ビジネスチャットのタスク管理機能とは？
ビジネスチャットは、働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として導入する企業が増えています。単なるコミュニケーションツールとしてだけではなく、業務に役立つ機能が豊富に搭載されていることで注目を集めています。そのなかで業務効率化につながる「タスク管理機能」は、どのようなシーンで活用されているのでしょうか。
そもそもビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、社内外でのコミュニケーションを円滑化するためのコミュニケーションツールです。メールや電話と比較して、ビジネスチャットは迅速かつ効率的な情報共有が可能で、コミュニケーションのスピードを大幅に向上させます。
ビジネスチャットの詳しい特徴や基本機能を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
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タスク管理機能の特徴
一般的なビジネスチャットでは タスクを簡単に作成・共有・追跡する機能が搭載されています。具体的には、タスクの作成から割り当て、進捗状況の確認までをビジネスチャット上で一元的に行える点が最大の特徴です。タスクに期限や担当者を設定できるため、チーム全体で業務の流れを可視化できます。また、リアルタイム通知やリマインダー機能により、タスクの漏れや遅延を防止できます。
さらに、アンケートやスケジュール調整などの機能を搭載するビジネスチャットもあり、プロジェクト全体を効率的に管理できるようになるでしょう。多機能でありながら直感的に操作できるのが、ビジネスチャットのタスク管理機能の魅力です。
ビジネスチャットでタスク管理をするメリット
ビジネスチャットでタスク管理をすることで、多くのメリットを享受できます。ここでは、３つのメリットを紹介します。
タスクを整理しやすくなる
ビジネスチャット上でタスクを一元管理することで、業務の優先順位や進捗状況を簡単に把握できます。視覚的にタスクを整理できるため、「何を優先すべきか」が一目で分かり、見落としを防止できます。また、タスクの追加や編集も容易で、状況に応じて柔軟に修正可能です。タスク管理機能を活用することで、個々の業務効率が向上し、チーム全体の生産性アップにつながります。
チームメンバー全体で個々のタスク進捗状況を確認できる
チャットルーム内の全メンバーが、各自のタスクとその進捗状況をリアルタイムで共有可能です。タスクごとに担当者を割り当てられるため、「誰がどのタスクを担当しているのか」「どれだけ進んでいるのか」を一目で確認できるでしょう。
これにより、タスクの重複を防ぎ、遅れが生じている場合はサポートしたりリソースを再配分したりできます。メールでは複数人でリアルタイムにタスクの進捗管理ができませんが、ビジネスチャットであれば実現可能です。
過去の情報やファイルを確認できる
ビジネスチャットでは、過去のメッセージや共有されたファイルが履歴として残ります。ビジネスチャットの検索機能は非常に高度で、キーワードを入力するだけで必要な情報やファイルを簡単に見つけられるでしょう。また、ファイル一覧機能からデータをそのままダウンロードできるため、ファイル管理の手間を省けます。
さらに、新しくプロジェクトに参加したメンバーも過去のやり取りを確認できるため、迅速に業務のキャッチアップができるのもメリットでしょう。
ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」でタスク管理を効率的に行う方法
タスク管理をさらに効率化するためには、機能が充実したビジネスチャットツールを選ぶことが重要です。ここでは、「elgana（エルガナ）」を活用してタスク管理を効果的に行う方法を紹介します。
タスク機能
elganaのタスク機能では、日程調整や作業報告、営業報告、イベントのお知らせなど、多岐にわたるタスクを一元管理できます。豊富なテンプレートが用意されているため、手間をかけずにタスクの依頼や管理・進捗報告ができます。
また、アンケートの実施や集計、社内へのお知らせ、レポートの収集も簡単です。結果はまとめてCSV形式で出力できるため、データ分析や報告資料の作成にも役立つでしょう。
グループチャット
プロジェクトやチームごとに専用のチャットルームを作成でき、関係者間での情報共有がスムーズに行えます。また、チャットルーム内では、メンション機能や返信機能も利用できるため、グループチャットを活用することで、必要な情報を必要な人へ迅速に届けられます。
さらに、チャットルームごとにファイルやメッセージが整理されるため、情報の検索や管理も容易です。elganaのグループチャットを活用すれば、情報共有の効率化と円滑化を実現できるでしょう。
クリップ機能
クリップ機能を活用することで、情報の見落としやタスク漏れを防ぎ、個々の業務効率が向上します。重要なメッセージやタスクをクリップしておくことで、個人のToDo作成や情報管理に役立ちます。クリップした情報はクリップタブで一覧表示されるため、後から見返す際にも探しやすいでしょう。チーム全体でクリップ機能を活用すれば、重要事項の共有も容易になります。
ファイル一覧機能
elganaのファイル一覧機能は、チャット上で共有された過去のファイルを一覧表示でき、必要な書類や画像のデータをすぐに見つけられる機能です。ファイルはカテゴリーや日時で整理されており、ダウンロードする前にプレビュー表示されるため、大量のデータがあっても目的のファイルを簡単に検索できます。ファイル一覧機能を活用すれば、ファイル管理の手間を省き、業務の効率化を実現できるでしょう。
メッセージ検索機能
過去のチャット履歴をキーワードで簡単に検索できるため、必要な情報や過去のやり取りをすぐに見つけられます。検索結果は関連性の高い順に表示されるため、効率的に情報を収集できます。また、送信者やメンション先を指定して絞り込み検索をすることも可能です。トークルームに参加する以前のメッセージも検索できるため、業務の引き継ぎにも役立ちます。
ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」のタスク管理機能の活用事例
保険会社のシステム開発を手がけるコムウェア・ファイナンシャル・システムズ では、客先常駐や在宅勤務など、働く場所が多岐にわたるため、業務連絡をタイムリーに行うことが難しい状況となっていました。
そこで、情報共有の円滑化を図るためにビジネスチャット「elgana」を導入したところ、従業員への個々の連絡に対するレスポンスが向上しました。また、タスク管理機能のアンケートを活用することで、研修やイベントについて、効率的に意見を集められるようになっています。
導入事例 コムウェア・ファイナンシャル・システムズ株式会社
ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」でタスク管理を効率化しよう！
ビジネスチャットを活用してタスク管理を行うことで、業務効率の向上や情報共有の円滑化、ひいてはチームワークの強化にもつながります。ビジネスチャット「elgana」のタスク機能は、日程調整や作業報告、イベントのお知らせなど、多岐にわたるタスクを一元管理できるのが特徴です。タスク機能のなかにアンケート機能やテンプレートもあり、タスクの依頼や管理にかかる手間を最小限に抑えられます。
また、グループチャットやクリップ機能、ファイル一覧、メッセージ検索など、多彩な機能も備えています。これらの機能を組み合わせて活用することで、コミュニケーションとタスク管理を一元化し、業務効率を飛躍的に改善できるでしょう。
セキュリテイ機能も充実しており、オフィス外で働く従業員との連絡や社外関係者とのコミュニケーションでも安心して利用できます。業務効率化や情報共有の促進を目指す企業は、ぜひ「elgana」の導入をご検討ください。
