職場のコミュニケーション改善・活性化によるメリットとは
職場のコミュニケーションを改善・活性化させることで、従業員の行動や意識にさまざまなメリットをもたらします。職場コミュニケーションの改善を進める前に、主な４つのメリットをチェックしましょう。
生産性が向上する
職場のコミュニケーションを改善することで、社内全体での生産性向上が期待できます。職場内でコミュニケーションが不足していると従業員同士の連携がうまく機能せず、さまざまなミスやトラブルが発生しやすくなります。
職場コミュニケーションの改善により従業員間の連携が強化されれば、無駄な手戻りや時間のロスが減少するでしょう。その結果、業務全体の質も改善され、生産性の向上につながります。
離職率の低下につながる
職場のコミュニケーションを改善することで、従業員のエンゲージメントが向上し、職場環境や仕事に対する満足度が高まります。コミュニケーションが活発になれば、従業員同士の信頼関係が強化され、安心して働ける環境が醸成されるでしょう。
結果として離職率の低下につながり、優秀な人材が定着するため、組織の長期的な成長を見込めるようになります。
従業員の主体性・問題解決力を養える
職場のコミュニケーションが改善されれば、従業員同士の意見交換が活発になり、一人ひとりの問題解決能力が高まりやすくなります。他者の異なる意見に触れながら建設的な議論を重ねることで、従業員は物事を多角的に見る力を身につけられるでしょう。
加えて積極的に発言する風土が醸成されれば、一人ひとりの主体性が養われ、アイデアを出し合うことが当たり前になっていきます。結果的に組織全体のパフォーマンスが向上し、事業の発展にも寄与するでしょう。
情報共有が円滑になる
職場のコミュニケーションが改善されると、必要な情報が円滑に共有されるようになり、業務効率や顧客満足度が向上します。たとえば、最新の顧客情報がリアルタイムに共有されることで、カスタマーサポートの質が向上します。お客様の要望やフィードバックが迅速にチーム全体に伝わり、スピーディな対応が可能になるためです。
また、業務のノウハウが共有されるようになれば、属人化やブラックボックス化の防止にもつながり、業務効率が改善されるでしょう。
職場のコミュニケーションがうまくいかない原因とは
職場のコミュニケーションがうまくいかないと悩んでいる組織は、自覚していなくてもさまざまな問題を抱えています。ここでは、職場のコミュニケーションがうまくいかない主な原因を４つ紹介します。
コミュニケーションのメリットが理解されていない
職場でコミュニケーションが軽視されていると、一人ひとりが積極的に会話しようという意識にならず、情報共有や意見交換が停滞するでしょう。上司がコミュニケーションのメリットを理解していない場合、部下と対話するよりも一方的に指示を出せばいいといった考えになり、貴重な意見やアイデアを聞き逃してしまう可能性があります。
また、部下がコミュニケーションの重要性を認識していないと、主体的に上司に話しかけることがなくなるため、信頼関係を築けません。全員がコミュニケーションの価値を理解し、お互いを知ろうとする姿勢を持つことが重要です。
従業員同士の交流が少ない
業務に追われて従業員同士が交流する機会が少なくなると、職場でのコミュニケーションは不足するでしょう。特に、部署間の連携が少ない職場やリモートワークが中心の環境では、顔を合わせる機会が少なくなりがちで、気軽に話せる関係を築くことが難しい場合があります。
ランチ会や社内イベントなどを通じて従業員同士が交流できる場を提供し、コミュニケーションが自然と生まれるような環境をつくる必要があるでしょう。
職場の人間関係に課題がある
職場の人間関係に課題があると、情報共有や意見交換が円滑に進まず、コミュニケーションに支障をきたすリスクがあります。たとえば、上司と部下とのコミュニケーションに課題が生じると、必要な情報の共有漏れや指示に対する認識の齟齬が生まれる可能性があるでしょう。
当事者同士での話し合いが難しい場合は、人事担当者などの第三者が解決のサポートをするのもひとつの方法です。課題が発生している状況を放置すればさらに状況が悪くなることがあるため、早めの対処が肝要です。
情報共有の手段が統一されていない
職場での情報共有手段が統一されていないと、業務を進めるうえで混乱や齟齬が生じやすくなります。異なるツールが混在している場合、どこに情報があるかわからなくなり、見落としや確認までに遅れが生じるリスクがあるでしょう。情報を管理・検索するのに手間がかかるため、情報共有効率が悪化するだけでなく、生産性の低下も招きかねません。
職場のコミュニケーションを活性化させる方法とは
職場のコミュニケーションを改善・活性化させるには、従業員同士が自然と交流できる機会を設ける必要があります。具体的な施策を６つ紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
社内イベントの開催
社内イベントは、職場のコミュニケーション活性化に欠かせない施策のひとつです。部署や役職の垣根を越えて交流できる場を設けることで社員同士の親睦を深め、信頼関係や一体感の醸成につながります。
ランチ会や社員旅行、スポーツ大会など、イベントの種類は多岐にわたりますが、重要なのは社員が楽しめるような企画であることです。従業員の興味関心を引き出して参加意欲を高められれば、コミュニケーションの活性化につながるでしょう。ただし、イベントへの参加は強制するのではなく、自主的に参加したくなるイベントを企画することが重要です。
1on1ミーティングの実施
1on1ミーティングは、上司と部下が1対1で定期的に行う対話形式のミーティングです。業務の進捗報告や課題共有だけでなく、キャリアに関する相談や個人的な悩みなど、幅広いテーマについて話し合いましょう。1on1ミーティング最大のメリットは、上司と部下の信頼関係が構築され、日頃からのコミュニケーション促進につながる点です。
また、上司は部下の成長をサポートし、モチベーションを高めるための具体的なアドバイスやフィードバックを与えられるため、一人ひとりの生産性向上にも寄与します。
社内研修の実施
社内研修は、職場のコミュニケーション活性化につながる有効な手段です。業務に必要なコミュニケーションスキルを学べるだけでなく、従業員同士の相互理解を深めて協力体制を構築できます。チームビルディング研修では、共通の目標に向かって協力する経験を通じて、チームワークや一体感を醸成できるでしょう。
コンプライアンス研修ではハラスメント防止やセキュリティ対策など、職場におけるルールやマナーを学ぶことで、安心して働ける環境づくりに役立ちます。一人ひとりのスキルアップや生産性向上をはかりながら、コミュニケーションの活性化も実現できる施策です。
サンクスカードの活用
サンクスカードは日頃の感謝の気持ちを伝え合うことで、人間関係を深められる効果的な方法です。普段の感謝の気持ちをカードを通して伝え、互いに認め合うことで一人ひとりの仕事へのモチベーションが高まります。また、感謝を送り合う文化が根付くことで、ポジティブな雰囲気が生まれて相互協力的な職場環境づくりに役立つでしょう。
フリーアドレス制の導入
フリーアドレス制は従業員が固定の席を持たず、その日の気分や業務内容に合わせて自由な場所で働くスタイルです。部署や職種の垣根を超えた交流が生まれやすく、職場のコミュニケーションの活性化につながります。
また、日々働く場所が変わることで新しい視点や刺激を得られ、仕事へ新鮮な気持ちで仕事に向き合えるようになるでしょう。各部署の情報やアイデア交換も活発になり、新たなコラボレーションやビジネスが生まれる可能性も広がります。
コミュニケーションツールの導入
働き方が多様化しているなかで、ビジネスチャットやオンライン会議アプリなどのコミュニケーションツールの導入は、職場のコミュニケーション活性化に欠かせません。たとえばビジネスチャットを導入すれば、リアルタイムでの情報共有やタスクの進捗管理が可能になり、業務の効率化や生産性の向上などの効果が期待できます。
「ビジネスチャットが何なのか」については、以下の資料に概要を簡潔にまとめていますので、ぜひご覧ください。
ビジネスチャット「elgana」は、タスク管理機能やファイル共有機能など、業務に必要な機能が充実しています。セキュリティ機能も豊富で、情報漏えいや不正アクセスなどのリスクを最小限に抑えられるため、安心して利用できるのも特長のひとつです。
「ビジネスチャットの中でも、elganaはどこがいいのか」について、以下の資料にまとめていますので、ぜひご覧ください。
職場のコミュニケーションを改善する６つのポイント
ただ施策を取り入れるだけでは、職場のコミュニケーションを改善する効果は薄くなります。ここで紹介するポイントを押さえることで改善施策の効果が最大化されるため、実施前にチェックしておきましょう。
上司から積極的に話しかける
上下関係や業務の忙しさなどから、コミュニケーションがうまく取れないケースもあるでしょう。まずは上司から積極的に話しかけることで、部下は「上司は自分のことを気にかけてくれている」と実感し、安心感や信頼感を抱くようになります。その結果、上司と部下の間で自然と会話のきっかけが生まれ、コミュニケーションの頻度が高まります。
相手の話に耳を傾ける
コミュニケーションを取る際には、傾聴する意識を持って、相手の話を遮らず最後まで聞くようにしましょう。話を遮ると、相手に「聞いてもらえていない」という印象を与えるだけでなく、話の本質を理解できません。相手の話が終わるまで、相槌を入れながら聞くようにすることが大切です。
ポジティブな言葉を使う
職場のコミュニケーションでは、否定的な言葉は避けてポジティブな言葉を使うことを心がけましょう。ネガティブな言葉は、相手の気分を害したり傷つけたりする可能性があり、良好な人間関係を築くことができません。
ポジティブな言葉を使うことで相手に好印象を与えるだけでなく、場が和んで話が弾みやすくなります。たとえば、「業務の成果を褒める」「労いの言葉を使う」など、相手の気持ちに寄り添って発言することが重要です。
目を見て話すことを心がける
コミュニケーションにおいて、目を見て話すことは非常に重要です。目を見て話すことで、相手に「真剣に話を聞いている」「あなたの話に興味がある」といった印象を与えられます。また、自分の話も伝わりやすくなり、お互いの考えを理解できるようになります。
ただし、目をじっと見つめ続けると、相手が緊張したり不快感を抱いたりする可能性があります。適度に身振り手振りをしながら視線をそらしたり、相手の鼻周辺を見たりしながら話すのがポイントです。
要点をわかりやすく話す
円滑なコミュニケーションを実現するには、要点をまとめて結論から話すことを心掛けましょう。長々と一方的に話を続けると主旨が相手に伝わらないばかりか、相手の時間を奪ってしまい、ストレスを感じさせる可能性があります。
事前に要点を整理してから話すことで、相手に必要な情報を明確にわかりやすく伝えられます。
自己開示をする
職場の同僚と良好な人間関係を築くには、自己開示をして自身について話すことも重要です。コミュニケーションにおいては、一方的に相手の発言ばかりを求めてしまうと尋問のようになりかねません。
相手とある程度の関係構築ができたら、自然な流れで自己開示をしましょう。具体的には、出身地や趣味、好きな食べ物、最近ハマっていることなど、プライベートな内容を話すことで相手との心理的な距離が縮まります。
職場のコミュニケーション改善に成功した事例
岩手県宮古市で福祉サービスを展開する社会福祉法人若竹会は、東日本大震災や新型コロナウイルス流行の経験からBCP（事業継続計画）対策の重要性を痛感していました。そこでスタッフ間の情報共有や緊急時の連絡手段として、ビジネスチャットの導入を検討しました。
そのビジネスチャットのなかでも、シンプルな機能性とサポート体制が充実していることから「elgana」の導入を決めました。導入後は情報伝達の漏れが減り、施設間のコミュニケーションが円滑化しています。また、トーク内容を管理者が確認できるようになったことで、ハラスメントの抑止にもつながりました。
導入事例 社会福祉法人若竹会
職場のコミュニケーション改善には「elgana」の導入がおすすめ
職場のコミュニケーションは、離職率や生産性に直結する重要な要素です。職場のコミュニケーションに課題を抱えている組織は、1on1ミーティングやフリーアドレス制を導入するなど、さまざまな改善施策を取り入れるのがポイントです。
「elgana」は、グループチャット作成機能やタスク管理機能など、業務に必要な機能を網羅しており、情報共有の円滑化や業務効率の改善に役立つツールです。プライベートチャットやSNSとは異なり、セキュリティ機能も充実しているため、安心して利用できるのも大きな魅力です。また、直感的に操作でき、ITツールに不慣れな方でも簡単に使いこなせるため、導入後の定着もスムーズに進むでしょう。コミュニケーションツールの導入をご検討されている方は、ぜひ一度ご相談ください。
