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elganaのアンケート機能を活用する方法

「社内制度の策定にあたって社員の声を反映させたい」
「次回の社内イベント、企画内容の最終決定は社員の多数決で決めたい」

社内制度やイベントについてなど「社員の声をあつめたい!」というシーンは多いですよね。
定期的に社員満足度を調査する目的でも、アンケートは効果的な手段です。

「アンケートの周知や集計が面倒・・もっと簡単に社員の声を集める方法はないかな?」
このように感じたことはありませんか?

elganaには「アンケート機能」が搭載されています。
アンケート機能を使用することで、アンケートツールやExcelなどを使用することなく、elgana内でアンケートの作成からメンバーへの周知、集計まで完結させることができます。

この記事ではelganaのアンケート機能について余すことなくご紹介していきます。

elganaのアンケート機能を使うメリットは?

「アンケート機能って便利なの?他のアンケートツールじゃなくてelganaの機能を使うメリットは?」

アンケート機能のメリットを説明するために、よくあるアンケート方法の課題から整理していきたいと思います。

「社員へのアンケートを実施したい!」
そのような際、大半の方は下記のような方法でアンケートを実施しているのではないでしょうか。

  1. 紙でアンケートを配布する
  2. エクセルでアンケートフォームを作成し、メールに添付する
  3. アンケートツールを使用してフォームを作成し、メールやチャットでリンクを共有する

どれも最初に思いつきそうな方法ですが、下記のような課題が考えられます。

①紙でアンケートを配布する

  • アンケートの周知がうまくいかない
  • フォーマットから作成するのが面倒
  • 印刷に手間と費用がかかる
  • 集計作業が面倒で時間もかかる

②エクセルでアンケートフォームを作成し、メールに添付する

  • 一人一台PCを持っていない環境だと周知がうまくいかない
  • フォーマットから作成するのが面倒
  • 集計作業が必要

③Webアンケートツールを使用してフォームを作成し、メールやチャットでリンクを共有する

  • メール共有の場合、一人一台PCを持っていない環境だと周知がうまくいかない

こんな課題を解決するのがelganaのアンケート機能です。

日頃から社内のコミュニケーションで使用しているビジネスチャットのトークルーム上でアンケートを共有するので、周知方法に頭を悩ませる必要がありません。
elganaはスマートフォンでも使用できるので、PCを所有していない従業員にも同様に周知することができます。

アンケートの作成方法はとても簡単です。
フォーマットが決まっているので、必要箇所を入力するだけで完了します。
また、アンケート結果は自動で集計されるので、面倒な集計作業に手間を割く必要はありません。

elganaなら、アンケートの作成から投票、結果の確認まで完結できます。

アンケートの作成するには?

アンケートを作成したいトークルームを開き、「+」マークをクリックします。

「アンケート」アイコンをクリックします。

アンケート作成画面が表示されるので、まずはアンケートのタイトルと内容を入力しましょう。

上記の内容は、回答者がアンケートをクリックするとはじめに表示される項目です。
回答者には下記の通り表示されます。

タイトルと内容の入力が済んだら、アンケート内容を作成していきます。
画面をスクロールすると下記の画面が表示されます。

デフォルトでは「選択式」のフォーマットが表示されていますが、質問形式は下記の3点より選択可能です。

※デフォルトで表示されているフォーマットは、右上の「×」マークをクリックすると削除できます。

  1. 選択式
  2. 記述式
  3. 日時

それぞれの作成方法を解説していきます。

選択式でアンケート項目を作成する

デフォルトで表示されているフォーマットを使用するか、アンケート作成画面左下の「選択式」をクリックすると選択式のフォーマットを表示できます。

下記のように「質問内容」、「説明」、選択肢となる「回答」を入力します。

回答の選択肢を追加したい場合は、上記赤枠の「選択肢を追加」をクリックします。
クリックすると下記のように選択肢が追加されるので、回答を入力しましょう。

「その他(自由記述)を追加」をクリックすると、すべての選択肢に該当しなかった場合の「その他」の項目を追加することができます。
必要に応じて設定しましょう。

また、このアンケート項目を「必須」項目にするか、「複数選択」可にするかの設定が可能です。

「必須」にチェックを入れると、この項目を未回答の状態でアンケートを提出することができません。
「複数選択」にチェックを入れると、回答を複数選択することができます。

こちらも必要に応じて設定しましょう。

これで選択式のアンケート項目が完成しました。
回答者には下記のように表示されます。

記述式でアンケート項目を作成する

アンケート作成画面中央下の「記述式」をクリックしましょう。

このように記述式のフォーマットが表示されます。
下記のように「質問内容」および「説明」を記入しましょう。

この項目を「必須」項目にしたい場合は、上記赤枠にチェックを入れます。
必須項目にすると、この項目を未回答の状態でアンケートを提出することができません。

これで記述式のアンケート項目が完成しました。
回答者には下記のように表示されます。

日時のアンケート項目を作成する

アンケート作成画面右下の「日時」をクリックしましょう。

このように日時のフォーマットが表示されます。
まずは赤枠の「質問内容」および「説明」を記入しましょう。

次に日付の選択肢を設定していきます。
デフォルトで日時フォーマットを追加した日の日付が選択肢として挿入されていますが、この日付(下記赤枠)をクリックするとカレンダーが表示され、日付を再設定することができます。

日付の選択肢を追加したい場合は、「日付を追加」をクリックします。
クリックすると表示されるカレンダーで日付を選択すると、下記のように日付の選択肢が追加されます。

また、デフォルトで「いずれも不可」という選択肢が挿入されています。
この選択肢が不要の場合は、項目右横の「-」マークをクリックすると削除可能です。

「その他(自由記述)を追加」をクリックすると、すべての選択肢に該当しなかった場合の「その他」の項目を追加することができます。
必要に応じて設定しましょう。

この項目を「必須」項目にしたい場合は、下記赤枠にチェックを入れます。
必須項目にすると、この項目を未回答の状態でアンケートを提出することができません。

「時間指定」にチェックを入れると、日付だけでなく時間帯も指定できるようになります。 必要に応じて設定しましょう。

これで記述式のアンケート項目が完成しました。
回答者には下記のように表示されます。

アンケートを送信する

アンケート項目の作成が終了したら、作成画面下部の「プレビュー」をクリックします。

※「プレビュー」をクリックしても画面が切り替わらない場合、必要項目の入力が漏れている可能性があります。作成画面を再度確認し、すべての項目を記入した上で「プレビュー」をクリックしてください。

アンケートのプレビューが表示されます。

画面をスクロールして全体を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。

「回答期限設定」画面が表示されます。
日付および時間をクリックして、アンケートの回答期限を設定しましょう。
回答期限を設定したら「送信」をクリックします。

下記のとおり、トークルームにアンケートが送信されました。

アンケートに回答するには?

トークルームにアンケートが送信されたら、トークルームのメンバーは全員アンケートに回答できます。

※アンケート作成後にトークルームに追加されたメンバーは、アンケートに回答できません。

回答するには、トークルームに送信されたアンケートをクリックします。

クリックすると、下記のとおりアンケートが表示されます。

画面をスクロールしてアンケートに回答し、「提出」をクリックしましょう。

※アンケートは、回答期限から1週間は回答および閲覧可能です。
回答期限から1週間以上経過すると、回答および閲覧ができなくなります。

「提出」をクリックすると、ご自身の回答が送信されます。
回答内容を変更したい場合は、再度アンケートをクリックし「再編集」を選択します。

「再編集」をクリックするとアンケート回答画面が表示されるので、回答内容を修正して再提出しましょう。

アンケートの結果を確認するには?

アンケート回答後に再度アンケートをクリックすると、回答結果を確認できます。

上記の画面をスクロールすると、各アンケート項目の回答状況が表示されます。
例えば、日程に関する項目の回答結果が下記です。

アンケート結果はelgana上で集計され、回答率を簡単に確認することができます。
選択肢の詳細を確認するには、「>」マークをクリックします。

クリックすると、下記のとおり選択肢の回答数および回答者を確認することができます。

なお、回答結果の閲覧期間は回答期限から1週間です。
回答期限から1週間以上経過すると、回答結果は閲覧できなくなるのでご注意ください。

まとめ

今回はelganaのアンケート機能を活用する方法をご紹介しました。

会社運営において社員の意見を取り入れたい機会はあると思います。
意見をあつめるのに有効な手段がアンケートですが、運用には下記のような課題があります。

  • 全社員がPCを所有しているわけではないので、アンケートの周知がうまくいかない
  • フォーマットからアンケートを作成するのが面倒
  • 集計作業が面倒、時間もかかる

elganaのアンケート機能を使用することで、これらの課題を解決できます。

  • 社内コミュニケーションで使用しているelganaでアンケートを送信するので、周知が簡単
  • PCを所有していない社員でも、スマートフォンで利用可能
  • アンケートのフォーマットを作成する必要はなく、項目を入力すればOK
  • 集計作業はelganaが自動で実施

elganaを使えば、社員へのアンケートをより簡単に、よりスピーディに実施できます。
アンケート運用の作業工数削減にelganaをお役立てください。

今後もビジネスシーンに役立つelganaの機能を紹介していきます。ご期待ください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

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