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ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、紙による文書や契約書などを電子化することで、業務の効率化やコスト削減を図る取り組みです。
ペーパーレス化が注目されている背景には、社会情勢や制度的な変化の影響があります。コロナ禍におけるテレワーク・DX（デジタルトランスフォーメーション）の拡大やSDGs（Sustainable Development Goals、持続可能な開発目標）への配慮などが求められていること、電子帳簿保存法の施行や取引先からのペーパーレス化の要望、インボイス制度に対応する必要があるなどさまざまな要因によって、ペーパーレス化への取り組みが普及してきました。業務プロセスの効率化や情報セキュリティ強化の観点からも、ペーパーレス化に取り組む企業は増えています。
ただし、ペーパーレス化の推進には、多くの課題もあるのが実情です。具体的には「システム・ツールを導入するための初期コストがかかる」「従業員間でITリテラシーに差があり、新たなシステムを活用できない」などが挙げられ、これらの課題をどう解決していくかがペーパーレス化推進のためのカギと言えるでしょう。
ペーパーレス化のメリットとは
ペーパーレス化を推進することでコスト削減や業務効率化など、さまざまなメリットを享受できます。ここでは、ペーパーレス化によるメリットを紹介します。
コスト削減につながる
ペーパーレス化の大きなメリットは、紙の印刷や管理にかかる費用の削減ができることです。具体的には、「用紙代」「印刷代（プリンターのトナー代・インク代など）」「書類の保管費・廃棄代」「郵送料」などにかかるコストが不要となり、大きな経費削減の効果が期待できるでしょう。
業務効率化・生産性向上につながる
ペーパーレス化によって、紙文書の印刷や管理に要していた時間を削減できるため、業務の効率化および生産性向上につながります。書類が紙の場合、印刷や保管、ファイリングなどの業務はもちろん、書類を探すのにも多くの時間と手間がかかります。
一方で、書類を電子化してデータベースで一元管理できると、管理や検索が容易になります。これにより業務効率化や生産性の向上、加えてテレワークへの対応力強化も実現できるでしょう。
資料の共有・修正が容易になる
ペーパーレス化により電子データ化した資料は、共有フォルダやクラウドサービスなどに保存しておけば、場所や時間にとらわれずに誰にでも簡単に共有できるメリットがあります。これにより離れた拠点の社員ともリアルタイムに共有でき、テレワーク・在宅勤務にも対応可能です。また、クラウド上では複数人による文書編集も可能なため、業務効率や作業スピードの大幅な改善にもつながるでしょう。
セキュリティ対策につながる
ペーパーレス化によって紙の文書を電子データ化すると、セキュリティリスクを軽減できます。紙の文書は、オフィスや自宅、持ち運びの際に紛失や盗難のリスクがあります。また、紙の文書は、破損や汚損によって情報が失われる恐れもあるでしょう。
一方、電子化された文書は、クラウドサービスや社内サーバーに保存することで、物理的なセキュリティ対策につながります。また、アクセス権限や閲覧権限、パスワードの設定によって、不正な持ち出しや改ざんのリスクを低減できるでしょう。
企業イメージアップが期待できる
ペーパーレス化を進めることで、紙の使用量を減らせるため、環境保護やSDGsに貢献できます。この取り組みは、企業の社会的責任（CSR）の観点からも評価され、イメージアップが期待できるでしょう。また、ペーパーレス化を進めることでオフィスに出勤する必要性が減り、テレワークや在宅勤務の環境を整えられるため、働き方の多様化を実現できます。働き方改革が進めば、社員の満足度や生産性の向上にも寄与します。
ペーパーレス化を推進するためのポイントとは
ペーパーレス化を推進する際には、ただ紙の文書を電子化しても、その効果は薄くなるでしょう。ここでは、ペーパーレス化を推進する際に押さえるべきポイントを紹介します。
目的を明確にする
ペーパーレス化の効果を高めるには、あらかじめ目的を明確にすることが重要です。目的が明確であれば、取り組みの方向性が定まり、社員の理解と協力を得やすくなるでしょう。
たとえば、目的がコスト削減ならば、印刷や保管コストの削減に重点を置きます。業務効率化が目的であれば、紙でのやり取りをなくすことで、業務の効率改善や生産性の向上につながるような仕組みづくりから行うのが良いでしょう。
ペーパーレス化の目的を明確にするには、経営層と現場との議論を通じて、ペーパーレス化によってどのようなメリットを得たいかを具体的に検討するのが重要です。
ペーパーレス化を進める書類・業務を選定する
ペーパーレス化を進めるには、対象となる書類や業務を決める必要があります。すべての書類や業務を一度に電子化するのは難しいため、優先順位をつけて段階的に進めるのが効果的です。書類や業務を選定する際には、「ペーパーレス化による効果が大きいか」「電子化しやすいか」「社員の協力が得やすいか」といった観点から検討します。
具体的には、「契約書、請求書、稟議書、社内申請書、報告書、会議資料」など、実務作業に大きな影響を与える主要書類から取り組みましょう。
ペーパーレス化の方法・導入ツールを選定する
ペーパーレス化を進めるにあたり、文書管理や業務フローの電子化の方法やツールを適切に選定することが重要です。たとえば、クラウド型の文書管理システムやワークフローシステムなどを導入するケースが多いでしょう。さまざまなツールがある中で、比較的導入が簡単ではじめやすいのがビジネスチャットです。
ビジネスチャット「elgana」は、社内外とのコミュニケーションを効率的に行えるだけでなく、ファイル共有機能も備えているため、ペーパーレス化の効果的な推進が実現できます。ほかにもタスク管理機能やアンケート機能など、業務効率化や生産性向上につながる機能が豊富です。
運用ルールを定める
ペーパーレス化を効果的に進めるには、電子化した文書の「閲覧・編集・保存・検索方法」などの運用ルールを整備することが重要です。ルールを明確にすることで、スムーズにペーパーレス化を進められ、社員からの協力を得られやすくなります。
また、ルール策定・周知と並行して、社員への教育も欠かせません。電子文書のメリットを理解してもらうことから始め、社内全体でペーパーレス化に慣れてきたら次第に運用範囲を拡大していきましょう。
効果検証を行う
ペーパーレス化を進める際には、その効果について定期的に検証を行うことが大切です。コスト削減や業務効率化など、当初目的とした効果がどれくらい得られているかを数値などで定量的に評価します。検証によって見えてくる課題や改善点は、さらなるペーパーレス化推進のための貴重な材料となります。
また、社員を対象としたアンケートやヒアリングを行うことも重要です。現場の声を反映させることが、使いやすく実効性の高い業務プロセスとして定着する近道であるためです。定期的な効果検証と改善を繰り返すことが、ペーパーレス化のメリットを最大化するポイントといえるでしょう。
ビジネスチャット「elgana」でペーパーレス化を実現した成功事例
ここでは、ビジネスチャット「elgana」の導入でペーパーレス化を実現した事例を紹介します。ぜひ自社の取り組みの参考にしてみてください。
「elgana」で情報共有のデジタル化を実現｜株式会社石橋商会
福岡市で一般家庭廃棄物収集運搬業務を行っている株式会社石橋商会では、これまで連絡事項の共有を紙で行っていたため、全社員への周知に時間がかかっていました。
ビジネスチャット「elgana」導入後は、情報共有が迅速になり、紙の使用量が半分になっています。また、既読者確認機能によって、連絡事項が確実に届いているかまでチェックできるようになりました。過去に共有された情報もメッセージ検索機能で瞬時に再確認できるため、業務効率化も実現しています。
導入事例：株式会社石橋商会
情報周知に係る紙媒体の情報共有をペーパーレス化｜小松市役所
徳島県の小松市役所では、職員への業務指示・連絡を発出する際には、紙の資料を配布・管理していました。そのため、即時性・確実性が求められる場面での業務効率が悪くなっていたのが課題でした。
ビジネスチャット「elgana」導入後は、紙媒体からチャットでの業務連絡に移行できたため、スムーズな情報共有を実現できています。特に、人命や地域の安全に関する情報の共有や現場報告などは極めて重要で、「elgana」の導入によって必要な情報のみを端的に発信・受信できるようになり、以前よりも素早く情報共有ができるようになりました。また、紙の資料を用意する必要がなくなったことで、印刷にかかるコストが大幅に削減されました。
導入事例：小松島市役所
ペーパーレス化には「elgana」の導入がおすすめ
ペーパーレス化を進めると、コスト削減や業務効率化・生産性向上、セキュリティ対策の強化などのメリットを享受できます。ペーパーレス化の効果を高めるには、目的の明確化や運用ルールの策定などの重要なポイントを押さえ、効果検証を行いながら改善を繰り返していくことが大切です。
また、ペーパーレス化を進めるうえでITツールの選定は欠かせません。特にビジネスチャット「elgana」は、タスク管理やファイル共有など、業務効率化を促進できる機能が備わったコミュニケーションツールです。また、管理者によるユーザー管理やログの取得、端末にデータを残さない設定などが可能なため、不正アクセスや情報漏えいのリスクを低減できるのも特長です。目的やニーズに応じておためしプランをはじめとする３つのプランが用意されていますので、これからペーパーレス化を進めようと考えている企業の方は、ぜひ導入をご検討ください。
