共有ノートの使いかた手順
共有ノートを使い始める手順について解説します。
基本操作
① 共有ノートを作成したいトークルームを開き、右上の「共有ノート」アイコンをクリックします。
② 右上に出てくる編集ボタンをクリックします。
③ キャプション部分に文字を入力し共有ノートを保存します。
保存した内容はトークルーム内の全員が閲覧・編集できるようになります。内容を編集する場合も同様の手順で書き換えを行います。
共有ノートでできること
作成・閲覧・編集
共有ノート内では、トークルームごとに１つのノートを作って情報共有が行えます。トークルームに参加している全員が閲覧・編集できます。
内容が更新されると「共有ノート」アイコンに未読マークがつきます。
※ファイル添付制限ユーザーは画像の添付ができません。
※マイトークには共有ノートは作成されません。
文字の装飾・見せ方（コントロールメニュー）
共有ノートには以下のメニューが用意されています。見せ方を工夫したい時などに便利にご活用いただけます。
画像はクリップボードから貼り付けることが可能です。
＜共有ノートのコントロールメニュー一覧＞
活用例６選
共有ノートの活用例をご紹介します。ご利用いただくうえでの参考としてご活用ください。
セキュリティガイドライン
チーム全体に共有しておきたいガイドライン等のお知らせを、すぐにメンバーが確認できるように共有ノートに掲示しておくことができます。
セキュリティガイドライン
- セキュリティ責任者を置くこと（組織体制の構築）
- 情報へのアクセスを適切に制御
- IoT（モノのインターネット）機器の管理
- パソコンの外部持ち出しに関する方針や規程の整備
- BYODの原則禁止（スマートフォンなど個人の情報機器、公衆無線LANなどは医療システムでは利用しない）
- サイバー攻撃などへの対応
- バックアップ
- 利用が終了した情報の破棄
作業依頼/引継ぎ
業務引き継ぎフォーマットを作成して、チームメンバーと共有しておくことができます。
作業依頼/引継ぎ
以下作業をお願いします。
作成者 山田
業務/作業担当者
田中 太郎
業務/作業内容
設備点検
業務/作業日時
2025.1.30(木)
重要度
高
その他報告事項
作業完了後報告お願いします。
電話取次メモ
1対1トークルーム内に電話取次メモを残しておくことですぐに内容を確認することができます。
取次メモ
入電者の情報
NTT西日本営業担当 山田さん
入電日時
2025.1.30 (木) 11:30
入電内容
電話工事の日程についてご相談
その他報告事項
折り返しご連絡ください。
090-xxxx-xxxx
ご対応お願いいたします。
確認・対応後。削除してください。
在庫確認記録
業務でよく見返す内容を共有ノートに記載し、更新していくことでリアルタイムな状況の共有ができます。
在庫確認記録
在庫確認の結果は以下のとおりです。
確認日時
2025.2.1 (土)
品目
ディスプレイA
状況
発注済み
入荷待ち
現在の在庫数
20
その他報告事項
入荷後担当者より通知メール受信予定です。
議事録
会議の議事録を共有ノート内で作成することリアルタイムでトークルームメンバーが確認・編集することができます。
議事録
会議の内威容は以下のとおりです。
議題
部門キックオフ
会議日程
2025.3.10 (月) 15:00-
参加者
山本部長、川田課長、佐藤課長配下
会議場所
A305
会議内容
2025年度上期の計画について
その他報告事項
・取組についての資料を今週中にまとめ、来週あらためて認識合わせをおこなう。
現場状況の報告
現場の作業報告を共有ノートに記載し、確認を依頼したい方に追加でメッセージを送ることで、トークルーム内でそのまま確認ができます。
現場状況の報告
現場での業務状況を報告します。
・報告日時
2025年2月20日（木）19:00
・報告内容
現況報告
・詳細内容
作業は概ね完了しました。
一部対応不可の箇所があったため、先方準備整い次第改めて訪問し対応します。
・報告対象の場所
現場
その他、報告事項
よくある質問（Q&A）
Q：共有ノートは無償プランユーザーも利用できますか。
A：2025年4月頃に予定している共有ノートバージョンアップまでの間は、おためし/フリープランをご利用中の方およびお申込み予定の方も機能を制限なくご利用いただけます。バージョンアップ以降、30日後に共有ノートの編集ができなくなります。
Ｑ：共有ノートの保存期間やデータ保存容量に制限はありますか。
A：保存期間は、おためし/フリープランをご利用の場合は最終更新日から30日間、ベース/アドバンストプランの場合は最終更新日から５年間となります。保存期間を過ぎた共有ノートは自動的に削除されます。削除された共有ノートは復元することはできません。
データ保存容量は、既存のデータ容量から消費されます。詳しい内容は以下の表をご確認ください 。
＜共有ノートの制限内容＞
| 制限項目 | おためし | フリー | ベース | アドバンスト | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|
| 共有ノート編集可能期間 | 初期保存から30日間 ※2025年4月以降から制限されます。 |
無制限 | 編集可能期間を過ぎると編集ができなくなります | ||
| 共有ノート保存期間 | 最終更新日から30日間 | 最終更新日から5年 | 保存期間を過ぎた共有ノートは自動的に削除されます | ||
| 共有ノート保存量 | １MB/ノート | ||||
| データ容量制限 | 5GB/ワークスペース | 10GB/ユーザ | 20GB/ユーザ | 共有ノートに関連するテキスト、画像、設定情報も既存のデータ容量が消費されます | |
Q：共有ノートの編集権限を設定することはできますか。
Ａ：現状は編集権限の設定はできません。トークルーム内の全員が編集・閲覧が可能です。ファイル添付制限ユーザーおよび、画像添付を制限しているワークスペースのユーザーは画像添付ができません。
さいごに
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