個人チャットを業務で使うのはリスク
個人チャットアプリを業務で使用することには、多くのリスクが伴います。ここでは、具体的な問題点について解説します。
セキュリティの脆弱性が懸念される
個人チャットは、一般的にコンシューマー向けに開発されているため、業務利用に求められるセキュリティ対策が不十分なものが多く見受けられます。そのため、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高く、業務に利用するのは危険を伴うでしょう。
たとえば、メッセージの暗号化が不十分であったり、アクセス制御が甘かったりすると、機密情報が外部に漏れる危険性があります。また、スマートフォンの紛失や盗難によって、チャットアプリから情報が流出する可能性も否定できません。
退職者の管理が難しい
個人チャットを業務に使用している場合、退職後の従業員が過去の業務上のやり取りや機密情報にアクセスできる状態が続く懸念があります。たとえば、グループチャットから退職者を退出させても、過去の履歴は本人のチャット履歴に残るケースがほとんどです。
個人チャットにはユーザー管理やログ管理などの機能がなく、退出させた後の情報削除は自主的に促すしかありません。適切なアカウント管理やアクセス権限の設定が難しい個人チャットでは、このようなリスクを完全に排除することは困難です。
プライベートとの境界が曖昧になる
個人チャットを業務で使用すると、同一のアプリ内にプライベートと業務のやり取りが混在することになります。その結果、情報管理が煩雑になり、誤送信や情報漏えいのリスクが高まります。
たとえば、「業務上の重要な情報を誤ってプライベートのグループに送信してしまう」、「プライベートのメッセージを業務関連のチャットに投稿してしまう」といった事故が起こりかねません。また、従業員のプライベートな時間にも業務連絡が入ると、ワークライフバランスの悪化によるストレスの増大へとつながる可能性もあります。
メッセージの確認漏れが起こりやすい
個人チャットのアプリは通知のカスタマイズが十分にできない場合が多く、大量の通知に埋もれてしまい重要な業務連絡を見落とす可能性があります。また、プライベートと業務のメッセージが混在することで、業務関連の通知が軽視され、対応が遅れることも考えられます。
緊急性の高い連絡や重要な指示が適切に伝わらないと、業務に大きな支障をきたすだけでなく、顧客対応の遅延など、企業としての信頼を損なう事態にも発展しかねません。
個人チャットとビジネスチャットとの違いは？
個人チャットとビジネスチャットは、使用目的や機能において大きな違いがあります。ここでは、ビジネスチャットの概要と機能の違いについて解説します。
そもそもビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、企業や組織における業務連絡での利用を前提に設計されたコミュニケーションツールです。業務上の情報共有や連絡を円滑に行うために、セキュリティ対策やユーザー管理をはじめとする各種機能が強化されているのが特徴です。ビジネスチャットの詳しい説明については、以下の記事もあわせてご覧ください。
こんな記事も読まれています
搭載している機能が異なる
個人チャットは、基本的にシンプルなメッセージの送受信機能が中心です。スタンプや音声通話といった機能もありますが、ビジネスシーンにおける情報共有やタスク管理には不十分です。
一方、ビジネスチャットは、メッセージの送受信に加え、ファイルの共有や一覧化、タスク管理など、円滑なコミュニケーションと業務効率化を支援する多様な機能を備えています。また、ユーザー管理やメッセージログ、端末制限などのセキュリティ機能も充実しており、社内外での機密情報の共有・取り扱いにも適しています。
ビジネスチャットを選ぶべき理由とは？
セキュリティリスクを回避し、業務効率を高めるには、個人チャットではなくビジネスチャットへの移行をおすすめします。ここでは、ビジネスチャットを選ぶべき理由を3つ紹介します。なお、ビジネスチャットの詳しい導入メリットについては、以下の記事も参考にしてください。
こんな記事も読まれています
セキュリティ機能が充実
ビジネスチャットは、企業の機密情報を守るために、高度なセキュリティ機能を備えています。たとえば、パスキー認証、アクセス制限、電子透かし、データが端末に残らないなどの機能により、不正アクセスや情報漏えいのリスクを大幅に低減できます。
また、管理者によるユーザー管理やチャットログの確認機能なども提供されています。企業は情報管理を徹底し、コンプライアンス要件も満たすことができます。これにより、情報セキュリティに関するリスクを最小限に抑え、企業の信頼性を向上させることが可能です。
業務とプライベートを切り分けられる
ビジネスチャットを導入することで、従業員は業務とプライベートのコミュニケーションを明確に切り分けられます。ビジネスチャットの導入によって情報の整理が容易になり、誤送信のリスクを減らすことが可能です。
また、ビジネスチャットの通知設定はカスタマイズできるため、プライベートな時間に業務連絡が入ることを防ぎ、従業員のワークライフバランスの向上にも寄与します。これにより、集中力の向上やストレスの軽減が期待でき、結果として生産性の向上にもつながります。
情報共有を効率化できる機能が豊富
ビジネスチャットには、ファイル共有、タスク管理、グループチャット、音声通話など、チーム内の情報共有を円滑にするための機能が充実しています。これにより、メールや電話など複数のツールを使い分ける必要がなくなり、コミュニケーションが一元化され、業務効率が大幅に向上するでしょう。
たとえば、プロジェクトごとに専用のチャットルームを作成し、関連するファイルや情報を集約することで、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。また、タスクの進捗状況を可視化することで、チーム全体の業務管理も容易になります。
ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」の導入事例
実際にビジネスチャットを導入している企業の事例を知ることで、その効果や運用方法がより具体的にイメージできます。ここでは「elgana（エルガナ）」を導入し活用している事例を紹介します。
「elgana」なら個人端末からの連絡も可能
株式会社いーふらんでは従業員急増に伴い、全社員が自宅や外出先からでも安全に連絡できるツールを導入する必要がありました。そこで、内部統制に有効な各種管理機能（アカウント管理、機能制限、スクリーンショット通知）や既読確認機能が備わっている「elgana」を導入しました。
導入後は、インシデントを未然に防ぐ仕組みを構築でき、万が一の事態でもログ管理により迅速・適切な対応が可能になっています。
導入事例 株式会社いーふらん
プライベートとの切り分けでセキュリティ強化を実現
ビジネスレンタリース株式会社では、外出中の社員への迅速な情報伝達と、一部社員による個人チャットの業務利用による情報漏えいリスクを課題としていました。これらの解決のため、セキリュティ機能が充実しているビジネスチャット「elgana」を導入しました。
情報漏えいを防止する機能により、セキュリティポリシーに準拠した環境整備につながっています。また、業務とプライベートの切り分けも実現し、従業員が安心して利用できています。
導入事例 ビジネスレンタリース株式会社
個人チャットからビジネスチャット「elgana（エルガナ）」に切り替えよう！
個人チャットを業務で使うと、セキュリティの脆弱性や退職者管理の難しさ、公私混同などのリスクがあります。一方、ビジネスチャットは業務利用を前提に設計されているため、安心感があり効率的なコミュニケーションを実現できます、
「elgana」は、セキュリティの強化と業務の効率化を実現できるビジネスチャットです。管理者権限や利用ログ、利用端末の制限などの機能で、不正アクセスおよび情報漏えいのリスクを低減します。また、ファイル共有やタスク管理、既読確認機能など、業務効率化に役立つ機能が豊富です。安心して利用するためにも、個人チャットではなく「elgana」の導入をおすすめします。
