介護現場でIT化を進めるメリットは？課題と導入事例も紹介

介護現場でIT化を進める３つのメリットとは

介護現場におけるアナログ業務をIT化すると、職員の負担軽減や介護サービスの質の向上といったメリットが得られます。ここでは、介護現場でIT化を進める３つのメリットを、具体例を紹介しながら解説します。

業務効率化・職員の負担軽減につながる

介護現場では、事務作業やルーティンワーク（定型作業）などの業務をほぼ手作業で行っているため、一人あたりの業務負担量は多い傾向にあります。ヒューマンエラーも起きやすく作業効率は決して高いとは言えません。こうしたアナログ業務をIT化によって自動化できれば、業務の簡素化・効率化が実現し、職員の労働負担は軽減されていきます。たとえば、日々の記録や報告書を手書きではなくITツールに移行することで、毎日の業務時間を削減可能です。生産性向上により無駄な残業をなくすことで、人件費の削減にもつながるでしょう。

管理する記録がデータ化され、自動で集計されるようになれば、さらに業務負担量は軽減されます。働きやすい環境づくりを行うことで、介護業界に対するイメージを刷新しつつ、多様な人材を獲得することも期待できます。

業務連携・情報共有の円滑化が期待できる

介護現場で情報共有の手段がIT化されると、施設内での職員同士によるコミュニケーションを円滑化できます。介護現場での業務連携が容易になるだけではなく、他の事業所や会社全体でも情報共有しやすくなるでしょう。

また、介護施設入居者のご家族や病院との連携もスムーズになり、施設利用者の情報を関係者全体で共有できます。たとえば、これまで現場への巡回やFAXで行っていたコミュニケーションでは、情報共有にタイムラグが生じていましたが、ITツールとしてビジネスチャットを活用すればリアルタイムでの情報共有も可能です。

介護サービスのクオリティーが向上する

データ化した介護記録が家族や関係者間で円滑に情報共有されれば、介護施設入居者の状態に沿ったサービスなどの提案がしやすくなります。たとえば、利用者のバイタルデータや介護サービス記録などがクラウド上に管理されていれば、時間や場所を問わず誰でもすぐに情報へアクセスできます。日々更新されていくデータを活用することで、介護サービスの質の向上も期待できるでしょう。また、ITツールの導入によって事務作業やルーティンワーク（定型作業）の簡素化や削減が実現されれば、職員が介護業務に多くの時間をあてられるようになります。

介護現場のIT化における課題とは

アナログ業務が多い介護現場では、ITツールに慣れていない職員が少なくありません。利用者のデータは個人情報であるため、ITリテラシー教育は必須になるでしょう。また、コロナ禍による施設の利用控えや物価高の影響によって介護事業者の収益が減少しているなかでは、ITツールの導入に踏み切れない場合もあります。ここでは、介護現場のIT化導入のために解決すべき課題を解説します。

職員がITツールを使い慣れていない

介護現場では書類の作成や利用者データの管理など、多くの業務がいまだに手作業で行われています。また、高齢の介護職員が多い傾向にあるため、ITツールや電子機器を使い慣れていないケースが少なくありません。あまりに複雑なITツールを導入してしまうと、現場で混乱を招いてしまい逆効果になる可能性があります。

個人情報漏洩の危険性が高い

介護現場では、利用者の個人情報を取り扱います。個人情報のデータをクラウドやパソコンに保存すると、不正アクセスや誤送信などで個人情報が漏洩する危険性があります。こうした情報のなかには、利用者家族の情報が含まれている場合もあるため、情報流出が起きた場合には訴訟や損害賠償などといった大問題に発展しかねません。IT化を進める際には、必ずセキュリティー対策を実施しましょう。

ITツール導入にコストがかかる

東京商工リサーチによれば、「老人福祉・介護事業」の2022年の倒産件数は過去最大（143件）を記録しました。その理由の多くは新型ウイルス感染症の流行による施設の利用控えと物価高でしたが、この影響は事業を継続している事業者にもあります。経営状態が苦しい状況下にあっては、多額のコストが必要になるITツールの導入に踏み切るのは難しいでしょう。導入後も維持費が必要になるケースもあるため、導入コストは施設にとっての懸念材料となっています。

介護現場のIT化を進めるためのポイントとは

介護現場でIT化を成功させるには、ITツールに苦手意識を持っている職員でも使いやすく、セキュリティー対策機能が充実しているツールを導入することが重要です。また、導入資金を捻出できない場合でも解決策があります。ここでは、介護現場のIT化を進めるためのポイントを詳しく解説します。

初心者でも使いやすいICTツールを導入する

ICTツールとは「Information and Communication Technology」の略で、コミュニケーションや情報共有のためのツールです。ICTツールは、パソコンのほかにスマートフォンやタブレットでも利用でき、初心者にも使いやすく設計されたものもあります。たとえば、コミュニケーションツールはアプリを使って関係者や家族と情報共有が可能です。介護記録システムは、スマートフォン上でデータの記録作成・管理が簡単にできます。利用者見守りシステムは、職員がすべての部屋を見回ることなくスマートフォンで利用者の状況を確認できます。

セキュリティー対策が講じられているツールを検討する

介護施設では多くの利用者の個人情報を管理しているため、セキュリティー対策機能が充実しているITツールを導入しましょう。たとえば、コミュニケーションツールなら職員のアクセスログや送受信されるデータを管理者側ですべて確認できるものを導入すると良いでしょう。ICTを導入した場合は、スマートフォンやタブレット上のアプリを、第三者から絶対に開けないようなロック設定ができるツールがおすすめです。

IT導入補助金・ICT導入支援事業を活用する

ITツールを導入するための資金が不足している場合でも、IT導入補助金・ICT導入支援事業を活用すれば、IT化を推進できます。たとえば、IT導入補助金では数万円から数百万円、ICT導入支援事業では数十万円から約百万円の補助を受けられます。2021年には厚生労働省が「令和3年度介護報酬改定の主な事項について」を発表し、多くの場面でICTの活用が認められているという背景もあります。条件や自治体によって補助される金額は異なりますが、活用することでコスト面での導入障壁を取り除ける可能性があります。ぜひ検討してみてください。

介護施設のITツール「elgana^®」導入事例

コミュニケーションツールの「elgana^®」を導入し、IT化に成功した介護事業者の事例を紹介します。

スピーディで抜け漏れのない情報共有によりサービス品質が向上｜有限会社だいち

有限会社だいち様では、情報共有手段がメール・電話・紙など複数あり、情報の伝達効率が悪いことが課題になっていました。解決策としてプライベートチャットの導入を検討しましたが、セキュリティー面での不安から踏み切れませんでした。

「elgana^®」は、シンプルで初心者でも使いやすい操作性と高いセキュリティ機能が充実していたことが、導入の決め手になりました。導入後は、職員との情報共有の円滑化によるサービスの向上につながっています。訪問介護している職員との連絡がスピーディになり、アクシデント対応も素早くできるようになりました。また、既読機能により情報伝達率が可視化され、確実に情報が届いているかの確認が簡単になりました。

参考：有限会社だいちナーシングもも

入居者のご家族との情報共有にも活用し安心感につながる｜有限会社ナイスケア

有限会社ナイスケア様では、紙・コピー代のコスト削減と迅速な情報共有が課題でした。業務でプライベートチャットを利用することは、情報漏洩リスクが高いことから活用を見送っていました。

「elgana^®」はプライベートチャットと異なりセキュリティー面での信頼性が高く、職員全体への情報共有が一斉にできるため導入を決断されました。導入後は、情報共有のIT化により、紙・コピー代の削減のほか、情報共有の負担削減につながっています。また、職員間の連絡手段だけではなく、利用者のご家族との連絡ツールとしても活用されています。「elgana^®」での迅速な情報共有により、さらにご家族の方々に寄り添ったコミュニケーションが実現でき、ホスピタリティの向上につながっています。

参考：有限会社ナイスケア

elgana^®による勤務表の共有でペーパーレス化を実現｜社会福祉法人善仁会

社会福祉法人善仁会様では、情報伝達の煩雑化や災害時・行方不明者捜索などの非常時対応の強化を課題にされていました。当初はプライベートチャットの活用を検討しましたが、公私混同が起こりやすいことが懸念材料になっていました。

「elgana^®」は、既読機能により情報の伝達状況が可視化されることと、ペーパーレス化を促進できることから導入に至りました。導入後は、重要な連絡事項の共有で活用しており、平均年齢44歳以上の職員でもスマートフォンで文書を簡単に確認できるため、伝達状況が改善されています。また、毎月80枚ほど印刷する必要があった勤務表のコストが、「elgana^®」の導入後は20枚程度の印刷で済むようになり、毎月60枚分の印刷費用の削減を実現しました。

参考：社会福祉法人善仁会

IT化を推進して、介護業務の効率化をはかろう！

介護現場でのIT化は、職員の業務負担量の軽減や人材不足の解消、関係者および入居者ご家族との情報共有の円滑化など、さまざまなメリットを享受できます。しかし、介護現場の多くはいまだにアナログな業務が主流で、IT化が進まない施設が少なくありません。その背景には、ITツールを使い慣れていない職員の多さや導入コストの捻出が難しい経営状況などの課題があります。

しかし、初心者でも簡単に利用できるICTツールの導入や、ICT導入支援事業の活用による導入コスト低減などの解決策があります。介護現場でも安心してIT化を進められる方法がありますので、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

コミュニケーションツールの「elgana^®」は、初心者でも扱いやすい機能性と高いセキュリティー機能を備えています。無料で導入できるため、コストを抑えながら活用できる点もおすすめです。メールアドレスの登録をせずに利用できるため、個人情報を開示できない職員や利用者のご家族との情報共有も円滑化され、介護サービスの質向上につながるでしょう。IT化を検討している介護現場の方は、ぜひお問い合わせください。