勤怠管理とは
勤怠管理とは、従業員の労働時間や出退勤、休暇取得状況などを記録・管理する業務のことです。労働基準法に基づき、企業には従業員の労働時間を正確に把握し、適切な賃金を支払う義務があります。勤怠管理が適切に行われていないと、労働時間の過不足や残業代の未払いなどの問題につながり、企業と従業員の双方にとって大きなリスクになります。
企業が健全に運営を続けるうえで欠かせない管理業務であり、管理体制がきちんと整っているか否かは従業員のモチベーションや企業イメージにも大きな影響を与えます。このため、取り組み方を根本から見直す企業が増えています。
勤怠管理の目的と重要性
勤怠管理は単なる出退勤の打刻や時間集計にとどまらず、企業のコンプライアンスや従業員の健康管理にも直結する重要な業務です。勤怠管理の適正化により、給与計算の正確性向上や労務リスクの低減、従業員の健康維持といった多方面のメリットが得られます。
ここでは、勤怠管理の目的と重要性を３つの視点から確認しましょう。
労働時間を正確に把握する
労働時間の正確な把握は、適切な給与計算を行うための基盤となります。出退勤や休憩、時間外労働などをミスなく集計できる体制が整っていないと、従業員への給与支払いで過不足が生まれたり、残業代の計算に不備が生じたりする可能性があります。
これらの問題は従業員との信頼関係を損ない、労使トラブルに発展するケースもあるため、勤怠管理は経営や人事労務の観点でも欠かせない要素といえるでしょう。
従業員の健康を守る
長時間労働が続いたり、休みが少なかったりすると従業員の疲労が蓄積し、生産性の低下や健康被害を引き起こすリスクを高めます。特にテレワーク環境下では、労働時間の実態を把握しづらく、知らず知らずのうちに労働時間が長くなってしまいかねません。
適切に勤怠管理をしていれば、残業時間の上限を把握しやすくなり、従業員の過剰労働を防ぐ手立てを講じやすくなります。また、従業員自身も自分の勤怠状況を客観的に理解できるため、無理のない働き方を考えるきっかけになるでしょう。
法令遵守のための体制を確保する
労働基準法や関連法規では、企業は従業員の労働時間や休暇取得状況を正しく管理し、必要に応じて書面や電子記録として残す義務があります。勤怠管理を曖昧にしていると、労働基準法違反や未払い残業代などの問題が発生し、行政からの指導やペナルティを課されるリスクが高まります。
しっかりと法令を遵守できる体制を整えることは、企業の信用を守るうえでも不可欠といえるでしょう。
勤怠管理が煩雑になりやすい理由
勤怠管理は企業規模が大きくなって従業員数が増えるほど、複雑な要素が絡み合う業務です。日常的に運用している現場では、多くの手間や問題が顕在化しやすくなります。ここでは、勤怠管理が煩雑になる主な要因を３つ挙げます。
情報の収集・集計や確認作業に時間がかかる
紙のタイムカードは各部署から回収し、手作業で打刻時間を確認・集計しなければなりません。エクセル管理でも、タイムカードの情報を手入力したり計算式を設定したりする手間がかかります。従業員数が多い企業では一人ひとりのタイムカードの回収や、それを確認・集計するプロセスだけでも大きな負担になるでしょう。
また、入力ミスや計算ミスが発生しやすく、給与計算や労務管理にまで影響が及ぶ場合もあります。集計結果に誤りがあれば、給与の過不足や法定割増賃金の反映漏れなどにつながり、後々の修正対応がさらに工数を増やすことになります。
不正申告やミスが発生するリスクがある
手動での勤怠管理は、人為的なミスが起きやすいのはもちろんのこと、不正申告の温床にもなりやすいという問題があります。タイムカードの打刻時間を意図的に変更したり、紙の記録を後から書き換えたりするのは難しくありません。
不正が発生すると、それを見抜くためにさらなる工数が発生し、管理者にとってはダブルチェックやトリプルチェックが必要になる場合もあります。その結果、より一層の業務負担を招きかねません。
雇用形態や働き方が多様化している
最近は従業員のニーズや業務内容に応じて多様な働き方が取り入れられています。テレワークや直行直帰、フレックスタイム制などの勤務形態に合った勤怠管理を行うためには、従来の手書きやタイムカードといったアナログな方法では不十分な場合が増えるでしょう。
時間や場所にとらわれることなく正確に打刻できる仕組みを整えないと、管理者が従業員の労働状況を正確に把握することが難しくなります。
勤怠管理の効率化を実現するための５つのステップ
勤怠管理業務の効率化は短期間で完了しないため、計画的なアプローチが必要です。ここでは、勤怠管理の効率化を段階的に進めるための５つのステップを紹介します。
１.現在の勤怠管理プロセスを可視化する
業務効率化の第一歩は、現状の勤怠管理プロセスを詳細に把握することです。出退勤の記録方法から集計、確認、給与計算への連携までの一連の流れを可視化しましょう。
各工程にかかる時間や関与する人員数、使用するシステムなどを明確にします。フロー図やチャートにまとめると理解しやすいでしょう。可視化したうえで無駄な作業や重複した確認プロセス、ボトルネックとなっている部分を特定することが重要です。
２.課題を明確にし、改善目標を設定する
可視化した勤怠管理プロセスを分析し、具体的な課題を洗い出します。「集計作業に月10時間を費やしている」「出勤時の打刻忘れが多い」「紙の保管スペースが不足している」などの課題が見えてくるでしょう。次に、これらの課題に優先順位をつけ、改善目標を設定します。
「集計作業の時間を半減させる」「３ヶ月以内に打刻忘れの件数を50%削減する」など、具体的で測定可能な目標を立てることが重要です。目標が定まれば、それを達成するための具体的な改善計画を立てましょう。
３.適切なシステムを選ぶ
課題を解決するためにおすすめなのが、勤怠管理システムの導入です。さまざまな種類があり、それぞれ特長が異なります。そのため、自社の雇用形態や働き方、予算に合ったシステムを選ぶことが重要です。勤怠管理システムは、操作性、打刻方法の多様性（ICカード、生体認証、スマホアプリなど）、セキュリティ機能などに注目し、比較検討しましょう。
なお、本格的に導入する前に、デモ版の利用や試験導入などで、実際の使用感を確かめることをおすすめします。
４.従業員への周知徹底
勤怠管理システムを導入しても、従業員が正しく使いこなせなければ意味がありません。運用開始前には、打刻方法や申請フローなどの使用方法を丁寧に説明し、必要に応じて研修を実施しましょう。
特に多様な働き方をする従業員が増えている場合、モバイル端末やリモート環境での操作手順をしっかり周知することが重要です。従業員がシステムを使いこなしやすいよう、マニュアルの充実やヘルプデスクの設置も検討するとよいでしょう。
５.定期的な見直しと改善
勤怠管理システムの導入後も、定期的な見直しと改善が必要です。運用開始から1ヶ月、3ヶ月、半年のタイミングで当初設定した目標の達成状況を確認しましょう。システムの利用状況や従業員の反応、実際に効率化された時間などを測定し効果を検証します。
問題点や改善の余地がある場合は、設定の見直しやプロセスの改善を行います。また、法改正や組織変更などの外部環境の変化にも対応できるように、柔軟な姿勢で運用を継続することが重要です。
勤怠管理システムを導入して業務を効率化するメリット
勤怠管理システムは、従来の紙ベースや手動の管理方法に比べて、さまざまなメリットをもたらします。ここでは、代表的な３つのメリットを見ていきましょう。
担当者の負担軽減とミスの防止につながる
勤怠管理システムを導入することで、人事・労務担当者の業務負担を大幅に軽減できます。従来の手作業による集計や確認作業が自動化されるため、勤怠締めにかかる時間を削減できるでしょう。
また、自動計算機能により転記ミスや計算ミスを防止できるため、給与計算の正確性も向上します。担当者は煩雑な作業から解放され、より付加価値の高い業務に時間を割けるようになるでしょう。
多様な働き方に対応できる
クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、オフィス以外の場所でも打刻や勤怠確認が可能となり、テレワークや直行直帰、出張など、多様な働き方に柔軟に対応できます。従業員はスマートフォンやPCから出退勤を記録できるため、どこにいても正確な勤怠データを企業側で把握できるのが大きな強みです。
また、フレックスタイム制や時短勤務などにも対応したシステムを選択すれば、勤務形態が異なる従業員同士でも一元管理が可能になり、管理者の負担がさらに軽減されるでしょう。
法令遵守と労務リスクの軽減につながる
勤怠管理システムでは、労働時間の客観的な記録ができ、労働安全衛生法で定められた「適正な労働時間の把握」が可能です。残業時間の上限を超過しそうな従業員に自動でアラートを出す機能や、有給休暇の取得状況を可視化する機能などを活用することで、働き方改革関連法への対応も容易になります。また、勤怠情報が電子データで保存されるため、万が一の労務トラブルの際にも迅速に対応できるでしょう。
KING OF TIME for elganaで実現できる勤怠管理の効率化
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また、勤怠情報のデータがクラウド上で一元管理されるため、オフィスワークとテレワークの併用など、ハイブリッドな働き方にも適応します。勤怠管理の効率化を実現するなら、ぜひ「KING OF TIME for elgana」の導入をご検討ください。
勤怠管理システムを導入して業務効率化を実現しよう！
勤怠管理の効率化は、企業の業務改善に大きな効果をもたらします。紙やエクセルによる従来の管理方法から脱却し、勤怠管理システムを導入することで、人事・労務担当者の負担軽減、正確な労働時間の把握、法令遵守の徹底につながるでしょう。
「KING OF TIME for elgana」は、ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」のスマートフォンアプリから直接出勤・退勤の打刻ができ、データが自動登録されます。「elgana（エルガナ）」の導入サポート体制も充実しているため、安心して運用いただけるでしょう。勤怠管理システムを検討している企業の方は、ぜひ一度ご相談ください。
