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固定電話を廃止する会社が増えている理由は？メリット・デメリットと代替ツールを紹介

公開日：2024/08/20

社会的な人材不足が問題となっているなかで、電話対応や煩雑な取り継ぎ業務は作業の手を止める必要があり、会社全体の生産性の低下を招きます。
近年、メールやチャットなどの新たなコミュニケーション手段が登場しました。それが影響してテレワークなどの新しい働き方が拡大しており、かつては一人一台であった固定電話は部署で一台へ減らす、なかには完全に廃止してしまうといった企業も増えています。
この記事では、固定電話が廃止される背景や、そのメリット・デメリットについて解説します。あわせて固定電話の代替手段や企業事例を紹介するので、固定電話を廃止することによる業務への影響に悩まされている方はぜひ参考にしてみてください。

固定電話を廃止する会社が増えている理由とは
NTTによる固定電話回線のIP網移行について
会社の固定電話を廃止する５つのメリット
会社の固定電話を廃止する３つのデメリット
会社の固定電話に代わる３つのツール
「elgana」の導入で電話連絡をチャットに置き換えて業務効率化を成功した事例
ビジネスチャット「elgana」を導入すれば会社の固定電話を廃止できる！

固定電話を廃止する会社が増えている理由とは

多くの企業で固定電話の廃止を進めているのには、具体的にどのような理由があるのでしょうか。以下で詳しく解説します。

コスト削減

固定電話を廃止する目的のひとつとして、コスト削減が挙げられます。固定電話を維持するには、通信費やメンテナンス費が継続的にかかります。しかし、携帯電話（スマートフォンも含む）やVoIP（Voice over IP）などの代替手段を導入すれば、固定電話を廃止したり減らしたりできるため、運用コストの削減につながるでしょう。

業務の効率化

固定電話の廃止によって、業務効率化をはかっている企業が多くあります。固定電話は外出先で使用できないため、営業担当者や外回りの多い社員は、お客さまからの問い合わせに迅速に対応できない場合があるでしょう。一方、携帯電話やWeb会議ツールを使用すれば、場所を選ばずにコミュニケーションが取れるため、業務の機動性が高まります。

また、担当者不在時の取り次ぎ業務を減らせるため、社内の連絡業務も効率化できます。固定電話からより柔軟な通信手段に切り替えることで、全体的な業務効率の向上につながります。

NTTによる固定電話回線のIP網移行について

NTTでは、現在固定電話（加入電話・INSネット）の契約数が減少しており、また電話サービスのために用いられている公衆交換電話網（PSTN）の設備（中継交換機・信号交換機）が2025年頃に維持限界を迎えることから、2024年1月1日以降、地域ごとに段階的に固定電話（加入電話・INSネット）の設備切替を実施しています。

これによる各利用場所での工事は不要で、利用中の電話番号・電話機はそのまま使用できますが、一部仕様変更または使えなくなるサービスがあります。

詳しくはNTTのホームページを参照してください。

参考：固定電話（加入電話・INSネット）IP網移行の概要｜NTT西日本
　　　提供終了するサービス｜NTT西日本

会社の固定電話を廃止する５つのメリット

会社の固定電話を廃止することで享受できる主なメリットは５つあります。

電話対応のための出社が必要なくなる

固定電話を廃止し、携帯電話やVoIPを活用することで、社員はオフィス以外の場所からも電話対応が可能になります。これによりテレワークや出張中でも迅速な対応ができるようになり、業務の柔軟性が向上するでしょう。

会社としては、電話対応のための出社を求める必要がなくなるため、テレワーク導入が可能になるなど多様な働き方の推進をしやすくなります。

取り次ぎ業務がなくなる

固定電話を廃止すると、不在の社員への電話の取り次ぎ業務が不要になります。固定電話の代わりに社用携帯などを配布し、社員が直接電話を受けられる環境を整えることで、伝言や再連絡のために要していた時間のロスを削減できます。

また、情報の伝達ミスも防げるため、コミュニケーションの精度や業務効率の向上につながるでしょう。

運用・維持コストを削減できる

企業が固定電話を廃止し、代替手段を活用することで通信にかかる運用・維持コストが大幅に削減されるでしょう。固定電話の維持・管理費用や通信料金の負担がなくなり、電話対応にかかっていた人件費や時間的コストも軽減されます。また、固定電話に割かれていたオフィススペースをほかの用途に活用できるようにもなります。

オフィスのコードレス化につながる

オフィスの固定電話を廃止・撤去することで、電話線などの配線が不要になり、コードレス化が促進されます。これにより、デスク周りをはじめとする業務スペースを有効活用できるようになり、オフィス環境がすっきりと整理されるでしょう。配線の取り回しに煩わされることなく、自由なレイアウトが可能となるため、作業効率や生産性の向上も期待できます。

事業拡大・縮小に柔軟に対応できる

固定電話を廃止することで、事業の拡大や縮小に合わせて、柔軟にオフィスの調整ができるようになります。たとえば、新オフィスへの移転や部門の統廃合などの際にも、固定電話の設置や撤去にかかる時間と手間が省け、スムーズな移行が可能となるでしょう。

会社の固定電話を廃止する３つのデメリット

会社の固定電話を廃止することで享受できるメリットは大きい一方で、考慮すべきデメリットもあります。具体的には、どのようなデメリットがあるのでしょうか。

法人登記手続きが複雑になる

法人登記には連絡用の電話番号の登録が必須です。一般的に、携帯電話は固定電話と比較して、番号が変更になるケースが多いでしょう。そのため、法人登記に登録した携帯電話番号を変更するとなると、そのたびに行政手続きが発生し、事務作業の負担が増える可能性があります。

また、手続きには費用がかかるため、余計なコストがかかってしまうことも考慮しなければなりません。ただし、会社代表の携帯電話番号を頻繁に変更しない、または代表番号のみ固定電話番号を残すなどすれば、業務への影響はほとんどないといえるでしょう。

仕事とプライベートの切り分けが困難になる

固定電話を廃止する際、社用携帯を社員一人ひとりに持たせることになるでしょう。その影響で、仕事とプライベートの境界線が曖昧になりやすいといったデメリットが生じます。

これにより休日でも仕事の連絡や通知が入ってしまう状況が生まれ、社員の負担になってしまう恐れがあります。結果として社員のワークライフバランスが崩れたり、会社に対するエンゲージメントが低下したりといった悪影響を及ぼす可能性があるでしょう。

担当者が休みの場合に電話対応できない

固定電話を廃止し、担当者個人の社用携帯での対応になると、その担当者が休暇などで不在の際には電話応対ができません。固定電話であれば代表番号でほかの社員が対応できますが、携帯電話では代理で応対することが難しくなるでしょう。

結果として、取引先や顧客からの問い合わせに迅速に対応できなくなるリスクがあります。担当者不在時の対応として、転送設定や代表番号の活用、チームでの共有携帯の導入などの工夫が求められます。

会社の固定電話に代わる３つのツール

会社の固定電話を廃止した場合、別の連絡ツールを導入する必要があります。ここでは、固定電話に変わる代替ツールを３つ紹介するので、参考にしてみてください。

携帯電話・スマートフォンへの切り替え

企業が社員全員に業務用の携帯電話やスマートフォンを支給することで、オフィス外でも連絡が取れるようになります。これにより、リモートワークやフレックスタイム制など、柔軟な働き方が可能になるでしょう。また、顧客からの問い合わせにも迅速に対応できるようになり、サービスの質の向上にも寄与します。

自動応対システムの導入

自動応対システムを導入することで、電話対応できる社員がオフィスにいなくても、24時間365日の問い合わせ対応が可能になります。また、AIの自動振り分け機能により顧客からの問い合わせを担当者につなげるため、引き継ぎ業務が不要になり、対応の質と速度が向上するでしょう。スタッフは電話対応から解放され、より重要な業務に集中できるようになり、全体の業務効率が大幅に改善されます。

コミュニケーションツールの導入

ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを導入することで、社員間の連絡や情報共有が迅速かつ円滑に行えるようになります。ツールが浸透すれば業務効率も向上し、リモートワークの推進にも役立つでしょう。

ビジネスチャット「elgana」は、固定電話に代わる業務連絡の効率化に適したコミュニケーションツールです。タスク管理機能やファイル共有機能などの業務連絡を円滑化できる機能が充実しており、社内や取引先とのやり取りに活用することで、業務全般の効率化にも寄与します。さらに、既読確認機能もあり、いつ誰が情報を確認したか把握できるため、重要な連絡の周知徹底にも役立つでしょう。

「elgana」の導入で電話連絡をチャットに置き換えて業務効率化を成功した事例

熊本県で建築工事を手がける株式会社守平建設は、現場の状況を確認する際、電話に頼らざるを得ないことが課題でした。電話でのやり取りには時間がかかり、他の業務を圧迫する要因となっていました。社内のコミュニケーション手段をプライベートチャットに切り替えることも視野に入れましたが、セキュリティ面の不安や既読確認の難しさから、別の解決策を模索していました。

「elgana」導入後は、グループチャット機能と既読確認機能によって、テキストベースでの迅速な状況確認が可能になりました。電話の取り次ぎに費やしていた手間が削減され、業務効率の大幅な改善につながっています。

導入事例：株式会社守平建設

ビジネスチャット「elgana」を導入すれば会社の固定電話を廃止できる！

固定電話の維持には多くのコストがかかるため、業務の効率化を阻害する大きな要因です。通信費や設備費などの直接的なコストに加え、電話対応のための人員配置や、不在時の取り次ぎ業務なども間接的なコストとして負担となっています。こうした問題を解決するために、固定電話を廃止して代わりのツールを導入する企業が増えています。

ビジネスチャット「elgana」は、タスク管理機能やファイル共有機能など、業務の情報共有に役立つ多くの便利な機能が実装されています。また、セキュリティ機能が充実しており、社外とのやり取りでも安心して利用できるのも特長です。これまでビジネスチャットを利用したことがない方でも直感的に操作いただけるうえに、導入から運用までのサポート体制も整っているので、スムーズに社内で浸透していくでしょう。

無料で基本機能をお試しいただけるプランも用意しております。会社の固定電話に代わる新しいコミュニケーションツールとして、「elgana」の導入をぜひご検討ください。

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