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elganaでタスク管理をする方法

「営業活動の進捗について報告してほしい」
「お願いしていた作業の進捗を報告してほしい」
「プロジェクトメンバーに打ち合わせに参加してもらい、結果を報告してほしい」

ビジネスシーンではこのような報告作業がつきものですよね。

「すぐに知りたい!」
「すぐに報告しなくては!」

お互いこのように思っていながら、忙しくてつい確認を忘れてしまう・・なんてことはありませんか?

elganaのタスク管理機能では作業の依頼から終了後の報告まで一連の流れを管理することができます。
レポート提出期限とあわせて管理できるので、お互いに報告漏れや確認漏れを防ぐことが可能です。

また、自分宛にタスクを依頼して、自分自身のToDoリストとしても活用できます。
この記事ではelganaのタスク管理機能について余すことなくご紹介していきます。

elganaのタスク管理機能ってなに?

タスク管理機能とはテンプレートを使ってレポート(報告書)の提出を依頼できる機能です。
elganaに参加しているメンバーは、誰でも他のメンバーや自分自身にタスクを依頼することができます。

タスクを依頼されたメンバーにはレポートの作成依頼が届きます。
提出期限も確認できるので、期限内にレポートを提出するとタスク完了となります。

こんなシーンで役立つ!タスク管理機能の活用方法

「タスク機能でできることはわかったけど、どんなふうに活用したらいいの?」

こんな疑問をお持ちの方もいるかと思います。
ここではタスク管理機能の活用におすすめのビジネスシーンを具体的にご紹介していきます。

おすすめ活用シーン① 日報提出

働き方が多様化し、日報提出をルール化している企業も多いのではないでしょうか。
この日報提出にelganaのタスク管理機能を使用することができます。

日報のフォーマットがワードやエクセルなどのファイル形式の場合、スマートフォンからの編集には手間がかかり、外出先から直帰したい社員やそもそもPCを配布されていない社員には負荷が高くなってしまいます。

日報のフォーマットにelganaのタスク管理機能を使用することで、スマートフォンからでも簡単に編集ができ、チャット上で日報の提出まで完了させることができます。

おすすめ活用シーン② 営業活動報告

ビジネスシーンにおいて、営業活動に関する情報共有はとても重要ですよね。
この営業活動報告にelganaのタスク管理機能を使用することができます。

elganaのタスク管理機能には「営業報告依頼」テンプレートが用意されています。
報告者用のテンプレートには漏れなく重要事項を把握できるよう記入項目が充実しているので、報告者による情報量のばらつきを解消することができます。

また、お客様とのアポイント後にスマートフォンから素早く記入できるので、営業担当者の忘備録としても便利な機能です。

どんなテンプレートがあるの?

タスクを依頼するには、テンプレートを選択することが前提となります。
まずは、タスク管理機能に用意されている4種類のテンプレートについてご紹介していきます。

  • 簡易依頼

もっともシンプルなテンプレートです。
簡易的な報告で構わないのでスピードを重視したい時や、ご自身のタスク管理などにおすすめです。

  • 営業報告依頼

メンバーに営業報告を依頼する際に最適なテンプレートです。
部下への営業活動の指示や引き継ぎをする際におすすめです。

  • 作業依頼

メンバーに作業を依頼する際に最適なテンプレートです。
提出レポートには顧客名や案件名も記載できるので、プロジェクトに関する作業依頼に適しています。

  • 打合わせ依頼

会議の参加とその報告を求める際に最適なテンプレートです。
自分が参加できない会議の情報共有依頼や、議事録の作成にもおすすめです。

それでは、テンプレートの記入項目について解説していきます。

簡易依頼

【依頼者用テンプレート】

依頼者用の記入項目は、下記4点です。

  1. 担当者:タスクを依頼するメンバー
  2. タイトル:タスクの件名(「本日の日報の提出依頼」など)
  3. 提出期限:レポートの提出期限
  4. 内容:タスクに関する詳細内容

【報告者用テンプレート】

報告者用の記入項目は、下記1点のみです。

①内容:タスク依頼を受けての報告内容

営業報告依頼

【依頼者用テンプレート】

依頼者用の記入項目は、簡易依頼の4項目に下記3項目が追加された合計7点です。

  1. 優先度:「通常」「高め」「今すぐ」など営業活動の優先度
  2. 頻度:「毎日」「毎月」「案件毎」など営業活動の頻度
  3. 備考:その他特記事項

【報告者用テンプレート】

報告者用の記入項目は、下記11点です。
漏れなく重要事項を把握できるよう、報告者用のテンプレートが充実しています。

①顧客名:お客様のお名前

②案件名:プロジェクト名など

③日時:営業活動をした日時

④場所:営業活動をした場所

⑤出席者:アポイントや会議への参加者情報

⑥目的:営業活動の目的(「提案」「ヒアリング」など7項目から選択)

⑦結果:営業活動の結果(◎、○、△などから選択)

⑧内容:営業活動の内容

⑨課題:今後の課題

⑩次回:営業活動の次回予定

⑪備考:その他特記事項

作業依頼

【依頼者用テンプレート】

依頼者用の記入項目は、営業報告依頼と同様の7点です。

【報告者用テンプレート】

報告者用の記入項目は、下記9点です。
漏れなく重要事項を把握できるよう、報告者用テンプレートが充実しています。

①顧客名:お客様のお名前

②案件名:プロジェクト名、作業名など

③日時:作業をした日時

④場所:作業をした場所

⑤内容:作業内容

⑥結果:作業の結果(◎、○、△などから選択)

⑦課題:作業の課題

⑧引継:作業に関する引継ぎ

⑨備考:その他特記事項

打合わせ依頼

【依頼者用テンプレート】

依頼者用の記入項目は、下記6点です。

  1. 担当者:タスクを依頼するメンバー
  2. タイトル:プロジェクト名や会議名など
  3. 提出期限:レポートの提出期限
  4. 打合わせ日時:会議の日時
  5. 打合わせ場所:会議の場所
  6. 内容:会議の詳細内容

【報告者用テンプレート】

報告者用の記入項目は、下記6点です。
会議内容について、漏れなく情報共有ができるよう項目を揃えています。

  1. 出席者:会議の参加者情報
  2. 決定事項:会議での決定事項
  3. 宿題事項:次回に持ち越しとなった事項
  4. 要旨:会議内容のサマリー(簡単な議事録)
  5. 次回予定:次回の会議予定
  6. 備考:その他の特記事項

タスクを依頼してみよう!

それではテンプレートを使用してタスクを依頼してみましょう。

【Webアプリ版】

elganaにログインすると画面左上に表示される「タスク」タブをクリックします。

タスクタブの下に表示される「新規タスク作成」アイコンをクリックします。

新規タスク作成画面が表示されるので、赤枠のプルダウンをクリックしてテンプレートを選択します。

例として、「簡易依頼」を選択すると、このようにテンプレートが表示されます。

①依頼者用のテンプレートが表示されるので、依頼の詳細を入力しましょう。
「担当者」はタスクを依頼するメンバーを選択する項目です。
「担当者」の入力欄にカーソルを合わせると連絡先一覧が表示されるので、メンバーを選択しましょう。

②報告者用のテンプレートが表示されます。
タスクを依頼したメンバーから提出されるレポートのテンプレートを確認できます。

③最後に「送信」をクリックするとタスク依頼完了です。

【Androidアプリ/iOSアプリ版】

elganaを開くと画面下部に表示される「タスク」アイコンをタップします。

画面上部に表示される「新規タスク作成」アイコンをタップします。

このように新規タスク作成画面が表示されます。

  1. テンプレートを選択します。
  2. 報告者用のテンプレートが表示されます。
    タスクを依頼したメンバーから提出されるレポートのテンプレートを確認できます。
  3. 「次へ」をタップします。

①依頼者用のテンプレートが表示されるので、依頼の詳細を入力しましょう。
「担当者」はタスクを依頼するメンバーを選択する項目です。
「担当者」入力欄のプルダウンをタップすると連絡先一覧が表示されるので、メンバーを選択して「決定」をタップしましょう。

②入力できたら「送信」をタップするとタスク依頼完了です。
タスク依頼を送信すると、下記のように依頼者と報告者のルームが作成されます。

このルームではメッセージのやり取りも可能です。
レポート提出に関する質問や依頼された作業に関する確認をするのに便利です。

タスクを依頼されたら?

「タスク依頼が届いたらどうしたらいいの?」
ここからは報告者目線で、レポート提出までの手順を解説していきます。

【Webアプリ版】

タスクを依頼されたら、画面右上のユーザー名に通知が届きます。

画面左上のタブを「タスク」に切り替えましょう。

「タスク」タブに切り替えると、依頼されているタスクが提出期限順に一覧表示されます。

赤枠のように通知がついていると、未確認のタスクというサインです。
このタスクをクリックして内容を確認しましょう。

タスクをクリックすると、下記のような画面が表示されます。

①タスク依頼の内容が表示されます。
この内容を確認して作業や営業活動を行い、レポートを提出します。

②レポートを提出済みのメンバーおよび未提出のメンバーを確認できます。
左端にある3本線のアイコンをクリックすると、ユーザー名が表示されます。

③タスク依頼に関するメッセージを送信することができます。
このルームはタスク依頼者及び依頼されたメンバーのみで構成されます。

レポートを提出したいときは、右上の「レポートを書く」をクリックします。

レポート入力画面に切り替わり、報告者用のテンプレートが表示されます。

※入力項目は依頼者が選択したテンプレートによって異なります。

テンプレートの項目に従ってレポートを記入し、「送信」をクリックしましょう。

下記のとおりタスクルーム内にレポートが提出されます。

【Androidアプリ/iOSアプリ版】

タスクを依頼されたら、画面下部のタスクアイコンに通知が表示されます。

Webアプリ版と同じように、依頼されているタスクが提出期限順に一覧表示されます。
赤枠のように通知がついている未確認のタスクをタップしましょう。

下記のようなタスク用ルームが表示されます。

①「ドキュメント」アイコンをタップすると、下記のように依頼内容とレポートの提出状況を確認できます。

②タスク依頼に関するメッセージを送信することができます。
このルームはタスク依頼者及び依頼されたメンバーのみで構成されます。

レポートを提出したいときは、タスクルーム上部に表示されている「レポート」アイコンをタップします。

レポート入力画面に切り替わり、報告者用のテンプレートが表示されます。

※入力項目は依頼者が選択したテンプレートによって異なります。

テンプレートの項目に従ってレポートを記入し、「送信」をクリックしましょう。

下記のようにスマートフォンからもタスクルーム内にレポートが提出されました。

提出されたレポートを確認するには?

【Webアプリ版】

タスクルーム内に提出された「レポート」アイコンをクリックします。

タスクルームの右側にレポート内容が表示されます。

レポートを提出した本人には、上記のように「引戻し」ボタンが表示されます。
クリックするとレポートが引き戻されるので、修正して再提出することができます。

なお、タスク依頼者には「差戻し」ボタンが表示されます。
クリックするとレポートが差し戻されるので、報告者に再提出を依頼することができます。

レポートを出力する

Webアプリ版では提出されたレポートをCSVで出力することも可能です。
レポートを出力するには、タスクルーム上部のプルダウンをクリックします。

「レポート出力」をクリックするとCSVファイルでのダウンロードが開始されます。

タスクを完了する

「レポート提出が終了したタスクは別で管理したい!」
レポート未提出のタスクと提出済みのタスクが混在していると、わかりづらいですよね。

ここではレポート提出が終了したタスクを「完了」タブに移動させる方法をご紹介します。
なお、タスクを完了するとタスクルーム内でのレポート作成やメッセージ送信ができなくなります。

【Webアプリ版】

タスクを完了したいタスクルームを開き、タスクルーム上部のプルダウンをクリックします。

「タスク完了」をクリックすると、選択したタスクルームを「完了」タブに移動させることができます。

【Androidアプリ/iOSアプリ版】

タスクを完了したいタスクルームを開き、タスクルーム上部の「3点リーダ」をタップします。

「タスク完了」をクリックすると、選択したタスクルームを「完了」タブに移動させることができます。

移動されているかを確認するには、タスク一覧のタブを「完了」に切り替えます。

このように「完了」タブに移動していることが確認できます。

完了したタスクを再開する

依頼者は、一度完了したタスクでも再開することができます。
タスクを再開すると、再度レポートの作成やメッセージ送信が可能になります。

タスクを再開するには、タスク完了したルームを開きます。
タスクルーム上部のプルダウンまたは3点リーダをクリックし、「タスク再開」を選択します。

これだけで簡単にタスクを再開することが可能です。

まとめ

今回はelganaでタスクを管理する方法をご紹介しました。


テンプレートを使用することで、ビジネスシーンに不可欠な報告作業を「報告する側」「報告される側」の双方で簡単に管理することができます。

elganaで使用できるテンプレートはこちらの4種類です。

  • 簡易依頼
     →簡易的な報告で構わないのでスピードを重視したい時や、ご自身のタスク管理などにおすすめ
  • 営業報告依頼
     →部下への営業活動の指示や引き継ぎをする際におすすめ
  • 作業依頼
     →提出レポートには顧客名や案件名も記載できるので、
    プロジェクトに関する作業依頼におすすめ
  • 打合わせ依頼
     →自分が参加できない会議の情報共有依頼や、議事録の作成におすすめ

ビジネスチャットならではの便利な機能ですので、ぜひご利用ください。

今後もビジネスシーンに役立つelganaの機能を紹介していきます。ご期待ください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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