コミュニケーションが活性化しました。毎朝、毎夕、本社から現場従事者に対して業務連絡や気象情報をチャットで発信することで、従業員同士の接触回数が増えたからです。
今まで本社と現場は接する機会も少なく、メールだと、どことなく他人行儀な感じになりますが、elganaはスタンプで気軽にやり取りができるので親近感も湧いて、「本社に来やすくなった」という現場従事者もいます。
4月に導入して7月には新入社員用にIDを追加、世代を超えたコミュニケーションツールとしてelganaの浸透を進めているところです。
elganaを活用し、業界をリードする企業へ
今後の展望
今後は現場の進捗管理をはじめ、各建設現場をつないで会議を実施するなどelganaを活用した業務効率化をさらに図っていきたいと思っています。
ICT化を加速させながら、フラットかつスピーディーな双方向のコミュニケーションを絶え間なく実施し、業界をリードしていける企業を目指していきます。
