COLUMN

業務効率化 elganaを活用した
ビジネスコミュニケーションの改善&
業務効率化のアイディア5選

2022/03/14

社会全体でDX化が進むにつれて、コミュニケーションツールの活用や導入も加速しています。企業活動においても、従来の社内システムを時代に対応させていく必要性が増しているでしょう。

そのなかで「社内のコミュニケーションを円滑に取るためのツールを導入したい」とお考えの経営者やシステム担当者もいるのではないでしょうか。

この記事では、社内コミュニケーションにおける課題を挙げた上で、その課題を解決するツールをご紹介いたします。社内外のコミュニケーションを促進させたい方は、ぜひ最後まで読み進めてください。

目次

7割の会社員が社内コミュニケーションに課題を感じている

2021年1月に行われた社内コミュニケーションに関する調査(ProFuture株式会社/HR総研)によると、企業に勤めるビジネスマンの7割が「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になると感じる」と答えました。

では、具体的にどのような課題を企業は抱えているのでしょうか。ここからは、大企業と中堅・中小企業の両者からその内容を探っていきます。

大企業では「部門間」と「部署内のメンバー同士」のやり取りに難点あり

数多くの社員がいる大企業においては「部門間」および「所属部署内のメンバー同士」のコミュニケーション不全が課題として挙げられています。

社内コミュニケーションに関する調査(ProFuture株式会社/HR総研)によると、部門間におけるコミュニケーション不全の内容として、下記の回答がありました。

  • ・他の部門が何の仕事をしているのか全くわからない

大企業では業務内容ごとに人員を配置し、部門を細分化させることで業務効率化が図れます。しかしその分、他の部門が何の仕事をしているのかがわかりにくくなる点はデメリットといえるでしょう。他部門との意見交換が少ない状態では、新たな発想やアイディアも生まれにくくなります。

また、部署内メンバーにおけるコミュニケーション不全の理由としては、下記の回答が挙げられました。

  • ・何か新しいことや課題提起をすると上長から即座にマイナス意見を投げつけられてしまい誰も意見を言わなくなっている

部署内メンバーとしては、上司に対して意見を述べにくい、コミュニケーションが取れても情報共有に留まるなど、連携に向けて動けない課題を抱えているようです。

中堅・中小企業では「経営層と社員」のコミュニケーションが課題

大企業とは異なり、中堅・中小企業においては「経営層と社員のコミュニケーション」の不全が課題として挙げられました。

経営層と社員のコミュニケーション不全の内容としてよく指摘されるのは下記の内容です。

  • ・理解不足、理解への努力不足、説明の不足
  • ・経営の方向性に関する理解と協力

「現場への理解が足りない」「そもそも現場を知ろうとしていないと感じる」といった内容が多く、現場が行う業務に関して経営層からの説明が不足していることもあるようです。コミュニケーション不足により、経営層と社員との間で方向性にズレが生まれているといえるでしょう。

参考:ProFuture株式会社/HR総研『社内コミュニケーションに関するアンケート2021 結果報告』

会社員が無駄だと感じている業務とは

実際に現場で働いている人が「無駄だな」と感じている業務を知ることは、業務の効率化に効果があります。どのような業務が無駄とされているのかしっかり把握して、改善策の模索につなげていきましょう。

社員が無駄だと感じる3つの業務

業務効率化を図るために最も有効な手段は、無駄な業務をなくすことでしょう。社員が無駄だと感じる業務としてよく挙げられるのは、アナログな作業・二度手間になる作業・必要性を感じない会議の3点です。

アナログな作業の1つに、紙を使った申請書類のやり取りが挙げられます。何をするにも印刷した書類に各部門の担当者及び上司の印鑑が必要ですし、上司が出張等で不在だと印鑑がもらえず作業が滞ってしまうのです。

直接顔を合わせながら業務を進めることは、二度手間になる作業の発生につながる可能性もあります。うまく情報が共有できなかったために同一の作業を複数人で行い、労働力を浪費してしまうこともあるのです。

また、仕事において会議は必要ですが「毎度似たような議題で代わり映えしない意見を言い合うだけなんだよね」と、時間の無駄に感じる人も。話し合いが前に進まず終わったり、内容が逸れたため会議時間が延び、本来したい仕事が進まなかったりと、業務の妨げになるケースも見受けられます。

いずれもデジタル化を進めたり、情報を共有できる体制を整えたりすると改善できる課題ばかりです。社内でコミュニケーション不全や業務の停滞などの課題が上がった場合は、コミュニケーションツールの導入も検討してみましょう。

「elgana」を活用したコミュニケーションと作業効率の課題を解決するアイディア5選

多くの企業がコミュニケーション方法や業務効率化に関して課題を抱えていますが、ビジネスチャット「elgana」を活用すれば、社内コミュニケーションの改善が図れます。

ここからは、elganaを用いた業務効率化アイディアを5つ紹介していきますので、ぜひ問題解決の参考としてください。

①報告書・申請書のデジタル化

elganaを活用することで、報告書・申請書のデジタル化が実現されます。これまで手間がかかっていた、書類のファイリングや保管といったアナログ作業の省略ができます。

紙媒体を用いて報告業務を行う場合には、書類の出力、ファイリングといった作業が発生していました。しかし、elganaの「ファイル一覧機能」を使うことにより、書類を一つのルームでまとめて閲覧・管理できるようになります。確認側も見たい書類や画像を簡単に探せるようになります。

ファイリング・書類探しに要していた時間と保管場所のコストを削減できる点は大きなポイントでしょう。画像や1分以内の動画ならスマートフォンからの投稿もできるため、場所や時間も選びません。

②情報の伝達スピードが大幅に向上

情報の伝達スピートが上がることもelganaを導入する大きなメリットです。日報をアナログで作成する場合には、上司が会社に戻ってくるまで、部下は日報の提出を待たなければならないケースがありました。さらに、タイミングが合わないことにより、上司がタイムリーに、部下へのフィードバックを返すのが難しい状況もあったでしょう。

このような状況の際には、日報をデジタル化しelganaの「ファイル管理機能」を用いれば、いつでも日報を提出することが可能です。移動時間を有効活用できるだけでなく、上司・部下ともに残業時間の削減につながるといったメリットがあります。

また、情報伝達スピードの向上は会社の利益にもつながります。たとえば、商談の場において、顧客からの疑問に即時回答できなかった場合には、一度会社に持ち帰ることになり、ビジネスチャンスの喪失にもつながりかねません。

このような商談時に顧客からの質問や確認事項など営業担当が客先で複数の宿題をもらった際に、elganaにプロジェクト用ルームを立ち上げ、運営をしていると、確認や相談事項をルームに投稿すれば、複数部署と即時コミュニケーションが取れる為、レスポンスはやく回答がもらえ、会社に持ち帰ったり、各部門に電話やメールで確認を行う必要がなくなります。

③本部と店舗のコミュニケーションがスムーズに

小売業などにおいては、elganaを活用することで本部と店舗のコミュニケーションがスムーズになる効果も期待できます。

小売業で多く聞く問題として、本部からの指示が店舗の代表までにしか伝わっておらず、現場スタッフまで共有されていないケースです。しかし、elganaを利用することで、迅速かつ確実に現場スタッフに指示が届くようになります。

これによりコミュニケーションロスが防がれ、現場だけではなく店舗代表者の負担軽減にもつながります。従来メモやホワイトボードで残していた報告や連絡事項も、デジタル化が可能です。

また、店舗間の情報共有も容易となります。他店舗での取り組み情報が得られれば、スタッフのモチベーション向上や、新たな学びを得る場の創出も期待できるでしょう。

④会議時間を削減し、作業時間を捻出できる

会議で特に時間を要するのは、事務連絡や報告です。日中に会議がある場合には、出席者は定時内で作業を終えられず、残業を強いられることもあります。

しかし、elganaのビジネスチャットを使えば、事務連絡や報告事項はチャット上で済ませられます。会議の時間を削減できるだけでなく、備忘録としても活用可能です。

⑤新人・社員教育にも活用できる

elganaは新入社員への教育の場においても活用できます。仕事のフローなどを伝える際、教える側は自分の作業を止めて質問に答えることに手間を感じることもしばしば。一方、新人は先輩社員や上司に質問しにくく、課題解決までに時間を要してしまうシーンなどもあるでしょう。

elganaのルームに「新人相談ルーム」を作成し、新人相談ルームでは誰かが投稿した質問に対し、答えを持っている人が誰でも回答投稿できる運用を行うことにより課題解決や疑問解消に要する時間が短縮され、育成スピード向上が期待できます。

ルームに入っている人はメッセージを適宜確認できるため、自分以外の人が投げかけた質問のやり取りから学びを得る効果も期待できるでしょう。

elganaはコミュニケーション促進と業務効率化に特化したツール

IT化が進んでいる現代社会においても、コミュニケーション促進や業務効率化への取り組みは多くの企業において十分とはいえない現状があります。まずは自社の課題を洗い出した上で、どのような取り組みができるのかを考えていきましょう。

elganaは社内外のコミュニケーション問題を解決し、業務を円滑に進めていくための機能を数多く実装しています。より円滑に業務を進められるコミュニケーションツールを求めている方は、ぜひご利用をご検討ください。

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FAQ

料金

料金はかかりますか?
フリープランは無料でご利用いただけます。詳しくは「料金プラン」をご覧ください。
2021年6月までにフリープランにお申し込みいただいた企業様にはベースプランと同等の、導入支援サポートを無償でご提供します。

動作環境

サービスの利用可能時間を教えてください。
24時間365日ご利用可能です。
※サービス維持のため計画停止等を実施する場合がございます。
クラウド型(SaaS)ではなくオンプレミス型で利用することは可能ですか?
できません。
アプリは、Windows(PC)でも使えますか?
PCにつきましては、各種ブラウザにて利用できます。動作確認済みブラウザは「仕様について」をご覧ください。
動作環境を教えてください。
仕様について」をご覧ください。

トーク

グループトークに人数制限はありますか?
制限値は1000です。 対象バージョン:ver1.2~
既読表示はありますか?
あります。トーク作成時に「既読表示の設定」として、以下の3つから選択できます。
・既読表示なし
・既読数表示
・既読数と既読者を表示
ファイルを添付することは可能ですか?
可能です。

■モバイルアプリ
静止画と動画(1分以内)が添付が可能です。静止画は自動的にリサイズされます。


■Webアプリ
画像/動画/その他のファイル形式(管理者が許可したもの)が添付可能です。
ただし、1ファイルあたり10MBまでの制限がございます。
また、拡張子の無いファイルは添付できません。

グループトーク(トークルーム)に保存期限はありますか?
トークルームには保存期限はありませんがメッセージデータは2年間の保存期間を設けています。
そのため、トークルーム内のメッセージは2年経過したものから消去されていきます。

セキュリティー

同じログインID、パスワードで異なる端末でも利用できますか?(マルチデバイス)
可能です。
ただし、異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
2台の端末で同時に、同じログインID、パスワードで利用できますか?(マルチログイン)
2台の端末で同時にお使いいただくことはできません。

異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
ただし、Webアプリとモバイルアプリは同時利用が可能です。
紛失時など遠隔でのデータ消去は可能ですか?
システム管理サイトから端末を「削除」すると、該当端末では強制的にログアウトとなり、アプリ内データを消去できます。

また、管理者がユーザーを削除することで、当該ユーザーでログインしている端末にて強制的にログアウトがなされ、端末内のデータを消去することが可能です。
ログイン認証の仕組みを知りたいです。
ログイン情報として、ご契約の際に設定する「企業ID」と、管理者の登録した「ログインID」「パスワード」が必要となります。
スクリーンショットは禁止できますか?
Android/iOSアプリではスクリーンショットされたことを通知する機能があります。なお、通知のみで禁止することはできません。対象バージョン:ver1.2~
データ暗号化形式について教えてください。
端末-サーバー通信についてAES形式で暗号化を行っています。 また、受信したメッセージや画像はアプリ内データとして保護され、外部からの閲覧を防止します。
ネットワークのセキュリティーはどうなっていますか?
管理Webならびにスマートデバイスともにセンター通信はhttps通信となっています。
データセンターの所在地・セキュリティー対策について教えてください。
当サービスは、ISMS(ISO27001)の認証を取得した国内のNTTグループデータセンターに収容しています。 (詳細な住所などは機密上の理由により、公開していません。)

タスク

各タスクの内容を確認したいです。
システム管理サイトからタスクの実施状況を確認いただけます。
また、各タスクのレポートについてCSV形式でダウンロードすることが可能です。

利用ログ

メッセージログにはデータとして何が含まれていますか?
テキストメッセージ/スタンプ/写真・画像・動画/その他ファイル添付が含まれます。
メッセージログに保存期限はありますか?
メッセージログの保存期間は2年間です。
利用ログの集計や解析はできますか?
利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
各ユーザーのメッセージ内容を確認したいです。
システム管理サイトから、メッセージログを取得できます。
利用状況を確認したいです。
システム管理サイトにて、以下データをご確認いただけます。

・各ユーザーのメッセージ件数、タスク件数、コンタクト数、更新日時など ・各タスクの詳細(依頼者・担当者・タスク内容・レポートなど)

・また利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。

設定

1ユーザーに紐付けられる組織はいくつまでですか?
組織は5階層まで設定できます。
さらに細かい組織が必要な場合は、繋げて表記するか、「備考」項目をご利用ください。
着信音や通知の設定を変更できますか?
プッシュ通知の通知設定が可能です。 (通知オン/通知オフ/午前7時まで通知オフ)
また、「通知音設定」で通知音の変更が可能です。
ユーザーを一括登録(編集/削除)したいです。
CSVインポートによる一括登録/編集が可能です。 ユーザ情報の変更(既存情報への上書き)、ユーザアカウントの削除も同様の操作で行えます。

◆一括編集
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、パスワード以外の項目について、CSVファイルの内容でユーザー情報が上書きされます。


◆一括削除
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、削除されます。

マイプロフィールは編集できますか?
パスワード、およびプロフィール画像の変更が可能です。
上記以外のプロフィール項目の変更は、管理者がシステム管理サイトにて行ってください。

料金プラン※1

手厚いサポートが付いた「管理者代行」メニューの登場で、ベースプランがさらに充実しました(2021年6月15日)

  • 「elgana」は、ID単位でのシンプルな
    料金体系です。

  • 最低利用期間はございません。
    両プラン共にビジネスチャット機能を
    お気軽にご利用頂けます。

料金

  • 初期費用
    無料
  • 月額料金
    フリープランなら無料
    ベースプランなら330円(税込)/ID
    初月は無料です。※2
プラン種別 フリープラン ベースプラン
(2021.06月時点)
価格(1ID/月) ¥0 ¥330(税込)
基本機能 ID上限 なし なし
グループトーク上限 20グループ/ID なし
ユーザー管理機能
テレワーク 音声通話・会議※3 1対1 1対1
Web会議 Cisco Webexとの
連携による提供
Cisco Webexとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
ファイル添付
(閲覧可能期間)

(1週間)

(2年間)
セキュリティー デバイス制限
機能利用制限 ◎(詳細設定可能)
サポート サイト(FAQ・事例)
管理者代行 -
  • ※ Cisco Webexは米国およびその他の国におけるCisco Systems, Inc.およびその関連会社の商標です。
  • ※ NeWorkはNTTコミュニケーションズ株式会社の商標です。
  • ※1 ご利用にはインターネット環境が必要となります。アプリのダウンロード、トークや音声通話には通信料が発生する場合があります。
  • ※2 お申し込み月の月末までが無料となります。翌月からは費用が発生します。
  • ※3 ご利用環境(モバイル端末のOSバージョン、端末機種、端末設定など)により通話がつながらない場合があります。

仕様について

動作環境(OS、ブラウザ)※1※2

ユ|ザ|側端末

ユーザー側端末

Android端末でのご利用
(Androidアプリ)
Android 7
Android 8
Android 9
Android 10
Android 11
Android 12
iOS端末でのご利用
(iOSアプリ)
iOS12、iOS13、iOS14、iOS15
PCブラウザでのご利用
(WindowsOS)
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PCブラウザでのご利用
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  • ※2 あらゆる環境(利用端末、通信環境等)での動作・性能を保証するものではありません。
    一部端末では機能がご利用いただけない場合もございます。動作の確認にはフリープランをご利用ください。

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