ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、業務上のコミュニケーションに特化したチャットツールです。多くの企業で、社内外でのコミュニケーションを円滑にする目的で導入されており、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずに利用できます。
既に利用しているメールやプライベートチャット、SNSと比較してビジネスチャットがどのように業務に役立つのか、具体的にイメージできないという方も多いでしょう。 以下では、それぞれの違いについて解説します。
メールとの違い
メールと比較して、ビジネスチャットは複数人とのやり取りをリアルタイムに行えるのが特徴です。複数人での情報共有をスムーズに行えるため、チームでの共同作業や迅速に意思決定を進める必要がある場面で役立つでしょう。
また、ビジネスチャットではトークルーム上でファイル共有やタスク管理も簡単にできるうえに、過去の履歴を検索しやすいため、情報管理ツールとしても活用できます。
プライベートチャットやSNSとの違い
ビジネスチャットはプライベートチャットやSNSと比べて、高度なセキュリティ機能が実装されているツールが多く、機密情報を取り扱う情報共有にも対応しています。また、プライベートなコミュニケーションと業務連絡との切り分けができるため、生産性の向上や情報漏えいリスクの軽減にもつながるでしょう。
ビジネスチャットの主な７つの機能
ビジネスチャットには、業務に役立つさまざまな機能が実装されています。ここでは、主な７つの機能を紹介します。
チャット機能
チャット機能は、テキストメッセージを送受信するビジネスチャットの基本機能です。
返信機能や宛先指定機能があり、複数人でのトークルーム内でも特定の人にだけ通知できます。また、過去のチャット履歴をキーワードで検索できるため、必要な情報を見つけ出すのも簡単です。
グループチャット機能
グループチャット機能は、プロジェクトや部署など、特定の目的やメンバーでグループを作成できるのが特徴です。必要なメンバーだけで情報共有や議論ができ、業務の効率化やチームワークの強化につながります。
リアクション機能
ビジネスチャットには、メッセージに対してスタンプや絵文字で簡単に反応できるリアクション機能が搭載されているものもあります。手軽に意思表示ができるためチャットでの返信が不要になり、コミュニケーションの活性化や円滑化に役立ちます。
ファイル共有・一覧機能
ビジネスチャットでは、トークルーム内でPDF資料や画像などのファイルを簡単に共有できます。共有されたファイルは一覧表示でき、必要なファイルをすぐに探し出せるため、業務の効率化につながるでしょう。
タスク管理機能
ビジネスチャットには、タスクの作成・割り当て・進捗管理ができるタスク管理機能が備わっています。担当者や期限を設定できるため、タスクの抜け漏れを低減できるでしょう。また、日程調整機能が備わっているビジネスチャットもあり、会議や打ち合わせなどのスケジュールも管理しやすくなります。
音声通話機能
多くのビジネスチャットに、音声通話機能が実装されています。テキストだけでは伝わりにくい細かいニュアンスを伝えたり、緊急性の高い連絡を取り合ったりする際に便利な機能です。
セキュリティ機能
ビジネスチャット最大の特徴として、高いセキュリティが挙げられます。具体的には管理者権限によるアクセス制御やログの記録、端末管理などの機能があり、情報漏えい対策を強化できます。社内外で機密情報を取り扱うビジネスシーンでも安心して利用できるでしょう。
ビジネスチャットの導入により得られる効果
業務に活用できる機能が豊富なビジネスチャットですが、どのような効果が導入すると得られるのでしょうか。
業務効率・生産性の向上
ビジネスチャットの導入により、業務効率と生産性の向上が期待できます。チャットでのやりとりとファイル共有によりリアルタイムな情報伝達を実現でき、意思決定スピードが向上するためです。
また、タスク管理機能によって、個々の業務進捗を可視化・管理でき、タスクの遅れや漏れを防ぐことができます。その結果、無駄な会議やメールのやり取りが減り、業務効率や生産性の向上につながるでしょう。
コミュニケーションの活性化
ビジネスチャットでは、チャット形式ならではの気軽さから、従業員同士で質問や相談がしやすい環境が生まれます。複数人との同時やり取りが可能で、意見交換や情報共有が活発になるでしょう。
結果として、社内全体のコミュニケーションが活性化し、風通しの良い職場環境の整備や新たなアイデアの創出にもつながります。
リモートワーク・働き方改革の促進
ビジネスチャットは、場所や時間にとらわれずに円滑なコミュニケーションを可能にします。そのため、オフィスに出社せずとも、チームメンバーとの情報共有や相談がスムーズにでき、リモートワークやフレックスタイム制など、柔軟な働き方を促進できるでしょう。
仕事とプライベートの切り分け
ビジネスチャットを導入することで、業務用とプライベートとの連絡手段を明確に区別できます。その結果、仕事とプライベートのオンオフを切り替えやすくなり、ワークライフバランスの改善につながるでしょう。また、業務時間外に通知を受信することがなくなるため、ストレスの軽減にもつながります。
セキュリティの強化
ビジネスチャットは、高いセキュリティ機能が備わっているため、社内外あらゆるシーンでのコミュニケーションでも安心して利用できるでしょう。管理者権限によるアクセス制限やログ管理、通信の暗号化などの機能により、不正アクセスや情報漏えいの防止につながります。
ビジネスチャットを導入する際の注意点
ビジネスチャット導入には、さまざまなメリットがある反面、運用時に注意すべき点がいくつかあります。ここで紹介する注意点を押さえて、ビジネスチャットの運用効果を最大化しましょう。
導入目的を明確にする
ビジネスチャットの導入効果を最大限に引き出すには、導入目的を明確にすることが重要です。目的が曖昧だと従業員から「なぜわざわざビジネスチャットを利用するのか」「使い方を覚えるのが面倒」と不満の声が上がり、利用に抵抗を示す可能性があります。
導入目的を明確化し、従業員にしっかりと周知することで、社内に浸透していくでしょう。
自社の目的を達成できるツールを導入する
ビジネスチャットは数多く存在するため、自社のニーズや目的に合ったツールを選ぶことが重要です。必要な機能や操作性、コスト面などを比較検討し、最適なツールを導入しましょう。
無料プランやトライアルなどを活用して、実際に使い勝手を試してみるのもおすすめです。
運用ルールを定める
ビジネスチャットを効果的に活用するには、運用ルールを明確に定めることが重要です。利用範囲や機密情報の取り扱い方法、チャット時のマナーなどを具体的に定め、従業員に周知徹底しましょう。ルールを定めることで、混乱やトラブルを未然に防ぎ、安全かつ効果的にビジネスチャットを運用できます。
最初は一部の業務から試験導入する
ビジネスチャットは、全社導入前に一部の部署やチームで試験導入することが重要です。試験導入することで、実際の業務フローにおける使い勝手や予期せぬトラブル、課題などを早期に発見・改善できるでしょう。
これにより、全社導入時の混乱やリスクを最小限に抑え、ビジネスチャット導入の効果を最大限に引き出せます。
ビジネスチャット「elgana」の活用事例
ここでは、ビジネスチャット「elgana」の活用事例を２つ紹介します。
円滑な社内コミュニケーションの構築を実現｜ビジネスレンタリース株式会社
ビジネスレンタリース株式会社では、外出中の従業員との連絡手段が電話に限られ、情報伝達までにタイムラグが生じるといった問題を抱えていました。また、一部の従業員がプライベートチャットを業務で使用しており、情報漏えいのリスクも懸念されていました。
課題の解決策として、アカウントの一括管理ができ、セキュリティ機能が充実している「elgana」を導入しました。導入後は、セキュリティポリシーに準拠した環境が整い、機密情報を取り扱う際でも安全に情報共有できるようになっています。また、業務とプライベートの切り分けができ、従業員の安心感にもつながっています。
導入事例 ビジネスレンタリース株式会社
客先常駐者や在宅勤務者からのレスポンスが向上｜コムウェア・ファイナンシャル・システムズ株式会社
コムウェア・ファイナンシャル・システムズ株式会社では、客先常駐の社員が多く、セキュリティの関係でメールでの連絡が難しい状況にありました。さらに、コロナ禍で在宅勤務者が増え、タイムリーにコミュニケーションを取れないことが課題となっていました。
「elgana」導入後は、全従業員が登録されているトークルームで一斉周知が可能になり、タイムリーな情報共有を実現しています。また、既読確認機能により、未読の従業員へ迅速にフォローできるようになり、依頼や確認に対するレスポンスのスピードが改善されています。
導入事例 コムウェア・ファイナンシャル・システムズ株式会社
ビジネスチャット「elgana」なら便利で安心して利用できる！
ビジネスチャットには、業務に役立つさまざまな機能が搭載されています。ビジネスチャットを社内外のコミュニケーションで活用することで、業務の効率化や仕事とプライベートの切り分け、セキュリティ対策の強化などの効果が得られます。
「elgana」は、ファイル共有やタスク管理などの業務効率化に役立つ便利な機能に加え、高いセキュリティ機能も兼ね備えたビジネスチャットです。ツール選定にお悩みの方に向けて、多くの機能を無料でお試しいただけるプランを用意しています。まずはその利便性を実感いただき、ぜひ導入をご検討ください。
