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社内回覧を電子化するメリットとは？方法や成功事例について解説

公開日：2024/08/06

「社内回覧が紙ベースで非効率」「社内回覧をテレワークにも対応できるようにしたい」といった課題を抱えている企業は多いのではないでしょうか。社内回覧の電子化はこうした問題を解決し、業務効率化やペーパーレス化、テレワーク対応を実現する有効な手段です。しかし、導入にはコストや運用面での課題もあり、自社に適した方法を選ぶ必要があります。
この記事では、社内回覧の電子化のメリットやその方法について、成功事例を交えて紹介します。これから社内回覧の電子化を進めようと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

社内回覧とは
社内回覧を電子化するメリット
社内回覧を電子化するデメリット
社内回覧を電子化する方法
ビジネスチャット「elgana」の導入で社内回覧の電子化に成功した事例
社内回覧の電子化には「elgana」の導入がおすすめ！

社内回覧とは

社内回覧とは、情報共有のために文書を社内で順番に回覧していくことです。口頭での伝達では誤った認識や伝達漏れが生じる可能性があります。テキストベースで社内回覧をすることで、従業員間の情報の認識ずれをなくし、円滑に業務を遂行していくことをめざします。

社内回覧の目的

社内回覧の目的は、組織内の重要な情報を確実に関係者全員に周知することです。従来は紙媒体での回覧が主流でしたが、昨今ではデジタル化が進んでおり、オンライン上での回覧も一般的になっています。電子化によって回覧のスピードアップや発信者の負担軽減などの効果が期待できます。

社内回覧の種類

代表的な社内回覧文書としては、「稟議書」「議事録」「上申書」「依頼文書」「案内文書」「通知文書」「報告文書」「通達」などが挙げられるでしょう。回覧文書は、関係者が順番に内容を確認し、押印やサインを行うことで閲覧したことを示し、次の関係者へと回覧されていきます。

社内回覧を電子化するメリット

テレワークの導入などによって、社内回覧の電子化を検討する企業もあるのではないでしょうか。ここでは、社内回覧を電子化する具体的なメリットについて紹介します。

業務効率・生産性の向上

社内回覧を電子化することで、情報共有のスピードアップにつながり、業務効率の改善が期待できます。紙文書の回覧に要する物理的な時間と手間が削減され、必要な情報に時間や場所を問わずにアクセスできるようになります。

また、電子化された文書は検索性に優れているため、過去の情報も素早く参照でき、生産性の向上にも寄与します。

コスト削減

社内回覧の電子化によって、紙の書類の作成・印刷・保管に関わる費用を大幅に削減可能です。加えて、文書の紛失や破損のリスクも低減されるため、再作成に必要な労力とコストも節約できます。

初期投資は必要ですが長期的な視点で見れば、電子化によるコスト削減効果は非常に高いといえます。

SDGsへの貢献

社内回覧を電子化することにより、ペーパーレス化が促進され、環境負荷の軽減に寄与します。昨今、企業には環境問題への取り組みが強く求められており、SDGs（Sustainable Development Goals、持続可能な開発目標）の達成に向けた努力が欠かせません。

社内回覧の電子化は、そうした社会的責任を果たすための有効な手段の一つです。

セキュリティ対策の強化

社内回覧の電子化は、セキュリティ面でも大きなメリットがあります。紙の文書と異なり、紛失や破損のリスクを大幅に低減できます。

また、アクセス権限を適切に設定することによって、機密情報の漏えい防止も可能です。加えて、文書の編集や閲覧の履歴を追うことができるため、情報の不正使用も未然に防げるでしょう。

テレワークへの対応が可能

社内回覧の電子化は、テレワークを推進するうえで非常に重要な役割を果たします。社内回覧が電子化されると、オフィスに出勤することなく自宅や出張先など、どこからでも必要な情報にアクセスできるようになります。

承認が必要な文書の回覧も、電子化によって時間や場所を選ばずに閲覧・承認ができ意思決定のスピードが上がります。また、リアルタイムでの情報共有が容易になるため、テレワーク下でもチームメンバー間の円滑なコミュニケーションが期待できます。

社内回覧を電子化するデメリット

社内回覧の電子化で多くのメリットが得られる一方、導入を進めるうえでのデメリットも存在します。デメリットを理解しておくことで、自社における回覧の電子化をよりスムーズに進められます。

導入コストがかかる

社内回覧を電子化するには、システムの導入や従業員への教育などに初期コストがかかります。加えて、システムのメンテナンスや更新にも継続的に費用を払い続けなければなりません。

社内回覧を電子化する際には、導入・維持管理のコストと業務効率化などの効果を見極め、費用対効果を慎重に検討する必要があります。

ツールの使い方やセキュリティ対策の社内教育が必要

従業員のITスキルにばらつきがある場合、システムの導入や運用に支障をきたす可能性があります。全従業員がシステムを円滑に使用できるよう、十分な教育とサポート体制の整備が不可欠です。

また、社内回覧文書には機密情報が含まれている場合があります。不正アクセスや情報漏えいのリスクを最小限に抑えるため、適切なセキュリティ対策のための教育を行わなければなりません。

社内回覧を電子化する方法

社内回覧の電子化を進める方法はいくつか存在します。代表的な方法を３つ紹介しますので、自社に合ったものを選定しましょう。

ワークフローシステムの導入

ワークフローシステムの導入は、社内回覧の電子化を実現するための方法の一つです。

ワークフローシステムを導入することで、稟議書や申請書などの文書をデジタル化し、オンライン上での申請・回覧・承認のプロセスを一元管理できます。その結果、業務の効率化とスピードアップにつながるでしょう。

また、ワークフローシステム上では文書の進捗状況がリアルタイムで可視化されるため、業務の進捗管理もより円滑に行えるようになります。

クラウドストレージの活用

クラウドストレージを活用することで、社内回覧文書の電子化が可能です。クラウド上で文書を共有、編集ができ、アクセス権限の設定によってセキュリティ管理も行えます。

ただし、社外のクラウドサービスを利用する際は、情報管理体制について十分に検討する必要があるでしょう。サービスのセキュリティ対策や可用性などを確認し、自社の状況に合ったサービスを選ぶことが重要です。

コミュニケーションツールの導入

コミュニケーションツールを導入することで、社内回覧の電子化が実現できます。たとえば、ビジネスチャットを導入すれば文書をオンライン上での共有および、リアルタイムでの編集や意見交換が可能になります。

また、検索機能を持つツールであれば、過去の文書データを簡単に見つけられるため、業務の効率化に寄与するでしょう。ただし、機密性の高い文書をツール上で扱う際は、情報漏えいのリスクに留意し、適切なセキュリティ設定を行う必要があります。

ビジネスチャット「elgana」は、タスク管理やファイル管理の機能が充実しており、テレワークの推進および円滑化に役立ちます。利用ログの監査や利用制限、端末へのデータ保存を防止する機能があるなど、セキュリティ面でも安心して利用できるでしょう。

なお、ビジネスチャットを業務効率化やペーパーレス化、セキュリティの向上に活用できるシーンについては、以下のリンク先の資料にて詳細にまとめておりますので、ぜひダウンロードして社内稟議などでご活用ください。

ビジネスチャット「elgana」の導入で社内回覧の電子化に成功した事例

ここでは、ビジネスチャット「elgana」の導入によって社内回覧の電子化に成功した事例を2つ紹介します。

情報周知のスピードと確実性が向上｜医療法人華頂会　琵琶湖養育院病院

琵琶湖養育院病院および華頂会グループでは、毎月1万枚もの紙資料の消費やスタッフへの情報周知の遅れ・漏れなどの課題を抱えていました。そこで、無料プランでも必要十分な機能を備え、NTTブランドによる安心感もあるビジネスチャット「elgana」の導入を決めました。

「elgana」導入の結果、社内資料の電子化に成功しました。紙の使用量が約30％削減され、スタッフへの情報周知がスピーディかつ確実になっています。

導入事例：医療法人華頂会琵琶湖養育院病院

情報共有の電子化により紙の使用量削減も実現｜株式会社石橋商会

福岡市で一般家庭廃棄物収集運搬業務を行う石橋商会では、新型コロナウイルス流行にともなう働き方の変化により、従業員への情報共有が難しくなっていました。そこで、セキュリティ面での安心感と既読確認機能、シンプルな操作性が自社にフィットすると考え、ビジネスチャット「elgana」の導入を決めました。

その結果、紙での情報共有から「elgana」に切り替えることで社内資料の電子化とペーパーレス化を実現しました。紙の使用量は導入前と比べ半分以下に減っており、コスト削減につながっています。また、勤務時間が異なる従業員同士でも円滑な情報共有が可能になり、業務効率化にも寄与しています。

導入事例：株式会社石橋商会

社内回覧の電子化には「elgana」の導入がおすすめ！

社内回覧の電子化は、業務効率や生産性の向上、コスト削減、セキュリティ強化、リモートワークへの対応など、多くのメリットがあります。一方で、導入コストや運用面での課題もあるため、自社の状況を踏まえてワークフローシステムやクラウドストレージ、コミュニケーションツールなどを選択し、計画的に進めることが重要です。

「elgana」は、タスク管理やファイル共有機能を備えており、社内回覧の電子化に最適なビジネスチャットです。利用ログの監視や端末の制限などセキュリティ対策も充実しており、オンライン上の文書のやり取りで懸念される情報漏えいや不正アクセスなどのリスク低減にも役立ちます。無料でおためしできるプランも用意していますので、ぜひ導入をご検討ください。