部下とのコミュニケーションのコツとは？良好にするメリットや注意点を紹介

公開日：2024/03/08

部下とのコミュニケーションに悩まれている方は多いのではないでしょうか。部下と十分なコミュニケーションが取れていない場合、業務に支障をきたしたりミスが発生しやすくなります。チームの生産性や業務効率を高めるには、上司と部下の良好な関係が重要です。
この記事では、部下とのコミュニケーションのコツや関係を良好にするメリット、注意点を解説します。職場の人間関係に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

上司が部下の意見や考えを尊重する姿勢を示すと、部下は自分の存在意義を感じられようになって自信がつき、仕事へのモチベーションや貢献しようとする意欲が高まります。また、上司が部下の悩みや不安を把握し、適切なアドバイスやサポートを行うことで、部下は抱えている仕事上の課題を解決できるため、生産性が向上するでしょう。

部下の成長につながる

上司と部下とのコミュニケーションが良好になると、部下の成長を促進しやすくなるでしょう。社内での立場を超え、対等な関係性で対話できるようになれば、上司の立場からの視点を部下が理解できるため部下の視野を広げることにつながり、問題解決力の向上に寄与します。

また、上司が部下の意見を聞き入れると、部下は自分の意見が組織に生かされた実感が得られます。その結果、部下はより前向きに仕事に取り組み、自発的にスキルアップを図るようになるでしょう。上司にとっても、部下へのフィードバックを通じて新しい視点を培う機会になります。部下の成長を促すことは、組織全体にとって良い効果を生むといえるでしょう。

離職率の低下につながる

部下とのコミュニケーションを良好にすることで、部下が上司と会社に対して安心感を抱き、離職率の低下につながります。上司が部下の話をよく聞き理解しようとする姿勢を見せることで、部下は上司を信頼・尊敬できる相手と認識するようになり、職場が安心して働ける環境になるためです。

また、上司と部下がコミュニケーションを取ることで、会社の方針や目標を共有しやすくなり、部下が自分の役割や目的意識を理解できます。自分の役割がはっきりし、会社に対する愛着や帰属意識が高まることで、長く働いて貢献したいと考えるようになるでしょう。

部下とのコミュニケーションを円滑にするためのコツとは

部下とのコミュニケーションを円滑にするには、ただ話しかけるだけではなく、いくつか押さえるべきコツがあります。ここでは、すぐに実践できるコツを６つ紹介します。

部下の話に耳を傾ける

部下とコミュニケーションを取る際は、最後まで相手の話をじっくりと聞くことが大切です。相手の話を遮ったり、否定して自分の意見を押し付けたりするのではなく、相手の言い分を理解しようと努めましょう。

相手の話を傾聴することで、部下は「上司が自分のことを大切にしてくれている」と実感できます。部下は上司を信頼するようになり、自身の思いや考えを打ち明けてくれるでしょう。また、上司も部下の考えを理解できるため、関係性が深まります。

部下から話しかけやすい環境をつくる

部下から話しかけやすい環境をつくるには、部下とのコミュニケーションにおける上下関係の意識を上司が払拭することが重要です。具体的には、以下のポイントを意識しましょう。

部下からの話しかけを優先し、作業を止めて傾聴する姿勢を見せる
姿勢を変え、視線と体を相手に向ける
話してくれたことへの感謝を伝える
上司から部下の意見や提案を積極的に聞く

部下から話しかけやすい環境をつくることは、部下とのコミュニケーションを円滑にするだけでなく、部下の成長やモチベーションの向上にもつながります。上司は、部下から話しかけやすい環境をつくるための姿勢を心がけましょう。

明るく接する

部下とのコミュニケーションを円滑にするためには、笑顔とポジティブな言葉遣いを心がけて明るく接することが大切です。会話する際に明るく接することで、部下も話しやすくなります。職場の雰囲気づくりの面でも、上司の明るい振る舞いが部下や同僚に良い印象を与える効果が期待できます。日頃から自分の表情や言動に注意を払い、相手に寄り添う姿勢を示すことが信頼関係の構築につながります。

部下を褒める・労う

部下の頑張りを褒めたり労ったりすることは、部下とのコミュニケーションを円滑にするうえで、非常に効果的です。部下は上司から褒められることで、自分の頑張りが認められていると感じ、嬉しい気持ちになるでしょう。また、労われることで仕事に対するモチベーションが向上し、より良い成果を出そうとするようになります。

自己開示をする

自己開示とは、自分の考えや経験、感情などを相手に伝えることを意味します。部下に対して一方的に意見を求めるのではなく上司から先に自己開示をすることで、部下は上司の人間性や考え方を理解でき、互いの距離感を縮めることにつながるでしょう。また、自己開示には相手を安心させる効果があり、部下も自分の考えや経験を気軽に話せるようになるため、コミュニケーションが円滑になります。

コミュニケーションツールを活用する

ビジネスチャットやWeb会議システムなどのコミュニケーションツールを活用することで、以下のメリットが享受できます。

時間や場所の制約を受けずにコミュニケーションを取れる
複数人でのコミュニケーションを円滑にできる
資料やファイルの共有が容易になる

ビジネスチャット「elgana^®」は、オンラインで簡単にコミュニケーションを取れるだけでなく、会話したい部下やチームメンバーと個別のグループチャットを作成できます。実際に連絡を取る際は、リアクション機能を活用することで、部下は上司とのコミュニケーションに感じていたハードルを払拭できるでしょう。

部下とのコミュニケーションの注意点

部下とのコミュニケーションでは、以下で紹介する注意点を考慮しなければ、積極的にコミュニケーションを取ろうとしても逆効果になってしまいます。ここでは４つの注意点を紹介するので、必ずチェックしておきましょう。

相手によって態度を変えない

相手によって態度を変えることは、信頼関係の構築を阻害する大きな要因となります。部下は上司の態度から、その上司が自分をどう評価しているかを判断します。上司が特定の部下に対してだけ特別な態度で接すると、ほかの部下は「自分は嫌われている」「自分は認められていない」と不信感を抱いてしまうでしょう。上司は、部下一人ひとりと向き合い、平等に接する姿勢を心がけることが大切です。

人前で怒らない

人前で怒られたり注意されると、自分の行動や判断を否定されたと感じ、部下のプライドや自尊心は傷つきます。その結果、部下のモチベーション低下や上司に対する不信感を生むことにつながりかねません。また、人前で叱責する行為はパワハラに該当する可能性もあります。パワハラと認定されると、会社や上司が責任を問われてしまうため注意が必要です。

部下への指導を行う際はできるだけ人前を避け、部下と２人きりになるようにしましょう。また、相手の気持ちを理解しようと努め、建設的な意見やアドバイスを与えるように心がけることも大切です。

自分の非を認め、部下のせいにしない

上司が自身の非を認めず部下のせいにすると、部下は上司を信用できなくなります。ミスが発覚した場合は、役職や立場に関係なく、自らの非を認めて誠実に謝る姿勢を取ることが大切です。上司が素直に非を認める姿勢は、周囲に信頼できる人物であるという印象を与え、部下からの信頼獲得につながります。

ネガティブな発言を避ける

ネガティブな発言をされると、部下は「自分はダメな人間だ」「この仕事は難しい」という後ろ向きの感情を抱きやすくなり、部下の仕事に対するモチベーションの低下につながります。また、部下は「失敗したら怒られる」という恐怖心からチャレンジをためらうようにもなるため、ネガティブな発言は部下の成長を阻害してしまう恐れがあります。

仕事の愚痴や他人の悪口を言うことも部下に悪影響を与えるため、部下の前では控えるようにしましょう。

部下とのコミュニケーションの活性化にはビジネスチャット「elgana^®」

部下とのコミュニケーションを活性化させることで、部下のモチベーションや生産性の向上、成長促進、離職率の低下など、さまざまなメリットが享受できます。ただし、部下と積極的に会話するだけでは良好な関係を築けません。この記事で紹介した部下とのコミュニケーションを円滑にするコツや注意点を踏まえて、話しやすい雰囲気をつくることが大切です。

ビジネスチャット「elgana^®」は、部下とのコミュニケーションの活性化に有効なビジネスチャットツールです。対面での対話が難しい場合でもオンラインで手軽にやり取り可能で、グループチャットやタスク管理などを活用して業務連絡をスムーズに行えます。リアクション機能も利用することでコミュニケーションのハードルを低くできるため、部下からも気軽に交流できます。部下との円滑なコミュニケーションを実現するために、ぜひ「elgana^®」の導入をご検討ください。