FAXの廃止はいつできる？廃止したいのに進まない理由と対策をご紹介

FAXの廃止はいつ？世の中を取り巻く動き

FAXが完全に廃止されるのはいつ頃でしょうか。FAX廃止に向けて影響すると想定できる世の中の主な動きをまとめました。

ペーパーレス化が進む中でFAX廃止が検討される

企業ではペーパーレス化の動きが年々活発化しています。社内で扱う文書を電子化し、コスト削減や業務効率の改善、オフィスの省スペース化などのメリットを享受しています。また、テレワーク業務の推進、紙の使用量が減ることでの環境問題対策にもつながっています。

官公庁や行政などで始まる「脱FAX」の動き

2020年9月、「FAX廃止」に取り組む意向を行政のデジタル化を推進する河野太郎行政改革・規制改革担当大臣（現、デジタル庁大臣）が表明しました。コロナ禍で人との接触を避けるなどの理由による「脱ハンコ」という行政手続きにおける押印廃止に続くものでした。当初は官僚などからの反発もありましたが、取り組みは徐々に浸透しているようです。

改正電子帳簿保存法でFAXが使えなくなる

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、帳簿書類の電子的保存の要件が大きく緩和されました。これに伴い、電子取引データ（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類）の電子データ保存も義務化されました。一方、こうした書類を紙に印刷して保存することが不可となりました。今後はFAXで受信した書面が使えなくなることを意味しています。ただし、移行への猶予期間が設けられており、2023年12月31日まではやむを得ない事情がある場合に限り紙での保存が認められます。これまでFAXで受信した書類を保存していた企業は、書類の保存方法を変更しなければなりません。

ISDN回線サービス「INSネットディジタル通信モード」は2024年1月にサービス提供の終了予定

ＮＴＴは2024年初頭をもって「ISDN（INSネット ディジタル通信モード）」のサービス提供を終了し、すべての電話回線網をIP網へ移行することを発表しています。INSネットとは、ＮＴＴが提供するISDN回線のことで、2024年1月以降は、「通話モード」を継続利用できるものの、「ディジタル通信モード」は廃止になります。この廃止によって、G4規格FAXは使用できなくなるため、現在G4規格のFAXを利用し、それがG3規格に対応していない場合は、これに代わる対策を考える必要があります。

電報のFAX受付が終了

2023年1月、FAXによる電報受付が終了しました。手書きで申し込める簡便さでFAXを利用していた企業も多かったのですが、今後はインターネット（D-MAIL）、もしくは電話での申込みのみとなります。

脱FAXに取り組む企業が増加

こうした社会の流れを受け、脱FAXに取り組む企業は増えてきています。受注をFAXでしていた企業がデータ受注に切り替えたり、推奨されているメールやチャットを活用できる環境を整えるなどの動きも徐々に活発になってきています。

FAXの廃止がしたくてもできない理由

世の流れはFAX廃止へと進んでいますが、それでも使われる３つの大きな理由を紹介します。

セキュリティーの問題

FAXを手離せない大きな理由が、アナログだからこその高い安全性にあります。例えば、病院でいまだにFAXが活用されている理由には、院内業務用のパソコンはセキュリティー対策から、インターネットで外部と接続できないように設定されていることが挙げられます。これはインターネット接続によるハッキングでの個人情報漏洩のリスク回避のためです。こうした環境下で書類などを電子メールで送信する場合、外部につながるパソコンにデータを移してからの送信になるため、手間と時間がかかります。また、病院同士で責任の所在を明確にする習慣の名残りでもあります。患者情報を送受信した証拠として、FAXでの書面を記録として残しています。ただし、患者の命に関わる一刻を争う情報も扱う現場では、アナログ的手法のほうが「確実」なこともあります。膨大な受信メールから目的のメールが届いたかの確認に時間を要したり、「迷惑メール」に振り分けられて気付かなかったなどのボーンヘッドを防ぐことにつながっています。このため、病院や警察など「機密性の高い情報」を扱う業種からは、「FAXでないと仕事にならない」という声があります。

FAXが無いと取引できない企業がある

受注はFAXを取り止めて、データで行う企業が増えています。一方で、発注側にはデータ発注に対応するシステム導入の費用を工面するくらいなら、従来通りにFAXで発注できる別業者への乗り換えたいという考えが少なくありません。このため、顧客を失うリスクがある全面的なデータ受注への切り替えに二の足を踏んでいる企業もあります。これがFAXを廃止できない理由の根底にはあります。

「FAXは使えるけれどもメールは無理」な人がまだまだ多い

データ送信へ切り替えるにはスマホやパソコンなどのハード機器が必要になります。導入には費用がかかる上に、パソコンを使いこなすことを諦めている方も少なくありません。これは年配者ほど強く見られることです。例えば、テレビやラジオの番組への投稿などを見れば、この傾向は顕著です。番組宛ての投稿はメールが主流になっていますが、年配者に限ればFAXでの投稿がいまだ多くあります。こうしたこともFAXを廃止できない理由になっています。

FAXを廃止しないメリット・デメリット

FAXを廃止しないメリットとデメリットはどんなところにあるのかまとめてみました。

FAXを廃止しないメリット、使い続ける理由は？

FAXを持っていれば、PCやタブレットなどが不要で、誰でも簡単に利用できます。新たな機器を導入すると、使いこなすために取扱説明書を片手に四苦八苦する期間が生じますが、FAXならば操作は簡単で使い慣れているため仕事がはかどります。送信先の担当者が不在でも、FAXが送られているかを確認できるのもメリットです。FAXは紙に印字されるので、内容の確認もスムーズに行えます。このため、使い慣れた方にはFAXを廃止すると業務効率の低下につながる懸念もあるようです。

FAXを使い続けるデメリットと抱える課題

FAXのデメリットで問題視されているのがテレワークとの相性の悪さです。新型コロナ禍で感染防止のためにテレワークを導入したものの、業務にFAXを多用する部署ではテレワークが遅々としたケースも少なくなかったようです。また、取引先がFAXにしか対応していないため、FAXの送受信のために出社することも少なくありませんでした。
これは逆のケースもあり、自社がFAXを使い続けるため、取引先のテレワークが進まない要因になっていることもあります。

FAX廃止後、FAXに変わるものは？

今後、FAXの廃止が進んだ場合、FAXに変わるものとしてはどんなものがあるのでしょうか。

データ共有サービス

必要なデータを共有するために、広く活用されているのが「クラウドストレージ」になります。クラウド型のファイル共有サービスは、データをインターネット上の仮想空間（=クラウド）上で共有するサービスです。ファイル転送サービスはデータ送受信に使われますが、ファイル共有サービスの場合は、共有したデータを仮想空間上に保管でき、アクセス権を持っていれば誰もが自由に見られるのが特長です。こうしたクラウドストレージサービスの1つが「Box」です。アメリカに本社があり、世界で10万社以上、日本国内でも1万社以上の企業が導入しているサービスになります。

インターネットFAXの導入

インターネットFAXとは、インターネットにつながったパソコンやスマートフォン、タブレットなどを利用してFAXを送受信できるサービスです。インターネットFAXを活用すれば、テレワーク時でもFAXの送受信が可能になります。

ビジネスチャットの活用

ビジネスチャットツールは、社内コミュニケーションの活性化を主目的にするツールです。メールよりも気軽に会話ができるチャット機能、限定したメンバーでやり取りができるグループ機能をはじめ、データのやり取りも簡単にできるなどの便利さから、近年導入する企業が増えてきています。

ＮＴＴビジネスソリューションズが提供するビジネスチャット「elgana^®」は、ビジネスコミュニケーションに役立つアンケート機能、ピン止め機能、クリップ機能などを便利な機能をいくつも搭載しています。また、導入支援、有人ヘルプデスク、登録代行サービスなど、サポート体制も充実しているので、困ったことがあってもサポート体制は万全です。FAXに代わる機能として「ファイル送信機能」を活用すれば、テキストだけでなく、写真や動画を簡単に共有することができます。elgana^®のフリープランは0円で、IDの上限もありません。まずは無料お試しで導⼊が可能です。

簡単なところからFAX廃止の取り組みをしていこう

業務に必要性がある限り、FAXを完全に廃止することは難しいのが現状です。まずは、ビジネスチャットの導入から少しずつ社内のペーパーレス化を推進するのがおススメです。elgana^®なら、無料で試すことができるので、ぜひ導入を検討してみてください。