USAGE

elganaでタスク管理をする方法

2022/03/16

「営業活動の進捗について報告してほしい」
「お願いしていた作業の進捗を報告してほしい」
「プロジェクトメンバーに打ち合わせに参加してもらい、結果を報告してほしい」

ビジネスシーンではこのような報告作業がつきものですよね。

「すぐに知りたい!」
「すぐに報告しなくては!」

お互いこのように思っていながら、忙しくてつい確認を忘れてしまう・・なんてことはありませんか?

elganaのタスク管理機能では作業の依頼から終了後の報告まで一連の流れを管理することができます。
レポート提出期限とあわせて管理できるので、お互いに報告漏れや確認漏れを防ぐことが可能です。

また、自分宛にタスクを依頼して、自分自身のToDoリストとしても活用できます。
この記事ではelganaのタスク管理機能について余すことなくご紹介していきます。

目次

elganaのタスク管理機能ってなに?

タスク管理機能とはテンプレートを使ってレポート(報告書)の提出を依頼できる機能です。
elganaに参加しているメンバーは、誰でも他のメンバーや自分自身にタスクを依頼することができます。

タスクを依頼されたメンバーにはレポートの作成依頼が届きます。
提出期限も確認できるので、期限内にレポートを提出するとタスク完了となります。

こんなシーンで役立つ!タスク管理機能の活用方法

「タスク機能でできることはわかったけど、どんなふうに活用したらいいの?」

こんな疑問をお持ちの方もいるかと思います。
ここではタスク管理機能の活用におすすめのビジネスシーンを具体的にご紹介していきます。

おすすめ活用シーン① 日報提出

働き方が多様化し、日報提出をルール化している企業も多いのではないでしょうか。
この日報提出にelganaのタスク管理機能を使用することができます。

日報のフォーマットがワードやエクセルなどのファイル形式の場合、スマートフォンからの編集には手間がかかり、外出先から直帰したい社員やそもそもPCを配布されていない社員には負荷が高くなってしまいます。

日報のフォーマットにelganaのタスク管理機能を使用することで、スマートフォンからでも簡単に編集ができ、チャット上で日報の提出まで完了させることができます。

おすすめ活用シーン② 営業活動報告

ビジネスシーンにおいて、営業活動に関する情報共有はとても重要ですよね。
この営業活動報告にelganaのタスク管理機能を使用することができます。

elganaのタスク管理機能には「営業報告依頼」テンプレートが用意されています。
報告者用のテンプレートには漏れなく重要事項を把握できるよう記入項目が充実しているので、報告者による情報量のばらつきを解消することができます。

また、お客様とのアポイント後にスマートフォンから素早く記入できるので、営業担当者の忘備録としても便利な機能です。

どんなテンプレートがあるの?

タスクを依頼するには、テンプレートを選択することが前提となります。
まずは、タスク管理機能に用意されている4種類のテンプレートについてご紹介していきます。

・簡易依頼

もっともシンプルなテンプレートです。
簡易的な報告で構わないのでスピードを重視したい時や、ご自身のタスク管理などにおすすめです。

・営業報告依頼

メンバーに営業報告を依頼する際に最適なテンプレートです。
部下への営業活動の指示や引き継ぎをする際におすすめです。

・作業依頼

メンバーに作業を依頼する際に最適なテンプレートです。
提出レポートには顧客名や案件名も記載できるので、プロジェクトに関する作業依頼に適しています。

・打合わせ依頼

会議の参加とその報告を求める際に最適なテンプレートです。
自分が参加できない会議の情報共有依頼や、議事録の作成にもおすすめです。

それでは、テンプレートの記入項目について解説していきます。

簡易依頼

【依頼者用テンプレート】

依頼者用の記入項目は、下記4点です。

  • ①担当者:タスクを依頼するメンバー
  • ②タイトル:タスクの件名(「本日の日報の提出依頼」など)
  • ③提出期限:レポートの提出期限
  • ④内容:タスクに関する詳細内容

【報告者用テンプレート】

報告者用の記入項目は、下記1点のみです。

①内容:タスク依頼を受けての報告内容

営業報告依頼

【依頼者用テンプレート】

依頼者用の記入項目は、簡易依頼の4項目に下記3項目が追加された合計7点です。

  • ①優先度:「通常」「高め」「今すぐ」など営業活動の優先度
  • ②頻度:「毎日」「毎月」「案件毎」など営業活動の頻度
  • ③備考:その他特記事項

【報告者用テンプレート】

報告者用の記入項目は、下記11点です。
漏れなく重要事項を把握できるよう、報告者用のテンプレートが充実しています。

  • ①顧客名:お客様のお名前
  • ②案件名:プロジェクト名など
  • ③日時:営業活動をした日時
  • ④場所:営業活動をした場所
  • ⑤出席者:アポイントや会議への参加者情報
  • ⑥目的:営業活動の目的(「提案」「ヒアリング」など7項目から選択)
  • ⑦結果:営業活動の結果(◎、○、△などから選択)
  • ⑧内容:営業活動の内容
  • ⑨課題:今後の課題
  • ⑩次回:営業活動の次回予定
  • ⑪備考:その他特記事項

作業依頼

【依頼者用テンプレート】

依頼者用の記入項目は、営業報告依頼と同様の7点です。

【報告者用テンプレート】

報告者用の記入項目は、下記9点です。
漏れなく重要事項を把握できるよう、報告者用テンプレートが充実しています。

  • ①顧客名:お客様のお名前
  • ②案件名:プロジェクト名、作業名など
  • ③日時:作業をした日時
  • ④場所:作業をした場所
  • ⑤内容:作業内容
  • ⑥結果:作業の結果(◎、○、△などから選択)
  • ⑦課題:作業の課題
  • ⑧引継:作業に関する引継ぎ
  • ⑨備考:その他特記事項

打合わせ依頼

【依頼者用テンプレート】

依頼者用の記入項目は、下記6点です。

  • ①担当者:タスクを依頼するメンバー
  • ②タイトル:プロジェクト名や会議名など
  • ③提出期限:レポートの提出期限
  • ④打合わせ日時:会議の日時
  • ⑤打合わせ場所:会議の場所
  • ⑥内容:会議の詳細内容

【報告者用テンプレート】

報告者用の記入項目は、下記6点です。
会議内容について、漏れなく情報共有ができるよう項目を揃えています。

  • ①出席者:会議の参加者情報
  • ②決定事項:会議での決定事項
  • ③宿題事項:次回に持ち越しとなった事項
  • ④要旨:会議内容のサマリー(簡単な議事録)
  • ⑤次回予定:次回の会議予定
  • ⑥備考:その他の特記事項

タスクを依頼してみよう!

それではテンプレートを使用してタスクを依頼してみましょう。

【Webアプリ版】

elganaにログインすると画面左上に表示される「タスク」タブをクリックします。

タスクタブの下に表示される「新規タスク作成」アイコンをクリックします。

新規タスク作成画面が表示されるので、赤枠のプルダウンをクリックしてテンプレートを選択します。

例として、「簡易依頼」を選択すると、このようにテンプレートが表示されます。

①依頼者用のテンプレートが表示されるので、依頼の詳細を入力しましょう。
「担当者」はタスクを依頼するメンバーを選択する項目です。
「担当者」の入力欄にカーソルを合わせると連絡先一覧が表示されるので、メンバーを選択しましょう。

②報告者用のテンプレートが表示されます。
タスクを依頼したメンバーから提出されるレポートのテンプレートを確認できます。

③最後に「送信」をクリックするとタスク依頼完了です。

【Androidアプリ/iOSアプリ版】

elganaを開くと画面下部に表示される「タスク」アイコンをタップします。

画面上部に表示される「新規タスク作成」アイコンをタップします。

このように新規タスク作成画面が表示されます。

①テンプレートを選択します。
②報告者用のテンプレートが表示されます。
タスクを依頼したメンバーから提出されるレポートのテンプレートを確認できます。
③「次へ」をタップします。

①依頼者用のテンプレートが表示されるので、依頼の詳細を入力しましょう。
「担当者」はタスクを依頼するメンバーを選択する項目です。
「担当者」入力欄のプルダウンをタップすると連絡先一覧が表示されるので、メンバーを選択して「決定」をタップしましょう。

②入力できたら「送信」をタップするとタスク依頼完了です。
タスク依頼を送信すると、下記のように依頼者と報告者のルームが作成されます。

このルームではメッセージのやり取りも可能です。
レポート提出に関する質問や依頼された作業に関する確認をするのに便利です。

タスクを依頼されたら?

「タスク依頼が届いたらどうしたらいいの?」
ここからは報告者目線で、レポート提出までの手順を解説していきます。

【Webアプリ版】

タスクを依頼されたら、画面右上のユーザー名に通知が届きます。

画面左上のタブを「タスク」に切り替えましょう。

「タスク」タブに切り替えると、依頼されているタスクが提出期限順に一覧表示されます。

赤枠のように通知がついていると、未確認のタスクというサインです。
このタスクをクリックして内容を確認しましょう。

タスクをクリックすると、下記のような画面が表示されます。

①タスク依頼の内容が表示されます。
この内容を確認して作業や営業活動を行い、レポートを提出します。

②レポートを提出済みのメンバーおよび未提出のメンバーを確認できます。
左端にある3本線のアイコンをクリックすると、ユーザー名が表示されます。

③タスク依頼に関するメッセージを送信することができます。
このルームはタスク依頼者及び依頼されたメンバーのみで構成されます。

レポートを提出したいときは、右上の「レポートを書く」をクリックします。

レポート入力画面に切り替わり、報告者用のテンプレートが表示されます。

※入力項目は依頼者が選択したテンプレートによって異なります。

テンプレートの項目に従ってレポートを記入し、「送信」をクリックしましょう。

下記のとおりタスクルーム内にレポートが提出されます。

【Androidアプリ/iOSアプリ版】

タスクを依頼されたら、画面下部のタスクアイコンに通知が表示されます。

Webアプリ版と同じように、依頼されているタスクが提出期限順に一覧表示されます。
赤枠のように通知がついている未確認のタスクをタップしましょう。

下記のようなタスク用ルームが表示されます。

①「ドキュメント」アイコンをタップすると、下記のように依頼内容とレポートの提出状況を確認できます。

②タスク依頼に関するメッセージを送信することができます。
このルームはタスク依頼者及び依頼されたメンバーのみで構成されます。

レポートを提出したいときは、タスクルーム上部に表示されている「レポート」アイコンをタップします。

レポート入力画面に切り替わり、報告者用のテンプレートが表示されます。

※入力項目は依頼者が選択したテンプレートによって異なります。

テンプレートの項目に従ってレポートを記入し、「送信」をクリックしましょう。

下記のようにスマートフォンからもタスクルーム内にレポートが提出されました。

提出されたレポートを確認するには?

【Webアプリ版】

タスクルーム内に提出された「レポート」アイコンをクリックします。

タスクルームの右側にレポート内容が表示されます。

レポートを提出した本人には、上記のように「引戻し」ボタンが表示されます。
クリックするとレポートが引き戻されるので、修正して再提出することができます。

なお、タスク依頼者には「差戻し」ボタンが表示されます。
クリックするとレポートが差し戻されるので、報告者に再提出を依頼することができます。

レポートを出力する

Webアプリ版では提出されたレポートをCSVで出力することも可能です。
レポートを出力するには、タスクルーム上部のプルダウンをクリックします。

「レポート出力」をクリックするとCSVファイルでのダウンロードが開始されます。

タスクを完了する

「レポート提出が終了したタスクは別で管理したい!」
レポート未提出のタスクと提出済みのタスクが混在していると、わかりづらいですよね。

ここではレポート提出が終了したタスクを「完了」タブに移動させる方法をご紹介します。
なお、タスクを完了するとタスクルーム内でのレポート作成やメッセージ送信ができなくなります。

【Webアプリ版】

タスクを完了したいタスクルームを開き、タスクルーム上部のプルダウンをクリックします。

「タスク完了」をクリックすると、選択したタスクルームを「完了」タブに移動させることができます。

【Androidアプリ/iOSアプリ版】

タスクを完了したいタスクルームを開き、タスクルーム上部の「3点リーダ」をタップします。

「タスク完了」をクリックすると、選択したタスクルームを「完了」タブに移動させることができます。

移動されているかを確認するには、タスク一覧のタブを「完了」に切り替えます。

このように「完了」タブに移動していることが確認できます。

完了したタスクを再開する

依頼者は、一度完了したタスクでも再開することができます。
タスクを再開すると、再度レポートの作成やメッセージ送信が可能になります。

タスクを再開するには、タスク完了したルームを開きます。
タスクルーム上部のプルダウンまたは3点リーダをクリックし、「タスク再開」を選択します。

これだけで簡単にタスクを再開することが可能です。

まとめ

今回はelganaでタスクを管理する方法をご紹介しました。

テンプレートを使用することで、ビジネスシーンに不可欠な報告作業を「報告する側」「報告される側」の双方で簡単に管理することができます。

elganaで使用できるテンプレートはこちらの4種類です。

・簡易依頼
 →簡易的な報告で構わないのでスピードを重視したい時や、ご自身のタスク管理などにおすすめ

・営業報告依頼
 →部下への営業活動の指示や引き継ぎをする際におすすめ

・作業依頼
 →提出レポートには顧客名や案件名も記載できるので、
プロジェクトに関する作業依頼におすすめ

・打合わせ依頼
 →自分が参加できない会議の情報共有依頼や、議事録の作成におすすめ

ビジネスチャットならではの便利な機能ですので、ぜひご利用ください。

今後もビジネスシーンに役立つelganaの機能を紹介していきます。ご期待ください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

便利な使い方一覧

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FAQ

料金

料金はかかりますか?
フリープランは無料でご利用いただけます。詳しくは「料金プラン」をご覧ください。
2021年6月までにフリープランにお申し込みいただいた企業様にはベースプランと同等の、導入支援サポートを無償でご提供します。

動作環境

サービスの利用可能時間を教えてください。
24時間365日ご利用可能です。
※サービス維持のため計画停止等を実施する場合がございます。
クラウド型(SaaS)ではなくオンプレミス型で利用することは可能ですか?
できません。
アプリは、Windows(PC)でも使えますか?
PCにつきましては、各種ブラウザにて利用できます。動作確認済みブラウザは「仕様について」をご覧ください。
動作環境を教えてください。
仕様について」をご覧ください。

トーク

グループトークに人数制限はありますか?
制限値は1000です。 対象バージョン:ver1.2~
既読表示はありますか?
あります。トーク作成時に「既読表示の設定」として、以下の3つから選択できます。
・既読表示なし
・既読数表示
・既読数と既読者を表示
ファイルを添付することは可能ですか?
可能です。

■モバイルアプリ
静止画と動画(1分以内)が添付が可能です。静止画は自動的にリサイズされます。


■Webアプリ
画像/動画/その他のファイル形式(管理者が許可したもの)が添付可能です。
ただし、1ファイルあたり10MBまでの制限がございます。
また、拡張子の無いファイルは添付できません。

グループトーク(トークルーム)に保存期限はありますか?
トークルームには保存期限はありませんがメッセージデータは2年間の保存期間を設けています。
そのため、トークルーム内のメッセージは2年経過したものから消去されていきます。

セキュリティー

同じログインID、パスワードで異なる端末でも利用できますか?(マルチデバイス)
可能です。
ただし、異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
2台の端末で同時に、同じログインID、パスワードで利用できますか?(マルチログイン)
2台の端末で同時にお使いいただくことはできません。

異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
ただし、Webアプリとモバイルアプリは同時利用が可能です。
紛失時など遠隔でのデータ消去は可能ですか?
システム管理サイトから端末を「削除」すると、該当端末では強制的にログアウトとなり、アプリ内データを消去できます。

また、管理者がユーザーを削除することで、当該ユーザーでログインしている端末にて強制的にログアウトがなされ、端末内のデータを消去することが可能です。
ログイン認証の仕組みを知りたいです。
ログイン情報として、ご契約の際に設定する「企業ID」と、管理者の登録した「ログインID」「パスワード」が必要となります。
スクリーンショットは禁止できますか?
Android/iOSアプリではスクリーンショットされたことを通知する機能があります。なお、通知のみで禁止することはできません。対象バージョン:ver1.2~
データ暗号化形式について教えてください。
端末-サーバー通信についてAES形式で暗号化を行っています。 また、受信したメッセージや画像はアプリ内データとして保護され、外部からの閲覧を防止します。
ネットワークのセキュリティーはどうなっていますか?
管理Webならびにスマートデバイスともにセンター通信はhttps通信となっています。
データセンターの所在地・セキュリティー対策について教えてください。
当サービスは、ISMS(ISO27001)の認証を取得した国内のNTTグループデータセンターに収容しています。 (詳細な住所などは機密上の理由により、公開していません。)

タスク

各タスクの内容を確認したいです。
システム管理サイトからタスクの実施状況を確認いただけます。
また、各タスクのレポートについてCSV形式でダウンロードすることが可能です。

利用ログ

メッセージログにはデータとして何が含まれていますか?
テキストメッセージ/スタンプ/写真・画像・動画/その他ファイル添付が含まれます。
メッセージログに保存期限はありますか?
メッセージログの保存期間は2年間です。
利用ログの集計や解析はできますか?
利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
各ユーザーのメッセージ内容を確認したいです。
システム管理サイトから、メッセージログを取得できます。
利用状況を確認したいです。
システム管理サイトにて、以下データをご確認いただけます。

・各ユーザーのメッセージ件数、タスク件数、コンタクト数、更新日時など ・各タスクの詳細(依頼者・担当者・タスク内容・レポートなど)

・また利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。

設定

1ユーザーに紐付けられる組織はいくつまでですか?
組織は5階層まで設定できます。
さらに細かい組織が必要な場合は、繋げて表記するか、「備考」項目をご利用ください。
着信音や通知の設定を変更できますか?
プッシュ通知の通知設定が可能です。 (通知オン/通知オフ/午前7時まで通知オフ)
また、「通知音設定」で通知音の変更が可能です。
ユーザーを一括登録(編集/削除)したいです。
CSVインポートによる一括登録/編集が可能です。 ユーザ情報の変更(既存情報への上書き)、ユーザアカウントの削除も同様の操作で行えます。

◆一括編集
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、パスワード以外の項目について、CSVファイルの内容でユーザー情報が上書きされます。


◆一括削除
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、削除されます。

マイプロフィールは編集できますか?
パスワード、およびプロフィール画像の変更が可能です。
上記以外のプロフィール項目の変更は、管理者がシステム管理サイトにて行ってください。

料金プラン※1

手厚いサポートが付いた「管理者代行」メニューの登場で、ベースプランがさらに充実しました(2021年6月15日)

  • 「elgana」は、ID単位でのシンプルな
    料金体系です。

  • 最低利用期間はございません。
    両プラン共にビジネスチャット機能を
    お気軽にご利用頂けます。

料金

  • 初期費用
    無料
  • 月額料金
    フリープランなら無料
    ベースプランなら330円(税込)/ID
    初月は無料です。※2
プラン種別 フリープラン ベースプラン
(2021.06月時点)
価格(1ID/月) ¥0 ¥330(税込)
基本機能 ID上限 なし なし
グループトーク上限 20グループ/ID なし
ユーザー管理機能
テレワーク 音声通話・会議※3 1対1 1対1
Web会議 Cisco Webexとの
連携による提供
Cisco Webexとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
ファイル添付
(閲覧可能期間)

(1週間)

(2年間)
セキュリティー デバイス制限
機能利用制限 ◎(詳細設定可能)
サポート サイト(FAQ・事例)
管理者代行 -
  • ※ Cisco Webexは米国およびその他の国におけるCisco Systems, Inc.およびその関連会社の商標です。
  • ※ NeWorkはNTTコミュニケーションズ株式会社の商標です。
  • ※1 ご利用にはインターネット環境が必要となります。アプリのダウンロード、トークや音声通話には通信料が発生する場合があります。
  • ※2 お申し込み月の月末までが無料となります。翌月からは費用が発生します。
  • ※3 ご利用環境(モバイル端末のOSバージョン、端末機種、端末設定など)により通話がつながらない場合があります。

仕様について

動作環境(OS、ブラウザ)※1※2

ユ|ザ|側端末

ユーザー側端末

Android端末でのご利用
(Androidアプリ)
Android 7
Android 8
Android 9
Android 10
Android 11
Android 12
iOS端末でのご利用
(iOSアプリ)
iOS12、iOS13、iOS14、iOS15
PCブラウザでのご利用
(WindowsOS)
Microsoft Edge最新版
Mozilla Firefox最新版
Chrome最新版
PCブラウザでのご利用
(MacOS)
Safari最新版
Mozilla Firefox最新版
Chrome最新版
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  • ※1 Windows、Internet Explorer、Microsoft Edgeは米国Microsoft.Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
    Mozilla Firefoxは、米国 Mozilla Foundation の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
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    iOSは、Apple Inc.のOS名称です。iOSは、Cisco の米国およびその他の国における商標または登録商標であり、ライセンスに基づき使用されています。
    Safariは、米国ならびにその他の国で登録されたApple Inc.の商標です。
  • ※2 あらゆる環境(利用端末、通信環境等)での動作・性能を保証するものではありません。
    一部端末では機能がご利用いただけない場合もございます。動作の確認にはフリープランをご利用ください。

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