FAXの誤送信を防止する方法は？ミスの原因とリスク、対策法を解説

公開日：2023/03/28

業務で書類を送信する際、今でもFAXを利用している企業は少なくありません。FAXは電話番号を入力するだけで簡単に書類を送信できる一方、送信番号の入力ミスや送信書類の取り違えなどから、誤送信が生じます。誤送信は個人情報や機密情報などの漏洩につながる危険性を孕んでいます。
この記事では、FAXの誤送信の原因とリスク、誤送信を防止する対策法について解説します。

FAXを送る際は、登録した宛先以外は送信先電話番号を手動で入力します。このときに電話番号の打ち間違いに気づかないと、誤送信してしまいます。誤送信のリスクを低減するために、宛先の電話番号に入力間違いがないかを送信スタートボタンを押す前にしっかりチェックしましょう。

間違った書類を送信する

FAXで複数の宛先にそれぞれで必要な書類を送ることがあります。用紙１枚であれば各宛先ごとの書類を取り違えることはないでしょうが、複数枚の書類をFAXするケースでは、本来送るはずのものとは別の書類を送ってしまうなどの誤送信をする可能性が高まります。

番号登録が間違っている

FAXに登録している宛先番号が間違っていたり、登録アドレスに似たような会社名がいくつもあったりすると誤送信は起きやすくなります。番号登録は便利な機能ですが、登録時は入力ミスがないように入念に確認しましょう。

FAXの誤送信で想定されるリスクとは？

FAXの誤送信は取り消しできないため、さまざまなリスクがあります。ここでは３つの大きなリスクを紹介します。

情報漏洩

宛先番号を入力ミスしたり番号登録を間違えていたりすると、見知らぬ人や関係ない会社に送信してしまう可能性があります。FAXの誤送信によって、社内の機密情報や個人情報などが漏洩するリスクがあるのです。場合によっては、重大な事故に発展してしまうこともあるでしょう。

誤送信したことに気付かない

誤送信したことに気づかないケースもあります。FAXが正しく送信できたかの確認を取らない限り、相手からの連絡は期待できません。誤送信したことに気づかなければ、ミスへの対応が後手に回り、場合によっては情報漏洩で損害を被る可能性もあります。

会社の社会的な信用を失う

FAX誤送信による情報漏洩が起きると、会社の社会的信用を失う可能性があります。取引先企業に「セキュリティ対策が脆弱な会社」というイメージを持たれ、その後の取引に影響を及ぼすこともあります。

FAXの誤送信を防止する方法３選

FAX誤送信の防止のために、ヒューマンエラーが起こりにくい体制を整えましょう。ここでは、３つの対策法を解説します。

ダブルチェック

FAX送信前は必ずダブルチェックをしましょう。送信する人が番号入力にミスがないか確認し、近くにいる同僚などにもチェックしてもらえば安心です。社内にダブルチェック体制を整えることで、誤送信のリスク軽減につながります。

インターネットFAXを活用する

インターネットFAXは、PCやスマートフォンで書類データを送受信できるサービスです。インターネットFAXでは、送信前に送信先と送信内容を再確認できる画面が表示されます。また、送信前に上司や管理者の承認を得てから送信できる設定もあるので、誤送信のリスクを最小限にできるでしょう。

ビジネスチャットを使用する

ビジネスチャットは、業務上のやり取りをチャットでできるコミュニケーションツールです。ビジネスチャットはFAXのような宛先番号の入力は不要で、書類を送りたい相手を指定するだけで送信できるため、誤送信のリスクは極めて低くなります。また、誤送信した場合も、送信メッセージやファイルを削除できるため、情報漏洩のリスク低減につながります。

FAXの誤送信を防止するビジネスチャットの導入事例をご紹介

FAXの誤送信防止には、ビジネスチャットの導入が最善手でしょう。「使い方がわからない」「どのような効果が期待できるのか」などの疑問をお持ちの方に向けて、ここではビジネスチャットを導入した企業の事例と効果を紹介します。

ビジネスチャット「elgana^®」の導入事例

島根県を中心に建築業者や工務店への建材卸や屋根外壁工事を行う『有限会社富士建材』では、ビジネスチャット「elgana^®」を導入したことで、ペーパーレス化が進んでいます。従来は印刷された紙で資料や書類のやり取り・保管を行っていましたが、「発信した情報が誰に届いているかわからない」「業務が非効率的」などの課題を抱えていました。そこで、「elgana^®」を導入したところ、これまで紙で整理していた情報をデータ化できたことで、ペーパーレス化と業務効率の向上が実現しました。また、情報共有がスムーズになったことで、資材の管理や日報の記入なども社員全体がデータ上で確認でき、情報共有時の齟齬やトラブルが減少してお客様からの信頼アップにもつながっています。

FAXの誤送信を防止するには「elgana^®」がおすすめ

FAXの誤送信はヒューマンエラーが主な原因です。FAXを誤送信してしまうと、機密情報の漏洩や会社の信頼低下につながりかねません。誤送信を防ぐためには社内のチェック体制を整える必要があります。また、セキュリティ対策ができるインターネットFAXを代替手段として活用しても良いでしょう。ただし、インターネットFAXは、書類などの紙はスキャンしてデジタルデータ化する必要があるので手間がかかります。

そこでおすすめなのが、ビジネスチャット「elgana^®」になります。取引先とスピーディーで簡単に書類の送受信ができるうえに、「elgana^®」独自の高いセキュリティ対策が施されているので安心・安全に利用できます。ぜひ「elgana^®」を導入し、FAXの誤送信防止をはじめ、ペーパーレス化やセキュリティ対策を促進してください。