組織コミュニケーションとは
組織コミュニケーションとは、経営層・管理職・社員の垣根を超えて行われるコミュニケーションのことです。会社全体で意思疎通がスムーズに行われ、組織コミュニケーションが活性化し円滑であることは、企業の成長・発展をめざすうえで欠かせません。
しかし、社員間の年齢、経験の差、価値観の違いなどが生じるとコミュニケーションが不足しやすくなり、組織の健全な運営が難しくなるでしょう。そのため、企業は常に組織コミュニケーションを活性化させる取り組みを行う必要があります。
組織コミュニケーションが重要な理由とは
そもそもなぜ組織コミュニケーションが重要とされているのでしょうか。ここでは、組織コミュニケーションが重要な理由を３つ紹介します。
組織のビジョンを全体で共有するため
組織コミュニケーションには、組織全体で会社が掲げるビジョンを共有する役割があります。組織コミュニケーションを活性化させ、ビジョンを共有することで業務へのモチベーションが向上し、社員一丸となって目標達成への努力をするようになるでしょう。また、「目標達成に貢献したい」という意識が社員に芽生えることは、一人ひとりの主体性や積極性を養うことにもつながります。
業務の効率化・生産性の向上につながるため
組織コミュニケーションが活性化すると、組織内のノウハウや重要な情報がスムーズに共有されるようになり、業務の効率化・生産性の向上が期待できます。また、組織コミュニケーションの活性化によって社員同士の協力体制が構築されやすく、商品・サービスの品質向上や業績・顧客満足度の向上にも寄与するでしょう。
さらに、2020年以降、新型コロナウイルス感染症の流行により在宅勤務などのテレワークが推奨され、企業は従来の勤務体系から新たなワークスタイルへ変化を余儀なくされました。このような状況下でも業務効率や生産性を維持するためには、いかに組織としてコミュニケーションを円滑に行うことができるかが重要なカギとなりました。
風通しの良い職場環境を整えるため
組織コミュニケーションが円滑に行われれば、職場環境の風通しが良くなります。風通しの良い職場は働きやすく、人間関係のトラブルが起こりにくくなるため、離職率の低下や社員のストレス低減といった効果も期待できるでしょう。また、従業員同士の意見交換が活発になり、新たなビジネスアイデアやイノベーションが生まれやすくなります。ひいては、会社全体の組織力が強化されるでしょう。
組織コミュニケーションの不足がもたらすリスクとは？
組織コミュニケーションは組織の発展に欠かせませんが、不足するとどのような影響があるのでしょうか。ここでは、組織コミュニケーションの不足がもたらすリスクについて解説します。
生産性の低下
組織コミュニケーション不足に陥ると業務に必要な連携が滞り、社員の業務効率や生産性の低下を招く恐れがあります。また、組織コミュニケーションが不足した状態だと社員同士の協力体制が整えられません。その結果、マネジメントが行き届かなくなり業績悪化や組織の衰退などのリスクにさらされるでしょう。
社員のエンゲージメントの低下
組織コミュニケーションが不足すると、社員のエンゲージメントやモチベーションが低下し、職場の雰囲気も悪くなりかねません。また、社員が悩みやストレスを抱えていても表面化しない危険性が潜んでいます。仕事に意欲や情熱を持っているエンゲージメントの高い社員であっても、コミュニケーションが少ない職場では次第に居心地が悪くなり、会社に対する不満が募って離職率が上昇する可能性があります。
コンプライアンス違反が起こりやすくなる
不正やコンプライアンス違反は、社員の帰属意識の欠如によっても招かれると考えられます。組織コミュニケーションが不足していると他人に対して無関心になりやすく、不正が行われていても「関係ない」と見て見ぬ振りをしてしまいがちです。
また、組織コミュニケーション不足により社員同士の信頼関係が築きにくくなり、不正に気づいても報告する風土が根付かず、不正の早期発見や未然防止が難しくなります。
組織コミュニケーションを活性化させる３つのポイント
組織コミュニケーションが不足している組織はさまざまなリスクを抱えているため、早急に改善に努めなければなりません。ここでは、組織コミュニケーションを活性化させる３つのポイントを紹介するので、ぜひ取り入れてみてください。
定期的に面談・アンケートを実施する
組織コミュニケーションを活性化させるには、社員からの声や意見を聞く機会を設けることがポイントです。具体的には、定期的な面談やアンケートを実施し、職場の不満や業務における課題などを調査します。上司と部下による1on1ミーティングを設けるのもよいでしょう。
その後、調査結果をもとに解決策や改善施策を実行します。面談やアンケートを形式的なもので終わらせず、有効な回答を得られるようにするには、威圧的ではなく答えやすい質問項目を用意することが大切です。
社内イベントを開催する
ランチ会や社員旅行を実施して社内交流の機会を設けるのも、組織コミュニケーションの活性化に有効です。日頃のコミュニケーションが仕事の話だけだと、距離感を縮めて良好な人間関係を築くのは困難です。また、業務で関わりがない社員とはコミュニケーションの機会が生まれません。そこで社内イベントで仕事から離れた場所で交流することで会社への帰属意識が高まり、仕事へのモチベーションアップにもつながります。
ビジネスチャットを導入する
ビジネスチャットは、ビジネスにおけるコミュニケーションに特化しており、円滑なコミュニケーションを実現できる機能が充実しているツールです。たとえば「elgana」では、チャット機能やスタンプ機能、通話機能を活用して簡単にリアルタイムなコミュニケーションが取れることのほかに、タスク管理機能やファイル共有機能で情報共有の効率化も期待できます。
例えば、タスクのお知らせ機能を活用して経営層から方針や意図、経営理念をしっかりと伝えていくといった取り組みを行うのもよいでしょう。この機能を使えば、既読状況も可視化できるため誰に届いたかがはっきりと分かります。また、紙で配布していた社内報をお知らせ機能に置き換えることで、ペーパーレス化を促進することが可能です。
ビジネスチャット「elgana」で組織コミュニケーションの活性化に成功した事例
ここでは、ビジネスチャット「elgana」で組織コミュニケーションの活性化に成功した事例を２つ紹介します。
現場と本社の意思疎通がスムーズになり社内に一体感が生まれた｜大政建設株式会社
大政建設株式会社は、熊本県に拠点を置く建設会社です。これまで物理的に離れている本社と現場の従業員の間でのコミュニケーションが不足していることで、業務に支障が出ていました。従来は電話やメールで連絡を取り合っていましたが、情報共有に漏れや遅れが生じるケースも多々ありました。
「elgana」を導入したことで、本社と現場の従業員がリアルタイムに情報共有できるようになり、コミュニケーションが活性化されました。また、グループチャット機能を活用することで複数人が同時にやりとりできるため、業務効率化にもつながっています。
導入事例：大政建設株式会社
コミュニケーションが活性化し、非常時の連絡・報告もスムーズに｜社会福祉法人善仁会
宮崎県内で障害者高齢者向け、福祉事業展開する社会福祉法人善仁会では、複数の連絡手段を使用していることによる情報共有効率の低さが課題でした。従来は従業員への連絡手段として、各施設内の掲示板への張り紙やメールなどを併用していましたが、連絡手段が複数あったことで情報伝達が煩雑化していました。
「elgana」を導入したことで本部事務局からの連絡手段が統一され、情報伝達の効率化が実現されています。また、災害時の出勤状況の確認や行方不明者の捜索など非常事態時にも活用されており、電話やメールより従業員への報告連絡がスムーズになっています。
導入事例：社会福祉法人善仁会
組織コミュニケーションの活性化には「elgana」を導入しよう
ビジョンの共有や生産性の向上、風通しの良い職場づくりをめざすうえで、組織コミュニケーションは不可欠です。組織コミュニケーションが不足している企業は、さまざまなリスクを抱えることになるため、迅速に解決する必要があります。解決策には、「定期的な面談・アンケートの実施」「社内イベントの開催」「ビジネスチャットの導入」などの方法があるので、必要に応じて取り入れると良いでしょう。
ビジネスチャット「elgana」は、組織コミュニケーションの活性化を実現できるツールです。グループチャット機能により複数人でのリアルタイムなコミュニケーションが可能なほか、タスク管理機能やファイル共有機能を活用することで、業務連絡の円滑化にもつながります。初めて使う方でも簡単に扱えるので、導入直後からコミュニケーションの活性化が実感できるでしょう。まずは、無料で試用できるので、ぜひ一度お問い合わせください。
