タイムカードや出勤簿で勤怠管理をする３つの問題点
タイムカードや出勤簿など紙ベースの勤怠管理は、見えにくいコストやミスのリスクが潜んでおり、業務負担を増大させる要因になります。
ここでは、タイムカードや出勤簿で勤怠管理をする際の３つの問題点について解説します。
勤怠データの集計・記入に手間がかかる
手書きの出勤簿やタイムカードは、データの集計や入力に多くの時間がかかります。従業員数が多い企業ほど、タイムカードを回収して勤怠状況をチェックし、給与計算するといった作業の手間が膨大となります。
また、作業が属人化しがちで、管理担当者への負担が大きいといった問題点もあります。結果として、給与計算や残業時間のチェックなど、他の重要な業務にまで支障をきたす可能性があるでしょう。
計算ミスが発生するリスクが高い
勤怠管理の集計を紙に記されたデータをもとに手作業で行うと、計算ミスが発生しやすくなります。労働時間の計算ミスや残業時間の過少・過大計算が起こると、従業員の不満や信頼の低下につながりかねません。
また、労働基準法をはじめ、法律に基づく適正な勤怠管理ができなくなるリスクもあり、トラブルに発展する恐れがあります。
書類の保管場所を確保する必要がある
タイムカードや出勤簿などの紙書類は、法令により一定期間の保管が義務づけられています。しかし、書類を大量に保管するには専用のスペースやファイリング作業が必要で、管理コストが嵩みます。
また、文書の紛失や劣化、情報漏えいなど、セキュリティ面での不安要素も無視できない問題となるでしょう。
勤怠管理をペーパーレス化するメリット
紙ベースでの運用から脱却し、勤怠管理をペーパーレス化することで、勤怠管理の効率化や正確性の向上が期待できます。
ここでは、勤怠管理をペーパーレス化する４つのメリットについて解説します。
業務を効率化できる
勤怠管理システムを導入すると、データの自動集計や給与計算との連携が可能になり、手作業での集計やデータ入力の時間を大幅に削減できます。従業員もリアルタイムで勤怠状況を確認できるため、業務の透明性が向上するのも大きなメリットです。
データの正確性が向上する
勤怠管理システムの導入によって、データの正確性が大幅に向上します。手作業での計算や入力ミスを防げるため、ヒューマンエラーが大幅に減少し、正確な勤怠データを管理できます。
打刻データはリアルタイムで自動的に記録されるため、給与計算や労働時間の記録をより正確に行うことができ、正しい給与支払いを実現するとともにコンプライアンス強化にもつながるでしょう。
コスト削減と環境への配慮につながる
勤怠管理のペーパーレス化は、紙や印刷コストの削減に直結します。あわせて、書類を保管するための物理的スペースが不要になるため、保管コストを含めたトータルコストも抑えられるでしょう。
また、紙の使用量を減らすことは、環境負荷の軽減に寄与し、企業としての社会的責任（CSR）やSDGsへの取り組みにもつながります。
法令遵守とリスク管理を強化できる
ペーパーレス化は業務効率だけでなく、法令遵守やリスク管理の面でも大きなメリットがあります。電子データとして勤怠情報を正確に保存・管理できるため、必要に応じて迅速に記録を提示したり、不正を早期に発見したりすることが容易になります。
セキュリティ面での強化や権限管理の徹底により、情報漏えいや改ざんリスクの低減も期待できるでしょう。
勤怠管理をペーパーレス化する注意点
メリットの大きい勤怠管理のペーパーレス化ですが、導入や運用においてはいくつか注意すべき点があります。ここでは、勤怠管理のペーパーレス化における注意点を解説します。
勤怠管理システムの運用コストがかかる
勤怠管理システムを導入する場合、初期費用や月額利用料などのランニングコストが発生します。企業規模やシステムの機能範囲によっては、コスト負担が増える可能性があるため、長期的な視点で費用対効果を検討することが重要です。
運用コストに見合った業務改善効果が得られるか、事前に導入メリットを具体的に試算しておきましょう。
システムの移行に手間がかかる
従来の勤怠管理方法から新システムへの移行に際しては、既存データの移行作業や現場との調整、担当者の研修などが必要になります。移行期間中は従来システムと新システムを並行運用するケースもあるため、スケジュール管理やトラブル対応に注意が必要です。
業務に支障をきたさないためには、段階的な移行計画と周到な準備が欠かせません。
従業員のシステム移行への抵抗感
新たな勤怠管理システムを導入する際、従業員の中には操作方法がわからず戸惑う人や、既存の方法に慣れているがゆえに抵抗感を示す人もいます。ペーパーレス化を円滑に進めるためには、目的やメリットを丁寧に説明し、研修やサポートを充実させるといった配慮が不可欠です。
従業員の意見を適宜取り入れながら、現場が納得して使える仕組みを整えましょう。
勤怠管理をペーパーレス化する最適なタイミングは？
ペーパーレス化を検討する企業が増える一方で、「いつ導入すればいいのかわからない」という声も少なくありません。以下のようなタイミングを目安に、導入を本格的に検討してみてはいかがでしょうか。
なるべく早いに越したことはない
ペーパーレス化による業務効率化やコスト削減の恩恵は、導入後すぐに実感できることが多くあります。先送りにする間も紙ベースの煩雑な管理やコスト負担が続くため、できるだけ早くシステム導入に着手するのがおすすめです。
なお、導入に伴う教育や移行作業には一定の時間が必要なため、早めに導入しましょう。
従業員が増えたとき
会社の成長に伴い従業員数が増えると、勤怠管理にかかる手間が一気に増大します。ある程度の規模になる前にペーパーレス化を済ませておくと、管理方法の混乱や従業員の不満を最小限に抑えられ、スムーズに対応できるでしょう。
特に新卒や中途採用など採用活動が活発な時期において、人員増加が見込まれる場合には早めの決断が求められます。
就業規則や労務管理ルールを変更するとき
法改正や就業規則の改定による新たな労働条件、労務管理ルールを導入するタイミングで、勤怠管理システムも同時に刷新すると効果的です。紙ベースの運用から一気にデジタル化へ移行し、新ルールに最初から対応したシステムを導入すれば、従業員の混乱を減らし、運用開始後のトラブルを最小限に抑えることができます。
勤怠管理をペーパーレス化する際のポイント
実際にペーパーレス化を進めるにあたって、具体的にどのような点に気をづければよいのでしょうか。ここでは、勤怠管理のペーパーレス化を行う際に知っておくべきポイントを解説します。
勤務形態や労務管理ルールに適したシステムを選ぶ
テレワークやフレックスタイム制など、多様化する働き方に対応できるシステムであることが重要です。また、複雑な残業計算や休暇管理にもしっかり対応しているかを事前に確認し、自社の就業規則や労務管理ルールとの相性を見極めましょう。
法改正や社内規則の変更にも対応できるかも確認することが重要です。試用期間やデモを活用すると、導入後のギャップを防げます。
コストパフォーマンスを検討する
導入費用や月額料金などのランニングコストと、見込まれる業務改善効果を総合的に比較し、長期的な目線で費用対効果を判断することが大切です。コストを抑えたいからといって機能が不足しているシステムを選ぶと、後から追加機能が必要になり、結局は費用が膨らむリスクもあります。
逆に高機能すぎるシステムでは、使わない機能に対してコストを払い続けることになりかねません。コストと機能のバランスを見極め、最適なシステムを選ぶことが重要です。
従業員への説明・教育を必ず行う
新しい勤怠管理システムの導入前には、従業員の理解と協力を得るため、十分な説明や研修を行うことが重要です。使い方がわからず混乱することを防ぐため、マニュアルを作成したり、実際の操作を見せたりしながら説明しましょう。
従業員への定期的なフォローアップをしっかり行い、システムのスムーズな移行をめざしましょう。
勤怠管理のペーパーレス化なら「KING OF TIME for elgana」がおすすめ
ペーパーレス化を実現する勤怠管理システムの中でも、使いやすさと多機能性を両立しているのが「KING OF TIME for elgana」です。ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」と連携しているため、従業員はチャット画面上でスムーズに打刻や休暇申請ができ、管理者はリアルタイムで全員の勤怠状況を確認できます。テレワークやフレックスタイムなど多様な勤務形態にも対応し、法令遵守に必要なデータを自動的に管理・保存できるのも魅力的なポイントです。
また、導入サポートや運用後のフォロー体制も充実しており、システム移行時の不安を最小限に抑えられます。コストパフォーマンスの面でも、多くの企業が導入効果を実感しており、ペーパーレス化を本気で進めたい企業に最適な選択肢といえるでしょう。
