メールとチャットはどう使い分ける？【前編】上手に活用して業務を効率化させるコツ

公開日：2022/12/01

ビジネスのコミュニケーションツールは、従来はメールが主流でした。しかし最近では、チャットを使用する企業も増えています。とはいえ、今後メールがまったく利用されなくなるということではなく、双方のコミュニケーションツールの使い分けが進んでいくとみるべきでしょう。今回は、ビジネスシーンにおけるメールとチャットのそれぞれのメリット・デメリットと、効果的な使い分けについて詳しく解説していきます。

メールとチャットは、どう違うのでしょうか。メールは、インターネットを使用した電子メールのことです。一方のチャットは、本来「親しげに交わす雑談」の意味があり、インターネットで複数の人がリアルタイムにメッセージを送信するシステムです。

メールとチャットの使い分けを説明する前に、ふたつのコミュニケーションツールの特徴について整理しておきましょう。

メールでのコミュニケーション

メールは、一対一、または一対複数の非同期型であり、基本的にリアルタイムなコミュケーションには向いていません。

郵便による手紙に代わる手段として普及したこともあり、ビジネスでは社外との正式なやりとりで使用されてきました。こうしたことから、ビジネス文書では、手紙と同様に挨拶文と署名を入れるのがマナーとなっています。

やりとりするために必要なメールソフトは、送受信双方で特定のものである必要がなく汎用性が広いという特徴もあります。

その一方、送信後の編集や削除ができず、データは相手方に残ります。文章や内容に誤りがあった場合には、訂正のためのメールを送信することが必要となります。

チャットでのコミュニケーション

チャットは、スマートフォンの登場によってプライベートからビジネスまで幅広く利用されるようになりました。リモートワークなど、多様な働き方が進むなかでビジネスチャットを利用する企業は急増しています。

最大の特徴は、リアルタイムの同期型であり複数人がグループ機能によって一度にコミュケーションをとることができる点にあります。そのためチャットは、スピーディな情報共有が可能です。

またチャット本来の意味が表すように、ビジネスシーンでは社内のフランクなやりとりに使用され、会話形式で要件だけを伝えることができます。

送信後に編集・削除が可能な点も特徴といえるでしょう。ただし、チャットで会話するためには、双方が同じチャットツールを使用している必要があります。

メールとチャット　使い分け方のコツ

メールとチャットの特徴を整理しましたが、それぞれメリットとデメリットがあることがわかります。

では、どのように使い分ければ、ビジネスで効果的に活用することができるのでしょうか。コミュニケーションをとる相手や目的などのシーンに応じた使い分け方をご紹介します。

エビデンスを残すべきやりとりはメール

メールは、送信後の編集・削除ができないため、後で「言った、言わない」「送信した、送信していない」などのトラブルを防ぐことにつながります。そのため、一般的にはやりとりのエビデンスとして利用されています。
ただし、チャットの場合でも発信のログが残るツールであればエビデンスとして有効です。もしチャットでエビデンスを残すべきやり取りを行いたい場合は、ログが残るチャットツールを選択しましょう。

迅速なやりとりはチャット

非同期型であるメールは、送信後に相手がメールソフトを立ち上げ、メールを開封してくれなければメッセージは伝わりません。その点、チャットはSNSのような感覚で送付されたメッセージをダイレクトに確認することができるため、リアルタイムに迅速にやりとりすることができます。

社内の気軽な雑談やコミュニケーションはチャット

社内でのフランクな会話は、メールではなくチャットが有効です。同僚に仕事上の些細なことを尋ねるのにも、気軽に要件だけ伝えれば済みます。

複数人での情報共有はチャット

多人数と同時に情報を共有したい場合は、同期型のチャットが向いています。プロジェクトチームなどのメンバー全員に個別に連絡することなく、リアルタイムに必要な情報を共有することができます。

まとめ

今回は、メールとチャットの違い・特徴、そしてビジネスシーンでの使い分け方について解説してきました。ふたつのツールは、上手に活用すれば、業務の効率化にも大きな効果があります。

ビジネスチャット導入を検討する際の参考にしていただければと思います。

坪義生
社会保険労務士
じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。千葉大学大学院社会科学研究科修士課程修了（経済学）。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』（三修社）、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』（三修社）、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』（日本実業出版社、共著）などがある。