ビジネスチャットの運用効果を高める５つのポイント
ビジネスチャットは、情報共有の円滑化や業務の効率化などのメリットが得られるコミュニケーションツールです。しかし、運用効果を高めるには、チャットを送る際にいくつかポイントを押さえておく必要があります。ここでは、ビジネスチャットの運用効果を高める５つのポイントを解説します。
定型文・挨拶文は省く
ビジネスチャットはメールと異なり、スムーズなコミュニケーションを実現するためのツールです。チャットを送る際に、定型文や挨拶文を入れると文章が長くなってしまい、コミュニケーションのテンポが悪くなります。送信者・受信者ともにチャット文頭での定型文や、挨拶文を省略することで文章入力の手間を省けるのに加え、必要な情報だけを送受信できるため、スムーズなやり取りが実現できます。
簡潔でわかりやすい文章を意識する
ビジネスチャットでは、結論から書き始めることを意識してみてください。相手に要件を端的に伝えるためには、簡潔でわかりやすい文章にすることが大切です。前置きの長い文章や、何が結論かわからない文章だと相手に要点が伝わらず、確認するために余計なやり取りが発生する場合もあります。円滑な情報共有を実現するために、結論から書き始めて簡潔にまとめたチャットを送るように心がけましょう。
リアクション機能を活用する
ビジネスチャットには、円滑なコミュニケーションを実現するための、スタンプやリアクション機能などが実装されています。内容を確認した旨を毎回メッセージで送るのは手間がかかるものの、リアクションを怠れば情報が共有されたかどうかが送信者には伝わりません。そこで、スタンプやリアクション機能を活用すれば、簡単に内容を確認したことを相手に伝えることができるため、情報共有の効率化につながります。
宛先指定・メンション機能を活用する
ビジネスチャットにはレスポンスが早くなるというメリットがある一方で、チャットを受信するたびに届く通知が人によっては負担となる場合もあるでしょう。また、参加人数の多いグループチャットでは、チャット内容が誰にとって必要な情報なのかが不明瞭になるリスクも孕んでいます。チャットを送信する際は、情報共有したい人だけに通知されるように、宛先指定やメンション機能を活用することが重要です。
感嘆符・絵文字などを使って感情を表現する
ビジネスチャットは、メールよりも気軽にコミュニケーションを取れますが、簡潔な文章だと感情や細かいニュアンスが伝わりにくいというデメリットがあります。感情表現は、社員同士の関係構築に大事な要素であるとともに、文章の細かなニュアンスを伝えるための重要なポイントでもあります。チャットを送る際は、感嘆符や絵文字をうまく活用して感情を表現することを心がけてみてください。ただし、目上の人や社外の人とのやり取りをする際には、感嘆符や絵文字を使うと不快を与える場合があることを理解し、状況を見極めたうえで使い分けましょう。
ビジネスチャットで使いやすいシーン別例文８選
ここでは、ビジネスチャットで使いやすい例文をシーン別に紹介します。すぐに使える例文のため、ぜひ活用してみてください。
確認・承諾したことを伝える場合
「承知しました」「かしこまりました」と簡潔に伝えるのがポイントです。「了解です」「わかりました」といった表現はビジネスではふさわしくなく、稚拙な印象を与えてしまうため使用は控えましょう。また、内容を確認・承諾したタイミングで迅速にチャットを送ることで、よりスムーズなコミュニケーションを実現できます。
例文
「承知しました。〇〇日までに対応いたします。」
依頼・お願いする場合
依頼・お願いする場合は、相手への敬意を忘れずに「〜お願いいたします」「〜していただけると幸いです」といった丁寧な表現を意識しましょう。また、依頼する背景や対応期日なども記載しておくことで、相手が依頼内容を理解しやすくなります。
例文
「〇〇日までに資料をいただけると幸いです。」
「書類の準備ができました。ご確認お願いいたします。」
緊急の場合
緊急の返答を要する連絡の場合は、チャット本文の冒頭に【緊急連絡】【至急】などと記すことで、相手に伝わりやすくなります。ただし、相手には別の業務もあるため、「恐れ入ります」「恐縮ですが」などの言葉を入れ、配慮を忘れないようにしましょう。
例文
「【緊急連絡】お忙しい中恐れ入りますが、至急ご確認お願いいたします。」
また、その場で回答がほしい場合には、電話やボイスチャットなどの機能があるコミュニケーションツールを使うのもおすすめです。相手の都合に合わせて使い分けると良いでしょう。
感謝を伝える場合
感謝を伝える際は、簡潔に伝える必要はありません。基本的にはメールと同様で、お礼を伝えたい内容を入れて、丁寧に感謝の気持ちをチャットで送りましょう。
例文
「いつもご協力いただきありがとうございます。」
「迅速に対応していただきありがとうございました。」
「この度は、貴重なお時間をいただき感謝いたします。」
謝罪・お詫びをする場合
謝罪やお詫びをしたい際は、問題に気づいた時点で早急にチャットを送りましょう。相手に迷惑をかけてしまっていることを念頭に置いて謝罪文を記入するとともに、具体的な対応策についても言及することが大切です。
例文
「申し訳ございませんでした。ただちに対応させていただきます。」
「この度は、大変失礼いたしました。恐れ入りますが、対応できるまでお待ちいただければ幸いです。」
「大変ご迷惑をおかけしました。再発防止に努めますので、今後ともよろしくお願いいたします。」
お断りをする場合
お断りをする際には、相手への配慮を忘れず、不快感を与えないチャットを送ることを心がけましょう。また、曖昧に返事をしてしまうと相手に伝わらない可能性もあるため、はっきり断ることも重要です。
例文
「ご連絡ありがとうございます。〇〇ですが、都合により参加できないため、またの機会にお願いいたします。」
「ご期待に沿えないため、今回はお断りさせていただきます。大変申し訳ございません。」
返信を催促する場合
返信を催促する際には、いつまでに返信してほしいかを明確にし、期日を設定したメッセージを送りましょう。ただし、相手は何らかの事情があって返信できていない可能性があります。相手に配慮するために、丁寧な言葉遣いを心がけてください。
例文
「〇〇日までにご回答お願いいたします。」
「お忙しいところ恐れ入りますが、今週中のご連絡お待ちしております。」
返信が不要な場合
ビジネスチャットでは、返信不要な連絡をした際には「返信不要」の旨をチャットに記載しましょう。余計なレスポンスや通知が発生しないため、業務の効率化につながります。チャットメンバーが内容を確認したかを知りたい場合は、リアクションを促すメッセージを送るのも効果的です。
例文
「【返信不要】次回ミーティングのスケジュールが確定したので、ご確認お願いいたします。」
「このチャットを確認した方は、リアクションお願いいたします。」
ビジネスチャット使用時の注意点
ビジネスチャットは、コミュニケーションが円滑になる便利なツールですが、運用方法を誤ると相手に不快感を与えたり情報漏えいにつながったりするため注意が必要です。ここでは、ビジネスチャット使用時の注意点を３つ紹介します。ビジネスチャットを利用するうえでの大事なマナーを押さえておきましょう。
相手への敬意を忘れない
ビジネスチャットでは、スピーディーなやりとりを意識するあまり、相手への敬意を払うことを怠ってしまう、といったことも起こり得ます。たとえば、返信を催促する際に、相手の状況を考えず命令口調になると、不快感を与えてしまいます。正しい敬語を使えなければ、礼儀知らずの失礼な人物だと思われてしまう場合もあるでしょう。ビジネスチャットでも必ず相手への敬意を表することを忘れないよう心がけましょう。
業務時間外にチャットを送らない
ビジネスチャットは、時間や場所を問わずコミュニケーションを取れるため、業務時間外でもチャットを送れます。しかし、プライベートの時間に業務連絡が届くことに、受け取り側がストレスを感じてしまう可能性があります。そのため、業務時間外には原則チャットを送らないルールを設けましょう。緊急の連絡では相手の状況に配慮し、「返信不要」「週明けの確認で問題ありません」などの文言を添えることが大切です。
利用権限を定めておく
ビジネスチャットに利用権限が定められていないと、情報漏えいやチャットの乱立による情報の共有・確認漏れなどのリスクが生じる恐れがあります。セキュリティー対策をしたうえで円滑なコミュニケーションを実現するために、端末の利用制限やチャットルームごとの管理・閲覧権限などの設定は必ず行いましょう。
ビジネスチャットの例文を活用して社内コミュニケーションを円滑にしよう！
ビジネスチャットの運用効果を高めるには、定型文や前置きを省き、簡潔でわかりやすいメッセージを送ることが重要です。また、リアクション機能やメンション機能を使うことで、業務の効率化も実現できます。しかし、ビジネスチャットを導入したばかりだと、どのように活用すれば良いかわからない場合もあるでしょう。ビジネスチャットの活用方法に悩んだ際は、この記事で紹介したすぐに使える例文を参考にしてみてください。
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