手書きのタイムカードは違法か
結論から言えば、手書きのタイムカードの使用自体は違法ではありません。ただし、以下の観点から適切な記録と認められない可能性があります。
違法ではないが厚生労働省のガイドラインでは推奨されていない
厚生労働省のガイドラインでは、労働時間の適切な管理のために企業へ「客観的な方法による勤怠管理」を求めています。たとえば、ICカードや指紋認証・静脈認証といった打刻システム、あるいはPCやスマートフォンからの打刻など、客観的に記録を残す手段が望ましいとされています。
労働者の労働時間を客観的に管理する義務を負っていることに対して、手書きの記録では改ざんが可能であるため、証拠として不十分とされる場合があります。違法とは明記されていないものの、手書きでの勤怠管理はあまり推奨できない方法だといえます。
参考：客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました｜厚生労働省
勤怠管理では満たさないといけない要件が多い
勤怠管理においては、労働基準法や関連法令で定められた多くの要件を正確に把握・記録する必要があります。具体的には、以下の情報が企業側で管理されていることが望ましいとされています。
- 出勤日
- 労働日数
- 休憩時間
- 出勤、退勤の時刻
- 日別の労働時間数
- 時間外労働をおこなった日付・時刻・時間数
- 休日労働をおこなった日付・時刻・時間数
- 深夜労働をおこなった日付・時刻・時間数
これらすべてを手書きで正確に管理するのは非常に手間がかかり、ミスも発生しやすいため、適切な勤怠管理体制の構築が困難になる可能性があります。
タイムカードを手書きする場合の問題点
手書きでタイムカードを記録する場合、具体的にどのような問題が生じるのでしょうか。ここでは代表的な４つの課題を紹介します。
記入漏れやミスが発生しやすい
手書きのタイムカードでは、うっかり出勤時刻や退勤時刻の記入を忘れたり、休憩時間をメモし忘れたりといった「記入漏れ」が起こりやすくなります。また、数字の読み間違いや書き間違い、集計時における転記ミスなど、手作業に依存することで発生するヒューマンエラーが避けられません。
結果として正しい労働時間を把握できず、給与計算の誤りや残業代の支払い漏れなど、従業員とのトラブルに発展するリスクが高まります。
改ざんしやすい
手書きのタイムカードは、後から容易に修正や書き換えができます。実際よりも早めに退勤時刻を記入して残業時間を少なく見せたり、実際よりも遅い時刻を記入して残業代を多く請求したりなどの不正が起こる可能性は否めません。
そのような改ざんに気づくのは困難であり、発見のために莫大な時間や人手を要するケースも考えられます。また、管理者が労働時間を改ざんする事例も問題化しており、後の労使紛争に発展しかねません。
管理コストがかかる
手書きのタイムカードは、紙の保管スペースが必要になるだけでなく、集計作業に多くの時間と手間を要します。特に従業員の人数が多い企業ほど、タイムカードの枚数も増え、管理スペースの確保やファイリングにかかる時間が大きな負担となるでしょう。
さらに、紙は紛失や破損のリスクも高く、紛失した場合はトラブル解決のための時間と労力が余計にかかります。
多様な働き方への対応ができない
コロナ禍以降、テレワークやフレックスタイム制など、多様な働き方が推進されています。しかし、手書きのタイムカードでは、オフィスに出勤しなければ打刻できません。
結果として、リモート勤務を含む柔軟な働き方の実態を正確に把握できず、勤怠状況と実労働時間が乖離する原因となる恐れがあります。従業員の働きやすさや企業の信用性にも直結してくるため、柔軟な対応が求められています。
手書きのタイムカードから勤怠管理システムに移行するメリット
手書きのタイムカードを廃止し、勤怠管理システムを導入すると、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、４つのポイントに分けて解説します。
業務の効率化につながる
勤怠管理システムを導入すれば、従業員の打刻・休憩時間の記録・集計・給与計算といった一連の業務を自動化できます。担当者がタイムカードを回収し、一枚一枚のデータをチェックして給与ソフトに転記するといった作業が不要になり、ミスや確認の手間から解放されるでしょう。
給与計算時の残業代や有給休暇などの複雑な処理もシステムがサポートしてくれるため、担当者の負担の大幅な軽減が実現できます。
データ集計・計算の正確性が向上する
勤怠管理システムは、出退勤の時刻や休憩時間、残業時間などを正確に自動集計してくれます。データ入力時のミスを防ぐだけでなく、時間外や深夜労働などの割増賃金計算もシステム上で一括処理できるため、担当者が計算式を誤るリスクを最小化できます。
正確な集計は従業員との信頼関係を維持するためにも重要で、労使トラブルを未然に防ぐことにつながるでしょう。
ペーパーレス化によるコスト削減につながる
勤怠管理システムを導入すれば、紙のタイムカードを使う必要がなくなるため、印刷コストや保管スペースの確保にかかる費用を削減できます。クラウド型システムならサーバーの維持管理も不要で、初期導入コストが比較的安く済む場合もあります。
企業としてはコスト効率が改善されるだけでなく、環境負荷の低減にもつながり、社会貢献も実現できるでしょう。
テレワークや在宅勤務などの働き方にも対応できる
クラウド型の勤怠管理システムを導入すると、インターネット環境さえ整っていれば、PCやスマートフォンから場所を問わずに打刻が可能です。たとえ在宅勤務や出張中でも、リアルタイムで正確に勤怠を記録できるため、管理者は全従業員の労働状況を把握しやすくなります。
多様な働き方を推進している企業にとっては、勤怠管理が容易になり、人事労務部門の負担を大きく軽減できるでしょう。
手書きのタイムカードから勤怠管理システムに移行する際の手順
ここでは、手書きのタイムカードから勤怠管理システムへスムーズに移行するための手順を解説します。システム移行前に全体像を把握しておきましょう。
勤怠管理システムを導入する目的を設定する
まずは、勤怠管理システムを導入する目的を明確にしましょう。「手作業による集計作業をなくしたい」「コンプライアンスを強化したい」など、具体的な目的を設定することで、自社に必要なシステムの機能や要件が見えてきます。
目的が曖昧なままシステムを導入してしまうと、期待した効果が得られない可能性があるため、導入する前に必ず目的を明確にしましょう。
自社に合った勤怠管理システムを選ぶ
勤怠管理システムにはさまざまな種類があり、機能や特長が異なります。自社の業種や規模、従業員数、勤務形態（シフト制、フレックスタイム制など）などを考慮し、自社に最適なシステムを選びましょう。複数のシステムを比較検討し、無料トライアルなどを利用して、実際に操作性や使い勝手を確認することをおすすめします。
導入前の準備を整える
勤怠管理システムの導入にあたっては、事前の準備が重要です。新しいシステムの運用ルールを策定し、従業員への周知を徹底しましょう。
必要に応じて従業員向けの説明会を開催し、マニュアルも作成しましょう。また、既存のシステムや給与計算ソフトとの連携が必要な場合は、事前に設定方法などを確認することが大切です。
データの移行とテスト運用をする
新しい勤怠管理システムに、既存の従業員情報や過去の勤怠データなどを移行します。データ移行が完了したら、必ずテスト運用を行いましょう。
一部の従業員に協力してもらって実際にシステムを使うことで、問題点や改善点が見えてきます。テスト運用中に発生した問題点は、本格運用開始前に必ず解決しておきましょう。
本格的に運用を開始する
テスト運用で問題がないことを確認したら、いよいよ本格運用の開始です。運用開始後も、従業員からの問い合わせに対応したり、必要に応じてシステムの設定を見直したりするなど、継続的なサポートは不可欠です。
また、定期的にシステムの利用状況を確認し、問題点があれば改善していくことで、より効果的にシステムを活用できます。
手書きのタイムカードを廃止するならKING OF TIME for elganaがおすすめ
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誰もが簡単に操作できるため、スムーズにシステム移行できるでしょう。また、クラウド上でデータを一元管理するため、手書きタイムカードのような紛失リスクや改ざんリスクが大幅に減少し、セキュリティ面も強化されます。
手書きのタイムカードから勤怠管理システムに移行しよう！
手書きのタイムカードは違法ではありませんが、労働時間を正確に管理するという観点では推奨できない方法です。改ざんリスクや記入漏れ・転記ミスの多発、管理コストの増大など、正確性や効率性の面で多くの課題を抱えています。勤怠管理システムへ移行すれば、こうした問題を一気に解決し、より効率的かつ適正な労務管理が可能になります。
「KING OF TIME for elgana」であれば、ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」との連携による高い利便性を誇り、導入後のサポートもしっかり行われるため、初めてシステム化に踏み切る企業におすすめです。ぜひ「KING OF TIME for elgana」を導入し、自社に最適な勤怠管理体制を構築しましょう。
