作業効率を上げる重要性とは
作業効率が高いと生産性が向上し、任された業務を無駄なく段取り良くこなせるので、労働時間を削減できます。また、作業効率を上げて短い時間で成果を残せるようになれば、上司からの評価が高くなるでしょう。
一方で、作業効率が低いと労働時間が長くなって残業が増えたり、労働時間に見合った給与を得られなかったりするなど、心身の負担が増えかねません。会社にとっても労働コストが増えてしまうため、組織全体の作業を効率化する必要があります。
また、生産人口の減少の問題から、一人ひとりの生産性向上は社会的にも大きなテーマです。会社全体でのITツール活用や優先順位の見直し、業務効率化などの取り組みが求められています。
作業効率が良く仕事が早い人の特徴とは
仕事の効率が良くて生産性が高い人は、仕事に対する意識や向き合い方が異なります。ここでは、仕事が早い人の特徴を解説するので参考にしてみてください。
仕事の目標や目的が明確
仕事に対する目標や目的を明確に把握し、その実現に向けて高いモチベーションを維持しているのが、生産性が高く仕事が早い人の特徴です。目標や目的があれば、「なぜ仕事をしなければならないのか」「この業務は何につながるのか」がわかり、効率的に仕事を推進するメリットも理解できるでしょう。その結果、無駄な時間を極力削減し、短い時間で最大の利益を出す努力を怠りません。
こだわりを持ちすぎない
仕事が早い人は、タスクを完璧にこなすことよりも、及第点を目指して業務効率の良さを重視するのが特徴です。仕事を完璧に仕上げようとすると、どれだけ時間があっても仕事が終わりません。相手の求める完成度・レベルを把握し、まずは最低限の完成を目指しながら業務効率を上げ、必要であれば後からブラッシュアップして完成度を高めています。
全体像を把握し、タスクの優先順位をつけられる
生産性が高く仕事が早い人は、本当に必要な業務が何かがわかっており、タスクに優先順位を付けて重要度が高い仕事から効率的に進めていくのが特徴です。複数のタスクを抱えている時に、納期が遅かったり求められるレベルが低かったりするなどの優先順位が低いものは後回しにし、重要な仕事に集中して取り組んでいることが仕事の早さにつながっています。
作業効率を上げる７つの方法
ここでは、作業効率を上げる７つの方法について解説します。どのように作業効率を上げれば良いかに悩んでいる方は、日々のタスクに取りかかる前にこれらのことを実践してみましょう。
仕事の目的・目標を明確にする
仕事の目的や目標を明確にしていないと、ただ与えられた業務をこなすだけになり、モチベーションが上がらずに作業効率を上げる意識にもなりません。しかし、仕事の目的・目標が明確になれば、自分が何をどうすれば良いかがはっきりし、ゴールに向かってモチベーションが高まります。また、なるべく早く目的・目標を達成するために、効率的に仕事を進めようとする意識が芽生えます。まずは、担当業務の全体像と目的、目標をしっかり理解することから始めると良いでしょう。
優先順位を決める
無駄な時間をなくし、業務時間を短縮するためには、優先度の高いタスクから取りかかるのがポイントです。優先順位を付けなければ、何から取りかかれば良いかわからなくなり、すべてが中途半端になりかねません。たとえば、「納期が近い」「緊急性が高い」「利益率が高い」など、重要度が高いものを優先します。ほかにも、クリエイティブな作業は午前中に取りかかったり、得意なタスクは先に終わらせたりするなど一日のスケジュールを立てることで、モチベーション管理にもつながります。
身の回りの整理整頓をする
デスク周りや仕事をする環境の周辺が散らかっていると、注意散漫になりやすく業務効率が落ちやすくなるので注意しましょう。たとえば、現状のタスクに関係ない書類が山積みになっていたり、私用のスマートフォンなどが目に入る場所に置いてあったりすると、集中力は低下します。PC内のファイルが乱雑に保存されていると、どこに何があるかわからず探すのに手間がかかり、作業スピードも落ちてしまいます。書類やファイルを整理して、集中力を高く保てる環境づくりを行うことが大切です。
タスクにかかる時間を把握する
作業効率を上げるためには、自分が仕事を進めるのにどれくらい時間がかかっているかを明確にするのがポイントです。タスク完遂に要する時間が明確になれば、自分がいつまでに終えられるかの目安が決められ、自分が抱えている仕事をスケジューリングしやすくなります。また、特定のタスクに時間がかかり過ぎていることがわかれば、時間がかかってしまう原因を究明し、仕事の進め方を見直すことで作業効率を上げられるでしょう。
時間を区切りメリハリをつける
計画立てて仕事を進められずに作業効率を上げられない方は、ToDoリストやタスク管理表などで時間を区切り、自分が集中しやすい状況をつくる工夫をしてみてください。たとえば、メールの確認や事務作業は、午前中と休憩前、帰宅間際の決まった時間だけにすると、ほかのタスクに集中して取り組めます。細かいタスクが多くマルチタスクになりやすい場合は、同時進行するのではなく１時間ごとに区切って進めることで、作業効率が下がりにくくなります。
定常業務はテンプレート化・マニュアル化する
書類やデータファイルの整理、業務報告書などの定常業務は、テンプレート・マニュアル化して労力を割かないようにしましょう。定常業務に時間をかけすぎてしまうと労力が無駄にかかり、本当に必要な業務に取りかかる際に集中を保つのが難しくなります。書類やファイルの保存は個々のPCではなく、クラウドに統一すれば後から整理する手間を削減できます。業務報告書をはじめとする資料の作成はすべて箇条書きで指定をすれば、本当に必要な情報だけを記載でき、無駄な文章を省けます。
ITツールを活用する
定型業務や社内コミュニケーションの作業効率を上げるには、ITツールの活用がおすすめです。たとえば、RPAやCRMを導入すれば、データ入力や顧客管理が自動化できます。オンライン会議ツールやビジネスチャットなどを活用すれば、情報共有にかかる手間が削減されコミュニケーションが円滑化されます。
ITツールで業務効率を上げた成功事例
株式会社守平建設は、ビジネスチャット「elgana」を活用して業務効率の向上を実現しました。
従来、株式会社守平建設では、電話の取り次ぎが煩雑で余計な手間がかかっていたことや、現場に直接訪問しなければ状況確認ができないなどの非効率な情報共有が課題でした。元々はプライベートチャットを利用していましたが、誤送信が発生したり既読確認ができなかったりと、不便に感じることが多くありました。
そこで「elgana」を導入したところ、電話の取り次ぎがチャットで簡単にできることから、迅速に対応できるようになりました。また、現場の状況確認は写真をチャットに送るだけになったため、大幅な時間・交通費の削減につながっています。業務効率が上がったことにより、本来必要な業務に集中できるようになり、社内全体の生産性向上も実現しました。
導入事例：株式会社守平建設
「elgana」を導入して作業効率を上げよう！
作業効率を上げるためには、仕事の目的・目標を明確にして、タスクの優先順位を決めることが重要です。ゴールが明確になっていれば仕事の意義を見出せるため、仕事に対するモチベーションが向上し集中して取り組めます。ほかにも、仕事をするデスク周りの整理整頓や、タスクに取り組む時間にメリハリをつけることも、作業効率を上げるためのコツです。また、RPAやビジネスチャットなどのITツールを導入して定型業務を自動化したり、社内コミュニケーションを円滑化したりすることも、作業効率の向上につながります。
ビジネスチャット「elgana」は、社内の情報共有効率を上げるのに役立ちます。電話やメールより気軽に連絡でき、タスク進捗管理やファイル共有なども簡単に行えるため、社内の連絡手段を「elgana」に統一できるのも魅力です。無料で試用できるので、作業効率を上げたいと考えている方は、ぜひ導入をご検討ください。
