USAGE

elganaで安全に
ファイルや動画を添付する方法

2022/03/02

「会議資料をelgana上で共有したい!」
「至急PCの型番を送ってほしいと言われた・・メモする時間がないから画像で送りたい!」

「チャットでメンバーにファイルを共有できたら便利だな」と感じたことはありませんか?

elganaでは以下のようなファイルの添付が可能です。

・動画
・画像
・管理者が許可した形式のファイル(PowerPoint、Excel、Wordなど)

elgana上で画像や動画、文書ファイルを添付すると、参加メンバーがスピーディーに確認できます。また情報の共有が容易なのはもちろんのこと、メールでファイルや画像を送る手間も省けるでしょう。

「画像は報告に必要だけど文書ファイルの共有はセキュリティ上控えてほしい」
「文書ファイルが閲覧できると便利だけどスマートフォンにダウンロードはしてほしくない」

elgana上でファイル共有をする場合、さらにこんなお悩みも出てくるのではないでしょうか。

elganaではメンバー間のファイルのやり取りを管理できるよう、セキュリティ機能も充実しています。
この記事ではelganaでファイルを添付する方法から可能な機能制限まで、余すことなくご紹介していきたいと思います。

目次

ファイル添付の条件は?

elganaでは下記の条件で各種ファイルを添付することができます。

画像・動画の添付 画像・動画以外のファイルの添付
Webアプリ版
  • ※1ファイル10MBまで
  • ※1280×1280px以上の画像は自動でリサイズ
  • ※1ファイル10MBまで
  • ※管理者が許可したファイルのみ
Androidアプリ/
iOSアプリ版
  • ※動画は1分以内まで
  • ※1280×1280px以上の画像は自動でリサイズ
×

※「画像・動画以外のファイル」とは、例えばPowerPoint、Excel、Wordなどの文書ファイルがあげられます。
管理者が設定することでWebアプリ版ではこのようなファイルの添付ができます。
Androidアプリ/iOSアプリ版では添付はできませんが、ファイルの閲覧は可能です。

elganaでファイルを添付する方法

それではelganaでファイルを添付する方法を解説していきます。

【Webアプリ版】

トークルームを開き、画面下部に表示されている「+」マークをクリックします。

下記のアイコンが表示されるので、「添付」をクリックします。

お使いのPCに保存されているファイルが表示されるので、elganaで共有したいファイルを選択しましょう。
ここでは例として、デスクトップに保存されている「2021年度_売上報告書」というExcelファイルを選択してみます。

ファイルを選択すると、画面下部の「ファイル名」という欄に選択したファイル名が表示されます。
間違いがないか確認をして、「開く」をクリックしましょう。

クリックすると下記のように、トークルームにファイルが送信されます。

なお、Webアプリ版ではファイルをドラッグ&ドロップするだけで簡単に添付することも可能です。
elganaで送信したいファイルを、お使いのPCのデスクトップからトーク画面にドラッグしましょう。

これだけで先程と同じようにファイルが送信されます。

【Androidアプリ/iOSアプリ版】

前項で説明したとおり、スマートフォンでは動画・画像ファイルのみ添付可能です。

添付するにはトークルーム画面下部のカメラマークをクリックします。

クリックすると、下記のように表示されます。
ファイルを添付する方法に合わせて、「写真を撮る/写真を選択」または「動画を撮る/動画を選択」をクリックしましょう。

※管理者からアップロードが許可されているファイルのみ選択できます。
画像のアップロードのみ許可されているユーザーには、動画に関する選択肢は表示されません。

①写真を撮る/動画を撮る

リアルタイムで写真や動画を撮影し、トークルームに送信することができます。
クリックするとスマートフォンのカメラが起動するので、写真や動画を撮影することで送信されます。

※スマートフォン上でelganaアプリからカメラへのアクセスを許可する必要があります。

②写真を選択/動画を選択

ご自身のスマートフォンに保存されている写真や動画をトークルームに送信することができます。
クリックするとスマートフォンに保存されている写真や動画にアクセスできるので、添付したい写真や動画を選択すると送信されます。

※スマートフォン上でelganaアプリから写真および動画へのアクセスを許可する必要があります。

添付されたファイルを確認するには?

トークルームに送信された画像や動画を確認するには、表示されているファイルをクリックします。

クリックすると画像が拡大表示されます。なお、動画の場合は動画の再生が始まります。

文書ファイルを確認したい場合は、送信された文書マークをクリックします。

Webアプリの場合はダウンロードが始まるので、完了次第ファイルを開いて確認します。
Androidアプリ/iOSアプリの場合「ファイルビューアで開く」または「ダウンロード」という選択肢が表示されるので、ご希望の形式を選択し、ファイルを確認します。

※管理者によってファイルのダウンロードが許可されていない場合、スマートフォンではファイルビューア(閲覧)のみとなります。

ファイル送信の機能制限

データや画像の誤送信や流出を防ぐために、elganaではファイルの添付や端末への保存を制限することができます。

「画像は報告に必要だけど文書ファイルの共有はセキュリティ上控えてほしい」
「文書ファイルが閲覧できると便利だけどスマートフォンにダウンロードはしてほしくない」

こういった悩みや課題をお持ちの方に、ぜひご利用頂きたい機能です。
このような機能制限は管理者サイトからスペースID単位またはユーザー単位(ベースプランのみ)で設定することができます。

それではファイルの機能制限について詳しくみていきましょう。

スペースID単位で可能な機能制限

スペースIDとは組織全体のelganaのワークスペースを指します。
スペースID単位で機能制限する場合、その組織に登録されているメンバー全員に適用されます。

それでは設定できる項目をみていきましょう。

■ファイルの送信

ファイルを送信する権限です。
不許可を設定した場合、そのスペースIDではファイルを送信することができません。
ただし、スマートフォンから画像の送信は可能です。

■アップロード可能ファイル(Android/iOS)

Androidアプリ/iOSアプリ版で添付可能なファイルを指定することができます。
選択肢は「画像」と「動画」です。
どちらか、もしくは両方を不許可にすると、不許可なファイルを添付できなくなります。

■アップロード可能な拡張子(Webアプリ版)

拡張子とはファイルの種類を示す英数字のことです。
Wordならば「.docx」「.doc」、Excelなら「.xls」が拡張子としてファイル名の末尾に表示されます。画像ならば「.jpg」や「.png」などです。
Webアプリ版ではアップロード可能な拡張子を設定することが可能です。
初期設定では動画ファイルのみが送信許可されているので、WordやExcelなどの文書ファイルを添付したい場合には拡張子の追加設定が必要です。

■ファイル・画像の保存(Android/iOS)

Androidアプリ/iOSアプリ版では画像やファイルのダウンロードを制限することができます。
不許可の場合、ファイルのダウンロードはできず閲覧のみが可能です。

■ファイル閲覧時の電子透かし表示

スマートフォンでユーザーがファイルを閲覧する際、電子透かし表示の有無を設定できます。
電子透かし表示を入れることで、スクリーンショット撮影によるデータ漏洩防止策になります。

ユーザー単位で可能なセキュリティ制限

ベースプラン(有償プラン)をご契約の場合、ユーザーごとにファイル添付制限を設けることができます。

「社員はファイル添付を許可したいけどパートナー企業の社員には許可したくない」

外注先のメンバーを含めてプロジェクト用のトークルームを作成した場合など、こんな課題もあるのではないでしょうか。
ユーザー単位で制限を設けることで、「Aさんは許可するけどBさんは許可しない」という運用が可能となります。

※Androidアプリ/iOSアプリでelganaを利用した場合は、ファイル添付制限を設けていてもシステム設定で許可していれば画像や動画の添付は可能です。

まとめ

今回はelganaでファイルを添付する方法とファイル送信に関する機能制限をご紹介しました。

elganaではビジネスシーンでのスピーディーな情報共有をかなえるため、簡単な操作でファイル共有が可能です。また、ビジネス文書を安全にお取り扱いいただけるようセキュリティ機能も充実させています。まだ活用していない機能がありましたら、ぜひご利用ください。

今後もビジネスシーンに役立つelganaの機能を紹介していきます。
乞うご期待ください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

  • ※Excel、PowerPoint、Wordは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
  • ※Androidは、Google LLC.の商標または登録商標です。
  • ※iOSは、Apple Inc.のOS名称です。IOSは、Cisco Systems, Inc.またはその関連会社の米国およびその他の国における登録商標または商標であり、ライセンスに基づき使用されています。
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FAQ

料金

料金はかかりますか?
フリープランは無料でご利用いただけます。詳しくは「料金プラン」をご覧ください。
2021年6月までにフリープランにお申し込みいただいた企業様にはベースプランと同等の、導入支援サポートを無償でご提供します。

動作環境

サービスの利用可能時間を教えてください。
24時間365日ご利用可能です。
※サービス維持のため計画停止等を実施する場合がございます。
クラウド型(SaaS)ではなくオンプレミス型で利用することは可能ですか?
できません。
アプリは、Windows(PC)でも使えますか?
PCにつきましては、各種ブラウザにて利用できます。動作確認済みブラウザは「仕様について」をご覧ください。
動作環境を教えてください。
仕様について」をご覧ください。

トーク

グループトークに人数制限はありますか?
制限値は1000です。 対象バージョン:ver1.2~
既読表示はありますか?
あります。トーク作成時に「既読表示の設定」として、以下の3つから選択できます。
・既読表示なし
・既読数表示
・既読数と既読者を表示
ファイルを添付することは可能ですか?
可能です。

■モバイルアプリ
静止画と動画(1分以内)が添付が可能です。静止画は自動的にリサイズされます。


■Webアプリ
画像/動画/その他のファイル形式(管理者が許可したもの)が添付可能です。
ただし、1ファイルあたり10MBまでの制限がございます。
また、拡張子の無いファイルは添付できません。

グループトーク(トークルーム)に保存期限はありますか?
トークルームには保存期限はありませんがメッセージデータは2年間の保存期間を設けています。
そのため、トークルーム内のメッセージは2年経過したものから消去されていきます。

セキュリティー

同じログインID、パスワードで異なる端末でも利用できますか?(マルチデバイス)
可能です。
ただし、異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
2台の端末で同時に、同じログインID、パスワードで利用できますか?(マルチログイン)
2台の端末で同時にお使いいただくことはできません。

異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
ただし、Webアプリとモバイルアプリは同時利用が可能です。
紛失時など遠隔でのデータ消去は可能ですか?
システム管理サイトから端末を「削除」すると、該当端末では強制的にログアウトとなり、アプリ内データを消去できます。

また、管理者がユーザーを削除することで、当該ユーザーでログインしている端末にて強制的にログアウトがなされ、端末内のデータを消去することが可能です。
ログイン認証の仕組みを知りたいです。
ログイン情報として、ご契約の際に設定する「企業ID」と、管理者の登録した「ログインID」「パスワード」が必要となります。
スクリーンショットは禁止できますか?
Android/iOSアプリではスクリーンショットされたことを通知する機能があります。なお、通知のみで禁止することはできません。対象バージョン:ver1.2~
データ暗号化形式について教えてください。
端末-サーバー通信についてAES形式で暗号化を行っています。 また、受信したメッセージや画像はアプリ内データとして保護され、外部からの閲覧を防止します。
ネットワークのセキュリティーはどうなっていますか?
管理Webならびにスマートデバイスともにセンター通信はhttps通信となっています。
データセンターの所在地・セキュリティー対策について教えてください。
当サービスは、ISMS(ISO27001)の認証を取得した国内のNTTグループデータセンターに収容しています。 (詳細な住所などは機密上の理由により、公開していません。)

タスク

各タスクの内容を確認したいです。
システム管理サイトからタスクの実施状況を確認いただけます。
また、各タスクのレポートについてCSV形式でダウンロードすることが可能です。

利用ログ

メッセージログにはデータとして何が含まれていますか?
テキストメッセージ/スタンプ/写真・画像・動画/その他ファイル添付が含まれます。
メッセージログに保存期限はありますか?
メッセージログの保存期間は2年間です。
利用ログの集計や解析はできますか?
利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
各ユーザーのメッセージ内容を確認したいです。
システム管理サイトから、メッセージログを取得できます。
利用状況を確認したいです。
システム管理サイトにて、以下データをご確認いただけます。

・各ユーザーのメッセージ件数、タスク件数、コンタクト数、更新日時など ・各タスクの詳細(依頼者・担当者・タスク内容・レポートなど)

・また利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。

設定

1ユーザーに紐付けられる組織はいくつまでですか?
組織は5階層まで設定できます。
さらに細かい組織が必要な場合は、繋げて表記するか、「備考」項目をご利用ください。
着信音や通知の設定を変更できますか?
プッシュ通知の通知設定が可能です。 (通知オン/通知オフ/午前7時まで通知オフ)
また、「通知音設定」で通知音の変更が可能です。
ユーザーを一括登録(編集/削除)したいです。
CSVインポートによる一括登録/編集が可能です。 ユーザ情報の変更(既存情報への上書き)、ユーザアカウントの削除も同様の操作で行えます。

◆一括編集
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、パスワード以外の項目について、CSVファイルの内容でユーザー情報が上書きされます。


◆一括削除
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、削除されます。

マイプロフィールは編集できますか?
パスワード、およびプロフィール画像の変更が可能です。
上記以外のプロフィール項目の変更は、管理者がシステム管理サイトにて行ってください。

料金プラン※1

手厚いサポートが付いた「管理者代行」メニューの登場で、ベースプランがさらに充実しました(2021年6月15日)

  • 「elgana」は、ID単位でのシンプルな
    料金体系です。

  • 最低利用期間はございません。
    両プラン共にビジネスチャット機能を
    お気軽にご利用頂けます。

料金

  • 初期費用
    無料
  • 月額料金
    フリープランなら無料
    ベースプランなら330円(税込)/ID
    初月は無料です。※2
プラン種別 フリープラン ベースプラン
(2021.06月時点)
価格(1ID/月) ¥0 ¥330(税込)
基本機能 ID上限 なし なし
グループトーク上限 20グループ/ID なし
ユーザー管理機能
テレワーク 音声通話・会議※3 1対1 1対1
Web会議 Cisco Webexとの
連携による提供
Cisco Webexとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
ファイル添付
(閲覧可能期間)

(1週間)

(2年間)
セキュリティー デバイス制限
機能利用制限 ◎(詳細設定可能)
サポート サイト(FAQ・事例)
管理者代行 -
  • ※ Cisco Webexは米国およびその他の国におけるCisco Systems, Inc.およびその関連会社の商標です。
  • ※ NeWorkはNTTコミュニケーションズ株式会社の商標です。
  • ※1 ご利用にはインターネット環境が必要となります。アプリのダウンロード、トークや音声通話には通信料が発生する場合があります。
  • ※2 お申し込み月の月末までが無料となります。翌月からは費用が発生します。
  • ※3 ご利用環境(モバイル端末のOSバージョン、端末機種、端末設定など)により通話がつながらない場合があります。

仕様について

動作環境(OS、ブラウザ)※1※2

ユ|ザ|側端末

ユーザー側端末

Android端末でのご利用
(Androidアプリ)
Android 7
Android 8
Android 9
Android 10
Android 11
Android 12
iOS端末でのご利用
(iOSアプリ)
iOS12、iOS13、iOS14、iOS15
PCブラウザでのご利用
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