報連相とは
報連相とは、職場における円滑なコミュニケーションを実現するための手法で、「報告」「連絡」「相談」の頭文字を取ったものです。報連相を適切に行うことで組織内の情報共有が促進され、業務の効率化や迅速な問題解決につながります。
報連相の目的
報連相の目的は組織内のコミュニケーションを活性化し、業務の効率化と問題解決の迅速化をはかることです。上司と部下間の情報伝達の際に報連相を意識することで、意思決定のスピードアップが期待できます。
問題発生時にも迅速に情報共有されることで、早期解決できるでしょう。加えて、報連相が徹底されていれば部署間の情報交換が促進され、組織全体の連携強化にも寄与します。報連相は単なる情報伝達の手段ではなく、組織力向上のための重要な仕組みといえるでしょう。
報連相の重要性とは
報連相は業務効率化や生産性向上に不可欠です。報連相が適切に行われていれば、上司は部下の進捗状況や結果、トラブルの有無を把握でき、業務がスムーズに進みます。問題発生時も迅速な報連相により早期の現状把握や原因究明が可能となり、重大な問題が発生するのを未然に防げるでしょう。
また、報連相が徹底された組織ではメンバー間の意思疎通が活発になり、協力関係が深まりやすい環境が生まれるため、職場の風通しが良くなります。
報連相ができない原因とは
報連相ができない組織では、さまざまな問題を抱えています。ここでは、報連相ができない主な原因を４つ見ていきましょう。
報連相の必要性を理解していない
報連相の必要性を十分に理解していない従業員が多いと、重要な情報共有や意思決定に遅れが生じます。報連相の本質的な目的や意義を認識していなければ、単なる形式的なタスクとして捉えてしまい、必要性や価値を軽視してしまうため行動につながりません。
情報共有に対する認識不足が報連相を妨げ、組織内のコミュニケーションや業務効率化に支障をきたす原因となります。
報連相の手段やルールが整っていない
報連相の対象となる情報や実施すべきタイミングが明確でない場合、何をどのように報告すればよいのか判断に迷い、報連相への取り組みが消極的になりがちです。また、情報共有の手段やツールが統一されていないと、どのツールで報連相するか迷い、結果として「面倒だ」という認識ができてしまうことによって報連相が滞ってしまう可能性があります。
組織全体で報連相の方法について共通認識が形成されていない場合も、部署や個人ごとに報連相の方法にばらつきが生じ、情報共有に混乱を招くリスクがあります。
業務で手一杯になっている
従業員が業務に追われていると報告や相談に割く時間的・心理的な余裕を持てず、重要な情報共有が後回しにされるケースがあります。特に新入社員は、自分のことに精一杯で余裕がなく、報連相の優先順位が下がってしまいます。
職場の風通しが良くない
職場の風通しが良くない状況では、上司と部下や同僚間でのコミュニケーションが滞ります。報連相を行う際の心理的な障壁ができてしまい、従業員が自発的に情報共有することを躊躇してしまうでしょう。その結果、チーム内での信頼関係の欠如により、問題解決や意思決定プロセスにも支障をきたす可能性があります。
報連相が滞っている場合の解決策
報連相が滞っている組織では、それぞれの課題にあった解決策を実施しなければなりません。それでは、具体的にどのような方法を取り入れれば課題解決につながるのでしょうか。以下を参考に、基本をしっかりと押さえて習慣づけていきましょう。
報連相の目的と必要性を理解してもらう
報連相は単なる情報伝達ではなく、問題解決や意思決定の迅速化、組織全体の活性化など、従業員一人ひとりにとっても多くのメリットがあることを理解してもらいましょう。また、報連相を疎かにすると情報共有が滞って業務効率が低下し、ミスやトラブルが発生するリスクが高まることも併せて説明します。
報連相の重要性が正しく理解されれば、組織全体に浸透していくでしょう。
情報共有のやり方を設定する
報告すべき情報の内容、タイミング、情報の統括責任者を明確にすることで、伝達遅延や漏れを防ぎ、円滑な情報共有が可能になります。たとえば、報告書を作成するためのフォーマットが決まっていれば、従業員は報連相を行う際に迷いがなくなり情報共有が効率化されます。
組織全体で統一された報連相の仕組みを構築すれば、情報共有の質を向上させられるでしょう。
情報共有のポイントを教育する
組織全体で情報共有を活性化するには、研修などを通じて報連相のポイントを明確に伝え、コミュニケーションスキルの習得や意識の向上をはかることが不可欠です。具体的には、報告内容の要点を簡潔にまとめる方法、適切なタイミングで報告する判断力、相手の立場に立って情報を伝える姿勢などを身につけてもらえるような研修や勉強会を行うと良いでしょう。
職場の風通しを良くする
職場の風通しが良くなれば、従業員の心理的安全性が向上し、気軽に報連相できる環境が整います。職場の人間関係を良好にするには、上司は部下の提案に真摯に耳を傾け、気軽に相談できる雰囲気を醸成しましょう。自由にコミュニケーションが取れる環境を整え、お互いの考えが尊重される人間関係が構築されることで、報連相が行われる文化が浸透していきます。
風通しの良い職場づくりのためのポイントについては、下記記事でも解説していますので、ご興味のある方は併せてご覧ください。
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コミュニケーションツールを導入する
組織文化や状況に適したコミュニケーションツールを導入することで、時間や場所に左右されない情報共有が可能になります。たとえば、タスク管理ソフトを使って進捗状況を共有したり、社内SNSを活用して情報交換やコミュニケーションを円滑化させたりすることで、組織全体での報連相を推進できるでしょう。
たとえば、ビジネスチャットでのコミュニケーションでは、あいさつ文が不要になって要点を効率よく伝えられます。また、相手の都合のよいタイミングで確認でき、あとから検索して内容を確認することも可能です。さらに、既読者がわかるため、確実に伝わったかの確認ができるのも利点といえるでしょう。
ビジネスチャット「elgana」は、組織の情報共有に適したコミュニケーションツールです。「elgana」には、チャット機能やトークルーム作成機能だけでなく、タスク管理機能やファイル共有機能など、業務効率化を促進できる機能が備わっています。
報連相のポイント
報連相をより効率的に行うために気を付けたいポイントを４つ紹介します。それぞれ意識することで、適切な報連相ができるようになるので参考にしてみてください。
適切なタイミングで行う
報連相のタイミングは、情報の緊急度に応じて判断します。特に問題発生時など急を要する場合は、情報が不十分でも速やかに報告することが求められます。
反対に、定期連絡のような緊急度の低い情報は、あらかじめ報告する曜日や時間を設定して伝えることで抜け漏れが減り、上司にとっても確認しやすくなるでしょう。
ミスやトラブルはすぐに報告する
ミスやトラブルが発生した際は、再発を防ぐためにも迅速に報告することが不可欠です。自分だけで問題を解決しようとして報告が遅れると、事態がさらに深刻化するリスクがあります。
緊急性や重要度が高い報告は上司に直接報告しましょう。離席・外出中であっても、メールやチャットを活用して速やかに一報を入れるなど、人づてで伝えることは避け自身のことばで伝えます。人に頼むと内容が正しく伝わらない、あるいは伝え忘れが発生するなどの事態が発生する可能性も考えられるでしょう。
結論から話す
報連相を行う際は最初に何の報告であるかを述べ、結論を伝えることで、相手が内容の要点を掴みやすくなります。その後に状況や原因を補足するといった順番で話すことで、報告を受けた側は次に出すべき指示を考えながら全体を把握することができるでしょう。
5W1Hを意識する
情報を5W1H（誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのように）の観点から整理して伝えることで、相手にとって理解しやすくなり、正確に意図が伝わります。重要性を理解していも、いざ報告をする場面で主語が抜けていてわかりにくい伝え方になっている、ということもあります。
慣れないうちはまず報告を行う前に5W1Hを書き出してみることをおすすめします。一度自分のなかで整理をしてから報告することによって、落ち着いてわかりやすく伝えられるようになるでしょう。
ビジネスチャット「elgana」で社内の報連相が改善した事例
JR西日本ホロニックが運営する梅小路ポテル京都では、社員とアルバイトの連絡手段が統一されておらず、現場の状況把握や全スタッフへの情報共有に課題を抱えていました。そこで、低コストで十分な機能を備えたビジネスチャット「elgana」の導入を決めました。
「elgana」導入の結果、スタッフ間のコミュニケーションの精度とスピードが向上し、現場との意思疎通が可視化されました。また、アルバイトを含めた全スタッフへの情報共有が容易になり、組織全体での報連相が浸透しています。
導入事例 株式会社JR西日本ホロニック
「elgana」を導入して報連相を促そう！
報連相ができない原因として、「必要性が理解されていない」「情報共有の手段・ルール未整備」「業務が忙しい」「職場の風通しの悪さ」などが考えられます。課題解決には報連相の重要性を周知し、情報共有の方法を明確にすることが重要です。また、コミュニケーションツールを活用したり、風通しの良い職場環境づくりを進めたりすることも効果があるでしょう。
ビジネスチャット「elgana」は、タスク管理やファイル共有など情報共有に活用できる機能が豊富で、業務連絡が円滑になります。また、目的や報連相する対象者に応じたチャットルームを作成することで、効率的な情報共有を実現できます。既読確認機能もあるため、周知徹底および報連相の状況を可視化できるでしょう。
