介護現場・介護施設における情報共有の方法｜スムーズに行うコツや事例を解説

介護現場・介護施設において情報共有が重要な理由

介護現場・介護施設のほとんどは、少ない職員で多くの利用者への対応が求められます。そのなかで、質の高いサービスを入居者に提供するためには、職員間でリアルタイムに情報共有しながらトラブルを未然に防がなければなりません。ここでは、介護現場・介護施設における情報共有の重要性について解説します。

現場でのトラブルや事故を防ぐため

介護現場では思わぬトラブルに見舞われることがあり、重大な事故につながる可能性もあります。たとえば、利用者の体調急変や、施設設備による怪我などが発生した際、入居者の家族との情報共有の遅れや不備があるとトラブルへと発展するケースがあります。

トラブルを未然に防ぐためには、職員間で現場のリアルタイムな情報共有が必須です。トラブルが起きてしまった場合でも、スピーディーな情報共有が徹底されていれば、家族や病院への連絡などもより迅速に対応できます。

1人の利用者に対して複数の職員で対応するため

介護現場では、一人の利用者に対して介護士・理学療法士・医師など複数の職員が連携しながらチームでサービスを提供しています。関係者一人ひとりが持つ情報を共有しなければ、利用者に合わせた適切なケアができなくなるでしょう。

利用者の体調不良や怪我などの情報漏れが生じてしまうと、利用者の生命に関わったり、ご家族からのクレームにつながったりする可能性があります。日頃から利用者の施設内での様子や体調、交友関係などを円滑に共有できる体制づくりが大切です。

現場全体でサービスの品質を向上させるため

介護現場・介護施設で情報共有がルール化されていないと、情報やノウハウが属人化されてしまい、誰にも共有されないままになってしまうリスクがあります。

現場全体で情報共有を徹底することで、利用者に関する情報をリアルタイムに全員で把握できます。サービスの改善点や利用者・ご家族からの相談などを組織全体で把握できれば、ノウハウを共有してサービスの品質向上へつなげられます。

担当職員が定期的に変わるため

介護現場・介護施設は24時間稼働しているため、担当職員はシフト制によって定期的に入れ替わります。そのため、常に同じ担当者が就くわけではありません。

情報共有ができていなければ、職員の誰が利用者の情報を持っているかが不明瞭となり、適切なケアができなかったり、現場が混乱したりするなどのリスクが高まります。利用者の体調やご家族からの連絡事項などは常に情報を共有し、職員の誰が担当しても対応できる状態にしなければなりません。

介護現場・介護施設における情報共有の課題

ここでは、介護現場・介護施設における情報共有の課題を解説します。１つでも当てはまる場合には、スムーズな情報共有が難しい状況にあるといえます。現状改善のためにも、自社の課題をチェックしておきましょう。

職員ごとのモチベーションが違う

職員のなかに一人でも情報共有の重要性を理解していない人がいると、なかなか情報共有は浸透していきません。自分だけで業務を遂行すれば良いと考えている人は、情報共有の重要性を説明しても聞く耳を持たない可能性があります。

たとえば、情報共有ノートの確認を面倒に感じている人や、他の職員とのコミュニケーションを取りたがらない人などが挙げられます。情報共有に対するモチベーションが低い職員は、情報共有のためのルールを設けても、ルール通りに行動する可能性は低いでしょう。

全職員での情報共有が難しい

介護職員のスキルや経験、性格などによって、情報共有される内容にばらつきが生じる可能性があります。共有すべき情報がルールで定まっていなければ、情報の精度に差が生じるだけでなく共有の頻度も統一されず効率的な連携ができません。

また、情報共有ノートやツールの使い方・書き方がわからない職員がいる場合でも、全職員が正しく情報共有をするのは困難だといえます。しかし、介護現場では職員全員に周知しなければならない情報も多くあります。情報を一斉に通知し、各職員が確認したかどうかが一目でわかるような仕組みをつくったうえで、一元管理できる状態となるのが望ましいでしょう。

情報共有に時間がかかる

ノートやホワイトボードを用いたアナログな情報共有を行っている場合だと、記入に時間がかかるために「面倒だ」と感じて情報共有を疎かにする人も現れるかもしれません。ICTやSNSなどのコミュニケーションツールを導入しても、デジタル機器やアプリに不慣れな年配の職員にとっては、大きな負担になってしまいます。

情報共有のルールを浸透させるには、初心者・年配者でも取り組みやすい方法を採用し、職員の負担を軽減しなければなりません。

介護現場・介護施設で情報共有するための具体的な方法とは？

介護現場・介護施設では、ただ情報共有を義務化するだけでは大きな効果は得られません。ここでは、情報共有するための具体的な方法を解説します。ぜひ参考にしてみてください。

情報共有の重要性を職員に教育する

情報共有をスタッフに促すには、情報共有のメリットや目的を全員に理解してもらう必要があります。たとえば、サービスの品質が向上すること、トラブルを未然に防げること、さらに一人ひとりの業務負担が軽減されることも伝えると良いでしょう。

業務を一人でこなせば良いと考えている職員もいるため、情報が共有されない場合のデメリットやリスクについて説明しておくのも効果的です。他社の事例も併せて紹介することで、情報共有の効果をイメージしやすくなるため、研修に取り入れてみてください。

情報共有をルール化する

情報共有を明確にルール化することで、職員が「何を共有すべきか」に悩まずに行動できます。具体的には、以下の４点をルールに盛り込みましょう。

• 情報共有をする担当者
• 情報共有すべき内容
• 情報共有するタイミング
• 情報共有で活用するツール

また、「利用者が体調を崩したとき」「利用者が怪我をしたとき」「施設内で事故が発生したとき」など、特定の状況ごとにも細かくルールを設定しておけば、臨機応変に対応できます。

ICTツールを導入する

ICTツールとは、コミュニケーションや情報共有に特化したITツールです。なかでもビジネスチャットは、プライベートと仕事を区別でき、セキュリティー機能が充実したツールが多いのも特長です。ICTツールを導入する際は、デジタル機器やアプリに不慣れな人でも使いやすいものにしましょう。

ビジネスチャットの「elgana^®」は、初心者でも使いやすいデザインで、無料でお試しできます。どのICTツールを導入しようか悩んでいる方は、ぜひ「elgana^®」を検討してみてください。

介護現場・介護施設における情報共有の事例

ここでは、介護現場・介護施設における情報共有の事例を紹介します。ICTツールを導入する際の参考にしてみてください。

「elgana^®」の導入で効率的な情報共有を実現｜社会福祉法人善仁会

社会福祉法人善仁会様では、非効率的な連絡手段が課題となっていました。スマートフォンに不慣れな年配の職員が多いことから、従来の各施設への連絡は現場に出向いて掲示板に張り紙をしたり、メールを活用したりしていました。しかし、この手法は手間がかかるうえに連絡が確実に行き届いているかを確認できませんでした。

「elgana^®」導入後は、重要な情報が記載されている文書を画像ファイルとして送付することで、年配スタッフでも手軽に共有された情報を確認できています。また、会議や研修の動画を「elgana^®」で共有しやすくなったため、閲覧回数が増加しました。既読確認機能は連絡漏れ防止にもなっており、効率的な情報共有を実現しています。

参考：社会福祉法人善仁会

幅広い年代の職員・ご家族への確実な情報伝達に活用｜有限会社ナイスケア

有限会社ナイスケア様が運営する施設は看取り介護にも対応し、入居者様が逝去された際は昼夜を問わずご家族と職員への早急な情報共有が必須です。しかし、従来は連絡手段が電話だけだったため、すべての関係者への伝達にかなりの時間を要していました。

「elgana^®」導入後は、チャットでの一斉送信が可能になり、効率的な情報共有を実現しています。また、既読確認機能によって「いつ誰が確認したのか」が明確になり、確実な情報伝達にもつながっています。導入当初は、「elgana^®」の使い方に慣れない年配職員もいましたが、サポートセンターの手厚いアドバイスにより安心してご利用いただいています。

参考：有限会社ナイスケア

介護現場・介護施設における情報共有には「elgana^®」を導入しよう！

介護現場・介護施設における情報共有は、現場でのトラブル防止やサービスの品質を向上させるために重要です。しかし、職員のなかには情報共有の重要性を理解しておらず、一人で業務をこなせば良いと考えている人も少なくありません。また、幅広い年代の職員が働いているため、スキルや経験などに差があったり手間だと考える人がいたりと、情報共有を全職員で浸透させるのは簡単ではないでしょう。

介護職員に情報共有を徹底してもらうためには、重要性の教育やルールの設定、初心者でも簡単に使えるICTツールの導入など環境を整えることが、成功のための大切なポイントです。

ビジネスチャット「elgana^®」は、介護現場・介護施設でのコミュニケーションツールとしても、高い利便性・機能性を発揮します。直感的に操作できるデザインは高齢の職員でも使いやすく、掲示板や紙の配布、電話連絡より効率的かつスムーズな情報共有が実現可能です。セキュリティー機能も充実しており無料でお試しできるので、ぜひ一度ご相談ください。