メールとチャットは何が違う？
ここでは、メールとチャットの主な違いを３つの観点から見ていきましょう。
リアルタイム性
メールは非同期型のコミュニケーションツールです。送信後は、相手が確認して返信するまでに時間がかかることもあります。そのため、緊急性の高い連絡や即時の対応が求められる場面では、タイムラグが生じる可能性が高いメールは適さないことがあります。
一方のチャットは同期型のツールです。複数人が同時に参加するグループチャットでは、瞬時に情報共有や意思決定が行えるため、迅速な対応が必要な業務に適しています。
コミュニケーションの内容
メールとチャットでは、求められる文章のスタイルが異なります。チャットはカジュアルなやり取りや雑談に適しており、スタンプや絵文字を使うことでテキストでは伝わりづらいニュアンスも補えます。気軽に送信しやすく、作業の合間に短いやり取りを行うなど柔軟なコミュニケーションが可能です。
一方、メールはフォーマルな情報交換に向いており、あらたまった文章や重要書類の添付に適しています。取引先とのやり取りや契約内容の確認など、内容の正確性が重視される場面では、メールが好まれることが多いでしょう。それぞれの特性を理解し、状況に応じて使い分けることが大切です。
必要なツール
メールを利用するには、メールアドレスとメールクライアントが必要です。これらは広く普及しているため、社内外問わず多くの相手と連絡を取れます。チャットを利用する場合は、共通のチャットツールを組織内外で導入し、全員が同じプラットフォームを揃える必要があります。
メールのメリット・デメリット
メールはフォーマルで信頼度の高いやり取りが可能な反面、相手の返信状況次第でコミュニケーションに時間がかかりやすいのが難点です。1日に受信するメールの量が多すぎて、重要な連絡が埋もれてしまうというケースもよく見られます。メールをより効果的に利用するためにも、メールのメリットとデメリットを把握しましょう。
メールのメリット
メールの最大のメリットは、記録性の高さです。送受信したメールはフォルダに履歴として残り、あとから確認できるため、重要なやり取りの証拠になります。また、メールは正式なビジネス文書としての役割を果たし、フォーマルな場面でのやり取りに適しています。さらに、メールでは大容量の資料や複数のファイルをまとめて送受信できます。
メールのデメリット
送信後、相手が確認し返信するまでに時間がかかることが多く、迅速な対応が求められる場面では不向きです。また、形式的な文章になりがちで、細かいニュアンスが伝わりにくく、相手への印象に悪影響を与えてしまう可能性もあります。
さらに、メールは相手が開封したかどうかを確認する手段が限られているため、重要な連絡が確実に伝わったかを確認するのが難しい点もデメリットでしょう。
チャットのメリット・デメリット
リアルタイム性に優れるチャットですが、留意しておきたい点があります。チャットは気軽にやり取りができ、業務スピードを上げる効果があります。しかし、チャット上に流れる情報量が増えすぎたり、そもそも導入にハードルがあるといった点では不便さを感じることもあるかもしれません。以下のメリット・デメリットを理解したうえで、運用体制を整えましょう。
チャットのメリット
チャットの大きなメリットは、メッセージの管理のしやすさです。チャットツールでは、プロジェクトやチームごとにグループを作成できるため、関連する情報をまとめて管理できます。また、短文で気軽にやり取りできるため、メールよりも迅速かつ活発な意見交換や情報共有が可能です。
さらに、グループチャットを活用すれば、複数人での同時コミュニケーションも容易です。加えて、多くのチャットツールには検索機能が備わっており、過去のやり取りやファイルを見つけやすいのも大きな利点です。
チャットのデメリット
チャットツールの最大のデメリットは、導入時のハードルの高さでしょう。新しくツールを導入する際、とりわけ、ITツールに不慣れな人にとっては操作方法を覚えるまでに時間がかかり、定着しない可能性があります。また、気軽にコミュニケーションが取れる反面、業務に関係のない雑談など、無駄なコミュニケーションが増えてしまうリスクもあるでしょう。
さらに、通知設定を適切にしないと頻繁に通知が届き、プライベートの妨げや集中力を削がれてしまうなど、かえって生産性を下げてしまう可能性もあるため注意が必要です。
メールとチャットを使い分けるコツ
ここでは、メールとチャットの具体的な使い分けのコツを4つのポイントに絞って解説します。
記録・証跡を残すならメール
契約内容や重要な決定事項など、のちのち確認する必要がある、または証拠として残しておくべき内容をやり取りする際にはメールが適しています。メールは送受信履歴が確実に残り、送信後に内容を編集できません。そのため、「言った・言わない」などのトラブルを回避しやすくなります。
重要な内容をやり取りする際は、のちのちのトラブルを防ぐためにも、記録性が高いメールを選びましょう。
迅速な情報共有が必要な場面はチャット
緊急性の高い連絡やリアルタイムでの情報共有が求められる場面では、チャットが有効です。たとえば、システム障害の発生や急なスケジュール変更など、即時の対応が必要な場合にチャットを使えば、関係者全員に迅速かつ確実に情報を伝達できます。メールのように、相手が受信ボックスを確認するのを待つ必要がないため、スピーディな問題解決や意思決定につながるでしょう。
また、状況の変化がめまぐるしい現場や定期的に更新が行われるプロジェクトであれば、チャットを主体的に使い、素早い合意形成を図るとよいでしょう。
気軽なコミュニケーションはチャット
社内での簡単な質問や雑談などの気軽なコミュニケーションには、チャットが最適です。メールのような堅苦しい挨拶文や署名は不要で、簡潔でスムーズなコミュニケーションを実現できます。たとえば、「今日のランチ、何を食べましたか？」といった軽い話題から、「この資料について、簡単に教えてもらえますか？」といった業務上の質問まで、気軽にやり取りできます。
複数人での情報共有はチャット
プロジェクトチームなど、多人数で情報共有や議論を行う必要がある場合には、グループチャットが効果的です。関係者全員が参加するグループチャットを作成することで情報を一元管理し、効率的に共有できます。メールのように、CCやBCCを駆使して宛先を指定する必要もありません。
また、チャットなら過去のやり取りも簡単にさかのぼれるため、議論の流れを把握しやすく、スムーズな意思決定にもつながります。やり取りの履歴をメンバー全員が簡単に共有できるため、新たに参加した人も内容を追いかけやすいというメリットがあります。
ビジネスにおすすめなチャットツールの選び方
ここでは、チャットツールの選び方を紹介します。
使いやすいツールを選ぶ
直感的に操作できるインターフェースを持つチャットツールを選ぶことで、導入後の定着がスムーズになります。
「elgana（エルガナ）」は、シンプルで使いやすい操作性を追求しており、ITに不慣れな方でもすぐに利用できます。また、タスク機能やメンション機能、ファイル一覧機能など、業務効率化に役立つ機能が充実しており、チーム内でのコミュニケーションを円滑に進めることが可能です。
セキュリティ機能が充実しているツールを選ぶ
チャットツール利用時は、情報漏えい対策が不可欠です。利用者や端末の制限・管理、データの暗号化など、セキュリティ機能が充実したツールを選びましょう。
「elgana（エルガナ）」の利用端末の制限・管理機能では、事前に承認された端末以外からのアクセスを制限でき、不正アクセスを防止できます。万が一端末を紛失した場合も、データの暗号化および端末に残さない設定ができるため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることが可能です。
コストパフォーマンスで選ぶ
導入コストと機能のバランスを考慮し、自社のニーズに合ったチャットツールを選定することが求められます。
「elgana（エルガナ）」は無料で試用できる「おためしプラン」から、ユーザー数や機能に応じて選べるものまで、多様な料金プランを提供しています。ベースプランは1ユーザーあたり月額330円（税込）で利用可能であり、必要な機能を備えつつコストを抑えられる点が魅力です。
チャットツールを導入するなら「elgana（エルガナ）」がおすすめ！
メールとチャットを適切に使い分けることで、コミュニケーションは格段に効率化されます。特に、迅速さや気軽さが求められる場面ではチャットが有効です。
数あるチャットツールのなかでも「elgana（エルガナ）」は、使いやすさとセキュリティ、コストパフォーマンスに優れ、ビジネス利用に最適です。チャットツールの導入を検討中であればぜひ一度ご相談ください。
