ビジネスチャットで重要なマナーとは？
ビジネスチャットは手軽なツールですが、当然ながらメールなどと同様に守るべきマナーがあります。ここでは送信時と受信時に分けて重要なマナーを解説します。
ビジネスチャットのマナー【送信編】
ビジネスチャットを導入すると、メッセージを頻繁に送信することになります。しかし、チャットとはいえ、利用にはビジネスマナーから逸脱しないように意識する必要があります。
敬語・言葉遣いに注意する
ビジネスチャットはメッセージの送信に「気軽さ」があります。そのためプライベートで使用するSNSと同じようなものと錯覚し、言葉遣いの乱れが多く見受けられます。簡便なコミュニケーションツールですが、ビジネスで利用していることは忘れないようにしましょう。上司やクライアントとのやり取りは当然のことですが、近しい距離感にある同僚であっても、言葉遣いには気をつけたいものです。
送信時間に注意する
ビジネスチャットは「コミュニケートする」ことのハードルが、メールや電話よりも低くあります。そのため、送信する際に時間帯への配慮を欠いてしまうことも多々あります。業務時間外や休日にチャットを送信すると、相手のプライベートを圧迫したり、不快感を与えたりすることにつながります。緊急を要する場合以外は、営業日の就労時間中に送信するよう心がけましょう。
要件を簡潔に伝える
要件を簡潔に伝えることもビジネスチャットでは求められます。メールでは一般的に季節の時候の挨拶文から始め、送信理由や背景を細かに記し、最後に結論を書いていきます。しかし、ビジネスチャットは単刀直入に目的を切り出すツールなため、堅苦しい挨拶は不要です。また、速度感もビジネスチャットを使ううえでは大事になります。テンポ良くスピーディーにやりとりをする。そのためには結論を簡潔に伝えるようにしましょう。詳細については改めてメールを送るなど、連絡ツールそれぞれが持つ特性を生かした利用を心がけましょう。
ビジネスチャットのマナー【受信編】
ビジネスチャットは受信する際にも大切なマナーがあります。以下の点を意識しておきましょう。
敬語・言葉遣いに注意する
送信時と同様に、チャット受信時も敬語や言葉遣いに注意しましょう。チャットを受信し、返信を入れると、相手からまた届く。レスポンスの良さがビジネスチャットの魅力ですが、ともすると会話をしているような錯覚が生まれ、送信文が相手への配慮を欠く表現になることも少なくありません。また、チャットを大量に受信すると、返信を後回しにして忘れたり、文章の乱れにもつながります。こうした雑な対応によって相手に意図せぬ不快感を与え、トラブルに発展する可能性もあります。まずは、返信する際は短い返答の場合でも相手への敬意を忘れないように気を配りましょう。
無視しない
ビジネスチャットでは必ずしもメッセージで返答する必要はありません。メッセージを受信して確認したことを送信者に伝えるため、アイコンボタンだけでリアクションすることも多々あります。しかし、リアクションを全く取らないのは失礼な行為にあたります。ビジネスチャットには既読通知機能がないものもあり、グループチャットの場合なら誰が読んだかを把握できないことがあるため情報発信が一方通行になりがちです。たわいない挨拶程度の内容であっても、ツールに備えられたスタンプやリアクション機能を使って、相手に読んだことを必ず伝えましょう。
ビジネスチャットのNG行為
ビジネスチャットにも、絶対にやってはいけないNGな使い方や行為はあります。以下で紹介する３つのNG行為を行うと、業務妨害やトラブルになりかねませんので注意してください。
業務時間外に返信を求める
業務時間外に返信を求めるのはやめましょう。従業員にはプライベートがあります。深夜や休日に返信を求められるとストレスの原因になります。ビジネスチャットは原則、就業時間内にのみ使用するなどのルールを設けておくことがおススメです。緊急でどうしても送信する必要がある場合は、一言お詫びの文章を入れる配慮をしましょう。
返信を要求しすぎる
執拗に返信を要求するのはNGです。ビジネスチャットの目的は業務効率化にあるため、スピーディーな対応を求めたくなります。しかし、従業員それぞれが抱える業務があり、チャットに目を通したとしても、返信できないタイミングであることもあります。その状況下で執拗に返信を求められると、集中力を失って業務に支障をきたす可能性が生じます。すぐに反応する姿勢は大切なことですが、相手の状況を考慮するようにしましょう。
雑談が多い
ビジネスチャットは手軽で、レスポンス性を重視したツールのため、会話が盛り上がって業務外の話題に脱線することも少なくありません。雑談は従業員同士の交流を深めるキッカケでもあるため、ある程度は許容している企業もあるようです。しかし、度を越してしまえば、ビジネスチャットツール導入の本来の目的から大きく逸脱することになります。業務効率を下げる原因となるだけではなく、業務上の重要な情報が雑談によって埋もれてしまうリスクも高まります。
とりわけ業務連絡用グループでの雑談は控えさせるよう管理しましょう。おススメの対策としては、あらかじめ雑談専用グループを作成しておくことになります。あくまでも業務効率化のために使っているツールであることを、組織全体に意識させることが重要になります。
ビジネスチャットの運用ポイント
ビジネスチャットを効果的に運用するには、利用上のルールを定めておく必要があります。ここでは、ビジネスチャットでのマナーを従業員に意識してもらうための運用ポイントを３つ紹介します。
利用ルールを定める
ビジネスチャットを導入したら、まずは利用するためのルールを定めましょう。ビジネスチャットが効率的に運用できない主原因は、「利用時間」、「送受信時のマナー」、「雑談によるタスク漏れ」にあります。ルールを定めて社内に通知しておけば、業務の妨げになったり、従業員のストレスにつながったりという事例は起きにくくなります。また、ルール策定の際は、以下の点を参考にしてください。
- チャットの送信は原則就業時間内のみとする
- チャット文章は簡潔かつ相手に敬意を持ったものにする
- 雑談は業務連絡用グループでは控える
- 内容を確認したら、スタンプやリアクション機能を使って必ず反応する
- 重要なタスクはピン留めやクリップなどの機能を使い、漏れがないようにする。
上記のようなルールを守りながら、簡便で快適に使えるビジネスチャットツールがあります。それが「elgana」です。
「elgana」にはタスク漏れを防止する「ピン留め」「クリップ機能」「タスク機能」が搭載されています。ほかにも便利な機能がたくさん搭載されているのでおススメです。
グループ・個人間チャットを使い分ける
ビジネスチャットでは、グループチャットと個人チャットをうまく使い分けることが活用への近道になります。まずは部署ごとやプロジェクトごとにグループチャットを作成して情報を共有しましょう。ただし、グループチャットにグループ内の全員が送信できると、メッセージが増えていくと情報を整理できなくなることも想定されます。そのためグループチャットでは利用権限を設定し、発言者を限定しておくことがおススメです。また、個人的な会話は個人チャットを使うなどのルールを設けておくことも大切です。
実名登録制にする
ビジネスチャットは実名登録制にしましょう。各人がニックネームを使うと、誰がどのような発言をしたかの把握が難しくなります。実名登録制にすれば、業務外の会話低減にもつながります。また、規模の大きな会社では、全社員の名前を知っているとは限らないため、部署名と実名での登録にすると使い勝手が向上します。実名登録制はセキュリティー面でも効果があります。グループチャットに無関係な人物を招待し、情報が漏洩するなどの人為的なミスを防げます。
「elgana」は、ユーザーを一括で管理できるなど安心感のあるセキュリティー対策が施されています。ログインは承認された端末からのみ行え、アクセス制限もかけられます。また、端末にデータが残らないため、端末を紛失したとしても社外に情報が漏れるリスクが軽減されます。さらに、利用ログが管理者から把握できるため、不正などの防止にも役立ちます。
ビジネスチャットのマナーを守って使いこなそう！
ビジネスチャットは簡便なツールですが、メールや電話と同様にツールの向こうには相手がいることを忘れないようにしましょう。ツールの特性を理解し、マナーを守って使用する。チャットでは相手への敬意と配慮を忘れないようにし、従業員にストレスや不快感を与えないようにしましょう。ビジネスチャット導入の際は、運用ルールを定め、マナーが守られやすい環境づくりをすることも不可欠です。運用ルール作成の際は、ビジネスチャットが活用できる環境作りの参考として、この記事を役立ててください。
