電話とチャットの特長を理解しよう
円滑なコミュニケーションのためには、電話とチャットの特長を理解し、適切に使い分けることが重要です。ここでは、電話とチャットそれぞれの特長について詳しく解説します。
電話の特長とは？
電話の最大の特長は、音声を通じてリアルタイムでコミュニケーションが取れる点です。声のトーンや話し方から相手の感情を読み取りやすく、細かいニュアンスも伝えやすいというメリットがあります。
急ぎの用件や複雑な内容を説明する際にも、相手の反応を確認しながら話を進められるため、スムーズな意思疎通が可能です。
チャットの特長とは？
チャットは、テキストベースでコミュニケーションを行うツールです。非同期でのやり取りが可能であり、自分のタイミングでメッセージを確認・返信できます。また、会話の履歴が保存されるため、後から内容を見返せるのも特長です。
グループチャットを利用すれば、複数人での同時コミュニケーションもスムーズに行えます。ビジネスシーンにおいては、情報共有やタスク管理に特化した「ビジネスチャット」が広く活用されており、業務効率化に大きく貢献しています。
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電話が適しているシーン
ここでは、電話でのコミュニケーションが適している主なシーンについて具体的に見ていきましょう。
緊急時の迅速な対応が必要な場合
システム障害や事故、顧客とのトラブルなどの緊急事態においては電話が最も適しているでしょう。チャットでは相手がすぐに通知に気づかない可能性がありますが、電話は着信音で注意を引き、リアルタイムで相手と会話できます。
また、不在着信機能を活用すれば、相手が対応できなかった場合でも、すぐに折り返しを促すことが可能です。特に、顧客対応や緊急性の高い業務においては、電話で迅速に情報共有することで遅延による損失を回避できます。
感情やニュアンスを伝えたい場合
感謝や謝罪を伝えるシーンなど、文字だけでは伝わりにくい感情を表現したい場合には電話が有効です。声のトーンや抑揚、話すスピードなどを調整することで感情を言葉に乗せることができ、相手に真意を正確に伝えられます。
クレーム対応など、相手の感情に寄り添ったコミュニケーションが求められる場面では、電話での対応が誤解の解消や信頼関係の構築につながるでしょう。
相手の年代やITリテラシーを考慮したい場合
相手の年代やITリテラシーを考慮することも、コミュニケーションの手段を選ぶうえで大切です。たとえば、商談相手が年配の方、ITツールに不慣れな方である場合には、電話でのコミュニケーションが適しているケースが多いでしょう。使い慣れたツールを選ぶことが、結果的にやり取りを円滑にし、双方のストレスを減らすことにつながります。
チャットが適しているシーン
以下のような状況では、電話よりチャットが有効です。それぞれ詳しく見ていきましょう。
複数人での情報共有が必要な場合
チャットは、複数人での情報共有に最適なツールです。グループチャットを作成することで、関係者全員で同時に情報共有でき、意思決定のスピードが向上するだけでなく、伝達漏れや認識の齟齬を防げます。
特に、プロジェクトチームや部門をまたいだ連携が必要な場面では、チャットを活用することでスムーズな情報共有と効率的な業務遂行が可能になるでしょう。
作業中でも手を止めたくない場合
集中して作業に取り組んでいる時でも、チャットであれば作業を中断せずにコミュニケーションをとることができます。電話とは異なり自分のタイミングでメッセージを確認して返信できるため、作業の流れを妨げません。
また、チャットは非同期なコミュニケーション手段であるため、相手の都合に関係なくメッセージを送受信でき、柔軟に対応できるのも利点です。
情報量が多い場合の共有
大量の情報を共有したい場合には、チャットが有効です。資料や大容量のデータなどのファイルを添付できるため、口頭や紙の資料で共有するよりも効率的です。また、多くのチャットツールは検索機能を備えているため、過去のやり取りから必要な情報やファイルを素早く見つけ出せる点も大きなメリットです。
やり取りを履歴として残したい場合
チャットでのやり取りは、自動的に履歴として保存されます。そのため、「言った」「言わない」のトラブルを回避しやすく、情報共有の透明性を高めることができます。
また、過去の決定事項や合意内容を容易に検索・確認できるため、認識の齟齬が生まれにくく、業務を円滑に進められるでしょう。また、後からチャットルームに参加した人も履歴をさかのぼれるため、新しいメンバーへの引き継ぎや教育にも活用できます。
カジュアルなコミュニケーションを行いたい場合
チャットは、カジュアルなコミュニケーションにも適しています。スタンプや絵文字を活用することで、感情やニュアンスを柔らかく伝えることができ、親しみやすい雰囲気を醸成できます。これにより、チーム内のコミュニケーションが活発になり、良好な人間関係の構築につながるでしょう。
特に、リモートワークや離れた事業所などの環境下では対面でのコミュニケーションが制限されるため、チャットを活用してカジュアルなやり取りを行うことで、チームの一体感やモチベーションの向上が期待できます。
ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」の導入により電話との使い分けを実現した事例
ここでは、ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」を導入し、電話との使い分けを実現した事例を3つ紹介します。
部門間の連携向上やコミュニケーションのストレスが軽減
サミット製油株式会社は、社内情報伝達ツールが電話とメールのみで、タイムリーな情報共有に課題を感じていました。特に、電話連絡では機器不具合等の把握が困難で、迅速な対応が難しい状況でした。電話やメール以外の連絡手段の導入は、セキュリティ面の不安から躊躇していました。
ビジネスに特化していてセキュリティも安心できるチャットツール「elgana（エルガナ）」を導入後は、現場の詳細な状況把握が可能となり、機器の監視や有事対応が円滑になっています。また、連絡手段の幅が広がり、用途に合わせた発信でストレスも軽減されました。
導入事例 サミット製油株式会社
店舗間の連携強化により、顧客対応スピードが向上
株式会社TAKAZENホールディングスは、以前導入していたビジネスチャットツールのアカウント数とデータ容量不足が課題でした。特に、画像や動画を頻繁に送受信するため、データ容量が重要ポイントでした。
「elgana（エルガナ）」のベースプランを導入後は、在庫確認など店舗間の連携がスピーディになり、顧客対応スピードが向上しました。また、データ容量制限を気にせず画像や動画を送れるようになり、業務全体の効率化につながっています。さらに、会社が連絡先を把握していないスタッフにもelganaを通じて連絡可能となりました。
導入事例 株式会社TAKAZENホールディングス
内線電話をチャットに切り替えたことで業務に専念できるように
社会福祉法人大津せんだん会では、複数拠点への一斉周知や職員の勤務時間差による連絡の難しさといった課題を抱えていました。課題解決のために複数のビジネスチャットを検討しましたが、管理者がアカウント登録でき導入が容易な点、プライベートチャットのような直感的な操作性、個人情報の取り扱いへの安心感から「elgana（エルガナ）」を導入しました。
導入後は内線連絡に邪魔されず、子どもたちと向き合う時間に集中できるようになっています。その結果、保育士の働きやすさ向上にもつながりました。
導入事例 社会福祉法人 大津せんだん会
電話とチャットを使い分けるなら「elgana（エルガナ）」を導入しよう！
電話は緊急時の対応や感情を伝えたい場合に、チャットは複数人での情報共有や作業中の連絡、大容量データの送受信や履歴を残したい場合に適しています。電話とチャットを状況に応じて使い分けることで、業務の効率化がはかれるでしょう。
ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」は、既読確認機能やファイル共有機能、リアクション機能など、コミュニケーションの円滑化に役立つ機能が充実しています。情報漏えいや不正アクセスを防止できるセキュリティ機能も備えており、ほかのチャットツールに比べても安心してご利用いただけます。電話とチャットをうまく使い分けて業務効率化をはかりたい方は、ぜひ導入をご検討ください。
