安否確認を企業が行う目的とは
企業が安否確認を行うのは、従業員の安全を確保するだけではなく、事業継続や早期復旧にもつながるためです。ここでは、具体的に企業が安否確認を行う目的を詳しく解説します。
従業員の安全を保護するため
企業が安否確認を行う大きな目的の一つは、従業員の安全を確保することです。法律上、企業には従業員への「安全配慮義務」が課せられているため、緊急事態時には従業員の安否を確認する義務があります。会社の発展に貢献している人々の安全を確保することは、企業に課された大切な責務といえます。
事業の継続および早期復旧のため
自然災害や事故などで従業員がトラブルに巻き込まれると働ける人員が減り、事業の継続が困難になる可能性があります。そのため、企業は従業員の安否を確認し、緊急事態発生時の指示出しや今後の方針決定を迅速に行わねばなりません。
こうした緊急時における事業継続計画を「BCP（Business Continuity Plan）」と呼び、その初動対応の一つとして従業員の安否確認が含まれます。安否確認が円滑に行われれば、より早期の事業再開につながり、災害や事故の影響を最小限に抑えられます。
従業員の信頼・社会からの信用性を高めるため
安全配慮義務に従って安否確認体制を整えることで、従業員の会社に対する信頼感を高め、安心して働ける職場環境づくりにつながります。安心して働ける職場では、従業員の仕事への意欲や集中力は上がり、ひいては生産性の向上にも寄与するでしょう。
加えて、コンプライアンスを遵守し、従業員の安全を第一に考える企業は社会からの信用も高まり、企業価値の向上や認知度獲得など、会社にとってのメリットにもなり得ます。
企業が安否確認を行う際の具体的な方法
企業の安否確認では、電話やメールだけではなく、ほかにもさまざまな方法が用いられます。ここでは、具体的な安否確認の方法を解説します。
安否確認システム
安否確認システムは、緊急時に従業員へ自動で連絡できる機能が実装されている安否確認専用ツールで、確実性の高い連絡手段として活用できます。たとえば、政府や気象庁からの情報や安否登録フォームを自動で送信可能です。
また、従業員が手動で操作する必要がなく、全スタッフの安否状況をデータとして一括管理できるため、管理業務の負担軽減につながります。ただし、導入コストが必要となるサービスもあるため、まずは無料で試用したうえで自社に適したものを導入することをおすすめします。
電話での確認
電話による安否確認は、従業員と直接会話できるため、一人ひとりの状況や心境を正確に把握しやすいのがメリットです。また、当人の所在地で停電があっても、携帯電話やスマートフォンが使用できる状況であれば連絡が取れます。
一方で、災害時には電波状況の悪化や回線が混雑して電話がつながらなくなるケースがあるため、全員と確実に連絡が取れるとは限りません。また、個別の安否確認および回答内容を集計する手間がかかり、対応が遅れるリスクがあることを念頭に置いておく必要があります。
メールでの確認
メールによる安否確認は、多数の従業員に一斉に送信できるため効率的です。停電時でもスマートフォンやPCとインターネット環境があればメールを送受信できます。しかしながら、返信を強制できないため無回答の従業員への対応が必要となります。個別の状況把握も電話ほど正確でなく、メールが見逃されるリスクがあることや回答内容の集計に手間がかかるといったデメリットを考慮しておかなければなりません。
以下の記事にてメールを送付する場合のポイントを詳細に解説しておりますので、ぜひご覧ください。
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プライベートSNS
SNSは日常的に利用している従業員が多いため特別な教育が不要で、スピーディーに連絡を取り合えるのがメリットです。グループ機能を使えば大人数への一斉送信も可能で、音声・ビデオ通話機能も利用できます。
一方で、会社との連絡手段として個人のSNSを使いたくない従業員もいるため、そうした人には別途対応が必要でしょう。また、メール同様に個別の回答内容の集計に手間がかかります。グループチャットへ送信した場合、個別の既読確認も難しく、誰に届いたかが把握できません。加えて、災害発生時にはSNSサーバーへの負荷で不具合が発生する可能性があり、メッセージの送受信不能に陥るリスクもあります。
ビジネスチャットの活用
ビジネスチャットはスピーディーに連絡を取りやすく、個々の状況を可視化しやすいのが特長です。スマートフォンやPCのインターネット環境が無事であれば複数の従業員に一斉送信できるうえに、電話機能やビデオ通話機能では、より詳細な安否確認も可能です。また、プライベートSNSとの区別ができるため、導入を促進しやすくなります。さらに、セキュリティ対策機能が充実しているツールが多く、個人情報が漏えいする危険性も最小限に抑えられるでしょう。
ビジネスチャットでの安否確認のデメリットは、災害発生時にネット回線の混雑によってつながりにくい状態が生まれてしまう可能性があることが挙げられます。また、使い慣れていなかったり操作が複雑であると非常時に混乱し、安否確認がうまく機能しない可能性があります。普段のコミュニケーションにおいてもビジネスチャットを活用し、使い慣れておく必要があるでしょう。
そこでおすすめなのが、ビジネスチャット「elgana」です。無料のおためしプランがあり、初心者でも使いやすい操作性に設計されています。
アンケート機能を使用することで、全従業員に向けて一斉の安否確認発信が可能です。各従業員は、自身の安否情報をアンケートに入力・送信し、その結果が自動集計されるので管理者も簡単に管理できるようになります。個人ごとの既読確認も可能で、誰に届いたかが一目で確認できます。また、「Biz安否 for elgana」と連携することとで、確実性が高く効率的な安否確認が実現できるでしょう。
企業が安否確認で把握すべき内容とは
企業が安否確認を実施する際は、従業員の安全確保と事業再開のために以下のような内容を把握しておく必要があります。
- 従業員本人の安否確認
- 従業員家族の安否確認
- 自宅・自宅周辺の状況確認
- 現在の居場所の確認
- 出社可否・出社可能時期の確認
企業が安否確認で最優先に把握すべき内容は、従業員とその家族の生命の安全確保です。具体的には、まず従業員本人の安否を確認し、次いで居場所や自宅の状況、家族の安否も確認します。これにより従業員とその家族が直面する危険を把握し、必要な支援を提供できます。
そのうえで、事業再開の目処を立てるために、出社の可否や出社可能時期についての情報を収集しましょう。ただし、あくまで安否確認は従業員の安全を最優先することにあります。事業継続についての活動よりも人道的支援を優先して行動しましょう。
企業が押さえるべき安否確認のポイント
ここでは、安否確認運用のポイントを３つ解説します。緊急事態時の安否確認を効率的かつ確実に行うためにもぜひ参考にしてみてください。
初動対応を決めておく
スムーズに安否確認を行うには、有事の初動をあらかじめ定めておく必要があります。緊急事態発生時には、事業の継続・中断・再開などの方針を速やかに決定しなければなりません。判断が遅れると、事業への影響にとどまらず、従業員の生活にも悪影響を及ぼす可能性があります。
有事への備えとして、緊急事態発生時における初動対応の具体的な内容や担当者・連絡体制を明確に定めておきましょう。緊急事態が起きたら、まず従業員の安否を確認したうえで会社の被害状況や社会の動向を把握し、速やかな初動対応への移行と、そこからのフィードバックをもとに事業方針を判断します。
連絡手段を統一する
安否確認を取るための連絡手段が複数あると、手間が増えてしまいます。また、安否情報や返信内容の一括管理が煩雑になるでしょう。あらかじめ社内の安否確認ツールを統一しておくことで、緊急時に従業員が混乱することなく、情報管理も効率的に行えます。連絡手段を決める際は、「災害時もつながりやすいか」「導入コストは予算に合っているか」「従業員にとって使いやすいツールか」をチェックしておきましょう。
安否状況の結果を一元管理する
安否確認の結果を一元的に管理することは、被災した従業員の状況把握と支援を迅速に行うために重要です。人事部門が中心となり、各部署から報告のあった従業員の安否情報を一元的に集約するデータベースを作成します。ここには安否確認連絡で返答があった項目の内容を入力していきます。
データベースで一元管理することによって個々の従業員の安否状況を可視化し、誰が被災し支援が必要なのかを一目で確認できます。また、統計処理することで、出社可能な従業員数の把握も容易になり、事業継続・再開といった道筋を立てられるでしょう。
有事に備えて安否確認の方法を共有し訓練しておく
安否確認のルールや連絡手段が決まっていても、緊急時には冷静に対処できなかったり、サーバーや電波状況に不具合が生じたりと不測の事態が起こる可能性があります。そのため、日頃から定期的に安否確認訓練を実施し、有事に迅速な対応ができる状態にしておくことが重要です。
たとえば、メールやビジネスチャットを使う場合は、防災訓練の一環として全従業員へ安否確認の方法を共有し、テストとして回答してもらいましょう。安否確認テストの実施により従業員が緊急時に対応できるようになれば、有事においても効果的にデータ集計できるでしょう。
また「メール冒頭の定型文を省略する」「通知設定を常にONにしておく」などのルールを全社で浸透させ、スムーズな連絡体制を整えておきましょう。
企業の安否確認の手順
安否確認の連絡
はじめに、全従業員へ個別の安否確認を実施します。安否確認では、従業員本人および家族の安否状況に加え、ケガの有無や住居・周辺環境の被害状況なども確認します。安否確認を終えたら、支援が必要かどうかを判断しましょう。
また、あわせて出社可能な状況かも確認します。事業継続・再開の見通しを立てるために必要で、状況によって緊急対応の体制を整えましょう。なお、本社だけでなく支社・支店・工場なども含め、全社的に安否確認を実施することが重要です。
回答結果の集計
安否確認後は、「安否が確認できた人数」「連絡がつかない人数」「住居への被害がある人数」「出社可能な人数」など、返信があった回答結果を項目ごとに集計しましょう。回答結果を集計することで、状況に応じた支援を迅速かつ的確に判断・実行できます。また、混乱する状況下において、従業員の安全確保と事業継続に向けて重要な判断材料となります。
災害状況の確認
災害時には、被害状況を迅速に把握することが重要です。まず、テレビやラジオ、インターネットなどを通じて、災害の規模や被災地域の状況を確認します。気象庁や自治体などの公的機関が発表する情報も参考にしつつ、二次災害の可能性にも注意を払いましょう。
次に、本社を含む全事業所の被害状況を確認します。建物・設備の損壊や備蓄品の流出など、事業継続計画（BCP）に影響を及ぼし得る情報を、迅速かつ網羅的に把握する必要があります。状況に応じて緊急対策本部を立ち上げ、災害状況の共有と被害拡大の防止に努めることが大切です。
災害下における社員への現状の共有と行動の指示
大規模災害時には安否確認を行った後、災害状況や会社の被害状況を従業員に速やかに共有しましょう。安否確認ができた社員に対しては、出社か在宅勤務かを指示します。
また、家族の安否が確認できていない場合や家屋被害が大きい従業員には、休業を指示するなど個別の事情に応じた配慮が必要です。会社現状の共有と適切な行動指示は、混乱している状況下で一人ひとりがどう行動すべきかを判断する際の指針となり、事業への影響を軽減することにもつながります。
企業の安否確認ツールは「elgana」がおすすめ！
企業における安否確認は、従業員の安全確保や事業全体の保護、会社の信用向上などの重要な目的があります。緊急事態時には、従業員本人の安否確認だけでなく、家族の安否や自宅周辺の状況、現在の居場所、出社可否などを把握しておきましょう。
安否確認の方法には、メールや電話などがありますが、できるだけ手間が省ける方法が良いでしょう。たとえば、安否確認システムやビジネスチャットは、確実性高く連絡する手段として有効です。ビジネスチャットの「elgana」は、直感的に操作できるデザインで誰にでも使いやすく、有事の際にもスピーディーな連絡を実現できます。また、既読確認機能やアンケート機能で、効率的な連絡確認が可能です。無料のおためしプランを用意していますので、ぜひ訓練等で試用していただき、安否確認ツールとして検討してみてください。
安否確認運用のポイントは、連絡手段の統一と定期的な訓練、初動対応のルール化が挙げられます。「BCP」や「安全配慮義務」などで企業の安否確認は必須とされているため、ぜひこの機会に安否確認に対する意識を高めてみてください。
