タイムカードを勤怠管理に使うことの課題とは
タイムカードを使った勤怠管理は、多くの企業で長年採用されてきましたが、さまざまな課題を抱えています。ここでは、主な課題を5つ解説します。
勤怠データの集計・管理に手間がかかる
従業員一人ひとりのタイムカードを確認し、勤務や残業時間、休日出勤数などを手作業で計算するのは時間と労力を要します。また、手作業での集計は計算ミスや入力ミスのリスクも伴い、正確性に欠けます。
結果として給与計算に誤りが生じたり、労働時間の過少申告につながったりする恐れがあり、企業にとっても従業員にとっても大きな問題となるでしょう。
打刻漏れが起きやすい
タイムカードでの勤怠管理では、さまざまな打刻漏れのケースが考えられます。出勤時や退勤時、昼休憩の開始時や終了時の打刻を失念するなどして打刻漏れが発生すると、実際の勤務状況と記録されたデータにズレが生じ、正確な勤怠管理が困難になるでしょう。
また、打刻漏れが頻発すると給与計算の際にトラブルに発展したり、労働基準法に抵触したりするリスクも高まります。
不正打刻・打刻時間の改ざんがしやすい
タイムカードでの勤怠管理は、不正打刻や打刻時間の改ざんが容易というセキュリティ上の問題を抱えています。不正が発生すると、実際の労働時間と記録が一致せず、労務管理の信頼性が損なわれるでしょう。
また、不正の発見や是正には時間と労力が必要で、組織全体のコンプライアンスにも影響を及ぼす恐れもあります。
オフィス外では打刻ができない
在宅勤務やリモートワークなど、オフィス以外の場所で働くスタイルが浸透しつつあります。しかし、タイムカードでの勤怠管理では、タイムレコーダーが設置されている場所でしか打刻ができません。
在宅勤務や外出、出張などでオフィスを離れて業務を行う場合、従業員の正確な労働時間の把握が難しくなります。
残業時間・有給休暇の管理を正確にできない
タイムカードには出勤時刻と退勤時刻は記録されますが、残業時間や有給休暇の取得状況の管理は困難です。残業の申請・承認プロセスが煩雑であったり、有給休暇の取得日数は別途、申請書などで管理する必要があったりと、勤怠データと紐づけられない場合があります。
そのため、気づかないうちに法定労働時間の超過や有給休暇の取得漏れが発生するリスクがあり、労務トラブルに発展する可能性も孕んでいます。
タイムカードを廃止して勤怠管理システムを導入するメリット
タイムカードによる勤怠管理の課題を解決する有効な手段が、勤怠管理システムの導入です。ここでは、システム導入によって得られる主なメリットを紹介します。
データ集計業務の効率化につながる
勤怠管理システムを導入することで、手作業で行っていた集計業務を自動化できます。従業員の出退勤時刻、休憩時間、残業時間などの勤怠データはシステムが自動的に記録・集計します。
これにより、月末や月初めに発生していた膨大な集計作業から解放され、担当者の負担を大幅に軽減することが可能です。集計ミスもなくなり、正確かつ迅速なデータ処理が実現するため、給与計算業務の効率化につながります。
相対的なコスト削減につながる
勤怠管理システムの導入には初期費用がかかるものの、長期的には紙のタイムカードや関連備品の購入費用、人件費の削減が期待できます。また、業務効率化により、他の重要な業務にリソースを割り当てられるようになり、生産性の向上にもつながるでしょう。
さらに、クラウド型のシステムを選べば、サーバー維持費用やシステム更新費用も抑えられます。
不正打刻や改ざんを防止できる
勤怠管理システムでは、生体認証やICカード認証などの高度な認証方法を採用することで、代理打刻や打刻時間の改ざんを防止できます。これにより労働時間の正確な把握が可能となり、労務管理の信頼性が向上します。
また、打刻データの変更履歴もシステム上で管理されるため、不正の早期発見や是正が容易になります。
多様な働き方に対応できる
勤怠管理システムは、テレワークやフレックスタイム制などの多様な勤務形態に柔軟に対応できます。従業員はスマートフォンやPCを利用してオフィス外からでも打刻が可能となり、正確な勤怠管理が実現します。
その結果、企業は多様な働き方を推進しやすくなり、従業員のワークライフバランスの向上も期待できるでしょう。
法律に則った勤怠管理ができる
勤怠管理システムは最新の労働基準法や関連法令に対応しており、法定労働時間の超過や有給休暇の取得状況を適切に管理できます。これにより企業はコンプライアンスを強化し、法令違反のリスクを低減できるでしょう。
また、システム上でアラート機能を設定することで、労働時間の過剰や休暇未取得の従業員を早期に把握し、適切な対応が可能となります。
勤怠管理でタイムカードを廃止するデメリット
ここでは、タイムカードから勤怠管理システムへ移行する際に考慮すべき点について解説します。
新たなシステムの導入にコストがかかる
勤怠管理システムの導入には、初期費用や月々の運用コストが発生します。特に、従業員数が多い企業では、ライセンス費用やカスタマイズ費用が増大する可能性があります。
また、既存のシステムや業務フローとの統合には追加の費用や時間が必要となるケースもあるでしょう。導入コストは短期的には負担となるため、長期的な業務効率化や人件費削減の効果と比較して、費用対効果を検討することが重要です。
新たなシステムに慣れるまでに時間がかかる
勤怠管理システムを導入すると従業員はその操作方法を覚え、新しい運用ルールに慣れる必要があります。これまでタイムカードによる打刻に慣れていた従業員は、システムの操作に戸惑い、一時的に業務効率が低下する可能性も考えられます。
また、管理者側もシステムの操作や設定方法を理解する必要があり、定着するまでには一定の時間と労力を要することを念頭におきましょう。
勤怠管理システムを選定する際のポイント
自社に最適な勤怠管理システムを選ぶには、いくつかのポイントがあります。ここでは、システム選定時に確認すべき項目を詳しく解説します。
自社の業種や就業規則に対応できるか
まず、導入する勤怠管理システムが自社の勤務形態や労働時間制度、休暇制度などに柔軟に対応できるかを確認することが重要です。
たとえば、シフト制やフレックスタイム制、リモートワークなど、特定の勤務形態に対応しているか、また法改正や就業規則の変更にも迅速に適応できるかをチェックする必要があります。システムの柔軟性が高ければ、将来的な業務拡大や組織変更にもスムーズに対応でき、長期の運用ができるでしょう。
操作性がよく従業員が使いやすいか
勤怠管理システムは、日常的に多くの従業員が利用するツールです。そのため、システムの使いやすさが従業員の定着率や業務効率に大きく影響します。直感的にわかりやすいインターフェースを備え、IT リテラシーの高さ・低さに関係なく関係なく誰もが簡単に操作できるかをチェックしましょう。
また、スマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスからアクセス可能かも重要です。選定時にはデモ版やトライアル期間を利用して、実際の操作性を確認しましょう。
給与計算システムと連携できるか
勤怠管理システムを選定する際には、利用する給与計算システムとの連携可否を確認することが重要です。勤怠データと給与データがシームレスに連携できれば、データ入力の手間を省けるため、給与計算業務の効率化が期待できます。
また、API連携やCSV出力など、さまざまな連携方法に対応しているシステムを選ぶことで、将来的なシステム拡張や他の業務システムとの統合にも柔軟に対応できるでしょう。
セキュリティ機能が充実しているか
勤怠管理システムには、従業員の個人情報や労働時間など、機密性の高いデータが蓄積されます。そのため、データの不正アクセスや漏えいを防ぐための強固なセキュリティ対策が施されていることが必須です。
システム選定時には、データ暗号化、アクセス制限、ログ管理などのセキュリティ機能が搭載されているかを必ず確認しましょう。
タイムカードを廃止して勤怠管理システムを導入するなら「KING OF TIME for elgana」
タイムカードによる勤怠管理は、集計の手間、打刻漏れ、不正打刻、多様な働き方への対応の難しさなど、多くの課題を抱えています。これらの課題を解決するには、勤怠管理システムを導入することが有効です。
「KING OF TIME for elgana」なら、勤怠管理に必要なあらゆる機能がひとつに集約されています。ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」と連携することで、場所を問わずリアルタイムに打刻できます。また、休暇管理や申請承認、給与連携など充実した機能を備え、誰でも簡単に使える操作性も魅力です。ぜひ「KING OF TIME for elgana」を導入して、勤怠管理の効率化を実現しましょう。
