勤怠管理でDXを進めるには？
デジタルトランスフォーメーション（DX）は、多くの企業で避けて通れない課題となっています。特に勤怠管理の分野でDXを進めることで、業務効率やデータの正確性が飛躍的に向上します。それでは、どのようにして勤怠管理でDXを実現すればよいのでしょうか。現状から転換するためのフローを見ていきましょう。
現状分析と課題を特定する
最初に行うべきは、現在の勤怠管理のプロセスを詳細に分析することです。紙ベースのタイムカードやエクセルでの手動集計など、時間や労力を要する作業の有無を確認しましょう。また、ミスが発生しやすいポイントや、従業員からの不満が多い部分も洗い出します。
業務プロセスのボトルネックを特定し、効率化の余地がある部分を見つけ出すことが重要です。現状の課題を明確にすることで、DXによって解決すべき具体的な目標が見えてきます。
また、2019年に改正された労働安全衛生法では「客観的方法による労働時間把握」が義務化され、自己申告による勤怠記録だけではここで定められた法的要件を満たすことができません。場所を選ばずに正確かつ客観的に勤怠を記録できる勤怠管理の方法を整備する必要があります。
適切な勤怠管理システムを導入する
課題が特定できたら、それを解決できる勤怠管理システムを選定します。自社の業務フローや従業員数、必要な機能に合わせて最適なシステムを導入することが重要です。特に、チャットツールを活用した勤怠管理は、操作性や機能性が優れており、導入コストもほかのツールに比べて低いためおすすめです。
たとえば、外勤が多い営業担当者にとって、チャットツールを利用して勤怠打刻できれば、スマートフォンから簡単に打刻できます。また、勤怠に乱れがある社員に対しても、チャットツールを通じて直接コミュニケーションを取ることで、迅速な対応や指導が可能です。
このように、リアルタイムでの情報共有や、場所を選ばずにどこからでも打刻できるため、業務効率が大幅に向上します。
業務フローの改善と効果測定を行う
システムを導入しただけでは、DXの効果を十分に発揮できません。新しい勤怠管理ツールに合わせて、業務フローを見直す必要があります。また、定期的に導入効果を評価・分析し、必要に応じて改善策を講じます。
従業員からのフィードバックを収集し、運用面での問題点を早期に解決することも重要です。これにより、DXの取り組みで持続的に効果を生み出せるようになります。
勤怠管理でDXを進めるためのツールの選び方
勤怠管理でDXを成功させるには、自社に適したツールを導入することが重要です。ここでは、勤怠管理ツールを選ぶ際に注目すべきポイントを紹介します。
操作性・機能性をチェックする
「従業員が直感的に操作できるか」、「業務に必要な機能が備わっているか」はツール選びにおいて非常に重要なポイントです。たとえば、打刻や休暇申請、データの集計などが効率化できる機能が搭載されているか 確認します。また、さまざまな働き方に対応するために、スマートフォンからの操作が可能かどうかもチェックしましょう。
自社の予算にあったものを選ぶ
導入コストやランニングコストも、ツール選定における重要な要素です。高性能なツールであっても、予算を大きく超えては導入が難しくなります。費用対効果を考慮し、予算内でもっともコストパフォーマンスの高いツールを選定しましょう。無料トライアルやデモ版を活用して、実際の使用感を確かめるのもおすすめです。
運用サポートの有無を確認する
導入後のサポート体制が充実しているかも確認しておきましょう。システムトラブルが発生した際の対応や、機能追加・アップデートがある際のフォローなど、長期的に運用するうえでサポートが手厚いかどうかは重要です。サポートがしっかりしていれば、これまでチャットツールを運用したことがなくても安心してシステムを導入できるでしょう。
勤怠管理でチャットツールを活用するメリットとは
勤怠管理でチャットツールを活用することで、さまざまなメリットを享受できます。ここでは、３つのメリットについて解説します。
業務の効率化を実現できる
チャットツールを活用すると業務の効率化を実現できます。たとえば、ビジネスチャット「elgana」では、勤怠管理システム「KING OF TIME for elgana」と連動することで、トークルームで勤怠データをリアルタイムに集約でき、手作業によるデータ入力や集計が不要になります。
その結果、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーが生じにくくなり、勤怠管理の業務効率を大幅に改善できるでしょう。また、打刻や申請のテンプレートを用意すれば、従業員の勤怠入力にかかる手間を削減できます。
不正打刻や出退勤データ改ざんの防止につながる
チャットツールでは、一人につき1アカウントが付与されるため、他人による代理打刻が困難になります。また、打刻時間や操作履歴がチャット上に記録されるため、データの改ざんも防止できるでしょう。コンプライアンスの強化につながり、企業の信頼性も高まる効果が期待できます。
リモートワークや外勤にも対応できる
勤怠管理にチャットツールを導入していると、インターネット環境があれば、場所を問わずスマートフォンやタブレットから勤怠の入力や管理が可能になります。勤怠をチャットで送るだけで済むため、リモートワークや外出先での業務にも柔軟に対応できるでしょう。
その結果、時間や場所に縛られない働き方を推進できるようになり、従業員の満足度の向上にもつながります。
勤怠管理をチャットツールで行う際のポイント
チャットツールで勤怠管理を行う際には、いくつかの注意点があります。以下のポイントを押さえて、効果的に運用しましょう。
セキュリティ対策を徹底する
チャットの誤送信や担当者の管理ミスにより、情報が漏えいするリスクがあります。勤怠データは従業員の個人情報であるため、強固なセキュリティ対策が必要です。
チャットツールのアクセス権限の設定やデータの暗号化、パスキー認証などのセキュリティ機能を活用し、情報漏えいを未然に防ぎましょう。また、定期的にセキュリティチェックを実施したり、従業員へ啓発活動を行ったりすることも重要な取り組みとなります。
従業員へのサポート体制を整える
ITツールに不慣れな従業員がいる場合、チャットツールの操作に戸惑うことがあるでしょう。従業員へのフォローアップをせずに放置してしまうと、勤怠管理の運用に支障をきたす可能性があります。
勤怠管理のためにチャットツールを導入したら、操作マニュアルを提供したり研修を実施したりと、従業員へのサポート体制を整えることが重要です。また、ヘルプデスクの設置やFAQの共有など、従業員が質問しやすい環境を整備することも効果的です。
運用ルールを設定する
チャット上で複数人の勤怠管理を行うと、管理担当者への通知が多くなり見逃してしまうリスクがあります。このような事態を防ぐために、適切に通知設定を行い、重要なメッセージはピン留めするなど、運用ルールを明確に定めましょう。また、レスポンスのタイミングや報告の方法についても、統一したルールを設けるとよいでしょう。
打刻用・集計用のフォーマットを用意する
入力や集計の手間を省くために、統一されたフォーマットを用意しましょう。テンプレートを使用することで、従業員は簡単に勤怠情報を入力でき、管理者側もデータの集計が容易になります。フォーマットは定期的に見直し、業務内容の変化に対応できるよう更新することも重要です。
ビジネスチャット「elgana」と連携できる勤怠管理ツール「KING OF TIME for elgana」なら、チャットだけで出退勤の打刻から集計まで可能で、勤怠管理業務の効率化を実現できます。休暇管理や各種申請承認、給与連携などの勤怠管理に必要な機能がすべて揃っています。紙のタイムカードでの勤怠管理など、独自の勤怠ルールを持つ企業でもスムーズにご利用いただけます。
ビジネスチャット「elgana」で勤怠管理を効率化しよう
勤怠管理のDXは、業務効率やデータの正確性の向上などに大きく貢献します。特に、勤怠管理にチャットツールを活用することで、出退勤の打刻から集計までの手間を大幅に軽減できるでしょう。勤怠管理でチャットツールを導入する際は、運用体制を整備して従業員が迷わずストレスなく利用できるようにすることが重要です。
「KING OF TIME for elgana」を導入すれば、elganaから出勤・退勤打刻が可能になり、打刻データが自動登録されます。その結果、一括してデータ取得ができ勤怠管理業務の工数削減につながります。「elgana」の導入も含めて、運用サポート体制が充実しており、安心してご利用いただけます。勤怠管理のDXを検討している企業の方は、ぜひ一度ご相談ください。
