ビジネスチャットを導入する目的とは？
ビジネスチャットは、どのような目的で導入するのでしょうか。ここではビジネスチャットの機能と、他のコミュニケーションツールとの相違点にフォーカスしながら導入目的を解説します。
ビジネスチャットの機能
ビジネスチャットには、社内コミュニケーションを円滑にできる機能があります。その主な機能は以下の４つです。
- 個別チャット機能
- グループチャット機能
- タスク管理機能
- ファイル共有機能
上記の機能以外にも、使用するツールによってはビデオ通話機能やGoogle、Microsoftなどの他社ツールとの連携機能を持つものもあります。
他のコミュニケーションツールとの違い
ビジネスチャットと、他のコミュニケーションツールでは用途が明確に違います。メールやSNSなどのツールと、ビジネスチャットを比較してみましょう。
メールとの違い
メールは現在も多くの企業で、社内コミュニケーションの手段として使われています。利点は個人間や複数人宛に文書やファイルなどを送信できるところです。
しかし、メールには弱点もあります。届いたメールをその都度確認しなければ、次々と届く新規メールに未開封のまま埋もれてしまいます。社外からのメールも混在するため、重要なメールを見落とすこともあり得ます。過去のメールを遡って探すのにも手間がかかります。
メーラーの設定でテーマ別にフォルダを仕分けられれば、こうした問題は解消できますが、PC全般が苦手な人にとってはメーラー設定のハードルは低くありません。また、連絡先指定では、「TO」「CC」「BCC」を使い分ける必要がありますが、この設定を忘れてしまうとメールの共有に漏れが生じることも起こり得ます。
一方、ビジネスチャットであれば、個人間やチーム、プロジェクトごとにあらかじめ作成したグループチャットを利用することで、重要な連絡事項やタスク、ファイルを一元管理できます。送信漏れの防止はもちろんのこと、受信内容を見落としていても検索しやすいため、業務を効率化できるメリットがあります。
SNSとの違い
メール以外のコミュニケーションツールには、プライベートで多用されているSNSを活用するケースもあります。メールよりも迅速にコミュニケーションが取れるため、緊急事項や簡単なタスクの連絡に有用です。
しかし、プライベートのメッセージと混在するため、重要な仕事のメッセージを見逃す可能性も潜んでいます。また、ファイルの共有にはサイズなどで制限があるため、メッセージはSNSで送り、ファイル共有はメールを使うというようなケースも発生します。これにより情報が分散してしまうデメリットがあります。
その点、ビジネスチャットを利用すれば、仕事とプライベートを区別することが容易です。ファイル共有機能もSNSよりも制限が小さいため、社内連絡を集約できます。
セキュリティ面の違い
個人SNSを仕事に使用する場合、セキュリティ面でリスクが高くなります。各個人のアカウントを会社で把握することができず、やり取りや投稿内容の確認も難しいため、情報漏えいや不正アクセスなどが起こり得るでしょう。
ビジネスチャット「elgana」の場合はIPアドレスとデバイスの利用制限をかけることが可能なため、不正ログインを防ぐことが可能です。
他にも、誰がいつ操作したかがわかるログ管理だけでなく、スクリーンショットの規制も可能なため、メールやSNS以上に安心感のあるセキュリティで活用いただくことができます。
ビジネスチャットで得られる効果とは？
ビジネスチャットを導入すると、どのような効果が得られるのでしょう。ここでは、ビジネスチャットで得られる効果を４つご紹介します。
コミュニケーションの円滑化
ビジネスチャットを導入すると、従来よりもコミュニケーションのハードルは低くなります。メールの場合は社内連絡であっても、一人ずつ連絡先を指定しなくてはいけないため、否応なく言葉遣いや挨拶文への配慮が求められます。そうした気苦労から連絡や返信が遅れがちになるケースもしばしば起こりえます。
その点ビジネスチャットなら、連絡したい相手が参加している「グループチャット」に対し、「話しかけるように」メッセージを送れます。これにより、メールのように連絡すべき本質以外で頭を悩ませる必要がないため、コミュニケーションが円滑化します。
業務効率化
ビジネスチャットでのコミュニケーションが円滑になると、業務効率の向上に期待が持てます。メールは連絡事項ごとに連絡先を指定して作成しなければなりません。情報伝達の手数がかかるためにタイムロスしやすい傾向にあります。しかし、ビジネスチャットはグループチャットを指定するだけで、連絡したい相手に内容を伝えられるため、効率良く情報を伝達することが可能です。
また、ビジネスチャットは、タスク管理やファイル共有機能に優位性があります。メールの場合はタスクやファイルを共有しても、社員がメールを開封しなければ無益なうえに、共有情報への齟齬が生じる可能性があります。
しかし、ビジネスチャットならグループチャットに参加している社員全員が、プロジェクトの進行状況やタスクを可視化できるため、共有情報の見落としを減らすことができます。しかも、プロジェクトをビジネスチャット上で一元管理できるので、スムーズに進行しやすくなります。
セキュリティ対策
前項でもお伝えしたとおり、社内コミュニケーションに利用されるSNSは、セキュリティ対策の観点に立てば課題を抱えています。社員に付与したアカウントを管理者からは監視・管理できないため、不正アクセスや情報漏えいのリスクを孕んでいるからです。
しかし、ビジネスチャットでは管理者が、利用者の監視や一元管理が可能になっています。不正アクセス防止機能やデータの暗号化といった機能も設計されており、他のコミュニケーションツールよりも高いセキュリティ対策が期待できます。
風通しの良い環境が作れる
コミュニケーションへの垣根が低くなると、社員同士のやりとりが活発になる傾向にあります。メールよりも意見交換や雑談が生まれやすくなるため、風通しの良い環境が生まれることでしょう。
また、テレワークや在宅ワークを導入している企業では、業務連絡以外のコミュニケーション頻度は低下しがちです。しかし、ビジネスチャットの導入により、コミュニケーションのハードルが下がることで社員同士の関係性は深まります。
ビジネスチャットの導入事例
ビジネスチャットの「elgana」は、業種や企業規模を問わず、さまざまな目的で導入されています。
たとえば、徳島県小松島市役所では災害発生や感染症対策などの有事における情報伝達の迅速化と業務効率化を目的に導入されています。従来は、緊急時は電話や紙資料で情報を共有していたため、伝達速度に時間を要する課題がありました。しかし、「elgana」を導入したことで、職員への一斉送信が可能になった上にペーパーレス化も促進でき、業務効率化とコスト削減を実現しています。
導入事例 小松島市役所
また、大政建設株式会社では本社と現場のコミュニケーションを円滑にする目的で導入されています。本社と現場は距離が離れていることが多く、情報伝達におけるタイムロスや伝達漏れが課題になっていました。しかし「elgana」を導入したことで、情報共有が迅速化され、既読確認機能によって社員の開封率も確認できるようになりました。
導入事例 大政建設株式会社
ビジネスチャットの重要なポイント
ビジネスチャットの導入効果を高めるには、押さえるべき重要なポイントがあります。ここではビジネスチャットを導入する際の、重要なポイントをご紹介します。
運用目的を明確にする
ビジネスチャットは、運用目的を明確にすることが重要です。導入する際は、まず社員に運用目的を説明する必要があります。仮に運用目的を明確にしなかった場合、「使用方法がわからない」「従来のツールとの使い分けが難しい」などの事態を招きかねません。そのため運用目的を明確にし、社員への説明や研修を行うことで、ビジネスチャットが社内に浸透しやすくなるようにしましょう。
利用ルールを設定する
ビジネスチャットの利用ルールを設定しておくことで、円滑な社内コミュニケーションを促進できます。たとえば、利用時間の制限、スタンプや絵文字の使い方、チャットルームの新規開設は管理者権限で行う、リアクションの義務化などの利用ルールを設定しておきましょう。
セキュリティ対策
ビジネスチャット導入の際は、安心感のあるセキュリティ対策が施されているかどうかを検討しましょう。管理者側で利用者の監視や管理ができるかを確認し、不正アクセスや情報漏えいを防止できるツールを選びましょう。
使いやすさ
ビジネスチャットには、機能が複雑で使い勝手の悪いツールもあります。社員にITツールの使用に不慣れな方がいることを想定し、ツールの試用期間を設けるなど、自社にあった使いやすいツールを選びましょう。
ビジネスチャットで高い効果を発揮するelgana
ビジネスチャットの導入効果は、コミュニケーションの円滑化と業務効率化を促進できる点にあります。従来のコミュニケーションツールでは、情報共有に工程数を要する上に、情報の伝達漏れが起きやすいという課題がありました。しかし、ビジネスチャットを使うことで迅速な情報の共有と一元管理が可能になり、しかも高いセキュリティ対策の機能も搭載されています。
こうしたビジネスチャットの優位性を余すところなく発揮するのが、「elgana」です。メールよりも簡単で、電話より手軽なため、ビジネスにおけるスムーズなコミュニケーションを実現し、業務効率化をサポートします。初めてビジネスチャットを使う方でも親しみやすいシンプルな機能設計がされ、なおかつ高いセキュリティ機能を搭載しています。ビジネスチャットで高い効果を求めるのなら、ぜひ「elgana」を検討してください。
